digitaler Arbeitsplatz

Kurz und knapp: Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

Ein digitaler Arbeitsplatz geht über das physische Büro in einem Unternehmen hinaus. Gemäss Definition ist der digitale Arbeitsplatz ein Konstrukt aus modernen Technologien, Tools und Cloud-Diensten, die die Zusammenarbeit in Teams komplett unabhängig von Ort und Zeit ermöglichen.

 

Der digitale Arbeitsplatz gewinnt in der Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung. Der Grund ist das Aufkommen neuer Arbeitsmodelle wie New Work.

 

Digital Workplace bringt mehr Effizienz und Flexibilität

Der digitale Arbeitsplatz (engl. Digital Workplace) ist ein fester Bestandteil der New Work (deutsch: neue Arbeit). Unter New Work sind moderne Arbeitsmodelle zu verstehen, wie etwa das Homeoffice oder gleitende Arbeitszeiten. Solche Arbeitsmodelle werden der neuen Generaton von Angestellten immer wichtiger.

 

Ohne einen digitalen Arbeitsplatz, bei dem Mitarbeiter von zu Hause oder unterwegs Zugriff auf die Systeme des Unternehmens haben, sind die Arbeitsweisen der New Work nicht umsetzbar. Abgesehen von der zentralen Rolle in der New Work ist der digitale Arbeitsplatz auch für die Arbeit in Unternehmen vor Ort vorteilhaft.

 

Beispielsweise können wichtige Informationen über digitale Tools und Systeme, die miteinander verknüpft sind, den Mitarbeitern in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. In einem nicht digitalisierten Unternehmen wäre dies nicht möglich. Darüber hinaus können in einem digitalen Arbeitsumfeld Dokumente und Dateien von den Verantwortlichen in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden.

 

Alles in allem hält der digitale Arbeitsplatz folgende Vorteile bereit:

• Ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten
• Möglichkeit zur Umsetzung moderner Arbeitsweisen
• Steigerung der Effizienz aufgrund schnellerer Verfügbarkeit von Informationen und Daten
• Vereinfachung der Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitarbeitern
• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Dateien

 

Als Folge dieser Vorteile ergibt sich meist eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Mit steigender Zufriedenheit wird ausserdem die Mitarbeiterbindung stärker. Daher eignen sich Digital Workplaces sogar zur Bindung der begehrten und rar gesäten Fachkräfte, um die viele Unternehmen konkurrieren.

Angesichts der Erwartungen der neuen Mitarbeitergenerationen, die sich mehr Flexibilität wünschen und zudem Wert auf einfache, digitalisierte Arbeitsabläufe legen, wird der digitale Arbeitsplatz für Unternehmen immer mehr zum Muss.

 

Von der Bewerbung über das Onboarding während der ersten Wochen im Unternehmen bis zum regulären und dauerhaften Arbeitsalltag beeinflusst die Digitalisierung des Arbeitsplatzes die gesamte Employee Experience positiv.

 

Die stärkere Zufriedenheit und die Bindung der Mitarbeiter wirkt sich in der Regel positiv auf die Produktivität in Unternehmen aus, da Mitarbeiter eine höhere Leistungsbereitschaft an den Tag legen. Zudem beeinflusst die Digitalisierung des Arbeitsplatzes die gesamten Arbeitsabläufe positiv, indem sie den Austausch von Informationen und Daten beschleunigt. Zudem unterstützen einige Tools bei den täglichen Arbeitsaufgaben und nehmen den Angestellten somit eine gewisse Last ab.

 

Beispiele für Anwendungen in einem digitalen Arbeitsplatz

Es gibt zahlreiche Anbieter für Software zur Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Unter allen Anbietern sticht Microsoft durch den Umfang an digitalen Lösungen heraus. Bereits M365 – früher als Microsoft Office bekannt – liefert eine Fülle an Anwendungen und Diensten zur Gestaltung eines digitalen Arbeitsplatzes:

 

• Microsoft Teams: Unternehmen können über Microsoft Teams flexibel kommunizieren und beispielsweise Videokonferenzen abhalten. Accounts für neue Mitarbeiter lassen sich in kürzester Zeit anlegen, die Software lässt sich auf verschiedensten Geräten nutzen. Auch die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit wird durch Microsoft Teams optimiert.

 

• Microsoft 365: Die Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint können auch über die Cloud genutzt werden. Mitarbeiter können dadurch gleichzeitig in der Cloud an verschiedenen Dokumenten arbeiten. Diese Zusammenarbeit in Echtzeit verläuft vollkommen ortsunabhängig. In einigen Business-Paketen von Microsoft ist auch die App Exchange enthalten, die ein E-Mail-Programm mit Funktionen zur direkten Kollaboration darstellt.

 

• SharePoint: Dabei handelt es sich um eine umfassende Intranet-Lösung. Das bedeutet, dass Unternehmen unter anderem eigene Websites für Teams und Abteilungen erstellen können, um dort Informationen auf eine ansehnliche Weise zu teilen. Betriebsinternes Wissen können Unternehmen den Mitarbeitenden über SharePoint ebenfalls einfacher vermitteln.

 

Allein die Funktionen der grundlegenden Anwendungen aus dem Hause Microsoft ermöglichen es Unternehmen, eine umfassend digitalisierte Arbeitsumgebung zu schaffen. Doch Microsoft bietet noch weitaus mehr – wie beispielsweise seine Viva-Plattform zum Management der Employee Experience und seine Power-Plattform zur Zusammenführung von Daten.

 

Viva-Plattform fürs Mitarbeitermanagement

Durch die Komponente Viva Connections innerhalb der Plattform wird die Unternehmenskommunikation verbessert, mithilfe des Bestandteils Viva Engage sogar die Bildung von Communitys zwischen Mitarbeitenden gefördert. Da obendrein über Viva Insights umfassende Daten zu Mitarbeitenden generiert und analysiert werden können, liefert die Viva-Plattform die wichtigsten Funktionen, um die Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

 

Power-Plattform zum Management grosser Datenmengen

Ein Beispiel für eine weitere fortschrittliche Anwendung von Microsoft ist Microsoft Power BI. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Anwendungen und Cloud-Diensten, mit deren Hilfe Daten aus mannigfaltigen Quellen in einem zentralen Speicherort zusammengetragen werden.

 

Im zentralen Speicherort von Power BI ist die weitere Verarbeitung (unter anderem die Harmonisierung, Kategorisierung, Modellierung und Visualisierung) der Daten möglich. Mit diesen Features kann Microsoft Power BI eine Schlüsselrolle im Data Engineering einnehmen, was vor allem für Grossunternehmen elementar ist.

 

Transformation geht mit Herausforderungen einher

 

So viele Vorteile und Möglichkeiten ein Digital Workplace Unternehmen auch bringen mag, lassen sich zeitgleich die Herausforderungen nicht leugnen. Geht man davon aus, dass sich ein Unternehmen dafür entscheidet, Anwendungen von Microsoft in die bisherige Arbeitsumgebung zu integrieren, dann lautet die Herausforderung wie folgt:

 

• Die Anwendungen des Software-Anbieters müssen an die Arbeitsabläufe im Unternehmen angepasst werden.
• Das Unternehmen nutzt wahrscheinlich bereits Software von anderen Anbietern, die weiterhin genutzt werden soll. Es müssen dementsprechend Schnittstellen zu fremden Software-Lösungen geschaffen werden.
• Mitarbeiter müssen in der korrekten und effizienten Nutzung der neuen Tools geschult werden.
• Langfristig sammeln Unternehmen Infos dazu, wie intensiv die Mitarbeiter ihre Software-Lizenzen nutzen. Durch ein genaues konsolidiertes und optimiertes Lizenzmanagement lassen sich die Kosten senken.

 

Die Kosten, der Aufwand und die erforderliche Anpassung an das Unternehmen sind die wesentlichen Herausforderungen bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Falls die Arbeitsumgebung bisher nicht oder kaum digitalisiert ist, könnte es unter Umständen bei einigen Mitarbeitern zu einer skeptischen Haltung gegenüber der Transformation kommen.

 

Vor allem ältere Mitarbeiter, die mit digitalen Anwendungen weniger vertraut sind, könnten sich innerlich gegen die Digitalisierung wehren. Dies würde die erfolgreiche Implementierung und Nutzung digitaler Technologien am Arbeitsplatz erschweren. Daher kann es im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Arbeitsplatzes notwendig werden, die Unternehmenskultur ein Stück weit zu verändern.

 

Die Veränderung der Unternehmenskultur ist ein Prozess. Er erfordert eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern und die schrittweise Heranführung an das Konzept eines digitalen Arbeitsplatzes. Es ist elementar, die Bedürfnisse und Zweifel der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

 

Mitarbeiter, die einem digitalen Arbeitsplatz offen gegenüberstehen, können an die Veränderungen schneller herangeführt werden als Mitarbeiter, die der Digitalisierung skeptisch begegnen.

 

Angebote und Tipps zur Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes

Wir von innobit sind ein professioneller Dienstleister, der Unternehmen mit massgeschneiderten Konzepten und ihrer Umsetzung bei der digitalen Transformation unterstützt. Zur Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes haben wir ein entsprechendes Angebot parat: unsere Digital-Workplace-Lösungen.

 

Individuelle Digital-Workplace-Lösungen, Made by innobit

Lassen Sie sich individuell betreuen und durch uns eine akkurate digitale Arbeitsumgebung für Ihre Anforderungen einrichten!

So, wie es üblich sein sollte, beraten wir individuell und führen in Betrieben Experience Workshops durch. Sie dienen der Bedürfnisermittlung und zeigen das Optimierungspotenzial auf, das durch einen digitalen Arbeitsplatz erreicht werden kann.

 

Passend zu den Bedürfnissen setzen wir Microsoft 365 in Kombination mit SharePoint ein und ermöglichen gern auch erweiterte Lösungen durch Intranet-Partner wie Wizdom und Powell 365. Schritt für Schritt ermöglichen wir den Übergang vom statischen Intranet zum Digital Workplace der Zukunft.

 

5 Tipps zum digitalen Arbeiten in Unternehmen

Abgesehen von unseren Digital-Workplace-Lösungen geben wir noch einige Tipps zur Eigenumsetzung.

 

Tipp #1: Hochwertige Ausstattung am digitalen Arbeitsplatz

Wichtig ist beim digitalen Arbeitsplatz die richtige Ausstattung. Gegebenenfalls werden den Mitarbeitern leistungsstarke Endgeräte für Remote Work bereitgestellt. Dies hängt unter anderem von den finanziellen Ressourcen des Unternehmens ab.

 

Vor Ort im Büro sollten definitiv ein schnelles WLAN und leistungsstarke PCs vorhanden sein. Zum Abhalten von Videokonferenzen, Schulungen und Besprechungen ist modernste Technik wichtig, damit Audio und Video eine hohe Qualität haben und die Mitarbeiter den Inhalten gut folgen können.

 

Tipp #2: Schulung der Mitarbeitenden

Damit Mitarbeitende mit den digitalen Lösungen umgehen können, sollten sie bei Bedarf entsprechend geschult werden. Dies umfasst Schulungen an der Hardware sowie im Umgang mit der Software. Selbst versierte Mitarbeitende können in Schulungen immer noch Details aufschnappen, die es ihnen überhaupt erst ermöglichen, das volle Potenzial der digitalen Tools abzurufen und die Produktivität zu steigern.

 

Tipp #3: Mitarbeiter nicht ausnutzen, sondern Freiräume geben

Arbeitnehmer sind nach wie vor Menschen. Dementsprechend sollten alle Mitarbeitenden trotz der guten Erreichbarkeit ihre Freiräume bekommen. Die ständige Erreichbarkeit über die digitalen Tools verleitet Chefs und Führungskräfte manchmal dazu, die Mitarbeitenden auszunutzen oder stärker auszulasten.

 

Wichtig für die langfristige Produktivität und auch für die psychische Gesundheit ist es jedoch, dass sich Mitarbeitende von ihren Aufgaben distanzieren und ihre Work-Life-Balance wahren können. Daher sollte für alle Arbeitnehmer zum Beispiel der Zugang zum E-Mail-Account ab einer bestimmten Uhrzeit und am Wochenende eingefroren werden, damit sie in diesem Zeitraum keine Möglichkeit zum Arbeiten haben.

 

Tipp #4: Spezielle Methoden der Cloud-Security verfolgen

Die Cloud-Security ist relevant, weil der digitale Arbeitsplatz in den meisten Betrieben aus vielen Cloud-Anwendungen und Cloud-Diensten besteht. Die Sicherheit in der Cloud unterscheidet sich von der generellen IT-Security ein Stück weit. Denn durch die vielen Schnittstellen zwischen den einzelnen Nutzern gibt es für Cyber-Angriffe mehrere potenzielle Angriffspunkte.

 

Ein Fokus in der Cloud-Sicherheit sollte der Absicherung der einzelnen Zugänge gelten. Wenn Mitarbeiter darüber informiert werden, wie sie ihren Zugang zur Cloud möglichst effektiv sichern und der Zugriff darüber hinaus verschlüsselt ist, ist bereits viel für die Cloud-Security getan.

 

Tipp #5: Zusammenarbeit modern denken

Der digitale Arbeitsplatz ist nicht die einzige Innovation, die seit rund einem Jahrzehnt an Bedeutung gewinnt. Wenn Unternehmen einen digitalen Arbeitsplatz bereitstellen, erwarten die Mitarbeitenden ein generell modernes Unternehmen. Daher ist es ratsam, parallel zur Einführung einer digitalen Arbeitsumgebung weitere Transformationen durchzuführen.

 

Grosse und bequem eingerichtete Räume mit reichlich Platz für Brainstorming und andere kreative Arbeitsmethoden prägen das moderne Büro des neuen Jahrtausends. Die Zusammenarbeit wird durch viel Kommunikation in grossen und mit modernster Technik ausgestatteten Räumen gestärkt. Die Pausenräume bieten idealerweise genug Raum für gesellige Zusammenkünfte und vielleicht sogar für Entspannungsmethoden wie Yoga oder ähnliche Aktivitäten.

 

Fazit: Digitaler Arbeitsplatz für mehr Produktivität und Zufriedenheit im Arbeitsalltag

Der digitale Arbeitsplatz macht ortsunabhängiges Arbeiten möglich. Dank der Tools und Technologien vereinfacht er die Kommunikation und den Datenaustausch in allen Bereichen des Unternehmens. Ein speziell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasster digitaler Arbeitsplatz bereichert den Arbeitsalltag auf facettenreiche Weise.

 

Unter anderem wird die Produktivität dank der Funktionen der Tools verbessert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch die einfachere Zusammenarbeit und optimierte Kommunikation gesteigert.