Live-Webinar am 21. Oktober 2021 um 08:00 Uhr << IT-Sicherheit – eine Herausforderung für KMU >>

Hier einige Beispiele, die von zuhause aus erledigt werden können:

  • Erfassen und Bearbeiten von Informationen
  • Bedienen von Fachapplikation (z. B. ERP, Finanzbuchhaltung, HR)
  • Durchführen von Meetings und Workshops (z. B. im Rahmen von Projekten und Organisationseinheiten)
  • Zusammenarbeit an Inhalten (Dokumente, Offerte, Präsenationen)
  • Online Socializing und informeller Austausch

Die Liste kann fast endlos erweitert werden – so lange sich die physischen Komponenten digitalisieren lassen oder digital steuerbar sind.

Dieser Artikel ordnet verschiedene Arbeitsweisen im Home Office ein und soll Ihnen Aufschluss darüber geben, wie Sie sich organisieren können. Am Ende habe ich ein paar Links mit Tipps und weiteren Informationen zusammengestellt.

Direkt zu den Kapiteln:

  1. Remote Work (ich)
  2. Remote Teamwork (wir)
  3. Was, wenn es schnell gehen muss? (Speed)
  4. Tipps für erfolgreiches Remote Teamwork (FastTrack)
  5. Soziale Komponenten
  6. Aktuell: Kostenloses Consulting & schnelle Umsetzung einer Home Office Infrastruktur
  7. Weiterführende Links

Remote Work (ich)

Das mobile Arbeiten kann schnell bereitgestellt werden, die Voraussetzungen sind kleiner denn je. Was brauchen Sie dafür?

  • Ein Arbeitsgerät (PC, Laptop oder Tablet)

Tipp: Mit einem Touch-Bildschirm und einer eingebauten Videokamera macht es noch mehr Spass. So können sie bspw. an Online-Workshops gemeinsam Lösungen gestalten und auf dem Whiteboard schreiben, und haben einen persönlichen Touch dank der Videokamera.

  • Internetzugang
  • Einfacher Zugriff zu den zentralen Anwendungen (Software und Systemen) und Daten
  • Zuspruch von Arbeitgeber & Arbeitnehmer
  • Für das reine Konsumieren von Informationen reicht auch ein Smartphone

Wenn Sie mit speziellen Portalen und Applikationen arbeiten, kann auch hier der Zugriff zum Beispiel über oneklick gewährleistet werden. Von der Arbeitsweise her ändert sich nicht viel: Die Fachkenntnisse zu den einzelnen Anwendungen sind bereits vorhanden; diese bleiben gleich wie bei der Arbeit vor Ort im Geschäft.

Alles nicht ganz neu, und für einige seit Jahren (oder gar Jahrzehnten) ganz normal. Viele moderne Unternehmen erlauben und unterstützen das Home Office. Ein paar gute Hinweise, wie das Arbeiten im Home Office noch besser gelingt, finden sie in diesem NZZ Artikel.

Remote Teamwork (wir)

Neben der persönlichen Arbeit gibt es auch die virtuelle Zusammenarbeit in Teams (z. B. im Rahmen von Projekten, Arbeitsgruppen, Event-Vorbereitungen, Meetings). Auch dieses Modell ist nicht ganz neu. Die Technologien dafür haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und ermöglichen eine sehr gute Zusammenarbeit rein online-basiert mit verschiedenen Endgeräten.

Eine Herausforderung ergibt sich hier jedoch, selbst wenn Sie über alle Infrastruktur verfügen: wie bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich abzusprechen und gemeinsam zu arbeiten, auch wenn Sie sich nicht physisch sehen? Wie stellen Sie sicher, dass Absprachen eingehalten wurden? Kurz, wie halten Sie Ihr Team an verschiedenen Standorten weiterhin zusammen?

Verteilte Zusammenarbeit mit SCRUM

Im Rahmen von Softwareprojekten ist die verteilte Zusammenarbeit schon länger gefragt, da Fachspezialisten im Ausland oftmals besser verfügbar und günstiger sind. In der Softwareentwicklung werden oft die Regeln von SCRUM angewendet bzw. adaptiert. Dabei wird das Augenmerk auf verschiedene Artefakte und Ab-/Aussprachen gelegt, wie die Daily Meetings, kurze Sprints und das zentrale Backlog mit den priorisierten Anforderungen.

Und das ist ein zentraler Punkt: Im Gegensatz zum “Einzel-Sport” (ich), wo jeder für sich mit seinen Systemen und Werkzeugen arbeitet, braucht es beim “Team-Sport” (wir) ein gemeinsames Verständnis, Toolset, Vorgehen und Regelwerk, um effizient die Ziele zu erreichen.

Nehmen wir die Analogie mit dem Fussball: Haben wir eine Mannschaft mit 11 perfekten Einzelkönnern und Stars (“ich-Sportler”), heisst das noch lange nicht, dass diese im Team erfolgreich sind.

Dazu braucht es weit mehr als Skills des einzelnen Spielers. Es braucht…

  • Einen Trainer, welcher die gemeinsame Taktik und die Strategie vorgibt
  • Regelmässiges Training und Disziplin
  • Einen starken Mannschaftskapitän und Coach auf dem Feld, welcher die Spieler unterstützt und die Umsetzung sicherstellt
  • Jeden einzelnen Spieler, welcher sich an die Vorgaben bzw. Absprachen hält

Das hört sich nun alles sehr streng und geregelt an. Aber glauben Sie mir: Sobald man die ersten Schritte gemacht hat und die dadurch gewonne Klarheit und Effizienz sieht, wird es zum natürlich Ablauf und macht richtig Spass!

Wollen Sie also ein Remote Teamwork erfolgreich machen, brauchen sie diese und weitere Komponenten. Die Erfolgsfaktoren aber auch, finden Sie in diesem Artikel.

Generell empfehlen wir bei Unternehmen ab einer Grösse von ca. 100 Mitarbeitern vor der flächendeckenden Einführung mit einem gecoachten Microsoft Teams Pilottest (verschiedene “echte” Teams mit gemeinsamen Projekten oder Arbeitsgruppe) zu starten, Erfahrungen zu sammeln, IT Governance zu etablieren und von Best Practices zu profitieren.

Was, wenn die Home Office Struktur kurzfristig & schnell eingerichtet werden muss? (Speed)

Wir empfehlen auch in diesem Fall – und trotz eines dringenden Bedürfnisses – nicht kopflos in das Abenteuer Home Office mit z.B. Microsoft Teams zu starten. Die Komplexität ist nicht zu unterschätzen und es ist niemandem geholfen, wenn jeder einzelne zuhause im Chaos versinkt.

Einige grundsätzliche Dinge können innerhalb von wenigen Tagen sichergestellt werden und helfen, nachhaltig erfolgreich zu sein. Schliesslich werden Sie diese Infrastruktur langfristig nutzen wollen, auch wenn Sie aus aktuellem Anlass imminent eine Lösung benötigen.

Tipps für erfolgreiches Remote Teamwork mit Microsoft Teams (Fast Track)

Soziale Komponenten

Da die soziale Komponente verständlicherweise bei Online Meetings und Online Teamwork nicht vergleichbar ist wie bei physischen Treffen (dafür aber womöglich die Effizienz höher), folgender Tipp:

Schalten Sie die Videokamera unbedingt ein. Es gibt dem Meeting den persönlichen Touch, man sieht seine Kollegen und deren Emotionen und das Online Meeting kommt dem realen Meeting noch ein gutes Stück näher. Auch online zusammen die Kaffee-Pause abhalten, wenn man sich physisch nicht treffen kann, ist durchaus eine Alternative. Probieren Sie es aus!

Das Einschalten der eigenen Kamera, auch bei 1:1 Call führt meistens (ungefragt) dazu, dass das Gegenüber auch seine Kamera aktiviert. Machen Sie den ersten Schritt!

Aktuell: Kostenloses Consulting & schnelle Umsetzung einer Home Office Infrastruktur

Ich hoffe, dass die Informationen in diesem Artikel hilfreich für Sie sind. Mir ist jedoch auch bewusst, dass es für viele Unternehmen nicht einfach ist, sich schnell in der aktuellen Situation umzustellen und zurecht zu finden. Scheuen Sie sich daher nicht, in Kontakt zu treten und so viel Unterstützung in Anspruch zu nehmen, wie Sie bekommen können.

Brauchen Sie Starthilfe? Profitieren Sie von unseren langjährigen Erfahrungen im Home Office, die wir sowohl in unserer eigenen Arbeitsweise als auch gemeinsam mit Kunden gesammelt haben.

Um Sie zu unterstützen, bieten wir aktuell kostenloses Consulting an. Ausserdem stellen wir Lösungen bereit, um Ihre Fachapplikationen (wie ERM, CRM, SAP, Salesforce etc.) von zuhause aus abrufen zu können und helfen Ihnen mit Zusammenarbeit in Microsoft Teams.

Kontaktieren Sie uns gerne.