Dokumentenmanagement
Digitales Dokumentenmanagement
Unter dem Begriff „Digitales Dokumentenmanagement“ versteht man die softwareunterstützte Verwaltung von sämtlichen Dokumenten der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Von der Angebotslegung über die Rechnung bis zur Aufbewahrung von technischen Zeichnungen, Verkaufskatalogen, Marketingdokumenten, Vertragsdokumenten
u. v. m.
Azure Dienste, auf welche wir uns spezialisiert haben
Kompetenter Partner
Setzen Sie mit innobit auf einen Partner, der seit über 25 Jahren IT-Projekte leiten & begleiten durfte und so auf einen sehr hohen Erfahrungsschatz zurück greifen kann.
Unsere erfahrenen Change-Spezialisten unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung und Einführung Ihrer IT-Projekte.
Hohe User-Akzeptanz
Die Einführung einer neuen Software oder Anwendung ist nur erfolgreich, wenn es auch von den Mitarbeitenden genutzt und angenommen wird. Durch den Einsatz eines massgeschneiderten Umsetzungs- und Einführungsplans in Ihrem Unternehmen wird Ihr Projekt zum Erfolg. Durch die begleitenden Massnahmen wie zum Beispiel Schulungen und das Eingehen auf individuelle Fragen steigern wir messbar die User-Akzeptanz.
Individuelle Lösungen auf Ihren Bedarf
Jedes Unternehmen hat seine individuellen Herausforderungen und Unternehmensziele. So gestaltet sich auch der jeweilige Veränderungsprozess ganz individuell. Gerne stellen wir mit Ihnen gemeinsam einen für Sie passenden Massnahmenkatalog zusammen und setzen diesen begleitend um.
Begleitung und Schulungen
Wir haben unterschiedlichste Trainings- und Schulungsmassnahmen über die Jahre entwickelt, die nach der Projekt-Realisierung sicher stellen, dass Ihre Mitarbeitenden die bestmögliche Einführung und Begleitung erhalten, die Sie für eine erfolgreiche und zukunftssichere Nutzung der neuen Umgebung benötigen.
Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen?
Wo kommt ein DMS-Tool zum Einsatz?
Das DMS wird heutzutage in vielen Bereichen erfolgreich eingesetzt. Zum Beispiel im Bereich Personalwesen. Die Führung digitaler Mitarbeiterakten erleichtert die zügige Bearbeitung von Recruiting- und Personalverwaltungsprozessen enorm. So haben Sie alle relevanten Daten rechtssicher an einem Ort gespeichert und können die Daten jederzeit abrufen. Von der Verschwiegenheitserklärung über den Arbeitsvertrag bis zum Arbeitszeugnis.
Im Finanz- und Rechnungswesen unterstützt Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System bei der effizienten Verwaltung Ihrer Finanzprozesse. Von der Rechnungslegung über die Erfassung von Zahlungseingängen bis zur vorbereitenden Buchhaltung.
Auch im Bereich Marketing- und Vertrieb ist ein digitales Dokumentenmanagement-System eine wahre Bereicherung. Viele Prozesse im Bereich der Kollaboration lassen sich durch ein Dokumentenmanagementsystem einfach und effizient gestalten. Von der Angebotslegung über die Festlegung von Vertriebsstrategien bis zur Erstellung von Marketingunterlagen. Und das auch über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg.
Wie funktioniert die DMS-Lösung mit Microsoft Teams und Microsoft SharePoint?
Das Management von Dokumenten ist auch mit SharePoint möglich. Microsoft hat SharePoint als eine Art Baukastensystem entwickelt, mit dem sich Unternehmen die für sie sinnvollen Funktionen zusammenstellen können. Um die DMS-Lösung mit SharePoint zu nutzen, benötigen Sie lediglich Ihre Microsoft Lizenz. Der Speicherplatz für die Kollaboration Ihrer Mitarbeiter wird über OneDrive oder den SharePoint bereitgestellt. Daneben ist es noch wichtig die Microsoft Apps zu benutzen, die eine gemeinsame Dokumentenerstellung zulassen. Alle Versionen ab Office 2010 unterstützen die gemeinsame Dokumentenerstellung. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter in der Lage den Versionsverlauf von Dokumenten jederzeit nachvollziehen zu können. Sofern Sie MS Teams als Kommunikationstool im Unternehmen einsetzen, bietet das Dokumentenmanagement mit SharePoint die Möglichkeit, eine geordnete Struktur für die ausgetauschten Dateien anzulegen. Dies verbessert die Übersichtlichkeit der Ablage enorm.
Was machen wir, wenn ein klar strukturiertes Dokumentenmanagementsystem inkl. umfangreicher Berechtigungsstruktur benötigt wird?
Benötigen Sie ein klar strukturiertes Dokumentenmanagement-System können Sie von unserer Expertise nur profitieren. Wir verfügen über den Zugang zu Tools, die optimal auf die Bedürfnisse Ihrs Unternehmens zugeschnitten sind. Bei Beauftragung evaluieren wir gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen an Ihr Dokumentenmanagementsystem und bieten Ihnen anschliessend die für Sie passende Lösung an.
Welche Eigenschaften hat ein DMS?
Erfassung und Speicherung
Sie erhalten ein digitales Archiv, indem Sie alle Dokumente zentral speichern. Somit sind alle Dokumente jederzeit auffindbar.
Digitale Belegerfassung
Belege werden volldigital erfasst und automatisch abgespeichert. Hierbei entfällt der lästige manuelle Schritt der Digitalisierung von Belegen.
E-Mail-Archivierung
Kommunikationsprotokolle lassen sich mit einem DMS-Tool einfach erstellen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit den Überblick über die Kommunikation per E-Mail.
Dokumentenzugriff und Sicherung
Der Zugriff auf die Dokumente kann von überall auf der Welt erfolgen, sofern man die Berechtigung dazu erhalten hat. Das beschleunigt die Arbeit mit Dokumenten enorm.
Indexierung und Abrufen
Die automatische Indexierung und Verschlagwortung ist eines der wesentlichen Vorteile eines digitalen Dokumentenmangementsystems. So werden Inhalte für jeden Mitarbeiter leicht auffindbar.
Dokumente teilen
Mit dem digitalen DMS lassen sich Dokumente auch ganz einfach und sicher mit anderen Kollegen teilen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit deutlich.
Zusammenarbeit an Dokumenten
Zudem können Ihre Mitarbeiter sehr leicht an denselben Dokumenten arbeiten. Somit steigern Sie mit einer DMS-Lösung die Produktivität und Effizienz von Teamleistungen.
Automatisierung von Prozessen
Allgemein gilt Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems steigert den Grad der Automatisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen.
Dokumentenmanagement mit System
Gemeinsam mit unserem Partner d.velop und dessen Lösung Ecspand setzen wir für unsere Kunden leistungsstarke DMS Lösungen um.
Dokumentenmanagement mit SharePoint und Microsoft 365 (ehemals Office 365)
Natürlich ist es möglich SharePoint als DMS zu nutzen. Zwar fehlen ein paar Funktionen, diese können jedoch einzeln nachgerüstet werden – daher ist Ecspand die optimale Ergänzung! Microsoft hat den SharePoint Server von Beginn an als eine Art Baukasten entworfen. Unternehmen sollten daraus die für sie sinnvollste und beste Lösung entwickeln.
Dokumentenmanagement in der Cloud – wie sicher ist das System?
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