Entdecken Sie unsere On-Demand-Webinare in unserem Download Bereich.

Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen?

Ein digitales DMS bietet Unternehmen eine Reihe von wertvollen Vorteilen. Neben der Kostenreduktion verschafft das Dokumentenmanagement Ihrem Unternehmen mehr Effizienz und Rechtssicherheit. Tägliche Arbeitsabläufe lassen sich mit deutlich weniger Aufwand automatisieren. Durch die lückenlose digitale Ablage erhöhen Sie die Auffindbarkeit Ihrer Dokumente und sorgen dafür, dass alle Dokumente im Sinne der Compliance bearbeitet und gespeichert werden. Sämtliche Prozesse lassen sich flexibel handhaben und passen sich somit flexibel in bestehende Prozesse ein. Zudem kann ein DMS-Programm auch mit anderen Programmen verknüpft werden (u.a. mit Mastersysteme wie ERP oder CRM). Sie steigern aber nicht nur die Produktivität in Ihrem Unternehmen, sondern sparen auch eine enorme Menge Papier. Mit einem digitalen DMS ist das papierlose Büro auf jeden Fall möglich.

Wo kommt ein DMS⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Tool zum Einsatz?

Das DMS wird heutzutage in vielen Bereichen erfolgreich eingesetzt. Zum Beispiel im Bereich Personalwesen. Die Führung digitaler Mitarbeiterakten erleichtert die zügige Bearbeitung von Recruiting- und Personalverwaltungsprozessen enorm. So haben Sie alle relevanten Daten rechtssicher an einem Ort gespeichert und können die Daten jederzeit abrufen. Von der Verschwiegenheitserklärung über den Arbeitsvertrag bis zum Arbeitszeugnis.

Im Finanz- und Rechnungswesen unterstützt Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System bei der effizienten Verwaltung Ihrer Finanzprozesse. Von der Rechnungslegung über die Erfassung von Zahlungseingängen bis zur vorbereitenden Buchhaltung.

Auch im Bereich Marketing- und Vertrieb ist ein digitales Dokumentenmanagement-System eine wahre Bereicherung. Viele Prozesse im Bereich der Kollaboration lassen sich durch ein Dokumentenmanagementsystem einfach und effizient gestalten. Von der Angebotslegung über die Festlegung von Vertriebsstrategien bis zur Erstellung von Marketingunterlagen. Und das auch über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg.

Wir unterstützen Sie in der Planung und Umsetzung bis zur Einführung einer für Sie angepassten DMS Lösung. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

Kontakt

E-Mail-Adresse
michael.weiss@innobit.ch

Telefon
+41616959800

Beratungsgespräch anfordern

*“ zeigt erforderliche Felder an

Name*
Einwilligung*
Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.

Wie funktioniert die DMS⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Lösung mit Microsoft Teams und Microsoft SharePoint?

Das Management von Dokumenten ist auch mit SharePoint möglich. Microsoft hat SharePoint als eine Art Baukastensystem entwickelt, mit dem sich Unternehmen die für sie sinnvollen Funktionen zusammenstellen können. Um die DMS-Lösung mit SharePoint zu nutzen, benötigen Sie lediglich Ihre Microsoft Lizenz. Der Speicherplatz für die Kollaboration Ihrer Mitarbeiter wird über OneDrive oder den SharePoint bereitgestellt. Daneben ist es noch wichtig die Microsoft Apps zu benutzen, die eine gemeinsame Dokumentenerstellung zulassen. Alle Versionen ab Office 2010 unterstützen die gemeinsame Dokumentenerstellung. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter in der Lage den Versionsverlauf von Dokumenten jederzeit nachvollziehen zu können. Sofern Sie MS Teams als Kommunikationstool im Unternehmen einsetzen, bietet das Dokumentenmanagement mit SharePoint die Möglichkeit, eine geordnete Struktur für die ausgetauschten Dateien anzulegen. Dies verbessert die Übersichtlichkeit der Ablage enorm.

Was machen wir, wenn ein klar strukturiertes Dokumentenmanagementsystem inkl. umfangreicher Berechtigungsstruktur benötigt wird?

Benötigen Sie ein klar strukturiertes Dokumentenmanagement-System können Sie von unserer Expertise nur profitieren. Wir verfügen über den Zugang zu Tools, die optimal auf die Bedürfnisse Ihrs Unternehmens zugeschnitten sind. Bei Beauftragung evaluieren wir gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen an Ihr Dokumentenmanagementsystem und bieten Ihnen anschliessend die für Sie passende Lösung an.

Welche Eigenschaften hat ein DMS?

Ein digitales DMS-System bietet Ihnen wichtige Funktionen, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können:

Erfassung und Speicherung

Sie erhalten ein digitales Archiv, indem Sie alle Dokumente zentral speichern. Somit sind alle Dokumente jederzeit auffindbar.

Digitales Archiv - innobit ag

Digitale Belegerfassung

Belege werden volldigital erfasst und automatisch abgespeichert. Hierbei entfällt der lästige manuelle Schritt der Digitalisierung von Belegen.

Digitale Belegerfassung - innobit ag

E-Mail⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Archivierung

Kommunikationsprotokolle lassen sich mit einem DMS-Tool einfach erstellen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit den Überblick über die Kommunikation per E-Mail.

eMail-Archivierung innobit ag

Dokumentenzugriff und Sicherung

Der Zugriff auf die Dokumente kann von überall auf der Welt erfolgen, sofern man die Berechtigung dazu erhalten hat. Das beschleunigt die Arbeit mit Dokumenten enorm.

Weltweiter Dokumentenzugriff - innobit ag

Indexierung und Abrufen

Die automatische Indexierung und Verschlagwortung ist eines der wesentlichen Vorteile eines digitalen Dokumentenmangementsystems. So werden Inhalte für jeden Mitarbeiter leicht auffindbar.

Indexierung von Dokumenten - innobit ag

Dokumente teilen

Mit dem digitalen DMS lassen sich Dokumente auch ganz einfach und sicher mit anderen Kollegen teilen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit deutlich.

Digitale Dokumente teilen - innobit ag

Zusammenarbeit an Dokumenten

Zudem können Ihre Mitarbeiter sehr leicht an denselben Dokumenten arbeiten. Somit steigern Sie mit einer DMS-Lösung die Produktivität und Effizienz von Teamleistungen.

Digitale Zusammenarbeit - innobit ag

Automatisierung von Prozessen

Allgemein gilt Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems steigert den Grad der Automatisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen.

Automatisierung von Prozessen - innobit ag
d.velop

Dokumentenmanagement mit System

Gemeinsam mit unserem Partner d.velop und dessen Lösung Ecspand setzen wir für unsere Kunden leistungsstarke DMS Lösungen um.

>> mehr über Ecspand erfahren.

SharePoint Logo

Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office 365

Natürlich ist es möglich SharePoint als DMS zu nutzen. Zwar fehlen ein paar Funktionen, diese können jedoch einzeln nachgerüstet werden – daher ist Ecspand die optimale Ergänzung! Microsoft hat den SharePoint Server von Beginn an als eine Art Baukasten entworfen. Unternehmen sollten daraus die für sie sinnvollste und beste Lösung entwickeln.

>> mehr über SharePoint erfahren.

Dokumentenmanagement in der Cloud – wie sicher ist das System?

Durch eine Cloud-Lösung sparen sich die Administration eines eigenen Servers und greifen stattdessen auf die Expertise erfahrener Dienstleister zurück. Verglichen mit dem eigenen Server ist eine Cloud-Lösung genauso sicher. Denn auch ein unternehmenseigener Server ist potenziellen Angriffen ausgesetzt, sobald er mit dem Internet verbunden ist. Darum kommt es bei der Auswahl der Cloud-Lösung vor allem auf die Gewährleistung der IT-Sicherheit an. Ein hoher Standard bei der Einhaltung von IT-Sicherheit sowie die rechtskonforme Speicherung von Daten garantiert Ihnen ausschliesslich eines Hostings in der Schweiz. Nur hier können Sie sich sicher sein, dass sämtliche in der Schweiz gültigen IT- und Datenschutzgesetze eingehalten werden. Das ermöglicht Ihnen nahezu 100 % Kontrolle über Ihre Dokumente und Daten.

Ihr Ansprechpartner

Michael Weiss - innobit ag
Sie haben Fragen zum Thema Digitales Dokumentenmanagement?

Melden Sie sich direkt bei Michael Weiss, CTO

Michael Weiss
michael.weiss@innobit.ch
+41616959800

Wir freuen uns auf Ihren Anruf!