Digitales Dokumentenmanagement

Ein digitales DMS bietet Unternehmen eine Reihe von wertvollen Vorteilen. Neben der Kostenreduktion verschafft das Dokumentenmanagement Ihrem Unternehmen mehr Effizienz und Rechtssicherheit. Tägliche Arbeitsabläufe lassen sich mit deutlich weniger Aufwand automatisieren. Durch die lückenlose digitale Ablage erhöhen Sie die Auffindbarkeit Ihrer Dokumente und sorgen dafür, dass alle Dokumente im Sinne der Compliance bearbeitet und gespeichert werden. Sämtliche Prozesse lassen sich flexibel handhaben und passen sich somit flexibel in bestehende Prozesse ein. Zudem kann ein DMS-Programm auch mit anderen Programmen verknüpft werden (u.a. mit Mastersysteme wie ERP oder CRM). Sie steigern aber nicht nur die Produktivität in Ihrem Unternehmen, sondern sparen auch eine enorme Menge Papier. Mit einem digitalen DMS ist das papierlose Büro auf jeden Fall möglich.

Das DMS wird heutzutage in vielen Bereichen erfolgreich eingesetzt. Zum Beispiel im Bereich Personalwesen. Die Führung digitaler Mitarbeiterakten erleichtert die zügige Bearbeitung von Recruiting- und Personalverwaltungsprozessen enorm. So haben Sie alle relevanten Daten rechtssicher an einem Ort gespeichert und können die Daten jederzeit abrufen. Von der Verschwiegenheitserklärung über den Arbeitsvertrag bis zum Arbeitszeugnis.

Im Finanz- und Rechnungswesen unterstützt Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System bei der effizienten Verwaltung Ihrer Finanzprozesse. Von der Rechnungslegung über die Erfassung von Zahlungseingängen bis zur vorbereitenden Buchhaltung.

Auch im Bereich Marketing- und Vertrieb ist ein digitales Dokumentenmanagement-System eine wahre Bereicherung. Viele Prozesse im Bereich der Kollaboration lassen sich durch ein Dokumentenmanagementsystem einfach und effizient gestalten. Von der Angebotslegung über die Festlegung von Vertriebsstrategien bis zur Erstellung von Marketingunterlagen. Und das auch über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg.

Das Management von Dokumenten ist auch mit SharePoint möglich. Microsoft hat SharePoint als eine Art Baukastensystem entwickelt, mit dem sich Unternehmen die für sie sinnvollen Funktionen zusammenstellen können. Um die DMS-Lösung mit SharePoint zu nutzen, benötigen Sie lediglich Ihre Microsoft Lizenz. Der Speicherplatz für die Kollaboration Ihrer Mitarbeiter wird über OneDrive oder den SharePoint bereitgestellt. Daneben ist es noch wichtig die Microsoft Apps zu benutzen, die eine gemeinsame Dokumentenerstellung zulassen. Alle Versionen ab Office 2010 unterstützen die gemeinsame Dokumentenerstellung. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter in der Lage den Versionsverlauf von Dokumenten jederzeit nachvollziehen zu können. Sofern Sie MS Teams als Kommunikationstool im Unternehmen einsetzen, bietet das Dokumentenmanagement mit SharePoint die Möglichkeit, eine geordnete Struktur für die ausgetauschten Dateien anzulegen. Dies verbessert die Übersichtlichkeit der Ablage enorm.

Benötigen Sie ein klar strukturiertes Dokumentenmanagement-System können Sie von unserer Expertise nur profitieren. Wir verfügen über den Zugang zu Tools, die optimal auf die Bedürfnisse Ihrs Unternehmens zugeschnitten sind. Bei Beauftragung evaluieren wir gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen an Ihr Dokumentenmanagementsystem und bieten Ihnen anschliessend die für Sie passende Lösung an.

Ein digitales DMS-System bietet Ihnen wichtige Funktionen, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können:

Durch eine Cloud-Lösung sparen sich die Administration eines eigenen Servers und greifen stattdessen auf die Expertise erfahrener Dienstleister zurück. Verglichen mit dem eigenen Server ist eine Cloud-Lösung genauso sicher. Denn auch ein unternehmenseigener Server ist potenziellen Angriffen ausgesetzt, sobald er mit dem Internet verbunden ist. Darum kommt es bei der Auswahl der Cloud-Lösung vor allem auf die Gewährleistung der IT-Sicherheit an. Ein hoher Standard bei der Einhaltung von IT-Sicherheit sowie die rechtskonforme Speicherung von Daten garantiert Ihnen ausschliesslich eines Hostings in der Schweiz. Nur hier können Sie sich sicher sein, dass sämtliche in der Schweiz gültigen IT- und Datenschutzgesetze eingehalten werden. Das ermöglicht Ihnen nahezu 100 % Kontrolle über Ihre Dokumente und Daten.