Wie Sie SharePoint effektiv in Ihrem Unternehmen einführen

Halten Sie Ihre Mitarbeitenden auf dem Laufenden und sagen Sie Ihnen frühzeitig, was auf sie zukommt. Bei der Aufstellung des Plans sollten Kommunikation, Schulung, Inhaltskonvertierung und Nutzerunterstützung berücksichtigt werden. Es kann zudem sinnvoll sein, besondere Anreize (Belohnungen) für die Nutzung von SharePoint Online einzuplanen. Wenn Ihre Mitarbeitenden wissen, welchen Nutzen sie aus der Software ziehen können, werden sie eher bereit sein, sie auch zu verwenden.

Wenn Sie SharePoint zum ersten Mal einführen, sollten Sie auch eine Berichts- und Analysesoftware integrieren (beispielsweise Power BI integriert in SharePoint). Dies ermöglicht es Ihren Führungskräften und der IT-Abteilung, die Nutzung von SharePoint zu verfolgen und zu messen. So erhalten sie nützliche Informationen, um herauszufinden, welche Funktionen von SharePoint am meisten genutzt werden und welche Funktionen möglicherweise noch Erklärungsbedarf benötigen.

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Mitarbeitenden zur Nutzung einer neuen Software zu bewegen, besteht darin, sie zu schulen und sie wissen zu lassen, welche langfristigen Vorteile SharePoint in der täglichen Arbeit mit sich bringt. Informieren Sie sie über all die verschiedenen Möglichkeiten, wie SharePoint Online ihnen bei ihren täglichen Aktivitäten helfen kann, indem es lästige oder auch zeitintensive Aufgaben erleichtert und ihnen mehr Zeit für Produktivität lässt. Zeigen Sie außerdem verschiedene Szenarien für gängige Herausforderungen in Ihrem Unternehmen und wie SharePoint Online zur Lösung dieser Herausforderungen beiträgt.

Zum Beispiel:

• Die mobile SharePoint-App ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf Ihre Team-Seiten und Ressourcen sowie ein erleichtertes Auffinden von Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Sie können Team-Aktivitäten anzeigen lassen und schnell auf aktuelle und beliebte (von einer KI selektiert) Dateien zugreifen.
• Verbessern Sie das Engagement und die Beteiligung der Mitarbeitenden durch Liken, Kommentieren, einfaches Teilen und andere wichtige Funktionen auf Seiten oder internen News. Dies kann durch die vordefinierte Integration von Yammer, Microsoft Teams und Microsoft Stream noch weiter verbessert und ausgebaut werden.
• Microsoft nutzt modernste Technologien in SharePoint, um Prozesse besser und Funktionen effizienter zu machen. Angefangen bei der erstaunlich treffsicheren Suche, mit der Sie Ihre gesamte SharePoint Datenbank oder auch individuelle Seiten nach Dateien, Kommentaren, Nutzern, usw. durchsuchen können. Bis hin zu einstellbarer Automatisierung, wie z. B. dem regelbasierten Löschen von Dokumenten nach individuell einstellbaren Fristen oder Zugriffszahlen.

Neben der Implementierung eines Kennzahlensystems, mit dem Sie verfolgen können, wie das Unternehmen SharePoint Online nutzt, sollten Sie auch direktes Feedback von den Mitarbeitenden einholen. Auf diese Weise können Sie herausfinden, welche Aspekte von SharePoint für Ihre Mitarbeitenden funktionieren, was verbessert werden muss und was zum aktuellen Stand vernachlässigt werden kann. Unabhängig davon, ob es sich um positives oder negatives Feedback handelt, sollten Sie immer darauf reagieren, damit Ihre Mitarbeitenden wissen, dass ihr Feedback von höherer Stelle gehört wird. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz, sondern gibt ihnen auch mehr Anreize, SharePoint zu nutzen, da sie das Gefühl haben, dass ihre Stimme gehört wird.

Sammeln Sie mit Umfragen, Abstimmungen und Quizformularen zielgerichtet Feedback über Microsoft Forms ein.

Sobald das Feedback eintrifft, sollten Sie die Probleme und Bedenken Ihrer Mitarbeitenden bewerten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Nehmen Sie nicht alle Änderungen auf einmal vor, das könnte zu Verwirrung bei den Mitarbeitenden führen, vor allem, wenn sie sich bereits an die neue Software gewöhnt haben. Implementieren Sie stattdessen die neuen Änderungen in SharePoint langsam und nach Wichtigkeit. Informieren Sie die Mitarbeitenden, sobald diese Änderungen vorgenommen werden und wie sich diese auf die Produktivität und Effizienz der Arbeit auswirken wird.