Achtung! Warum Microsoft Teams scheitern kann

Herzlichen GlĂŒckwunsch! Sie haben eine der informativsten Artikel-Serien zu Microsoft Teams in deutscher Sprache gefunden! Falls Sie nun eine simple Bulletpoint-Liste erwartet haben, werden Ihre Erwartungen noch ĂŒbertroffen, denn ich stelle Ihnen viel tiefergehende Informationen zusammen.

 

Auf diese Themen können Sie sich in dieser mehrteiligen Serie ĂŒber «Microsoft Teams» freuen:

In diesem zweiten Beitrag bekommen Sie vielfĂ€ltige Tipps was fĂŒr eine erfolgreiche EinfĂŒhrung von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen beachtet und berĂŒcksichtigt werden muss.

 

Alle Teile dieser Serie finden Sie hier.

Absolut, Microsoft Teams macht Spass und bietet viele großartige Möglichkeiten im Bereich von Collaboration und Communication. Auch investiert Microsoft laufend in den weiteren Ausbau dieses Office 365 Services. Top!

Der Appetit auf Unternehmensseite ist geweckt – vor allem im Business – & Anwenderbereich – viele Ideen und mögliche Potentiale schweben im Raum. Jetzt soll es schnell gehen
 Der Wunsch (bzw. der Druck) der Business-Anwender und der GeschĂ€ftsleitung auf die entsprechenden IT-Verantwortlichen ist hoch, das geniale «Tool» schnell fĂŒr die gesamte Belegschaft bereitzustellen, sodass es jeder «einfach» nutzen kann.

 Das Aktivieren von Microsoft Teams und die vielen Highlights und Möglichkeiten werden verfĂŒhrerisch einfach gemacht. GrundsĂ€tzlich werden viele neue Features bereits standardmĂ€ssig aktiviert, ohne dass etwas gemacht werden muss. Jeder Anwender kann nach Belieben Microsoft Teams anlegen, einladen, Ă€ndern, löschen, testen. Cool oder? Oder doch nicht?

 

Typische Verhaltensweisen mit Microsoft Teams

Nach meiner persönlichen Erfahrung und Wahrnehmung gibt es verschiedene Verhalten, wie Unternehmen mit dieser Anfrage umgehen.

  • Unternehmen «Fast&Furious» rollt Microsoft Teams aus und gibt den Anwendern noch knapp den Hinweis, dass es jetzt da ist. Alles andere bleibt den Usern ĂŒberlassen.
  • Unternehmen «Listen&Block» fĂŒrchtet sich vor der KomplexitĂ€t von Microsoft Teams aufgrund von Hören-Sagen und Halbwissen und will deshalb aktuell keine weiteren Schritte machen.
  • Unternehmen «Think&Act» informiert sich kompetent und setzt die wichtigen Eckpunkte und Artefakte ein, um die EinfĂŒhrung nachhaltig erfolgreich zu gestalten.

 

Offensichtlich vereinfache und polarisiere ich mit dieser Auflistung. Es gibt viele Faktoren (Kultur, Budget, Ressourcen, technische Umgebung etc.), welche wichtige Rollen spielen. Dennoch spiegeln diese Stereotype generelle Haltungen gegenĂŒber Microsoft Teams wider, die ich immer wieder in Unternehmen beobachte.

 Es gibt jedoch auch Aspekte, die unabhĂ€ngig der Verhaltensweisen auftreten und oft zu ausschlaggebenden Faktoren fĂŒr oder wider die Nutzung von Microsoft Teams werden. Im Folgenden fokussiere ich mich deshalb auf die generellen Herausforderungen, welche jedes Unternehmen betreffen.

 

Welche Herausforderungen ergeben sich bei der EinfĂŒhrung von Microsoft Teams?

Gerne wĂŒrde ich Ihnen an dieser Stelle sagen: kein Problem, das Ding lĂ€uft von allein. So ein tolles Tool kann nur begeistern!

 Dem ist aber leider nicht so. Wenn man sich dessen aber bewusst ist, steht der erfolgreichen Nutzung von Microsoft Teams nichts im Weg. Die oft auftretenden Herausforderungen lassen sich generell in 3 Hauptbereiche einteilen:

 

Sich dieser Bereiche bewusst zu sein und aktiv die Verantwortlichen der jeweiligen DomÀne zu bestimmen und mit einzubinden, ist ein wichtiger Schritt, um mit Microsoft Teams sattelfest zu werden.

 Die nachfolgende Checkliste können Sie nutzen, um LĂŒcken in der Organisation um Microsoft Teams festzustellen und die wichtigsten Fragen in den verschiedenen Bereichen anzugehen:

 

Leider verpassen es viele Unternehmen, VOR der EinfĂŒhrung von Microsoft Teams, sich diese wichtigen Gedanken zu machen und die entsprechenden Fragen zu klĂ€ren. Zudem bietet Microsoft keine Werkzeuge und Checklisten, um die Governance passend steuern zu können. Das Bewusstsein um mögliche Problematiken ist daher im Vorhinein eher gering.

 Ich hoffe, dass Sie mit dieser Checkliste einigen Hindernissen entgegensteuern können. Der nĂ€chste Teil in dieser Serie wird sich intensiv mit Hilfsmitteln und LösungsansĂ€tzen beschĂ€ftigen, um Microsoft Teams erfolgreich einzufĂŒhren.

 

Wie geht es unterdessen Unternehmen «Fast&Furious» 6 Monate nach dem Rollout?

 Die Situation aus Anwender-Sicht:

  • Das Outlook Adressbuch ist ĂŒberladen mit unzĂ€hligen Microsoft Teams PostfĂ€chern, und niemand weiss genau, wer dahintersteckt und ob diese ĂŒberhaupt gebraucht werden

  • Die Abgrenzung zu anderen / bereits bestehenden Werkzeugen und Services im Unternehmen ist unklar und jeder macht irgendwie mit, ohne zu wissen, wann man was benutzt.
  • UnzĂ€hlige Teams sind nur fĂŒr Testzwecke angelegt worden und werden nie wieder gelöscht. Denn niemand traut sich ein vermeintliches “Test Team” zu löschen. Die Inhalte könnten ja schliesslich Business-kritisch sein.
  • Die fehlenden Regeln, Konventionen und Trainings fĂŒhren zu Unklarheiten, Unauffindbarkeit von Teams und grosser Unzufriedenheit bei den Endanwendern.
  • Die Gefahr ist gross, dass business-kritische Inhalte auch von externen Personen eingesehen werden, da sich die Team Mitglieder des externen Zugriffs nicht bewusst sind.
  • Die User Akzeptanz leidet stark und es entsteht Verwirrung

 

Die Situation aus IT Sicht:

  • «Wir haben keine Kontrolle, jeder macht, was er will!»
  • Es «schwirren» diverse Office 365 Objekte zu den jeweiligen Microsoft Teams (bzw. der damit verbundenen Office 365 Groups) herum, welche unbewusst generiert werden (SharePoint Site, Planner, Power BI, Yammer Gruppe, Email Adresse, Kalender
). Chaos!

Es fehlen die Steuerungsmöglichkeiten mit Microsoft Teams, welche es einfach ermöglichen, das Anlegen von neuen Microsoft Teams, die Ownership von Teams (auch im Falle eines Mitarbeiter-Wechsels) und den LifeCycle von Teams sicher zu stellen.

 

Fazit:

  • Niemand ist so wirklich glĂŒcklich.
  • Die Adoption lĂ€sst zu wĂŒnschen ĂŒbrig.
  • User und IT sind frustriert.

 

In den nĂ€chsten Artikeln dieser Serie gebe ich Ihnen LösungsansĂ€tze und Hilfsmittel, mit denen die EinfĂŒhrung erfolgreich gestaltet werden kann. Weiter sehen wir uns an, wie es Unternehmen «Think&Act» unterdessen geht.

 Übrigens: Unternehmen «Listen&Block» ist noch immer nicht losgelaufen. Das Unternehmen ist stolz, dass es keinen Schnellschuss mit den damit verbundenen Fehlern gemacht hat, klebt aber weiterhin vor der Startlinie fest…

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