Prozessautomation mit KI

KI-Prozessautomation

Rechnungen prüfen, Anfragen sortieren, Daten von einem System ins nächste übertragen: Ein grosser Teil der Arbeitszeit fliesst in Routine. Mit KI-Prozessautomation auf Basis von Microsoft 365 und der Power Platform übernehmen Agents und automatisierte Workflows genau diese Schritte. Kontrolliert, nachvollziehbar und dort, wo es sich messbar lohnt.

Wir begleiten Sie vom ersten Use Case bis zum stabilen Betrieb und sagen Ihnen ehrlich, wo KI hilft und wo eine einfache Regel die bessere Wahl ist.

Kennen Sie das?

Die Idee ist schnell formuliert: KI soll Arbeit abnehmen. In der Praxis scheitern viele Vorhaben an denselben Stellen. Diese Situationen begegnen uns in Gesprächen mit Kundinnen und Kunden immer wieder:

Copy-Paste zwischen Systemen

Daten aus E-Mails, PDFs und Formularen werden von Hand in ERP, CRM oder Listen übertragen. Das kostet Zeit und produziert Fehler.

Unstrukturierte Eingänge

Klassische Workflows brauchen saubere Daten. Die Realität sind Freitext-Mails, gescannte Belege und Anhänge in jedem erdenklichen Format.

Wissen in einzelnen Köpfen

Wie ein Fall zu behandeln ist, wissen oft nur wenige Personen. Sind sie abwesend, staut sich die Arbeit.

KI-Piloten ohne Wirkung

Ein Chatbot ist schnell gebaut. Ein messbarer Effekt entsteht aber erst, wenn KI fest in den Arbeitsablauf eingebettet ist.

Offene Fragen zu Datenschutz

Welche Daten sieht die KI? Wer gibt Entscheidungen frei? Wie bleibt alles nachvollziehbar? Ohne klare Antworten gibt es kein Go.

Unklare Kosten

Lizenzen, verbrauchsabhängige Abrechnung und Betriebsaufwand: Ohne Business Case wird jede Automatisierung zum Bauchentscheid.

Gartner erwartet, dass bis Ende 2027 über 40 Prozent der Projekte mit agentischer KI wieder eingestellt werden.

Die Gründe: steigende Kosten, unklarer Nutzen und fehlende Risikokontrolle. Genau diese drei Punkte gehen wir von Anfang an an.

Was ist KI-Prozessautomation?

KI-Prozessautomation verbindet klassische Workflow-Automatisierung mit den Fähigkeiten moderner KI-Modelle. Ein herkömmlicher Workflow folgt festen Regeln und braucht strukturierte Daten. KI dagegen versteht Inhalte: Sie liest eine E-Mail und erkennt das Anliegen, zieht Daten aus einem Vertrag oder formuliert einen Antwortvorschlag. Agents gehen einen Schritt weiter und erledigen mehrstufige Aufgaben selbstständig, innerhalb klar definierter Leitplanken.

Entscheidend ist die richtige Kombination. Nicht jeder Schritt braucht KI, und nicht jeder Schritt darf ohne Menschen entschieden werden. Wie sich das Zusammenspiel mit der klassischen Prozessdigitalisierung unterscheidet, zeigt der Vergleich:

Aspekt	Klassische Automation	KI-Prozessautomation
Eingangsdaten	Strukturiert: Formulare, Listen, Datenbanken	Auch unstrukturiert: E-Mails, PDFs, Scans, Freitext
Logik	Feste Regeln und Bedingungen	Regeln plus Verstehen, Klassifizieren und Zusammenfassen
Ausnahmen	Abbruch oder manuelle Bearbeitung	Vorschlag mit Begründung, Freigabe durch Mitarbeitende
Typische Bausteine	Power Automate, Genehmigungsworkflows	Copilot Studio Agents, Agent Flows, AI Builder, Microsoft Foundry
Stärke	Zuverlässig bei klar beschriebenen Standardfällen	Deckt auch die Varianten ab, die bisher Handarbeit waren

Unser Grundsatz: Regel, wo möglich. KI, wo nötig. Mensch, wo es zählt.

Die besten Automatisierungen sind nicht die mit der meisten KI, sondern die mit der richtigen Aufteilung. Danach planen wir jede Lösung.

Regel, wo möglich

Was sich eindeutig beschreiben lässt, automatisieren wir klassisch. Das ist günstiger, schneller und vollständig vorhersehbar.

KI, wo nötig

Wo Inhalte verstanden, eingeordnet oder formuliert werden müssen, setzen wir KI-Modelle und Agents gezielt ein.

Mensch, wo es zählt

Bei Entscheidungen mit Tragweite bleibt eine Person in der Schleife. Freigaben sind fest im Ablauf verankert und protokolliert.

Wo KI-Prozessautomation heute den grössten Hebel hat

Besonders lohnend sind Abläufe mit hohem Volumen, wiederkehrenden Mustern und Inhalten, die bisher jemand lesen und verstehen musste. Typische Beispiele:

Eingangsrechnungen und Belege

Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen, gegen Bestellungen geprüft und mit Kontierungsvorschlag zur Freigabe vorgelegt.

Anfragen und Sammelpostfächer

Eingehende E-Mails werden klassifiziert, priorisiert und an die richtige Stelle weitergeleitet. Für Standardfälle liegt ein Antwortentwurf bereit.

Offerten und Auftragserfassung

Kundenanfragen werden strukturiert erfasst, fehlende Angaben erkannt und ein erster Offertentwurf auf Basis Ihrer Vorlagen erstellt.

On- und Offboarding

Konten, Zugänge, Geräte und Checklisten werden koordiniert. Ein Agent beantwortet die Fragen neuer Mitarbeitender, auch ausserhalb der Bürozeiten.

Verträge und Qualitätsdokumente

Dokumente werden gegen Vorgaben geprüft, Fristen erkannt und Abweichungen markiert. Ideal in Kombination mit digitalem Qualitätsmanagement.

Service- und IT-Anfragen

Tickets werden vorqualifiziert und mit Lösungsvorschlägen aus Ihrer Wissensbasis angereichert. Wiederkehrende Fragen löst ein Self-Service-Agent direkt.

Ihr Prozess ist nicht dabei? Das ist der Normalfall. In der Potenzialanalyse finden wir gemeinsam heraus, wo in Ihrem Unternehmen der grösste Hebel liegt.

Technologie, die zu Ihrer Microsoft-365-Umgebung passt

Wir setzen auf die Microsoft-Plattform, die in den meisten Unternehmen bereits im Einsatz ist. Das hält den Integrationsaufwand klein, und Ihre bestehenden Sicherheits- und Governance-Richtlinien gelten auch für die Automatisierung.

Power Automate für regelbasierte Workflows, Genehmigungen und die Anbindung zahlreicher Dienste über Standardkonnektoren
Microsoft Copilot Studio für Agents, die Anfragen verstehen, auf Ihr Wissen zugreifen und Aufgaben ausführen, sowie für Agent Flows, die KI direkt in Geschäftsprozesse einbinden
AI Builder und KI-Prompts für das Auslesen und Einordnen von Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen oder Formularen
Microsoft Foundry (ehemals Azure AI Foundry) für anspruchsvolle Szenarien mit eigenen Modellen oder besonderen Anforderungen an Integration und Skalierung
Schnittstellen zu ERP, CRM und Fachapplikationen über Konnektoren und APIs oder, wo keine Schnittstelle existiert, über Desktop-Automatisierung

Welche Bausteine sinnvoll sind, entscheiden wir pro Use Case. Dazu gehört auch die Lizenzfrage: Sie sehen transparent, welche Lizenzen und verbrauchsabhängigen Kosten anfallen, bevor Sie investieren.

Unser Angebot: vom ersten Use Case bis zum stabilen Betrieb

Vier aufeinander aufbauende Lösungen. Sie steigen dort ein, wo Sie heute stehen, und entscheiden nach jedem Schritt, ob und wie es weitergeht.

Die richtigen Prozesse finden

Wir analysieren Ihre Abläufe, bewerten das Automatisierungspotenzial und priorisieren die Use Cases mit dem besten Verhältnis von Aufwand und Nutzen.

POTENZIALANALYSE

Einen Use Case im Alltag beweisen

Ein ausgewählter Prozess wird durchgängig umgesetzt und im echten Betrieb gemessen. Sie entscheiden auf Basis von Zahlen, nicht von Versprechen.

PILOT

Automatisierung in die Breite bringen

Weitere Prozesse folgen auf einer sauberen Grundlage mit Governance, getrennten Umgebungen, Sicherheit und befähigten Teams.

SKALIERUNG

Zuverlässig betreiben und weiterentwickeln

Wir überwachen Ihre Automatisierungen, behalten Kosten und Qualität im Blick und entwickeln die Lösungen laufend weiter.

BETRIEB

Potenzialanalyse: die richtigen Prozesse finden

In kompakten Workshops verschaffen wir uns gemeinsam mit Ihren Fachbereichen einen Überblick über die Abläufe, die heute am meisten Zeit binden. Jeder Kandidat wird nach klaren Kriterien bewertet: Volumen, Zeitaufwand, Regelbarkeit, Datenqualität und Risiko.

Geeignet für: Unternehmen, die wissen möchten, wo KI bei ihnen konkret etwas bringt, bevor sie investieren.

Leistungsumfang

Kick-off und Zieldefinition mit Geschäftsleitung und Fachbereichen
Workshops zur Erhebung von Abläufen und Schmerzpunkten
Bewertung der Kandidaten nach Nutzen, Machbarkeit und Risiko
Prüfung der technischen Voraussetzungen in Ihrer Microsoft-365-Umgebung
Lösungsskizze und Lizenzbetrachtung für die wichtigsten Use Cases

Ihr Mehrwert

Klarheit, wo sich KI wirklich lohnt
Entscheidungsgrundlage statt Bauchgefühl
Realistische Einschätzung von Aufwand und Kosten
Gemeinsames Verständnis von Fachbereich und IT

Lieferobjekte

Priorisierter Use-Case-Katalog
Bewertungsmatrix mit Nutzen- und Aufwandsschätzung
Empfehlung für den Pilot-Use-Case
Roadmap mit konkreten nächsten Schritten

Pilot: einen Use Case im Alltag beweisen

Statt eines Labor-Prototyps setzen wir einen ausgewählten Prozess so um, dass er im Alltag läuft: mit echten Daten, echten Anwenderinnen und Anwendern und klar definierten Messgrössen. So sehen Sie früh, was die Automatisierung tatsächlich leistet.

Geeignet für: Unternehmen mit einem konkreten Use Case, die den Nutzen belegen möchten, bevor sie breiter investieren.

Leistungsumfang

Detailkonzept mit Prozessablauf, Datenflüssen und Freigabepunkten
Umsetzung mit Power Automate, Copilot Studio und weiteren passenden Bausteinen
Anbindung der benötigten Systeme und Datenquellen
Definition und Erhebung von Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Bearbeitungsaufwand und Fehlerquote
Test, Feinjustierung und Einführung im Pilotbereich

Ihr Mehrwert

Nutzen im echten Betrieb belegt
Frühe Erkenntnisse zu Datenqualität und Akzeptanz
Überschaubares Investitionsrisiko
Vorlage für weitere Automatisierungen

Lieferobjekte

Lauffähige Automatisierung im Pilotbereich
Lösungsdokumentation
Messbericht mit Vorher-Nachher-Vergleich
Entscheidungsgrundlage für den Rollout

Skalierung: Automatisierung in die Breite bringen

Ist der Nutzen belegt, geht es um Tempo ohne Wildwuchs. Wir schaffen eine Grundlage, auf der Ihre Organisation weitere Prozesse sicher automatisieren kann: mit klaren Regeln, getrennten Umgebungen und Teams, die wissen, was sie tun.

Geeignet für: Unternehmen, die KI-Automatisierung über mehrere Abteilungen hinweg einsetzen möchten.

Leistungsumfang

Umsetzung weiterer Use Cases aus dem priorisierten Katalog
Umgebungsstrategie für Entwicklung, Test und Produktion
Richtlinien zur Datennutzung (DLP), Rollen und Berechtigungen
Application Lifecycle Management für nachvollziehbare Releases
Schulung von Key-Usern und Power Usern in den Fachbereichen

Ihr Mehrwert

Skalierbare und sichere Automatisierungsplattform
Weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen
Einheitliche Qualität über alle Lösungen
Fachbereiche, die eigene Ideen einbringen und umsetzen

Lieferobjekte

Produktive Automatisierungen in mehreren Bereichen
Governance-Konzept für Power Platform und Copilot Studio
Dokumentierte Umgebungen und Deployment-Prozess
Befähigte Key-User

Betrieb: zuverlässig betreiben und weiterentwickeln

Automatisierungen sind keine Einmalprojekte. Schnittstellen ändern sich, Microsoft entwickelt die Plattform laufend weiter und neue Anforderungen kommen dazu. Im Betrieb sorgen wir dafür, dass Ihre Lösungen zuverlässig laufen und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.

Geeignet für: Unternehmen, die ihre Automatisierungen nicht selbst überwachen und pflegen möchten.

Leistungsumfang

Monitoring der Abläufe und Behandlung von Fehlern
Überwachung von Verbrauch, Kapazitäten und Lizenzkosten
Pflege von Prompts, Wissensquellen und Agent-Konfigurationen
Bewertung neuer Microsoft-Funktionen und Plattformänderungen
Regelmässige Reviews mit Optimierungsvorschlägen

Ihr Mehrwert

Stabile Prozesse ohne Überraschungen
Kosten unter Kontrolle
Kontinuierliche Verbesserung statt Stillstand
Eine Ansprechperson für Technik und Weiterentwicklung

Lieferobjekte

Vereinbarte Service Levels
Regelmässiges Reporting zu Nutzung, Qualität und Kosten
Gepflegte Lösungsdokumentation
Laufend priorisierter Optimierungs-Backlog

Der Betrieb lässt sich mit unseren Managed Services für Ihre gesamte Microsoft-365-Umgebung kombinieren.

Was Sie mit KI-Prozessautomation erreichen

Am Ende zählt, was im Alltag ankommt. Darauf richten wir jede Lösung aus:

Mehr Zeit für Wertschöpfung

Routine läuft automatisch. Ihre Mitarbeitenden konzentrieren sich auf Beratung, Entscheidungen und Kundenkontakt.

Kürzere Durchlaufzeiten

Anfragen, Belege und Aufträge werden ohne Wartezeiten zwischen Postfach, Ablage und System bearbeitet.

Weniger Fehler

Daten werden einmal erfasst und konsistent weitergegeben. Prüfregeln und Freigaben sichern die Qualität.

Nachvollziehbar und sicher

Jeder Schritt ist protokolliert, Berechtigungen sind sauber geregelt und die Verarbeitung folgt Ihren Sicherheitsrichtlinien.

Sicherheit, Datenschutz und Kontrolle von Anfang an

KI im Prozess heisst Verantwortung im Prozess. Deshalb klären wir die entscheidenden Fragen, bevor der erste Schritt automatisiert wird:

Welche Daten eine Automatisierung verarbeiten darf und wo die Verarbeitung stattfindet
Wer Automatisierungen erstellen, ändern und ausführen darf
An welchen Stellen Menschen freigeben und wie diese Freigaben protokolliert werden
Wie Ergebnisse überwacht und Fehlentscheidungen frühzeitig erkannt werden
Welche Anforderungen aus dem Schweizer Datenschutzgesetz und, wo relevant, aus dem EU AI Act zu berücksichtigen sind

Die Grundlage bilden die Sicherheits- und Governance-Funktionen von Microsoft 365, Microsoft Entra ID und der Power Platform. Wer seine Microsoft-365-Umgebung insgesamt strukturiert steuern möchte, findet mit SmartGovernance365 den passenden Rahmen.

Häufige Fragen

Antworten auf häufige Fragen zur KI-Prozessautomation

Von Lizenzen über Sicherheit bis zur Frage, was das für Ihre Mitarbeitenden bedeutet.

Brauchen wir dafür Microsoft 365 Copilot Lizenzen?

Nicht zwingend. Viele Automatisierungen laufen mit Power Automate und Copilot Studio, die separat lizenziert oder verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Welche Lizenzen für Ihre Use Cases sinnvoll sind, klären wir in der Potenzialanalyse.

Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?

Die Potenzialanalyse liefert nach wenigen Workshops eine priorisierte Übersicht. Wie schnell ein Pilot produktiv läuft, hängt von Komplexität, Datenlage und Verfügbarkeit Ihrer Ansprechpersonen ab. Einen realistischen Zeitplan erhalten Sie mit der Roadmap.

Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?

Wir planen Fehler von Anfang an ein. Unsichere Ergebnisse werden erkannt und zur Prüfung vorgelegt, kritische Schritte brauchen eine Freigabe und jeder Durchlauf ist nachvollziehbar protokolliert. So bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört.

Können wir bestehende Systeme wie ERP oder CRM anbinden?

In den meisten Fällen ja. Für viele verbreitete Systeme gibt es Standardkonnektoren, andere binden wir über Schnittstellen an. Wo keine Schnittstelle existiert, kann Desktop-Automatisierung eine Brücke schlagen.

Ersetzt KI-Prozessautomation unsere Mitarbeitenden?

Darum geht es nicht. Ziel ist, Routine abzugeben, damit Ihre Teams mehr Zeit für Aufgaben haben, die Erfahrung und Urteilsvermögen brauchen. Wir beziehen die Betroffenen früh ein und begleiten die Einführung auf Wunsch mit Change & Adoption Management.

Wie behalten wir die Kosten im Griff?

Mit einem Business Case vor dem Start und einem laufenden Monitoring danach. Wir zeigen, welche Kosten für Lizenzen und Verbrauch anfallen, und stellen sie dem im Pilot gemessenen Nutzen gegenüber.

So starten wir gemeinsam

Der Einstieg ist bewusst einfach. Sie investieren erst dann grösser, wenn der Nutzen klar ist.

1. Erstgespräch

In einem unverbindlichen Gespräch lernen wir Ihre Ausgangslage kennen und zeigen, wie KI-Prozessautomation bei Ihnen aussehen kann.

2. Potenzialanalyse

Gemeinsam mit Ihren Fachbereichen identifizieren und bewerten wir die Prozesse mit dem grössten Hebel.

3. Pilot

Wir setzen den vielversprechendsten Use Case um und messen den Nutzen im echten Betrieb.

Was bietet Ihnen innobit?

Kompetenz & Erfahrung

Microsoft 365 ist unser Zuhause. Seit 2007 realisieren wir Projekte rund um SharePoint und Microsoft 365 und kennen die Abläufe von KMU und grösseren Unternehmen in der Schweiz aus nächster Nähe. Diese Erfahrung bringen wir in die KI-Prozessautomation ein: mit Beratung, die offen sagt, wo KI sinnvoll ist, mit Umsetzung aus einer Hand und mit einem Betrieb, auf den Sie sich verlassen können.

Sie möchten zuerst mit Microsoft 365 Copilot im Arbeitsalltag starten? Dann sind unser Copilot-Workshop und SmartAI365 der passende Einstieg.