IT Governance – Why and How am Beispiel von Intranet und Collaboration

Es ist ein Begriff, der immer wieder auftaucht, auch im Zusammenhang mit IT Vorhaben: Governance. Kurz und prägnant werde ich in diesem Beitrag die Essenz dieses Themas im Zusammenhang mit IT Projekten erläutern. 

Es ist ein Begriff, der immer wieder auftaucht, auch im Zusammenhang mit IT Vorhaben: Governance. Kurz und prägnant werde ich in diesem Beitrag die Essenz dieses Themas im Zusammenhang mit IT Projekten erläutern. 

Was bedeutet Governance und was steckt konkret dahinter?

Governance ist aus dem französischen «gouverner» abgeleitet und bedeutet so viel wie «verwalten, leiten, erziehen“. Im Kontext von Unternehmen oft als Corporate Governance bezeichnet, ist es ein «System von Regeln und Prozessen, über welche Firmen geführt und geleitet werden». 

Durch die Umsetzung dieser Corporate Governance soll sichergestellt werden, dass die zentralen Vorgaben und Regeln eines Unternehmens eingehalten werden. Dazu soll die Umsetzung Steuerungs- und Strukturierungsmöglichkeiten bieten.  

Why? – Brauchen wir Governance im Rahmen unseres IT Projektes?

«It depends» – wie so oft! Auf jeden Fall lohnt sich die Überlegung, welche unternehmerischen Leitplanken (im positiven Sinne!) Einfluss auf das IT Vorhaben nehmen können und entsprechend berücksichtigt werden sollen. Was ganzheitlich gesehen für den Erfolg des Vorhabens von essenzieller Bedeutung ist. 

Exemplarisch einige Praxis-Beispiele, wo Governance eine zentrale Rolle spielt. Nur wenn diese Themen richtig adressiert werden, kann sich eine Verbesserung durch ein IT Projekt auch nachhaltig erfolgreich etablieren: 

Intranet (bspw. auf Basis von Office 365 und SharePoint Online) 

Wichtige Governance Fragestellungen (exemplarisch):Mögliche Technologien für die Umsetzung:
Welche Ziele verfolgt das Intranet?
Wie sieht die passende Informationsarchitektur dazu aus?
Welche Rollen und Zuständigkeiten werden benötigt?
Wer pflegt die Inhalte und stellt die Richtigkeit der Information sicher?
Wie sieht der Redaktionsprozess aus?
Wie sieht der Freigabe-Prozess von Inhalten aus?
Wann werden Inhalte entfernt oder archiviert?
Microsoft Teams
SharePoint Online Modern Team Sites
Yammer

Collaboration & Teamwork 

Fragen Collaboration & Teamwork Governance

Wichtige Governance Fragestellungen (exemplarisch): 

Initialisierung (Sunrise)Laufzeit (Sunshine)Abschluss (Sunset)
Wer kann Teamwork Räume beantragen?
Wo und wie können diese beantragt werden? Self Service Portal?
Welche Angaben werden pro Raum benötigt?
Braucht es eine Klassifizierung? Was sind die Konsequenzen daraus?
Wie und wofür werden diese Angaben verwendet?
Wie sollen Template und Struktur eines Raumes aussehen?
Welche Anpassungen an den Templates sind möglich?
Wer kann diese vollziehen oder ggf. beantragen?
Können Berechtigungen angepasst und Externe hinzugefügt werden?
Was passiert nach Abschluss der Teamarbeit?
Welche Daten werden gelöscht oder archiviert?
Können die Räume/Daten weiterhin aufgefunden werden?
Welche regulatorischen Vorgaben bestehen?

Mögliche Technologien für die Umsetzung auch hier: 

  • Microsoft Teams 
  • SharePoint Online Modern TeamSites 
  • Yammer 

How? – Wie kann Governance aussehen und was beinhaltet das?

Die Antworten auf die obigen (und deutlich mehr Fragen) münden in unseren Projekten in verschiedenen Komponenten.  

Oberstes Ziel ist, stets möglichst viel Aufwand dem Endanwender abzunehmen und so zu automatisieren, dass Fehlerquellen minimiert werden können. 

Typische Komponenten, welche bei einer Umsetzung helfen können: 

  • Automatisierung 
  • Notification Processes
  • Online Dashboards 
  • Templates & Metadata 
  • Self Service Portal 
  • Governance Handbook (PDF, Online etc.) 
  • Adoption und Trainings-Massnahmen
  • Learning Management System 

Dies kann eine Content Governance sein, welche (automatisiert) sicherstellt, dass es für jeden Inhalt im Intranet mind. 2 im Unternehmen aktive (validierte) Redaktoren gibt, welche in definierten Abständen aufgefordert werden, ihre Inhalte zu prüfen und zu validieren, z.B. mit Hilfe von Notifications und einem persönlichen Dashboard. 

Oder eine Lifecycle Governance, welche im Bereich von Teamwork dem Endanwender beim ganzen Prozess begleitet, vom Bestellen eines virtuellen Raumes über das automatisierte Anlegen (nach erfolgter Freigabe) bis zum Archivieren der Daten nach Abschluss des Projektes. Eine Lösung dafür ist das Teamwork BoosterKit für Office 365. 

In Ergänzung zu den mit IT Systemen steuerbaren Prozessen bietet es sich an, in (einfacher, passender) Form in einem Governance Handbook (pro System, Bereich) schriftlich festzuhalten, welche Vorgaben, Ziele und Leitlinien mit dem System abgedeckt werden und in welcher Form. Genau kann darin auch definiert werden, was im entsprechenden System nicht vorgesehen ist und out of scope ist. 

Stehen Sie vor der Umsetzung eines neuen Intranets oder wollen Sie Teamwork und Collaboration nachhaltig erfolgreich einführen und möchten einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite? Zögern Sie nicht, uns unverbindlich für ein erstes Gespräch zu kontaktieren.