Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Kurz und knapp: Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

In der heutigen Arbeitswelt ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht mehr analog, sondern eine digitale Software, die die Archivierung, Katalogisierung und Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht. Aufgrund der teilweisen Automatisierung des Systems und der praktischen Funktionen zur Dokumentsuche steigt durch ein digitales DMS die Effizienz in der Verwaltung von Dokumenten jedweder Art.

 

Ganzheitliche Dokumentenmanagementsysteme bieten ausserdem die Möglichkeit zur ortsunabhängigen und geräteübergreifenden Echtzeit-Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Mitarbeiter.

 

Effiziente Verwaltung von Dokumenten

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die effiziente Verwaltung von Dokumenten. Die DMS-Funktionen umfassen in der Regel die Erfassung, Archivierung und Bearbeitung von digitalen Dokumenten. Dies schliesst auch die Dokumente ein, die zunächst nur in physischer Form vorliegen und per Scan digitalisiert werden.

 

Leistungsstarke Dokumentenmanagementsysteme sind keineswegs mit File-Servern oder blossen Archiven zu vergleichen. Auf einem File-Server oder in einem Archiv werden Dokumente meist einfach nur abgelegt, ohne kategorisiert oder anderweitig sortiert zu werden. So entstehen unübersichtliche Datenbanken. Bei Dokumentenmanagementsystemen verhält es sich grundlegend anders.

 

• Die DMS-Software erfasst Dokumente von selbst und liest sie selbstständig aus. Manuell lassen sich ausserdem zusätzliche Informationen eintragen. Das Dokument und die Metadaten (z. B. Erstelldatum, Version, Autor) werden in der Datenbank gespeichert.
• Zur einfachen Auffindbarkeit verfügt eine moderne DMS-Software über zahlreiche Suchfunktionen anhand der Metadaten. Dadurch und ausserdem durch die einmalig vergebene Dokumenten-ID werden Dokumente leicht auffindbar.
• Professionelle Programme haben zudem Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Ausserdem können den Personen im System verschiedene Berechtigungen zum Zugriff auf Dokumente zugeteilt werden.

 

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für cloudbasierte Dokumentenmanagemente. Die Bereitstellung der Software über die Cloud – auch „Software as a Service“ (SaaS) genannt – hat den Vorteil, dass Anwender das System nicht auf ihrem Rechner installieren müssen. Darüber hinaus lassen sich die Speicherkapazität, der Leistungsbedarf und die Funktionen der Software in der Cloud beliebig skalieren. Der Cloud-Anbieter kümmert sich um Wartungen und Updates des Dokumentenmanagementsystems.

 

Die Funktionen eines DMS gelten für Dokumente und Dateien jedweder Art: E-Mails, PDF-Dateien, Excel- und Word-Dokumente, Grafiken, Formulare und viele mehr. Letztlich ist ein Dokumentenmanagementsystem eine ganzheitliche Lösung. Es vereinfacht die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten immens und steigert die Effizienz zahlreicher Arbeitsprozesse.

 

Verbesserte Zusammenarbeit in Teams

Leistungsstarke Dokumentenmanagementsysteme wie SharePoint von Microsoft verbessern auch die Zusammenarbeit in Teams. Über die Cloud erhalten Mitarbeiter Zugriff auf Dokumente und Dateien, um diese zu bearbeiten. Für die gemeinsame Bearbeitung stellt Microsoft über OneDrive oder SharePoint den erforderlichen Speicher bereit.

 

Alles, was Unternehmen und Mitarbeiter für die gemeinsame Arbeit an den Dokumenten benötigen, sind die Microsoft-Apps. Ab der Version Office 2010 unterstützen alle Microsoft-Apps die gemeinsame Dokumenterstellung. In der Cloud können Mitarbeiter somit Änderungen an den Dateien vornehmen, den Versionsverlauf einsehen und durch die Einsicht in den Versionsverlauf auf die Änderungen ihrer Kollegen reagieren.

 

SharePoint bietet mehrere Funktionen, um Dokumente und Dateien nicht nur einzusehen und zu bearbeiten, sondern auch zu teilen. Microsoft hat seine Dokumentenmanagement-Software nach dem Prinzip eines Baukastens aufgebaut, aus dem sich Unternehmen die wichtigsten Funktionen aussuchen und die Software individualisieren können. Die zusätzliche Nutzung von Microsoft Teams und anderer Apps von M365 erweitert die Qualitäten des Dokumentenmanagementsystems SharePoint.

 

Wir von innobit sind darauf spezialisiert, individuelle IT-Lösungen für Unternehmen zu entwerfen. Dies betrifft auch Lösungen zur Dokumentenablage, Dokumentenverwaltung und Dokumentenbearbeitung. Gern entwickeln wir für Sie eine Cloud-Lösung zum Dokumentenmanagement, bei der wir Ihre Workflows automatisieren, die Arbeitsabläufe effizienter machen und das DMS mit anderen Systemen (z. B. CRM, ERP, CMS) verknüpfen. Dabei setzen wir bei Bedarf auch umfassende Berechtigungsstrukturen um.

 

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Wichtige Anforderungen an eine Dokumentenmanagement-Software

Eine DMS-Software muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Vor allem der Datenschutz ist ein kritischer Aspekt für Unternehmen. Werden die Bestimmungen des Datenschutzes nicht erfüllt, so drohen Unternehmen drakonische Strafen.

 

Beispielsweise muss eine Software zum Dokumentenmanagement gründlich definierte Zugriffsberechtigungen aufweisen. Die Berechtigungen zum Zugriff auf Dokumente und Dateien werden entweder von Unternehmen selbst definiert oder – da es sich bei der Ersteinrichtung von Zugriffsrechten um ein komplexes IT-Thema handeln kann – in Absprache mit den Unternehmen von einem professionellen IT-Dienstleister festgelegt.

 

Weitere Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme gemäss des Datenschutzes können sein:

 

• Löschen von Daten, nachdem die gesetzlich definierte Aufbewahrungspflicht erloschen ist (Artikel 17 der DSGVO)
• Schutz von dem Zugriff durch Dritte, zum Beispiel durch Verschlüsselung von PDFs und anderen Dokumenten
• Bereitstellung von Informationen zur Verwendung der personenbezogenen Daten, falls Personen darum bitten

 

Durch die leichte Auffindbarkeit von Informationen, die sich aus den detaillierten Suchfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems ergibt, fällt es den Mitarbeitern eines Unternehmens leicht, Informationen zur Verwendung der personenbezogenen Daten zu geben (siehe Stichpunkt 3), falls sich Kunden erkundigen. Das Löschen der Daten nach dem Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (siehe Stichpunkt 1) kann in einer guten Software automatisiert werden.

 

Eine gute Software zum Dokumentenmanagement verhilft somit den Unternehmen und Mitarbeitern nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern erleichtert durch ihren Funktionsumfang sogar ihre Einhaltung. Neben den gesetzlichen Vorschriften hat ein gutes DMS eine Reihe weiterer Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören die Anpassung des Systems an die Grösse und Workflows des Unternehmens sowie die Kosteneffizienz des Systems und die reibungslose Anbindung an andere Programme über Schnittstellen.

 

Einsatzbereiche fürs Dokumentenmanagement: System in der Rechnungsverwaltung, im Einkauf und in weiteren Bereichen

Die Rechnungsverwaltung ist ein Beispiel klassische Einsatzbereiche eines DMS. Dank integrierter OCR-Technologie werden Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch erkannt. So kann die Rechnung an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe geschickt werden. Unternehmen, die die Prüfung und Freigabe von Rechnungen automatisiert haben, profitieren in diesem Beispiel von einer komplett digitalen Abwicklung des Workflows vom Zeitpunkt des Rechnungseingangs bis zur Rechnungszahlung.

 

Ein weiterer Einsatzbereich für ein Dokumentenmanagementsystem ist der Einkauf. Dabei unterstützt das DMS Unternehmen, indem es die Ablage von Lieferantendokumenten ermöglicht. Die Dokumente werden eingelesen, und fortan sind Informationen für die Mitarbeiter, die für den Einkauf zuständig sind, im Dokumentenmanagementsystem leicht zu finden. Auch die Automatisierung bestimmter Prozesse im Zuge des Einkaufs ist mithilfe eines DMS möglich.

 

Das Vertragsmanagement ist ein weiterer populärer Bestandteil bei der Verwaltung digitaler Dokumente. Unternehmen profitieren in diesem Bereich von einem digitalen Dokumentenmanagementsystem, weil dieses neben der revisionssicheren Ablage von Unterlagen weitere Funktionen wie die Überwachung der Vertragslaufzeit bietet. Dadurch erhalten Mitarbeiter vom DMS Warnmeldungen, wenn zum Beispiel die Frist für eine Kündigung abläuft oder eine wichtige Vertragsklausel greift. Einige DMS-Lösungen enthalten sogar Funktionen zur automatisierten Genehmigung von Verträgen.

 

Dies ist ein exemplarischer Überblick über fünf weitere Einsatzbereiche für Dokumentenmanagementsysteme:

 

• Digitale Personalakte mit Informationen zum Mitarbeiter, seine Arbeitszeiten, Weiterbildungen und sonstigen Details
• Unterstützung des Vertriebs durch archivierte digitale Verkaufsunterlagen, Kundeninformationen und Korrespondenz mit Kunden
• Förderung des Qualitätsmanagements in Ergänzung zum Qualitätsmanagementsystem (QMS) durch die Verwaltung von Dokumenten mit Qualitätsrichtlinien und Verfahrensanweisungen
• Nutzung in Bibliotheken, um Verweise auf den Inhalt und Standort von Medien zu katalogisieren und den Anwendern die Suche nach den Medien zu vereinfachen
• Speicherung von Skizzen und technischen Zeichnungen bei Bauunternehmen und Architekturbüros

 

Ablauf des Dokumentenmanagements im System: Von der Erfassung bis zur Verteilung von Informationen

Im Folgenden geben wir eine kurze Beschreibung dessen, wie die Arbeit in einem Dokumentenmanagement von der Erfassung eines Dokuments bis zur Bearbeitung verläuft. Der im Folgenden beschriebene Vorgang dient als Beispiel für die unkomplizierte Zusammenarbeit und die effizienten Prozesse in Dokumentenmanagementsystemen.

 

1. Wenn Dokumente in physischer Form vorliegen, müssen sie zunächst eingescannt werden. Sobald ein Dokument digitalisiert ist, lassen sich die Informationen weitestgehend automatisiert erfassen.
2. Mittels OCR-Technologie scannt die Software die wesentlichen Informationen ein und katalogisiert die Dokumente zur leichteren Auffindbarkeit. Bei Bedarf können im Dokument manuell zusätzliche Schlagworte hinterlegt werden.
3. Nach dem Erfassen des Dokuments und seines Inhalts erfolgt die Verteilung der Informationen im Dokumentenmanagementsystem. Dazu wird ein Link zum Dokument an die zuständigen Abteilungen gesendet.
4. Die Mitarbeiter in jeder Abteilung haben gemäss des individuellen Berechtigungskonzepts vollen oder teilweisen Zugriff auf die Dokumente. Sie können dementsprechend die Dokumente bearbeiten oder die enthaltenen Informationen für ihre eigene Arbeit nutzen.
5. Da nicht das Dokument, sondern der Link zum Dokument an die Mitarbeiter versendet wird, arbeiten alle Mitarbeiter an demselben Dokument. Der Versand von Kopien des Dokuments, wie er in der Vergangenheit üblich war, bleibt somit erspart. Denn alle Mitarbeiter haben über den Link Zugriff auf den aktuellen Stand und sämtliche vorigen Versionen des Dokuments.

 

Nicht immer bearbeiten die Mitarbeiter das Dokument. Manchmal greifen die automatisierten Workflows, und das Dokument wird automatisch im System verwaltet. Zudem können Mitarbeiter bei einer guten Software die Prozesse automatisieren. Dabei wird in Ad-hoc-Workflows und feste Workflows unterschieden.

 

Ad-hoc-Workflows ermöglichen eine schnelle Einrichtung neuer Workflows für selten auftretende und wenig anspruchsvolle Aufgaben, während die festen Workflows für wiederkehrende Aufgaben definiert werden. Durch diese Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen lassen sich Mitarbeiter spürbar entlasten.

Fazit: Dokumente modern, sicher und effizient managen

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems trägt zur Modernisierung der Verwaltung von Dokumenten bei. Durch die Einführung eines DMS können Unternehmen verschiedene Arten von Dokumenten zügig erfassen, einfach auffindbar archivieren und effizient bearbeiten.

 

In Anbetracht der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt und im Hinblick auf die Erwartungen der Mitarbeiter an einen digitalen Arbeitsplatz ist die Einführung eines DMS für den Grossteil der Unternehmen mittlerweile fast schon ein Muss. Als professioneller IT-Dienstleister unterstützen wir Unternehmen aus jedweder Branche mit effizienzsteigernden und kostensenkenden DMS-Lösungen.