Wie funktioniert Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint ist eine browserbasierte Kollaborationsplattform. Benutzer können dort grosse Datenmengen hochladen, darunter PDFs, Office-Dokumente, Aufgaben, Bilder, Videos, E-Mails, Kalendereinträge, Verträge und Projektinformationen. Geschäftsteams können durch MS SharePoint mithilfe von Workflowanwendungen, Listendatenbanken und Sicherheitsfunktionen zusammenarbeiten. Die Microsoft-Plattform ermöglicht es Unternehmen, den Zugriff auf Informationen zu kontrollieren und Arbeitsabläufe über Geschäftsbereiche hinweg zu automatisieren.

Der offensichtlichste Unterschied ergibt sich aus dem Namen: SharePoint Online ist die auf Microsoft-Servern installierte Online-Version und über das Internet zugänglich. Andererseits ist ein lokaler SharePoint, also On-premises, eine lizenzierte Software, die auf einem firmeneigenen oder geleasten Server installiert ist. Diese Version kann über das Internet oder über ein Firmenintranet aufgerufen werden. Dies führt zu grundlegenden Unterschieden in den Anwendungen, insbesondere im Pflegeaufwand des Systems.

Dank cloudbasiertem Arbeiten ist der Zugriff von allen Geräten gerade in Zeiten von Digitalisierung und Home-Office ein entscheidender Vorteil. Auch die Nutzung mobiler Geräte ist deutlich einfacher. Bei allen Programmen werden zunächst Neuerungen und Updates für die Online-Version freigegeben und erst dann für die On-premises-Lösung. Ein weiterer Vorteil der Online-Version gegenüber On-premises ist, dass Microsoft automatisch im Hintergrund aktualisiert und verbessert. So ist sichergestellt, dass Sie immer die neueste und vor allem sichere Programmversion verwenden. Auch der Ausbau des Netzes ist bei Online-Lösungen kein Thema, neue Nutzer können einfach per Lizenzkauf hinzugefügt werden. Die Serverkapazität wird dann automatisch im Hintergrund angepasst. Gleiches gilt für die Einbindung externer Dienstleister, wo nur eine zusätzliche Benutzerlizenz benötigt wird.

Es gibt jedoch Nachteile bei der Verwendung von Microsofts Cloud-Servern. Sensible Daten, die nicht auf fremden Servern oder gar nur in Deutschland gespeichert werden dürfen, können mit MS SharePoint nicht online verarbeitet werden. Vorsicht ist auch bei langsamen Internetverbindungen oder grossen Datenmengen geboten. Cloud-Lösungen können dann Arbeitsabläufe unnötig verlangsamen.

Wenn Sie die On-premises-Lösung auf Ihrem eigenen Server installieren, haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten. Solange Sie lokal arbeiten, ist es kein Problem, hier mit grossen Datenmengen umzugehen. On-premises- und Online-SharePoint können zudem lokal integriert oder angebunden werden. Grosse oder sensible Daten wie Archive oder Kundendaten werden lokal auf den eigenen Servern gespeichert, während andere Daten in der Cloud gehalten und teamübergreifend geteilt und bearbeitet werden können. Die Hybridlösung kann sogar mit bestehenden Intranet-Systemen verwendet werden, sodass bestehende Systeme weiter verwendet werden können.

Die On-premises-Lösung hat gegenüber der Cloud-basierten Variante einen Nachteil, da Sie eigene oder gemietete Server betreiben und warten müssen, was zusätzliche Kosten verursacht. Updates und Verbesserungen am System müssen Sie entweder selbst oder durch einen externen Fachmann vornehmen. Die Kapazität des Servers muss Jahre im Voraus geplant werden, um eine gewisse Skalierbarkeit zu gewährleisten. Neue Benutzer und externe Dienstleister müssen angelegt und mit entsprechenden Berechtigungen versehen werden. Dadurch entsteht ein grösserer Verwaltungsaufwand als bei Online-SharePoint, der insbesondere beim Umgang mit sensiblen Daten notwendig werden kann. Allerdings wird ab einer gewissen Grössenordnung auch wieder der Kostenfaktor berücksichtigt, denn bei der On-premises-Variante brauchen Sie nicht für jeden Nutzer eine monatliche Lizenz zu kaufen.

Die 2001 eingeführte Software „SharePoint“ von Microsoft vereint mehrere Funktionen unter einem Dach. Jeder SharePoint-Anwender kann mit dem Tool beispielsweise Aufgaben und Projekte koordinieren, Teamseiten oder Intranet-Portale erstellen, eine Dokumentenverwaltung inklusive Suchfunktionen einrichten und vieles mehr. Die vielen Funktionen der Plattform erleichtern die Zusammenarbeit bei Ad-hoc-Projekten erheblich und etablieren Standard-Geschäftsprozesse für den Informationsaustausch, die Veröffentlichung von Dokumenten und die Datenaufzeichnung. Funktionen wie Sicherheitskontrollen, Co-Authoring, Versionskontrolle und Integration mit Microsoft Exchange. Geschäftsanwendern können in kürzerer Zeit mehr erledigen und gleichzeitig die Integrität des Arbeitsergebnisses zu gewährleisten.

Grundsätzlich gliedert sich Microsoft SharePoint in sechs Bereiche:

• Community
• Composites
• Content
• Insights
• Search
• Websites

Jeder dieser Bereiche bezieht sich auf das Thema der Website. Sie können beispielsweise separate Seiten in Ihrer Community (mySites) einrichten und diesen Seiten Diskussionsforen, Kalender und Wikis hinzufügen. Mit dem Feature «Composites» können Sie Ihre Website wahlweise mit verschiedenen Komponenten ausstatten – darunter zum Beispiel Anwendungen aus der Microsoft Office-Welt. Im Inhaltsbereich können Sie Social-Media-Inhalte versionieren, verschiedene Dokumente integrieren und eigene Regeln zur Steuerung und Speicherung dieser Inhalte festlegen. Mithilfe der Insights-Funktion können Sie Daten aus verschiedenen Quellen aggregieren und als Diagramme auf Ihrer Website anzeigen. Die Suchoption gibt Benutzern die Möglichkeit, nach allen Informationen zu suchen, sowohl innerhalb als auch ausserhalb des Tools.

Hier geht es um Kommunikation sowie Unterstützung für Websites, Blogs und mehr, einschliesslich sozialer Netzwerke in Unternehmen. Jeder Benutzer kann Informationen speichern: Medien, Dateien, Postfächer, Kalender und mehr. Durch die Möglichkeit, diese Daten anderen Nutzern zugänglich zu machen, sowie Blogs oder Foren anzulegen, kann schnell mit anderen Nutzern kommuniziert werden.

Dies ist ein Bereich, in dem Sie selbst entwickelte Komponenten und Anwendungen zu Ihrer Website hinzufügen können, ohne eine Programmiersprache beherrschen zu müssen. So können Sie beispielsweise unter Microsoft Access entwickelte Tools in Microsoft SharePoint integrieren. Mit dem Designer-Tool hingegen können Sie Layouts und Designs ändern, eine Verbindung zu externen Datenquellen herstellen und Workflows entwickeln. Sie entwerfen auch Formulare für Ihre Websites und Anwendungen und zeigen Daten aus Geschäftssystemen in Microsoft SharePoint an.

Diesen Bereich von Microsoft SharePoint kann man sich als Dokumentenmanagementsystem vorstellen. Die Lösung kann zudem als Web-Content-Management-System verwendet werden. Es trennt Layout und Inhalt, stellt Vorlagen bereit, veröffentlicht Content nach einem Zeitplan, automatisiert die Bereitstellung von Inhalten und folgt bestimmten Prozessen, wenn Inhalte genehmigt werden. Ausserdem sind Seiten in Microsoft SharePoint zugänglich und das Seiten-Caching kann individuell angepasst werden.

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In diesem Bereich werden Programmteile aggregiert, um die Business Intelligence von MS SharePoint abzubilden. So finden Sie beispielsweise Excel Services, mit denen Sie Diagramme und Excel-Tabellen direkt integrieren sowie Leistungsindikatoren wie Key Performance Indicators grafisch darstellen können. Der Diagramm-Assistent unterstützt Sie beim Erstellen von Diagrammen und Sie können auch SharePoint-Listen als Quellen in Microsoft SQL Server verwenden. Sie können auch Microsoft PerformancePoint-Dienste verwenden, um Dashboards zu erstellen und Layouts festzulegen.

In der oberen rechten Ecke jeder SharePoint-Seite befindet sich ein Suchfeld. Die Eingabe eines Begriffs löst hier eine Volltextsuche aus. Das Programm stellt einen Index für die Suche bereit, jedoch nur für die Sammlung von Websites, auf denen sich der Benutzer gerade befindet. Wenn Sie die Serverversion verwenden, erhalten Sie mehr Optionen in der Suchfunktion. Dazu gehören das Verfeinern von Ergebnissen, vordefinierte Suchen, automatische Suchvorschläge, die Suche nach Personen und die Erweiterung der Suche über Ihre eigene Sammlung von Websites hinaus.

Eine SharePoint-Website kann eine beliebige Anzahl einzelner Seiten enthalten. Diese einzelnen Seiten bestehen wiederum aus Inhalten, wie Bildergalerien, Wikis und Dokumentationen, Listen mit Aufgaben, Kalender sowie Diskussionsforen. SharePoint-Sites sind oft in mehrere Unterseiten mit verschiedenen Vorlagen unterteilt, wie leere Sites, Team-Sites mit Bibliotheken, Kalender, Aufgabenlisten und Diskussionsforen oder Blog-Seiten-Vorlagen.

Das Produkt zur Verwaltung von Unternehmensinhalten (Enterprise-Content-Management) umfasst die Tools, die Sie benötigen, um Inhalte während des gesamten Inhaltslebenszyklus zu organisieren und zu verwalten, von der Erstellung bis zur Archivierung. MS SharePoint ermöglicht das Hinzufügen von Metadaten zu Dateien auf viele verschiedene Arten, um Unternehmensinhalte zu sortieren, zu organisieren und zu verfolgen. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform auch das Markup von Inhalten, wenn Geschäftsbenutzer sie in den Bereich für die Zusammenarbeit hochladen. Als Teil dieses Prozesses müssen Endbenutzer möglicherweise auch Metadaten über das Dokument bereitstellen. Hier umfasst die Lösung die folgenden Funktionen:

• Workflow-Tools zur Automatisierung von Prozessen.
• Tools für den Lebenszyklus von Inhalten, die die Arbeit mit Datensätzen unterstützen.
• Verarbeitung von Informationen gemäss der Unternehmensrichtlinie.
• Genehmigung und Einsichtnahme von Dokumenten.
• Vorabcheck eines Dokuments.
• Benachrichtigungen, wenn Dateien hochgeladen oder Änderungen vorgenommen werden.
• Erstellen von Workflows mit Wenn-Dann-Logik, um Aktionen wie das Verschieben oder Versenden von Dokumenten per E-Mail und das Protokollieren von Informationen zu automatisieren.

Alle diese Funktionen steigern die Produktivität von Geschäftsanwendern. Das Beste: Microsoft SharePoint übertrifft bisherige Systeme zur Dokumentenzusammenarbeit, indem es Informationen darüber anzeigt, welche Informationen und Dokumente gespeichert werden und warum. Benutzer können sogar benutzerdefinierte Datenbanken in einem benutzerfreundlichen Format erstellen und Tausende verschiedener Informationen aufzeichnen, die in Workflows oder andere Geschäftsprozesse integriert werden können.