Was ist ein Microsoft 365 Tenant?

Kurz und knapp: Was ist ein Microsoft 365 Tenant?

Ein Microsoft 365 Tenant (deutsch: Microsoft-365-Mandant) ist eine zentrale Instanz, unter der alle Apps, Lizenzen, Benutzer und Zugriffsrechte von Microsoft verwaltet werden. Man kann es sich vorstellen als grosses Haus mit vermieteten Wohnungen, der Tenant ist eine Wohnung davon.

 

Jede Organisation, die Microsoft 365 nutzt, hat damit einen Tenant. Die optimale Konfiguration des Tenants ist entscheidend, um die Angebote von Microsoft optimal, sicher und kosteneffizient zu nutzen.

 

Tenant als zentrale Einheit für Microsoft 365 (ehemals Office 365)

Die Verwendung der Apps und Plattformen von Microsoft (heute Microsoft 365, früher Office 365) vereinfacht die Digitalisierung in Unternehmen und Organisationen. Im Zuge des Abonnements von Microsoft-Diensten muss die Entscheidung für einen Tenant (deutsch: Mandanten) getroffen werden. Unter diesem Tenant werden alle Benutzer, Abonnements und Daten einer Organisation verwaltet.

 

Gehen wir für ein Beispiel davon aus, dass ein Unternehmen mehrere Abos für die Nutzung von M365 abgeschlossen hat:

 

• Unter einem Mandant werden alle Lizenzen (z. B. Microsoft 365 Apps for Enterprise und Microsoft 365 E3) verwaltet.
• Außerdem werden unter diesem Mandant die einzelnen Anwendungen, wie beispielsweise die Lizenz zur Nutzung von Microsoft Power BI, geführt.
• Auch die registrierten Geräte werden unter dem Mandant verwaltet.
• Jeder M365 Tenant enthält außerdem ein Microsoft-Entra-Mandat, das dazu dient, die synchronisierten Benutzerkonten und ihre Zugriffsrechte auf Daten und Apps zu managen.

 

Ein Tenant ist bei Microsoft 365 also immer eine zentrale Einheit, dem sämtliche in M365 angebotenen Dienste zugeordnet sind. Bei M365 gibt es immer nur einen Tenant, während bei der Azure Cloud von Microsoft mehrere unabhängige Subscriptions erstellt werden können.

 

Um M365 optimal nutzen zu können und das maximale Potenzial für die eigene Organisation auszuschöpfen, ist die richtige Einrichtung des Tenants entscheidend.

 

Eine fehlerfreie Einrichtung des M365 Tenants gemäß den individuellen Anforderungen einer Organisation ist für die Produktivität, die Kollaboration, den Datenschutz, die Compliance und die Cloud-Security essenziell. Daher gehen wir im Folgenden zunächst auf die Merkmale eines gut konfigurierten Tenants und die Best Practices bei der Einrichtung ein.

 

Eigenschaften eines gut konfigurierten Tenants für Microsoft 365

Zunächst müssen für einen Tenant der richtige Name und die Region gewählt werden. Diese Wahl muss in Abstimmung mit der eigenen Organisation erfolgen. Nach diesem Schritt ist es nicht nur für den Tenant, sondern für die gesamte Arbeit und Effizienz der Prozesse in einer Organisation entscheidend, die richtigen Apps und Lizenzen von Microsoft zu wählen.

 

Wahl der Apps und Lizenzen

Die Wahl der richtigen Dienste ist eine enorme Herausforderung, wenn man bedenkt, wie viele verschiedene Business-Pläne (siehe Beitrag zu O365) und Apps von Microsoft angeboten werden:

 

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• OneDrive
• SharePoint
• OneNote
• Microsoft Stream
• Microsoft Bookings
• Microsoft Publisher
• Microsoft Access
• Viva Engage
• Viva Insights
• Microsoft Listen
• Microsoft Forms
• Visio
• Power Apps
• Power Automate
• Microsoft To Do
• Microsoft Defender
• Microsoft Editor
• Clipchamp
• Microsoft Teams

 

Hinzu kommt, dass je nach erworbener Lizenz einige der Apps (z.B. Word) nur im Browser genutzt werden können (z.B. bei E1 oder Business Basic). In einigen Fällen gilt auch das Umgekehrte, so sind Publisher und Access als Anwendung nur auf PCs verfügbar.

 

Dies ist im Sinne eines vollständig digitalen Arbeitsplatzes durchaus problematisch. Wenn beispielsweise Unternehmen und Behörden ihren Mitarbeitern ein komplett zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen möchten, müssen möglichst alle für die Mitarbeiter relevanten Apps auf Mobilgeräten zugänglich sein.

 

Allein die Auswahl der richtigen Apps und Lizenzen ist demnach eine große Herausforderung bei der Konfigurierung des Tenants. Wurden die richtigen Apps und Lizenzen ausgewählt, dann müssen sie den Benutzern in einer adäquaten Menge bereitgestellt werden.

 

Die Bestimmung des Bedarfs an Apps und Lizenzen erfordert eine genaue Kalkulation, welche Benutzer welche Apps und Lizenzen verwenden und außerdem, wie intensiv sie sie nutzen. Der Nutzungsumfang spielt auch eine wichtige Rolle bei der Festlegung der Zugriffsberechtigungen.

 

Sonstige Hinweise zur Konfiguration eines Tenants

Weitere Eigenschaften eines gut konfigurierten Tenants für Microsoft 365 sind die Registrierung und die anschließende Verwaltung von registrierten Geräten. Dafür empfiehlt sich die Nutzung des Microsoft-Dienstes Intune. Des Weiteren spielen in der Konfigurierung eines Tenants unter anderem folgende Aspekte eine Rolle, wie Microsoft selbst in seinem Artikel über die Mandantenverwaltung erklärt:

 

• Konfiguration des DNS-Domänennamens
• Optimierung des Netzwerkdatenverkehrs für Benutzer vor Ort im Büro und für Remote-Benutzer mit VPN-Clients
• Gewährleistung der Sicherheit durch Maßnahmen wie mehrstufige Nutzer-Authentifizierungen und Richtlinien für den Zugriff auf Daten sowie Apps
• Migration von Daten aus anderen Apps und von lokalen Servern

 

Durch die Beachtung dieser und aller weiteren Faktoren zur Konfiguration eines Tenants gelingt Organisationen die Bereitstellung eines solide verwalteten digitalen App-Angebots. Die Mitarbeiter haben dadurch alle Funktionen, die sie zur Kollaboration und Kommunikation benötigen. So können sie ihrer Arbeit effizient nachgehen und profitieren von einer positiven Employee Experience.

 

Unternehmen profitieren von einer höheren Produktivität und einem schnelleren Erreichen der Unternehmensziele.

 

Tipps und Best Practices bei der Einrichtung eines Tenants

Organisationen sind gut damit beraten, sich externe Unterstützung für die Einrichtung zu holen, wenn intern keine Erfahrung vorhanden ist.

 

Verschiedene Konfigurationen des M365-Mandanten in Testumgebungen ausprobieren

Grosse Organisationen nutzen oft neben dem produktiven einen Testtenant. Weitreichende Konfigurationsänderungen können so gefahrlos getestet werden. Allerdings darf man nicht ausser Acht lassen, dass ein Testtenant praktisch nie zu 100% der produktiven Umgebung entspricht, alleine schon aus Kosten- und Aufwandsgründen. Der Nutzen erstreckt sich daher nicht über alle Anwendungsfälle. Zunächst ist es wichtig, den Testtenant zum Beispiel durch den Zusatz „Test“ klar als einen Testtenant zu kennzeichnen. Falls der Testtenant den Namen erhält, der für den richtigen Tenant vorgesehen war, ist der Name bei neuen Umgebungen für den richtigen Tenant nicht mehr verfügbar. Zur Behebung dieses Fehlers muss eine Tenant-zu-Tenant-Migration durchgeführt werden, was mit einem großen Aufwand verbunden ist.

 

Bei den Lizenzen ist zudem auf die Laufzeit zu achten, für Testzwecke sind meist Monatsabos möglich, für Standardnutzer sind abgeschlossene Abonnements langfristig bindend (1 bis 3 Jahre). Wer eine Lizenz erwirbt, die er nicht braucht, bleibt somit auf den Kosten sitzen. Wer eine Lizenz erwirbt, die er nicht braucht, bleibt somit auf den Kosten sitzen.

 

Die Verwendung eines Testtenants ist eine Hilfe besonders für grosse Organisationen bei der individuellen Anpassung des späteren, dauerhaft genutzten Tenants. Beachtet werden muss, dass auch die notwendigen Lizenzen für einen Testtenant normal gekauft werden müssen.

 

Unterstützung beim gesamten Microsoft-365-Angebot durch unser Unternehmen

Wir von innobit als Dienstleister zur digitalen Transformation in Unternehmen beraten vollumfassend in Bezug auf Microsoft-365-Mandanten. Dazu haben wir mit unserer M365-Beratung ein ganzheitliches Angebot geschaffen. Es umfasst beispielsweise die folgenden Leistungen:

 

• Durchführen von Discovery und Experience Workshops, unter anderem in Azure, SharePoint und Office 365
• Technisches Consulting für Microsoft-basierte Systeme
• Konzeption von Microsoft-Architekturen: Onpremise und Cloud
• Assessment von Microsoft-Umgebungen (Stabilisierung, Korrekturen etc.)
• Infrastruktur-Aufbau: Onpremise und Cloud
• Einführungen und Trainings
• Wartung und Support
• Full-Service-Angebot für Cloud-Lösungen (Cloud-Solution-Provider-Modell)

 

Wenn Sie bei der Einrichtung Ihres Microsoft-365-Mandanten komplett auf Nummer sicher gehen möchten, lassen Sie sich am besten von uns betreuen. Gemeinsam konfigurieren wir Ihren Tenant optimal für die effiziente Nutzung im Netzwerk Ihrer Organisation.

 

Dabei beraten wir Sie auch in Bezug auf spezielle Themen, wie etwa den Wegfall der Microsoft Cloud Deutschland, durch den einige Branchen vor neuen Herausforderungen stehen.

 

 

Fazit: Apps und Benutzer durch korrekte Tenant-Konfiguration bestmöglich verwalten

Der Microsoft 365 Tenant ist sozusagen der Admin-Benutzer, über den alle weiteren Benutzer, Apps und sonstigen mit Microsoft 365 in Verbindung stehenden Aspekte verwaltet werden. Die korrekte Konfiguration des Tenants spielt mit Blick auf die effiziente Nutzung des Microsoft-Angebots eine zentrale Rolle. Auch die IT- und die Cloud-Strategie werden durch die Einrichtung des M365-Mandanten maßgeblich beeinflusst.

 

Organisationen können die korrekte Konfiguration mit einem Testtenant testen und später den richtigen Tenant konfigurieren. Sie können sich auch die Arbeit von vornherein von einem professionellen Dienstleister abnehmen lassen. Gern übernehmen wir die Aufgabe der Konfiguration des Tenants.