Dokumentenmanagement in einem Unternehmen umfasst zunächst die Verarbeitung, Verwaltung, das Ablegen, die Bearbeiten und das Archivieren von Dokumenten. Papierbasierte Prozesse wirken an dieser Stelle oftmals wie ein Bremsklotz in einer Organisation – zeitintensiv, unübersichtlich und nicht für jeden Mitarbeiter zugänglich. Ein Digitales DMS kann hier Abhilfe schaffen. Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt maßgebend bei der Verwaltung digitalisierter oder digitaler Dokumente mittels einer Datenbank. Mithilfe von Suchparametern kann man in der Software oder Weboberfläche nach Dateinamen, Dateiendungen oder nach in der Datei vorkommenden Begriffen suchen. Nicht nur die Suche wird maßgebend vereinfacht, sondern auch das Zusammenführen von Dokumenten durch Verschlagwortung zu Projekten oder auch die Zuweisung an betreffende Personen die in einem Projekt arbeiten. Auch das gemeinsame Bearbeiten und Teilen von Dokumenten zählt zu den großen Vorteilen eines DMS.