Microsoft Power BI

Kurz und knapp: Was ist Microsoft Power BI?

Durch die Nutzung von Microsoft Power BI (Business Intelligence) können Anwender Daten zusammenführen, kategorisieren und visualisieren. Dies vereinfacht die Analyse von Daten.

 

Zudem stellt die Business-Intelligence-Plattform allen Nutzern mehrere Tools zur Verfügung, um die Tabellen, Grafiken und sonstigen Dateien aus Microsoft Power BI mit verschiedenen Programmen zu verknüpfen und im Berufsalltag flexibel zu nutzen.

 

Kernelemente von Microsoft Power BI (Business Intelligence)

Die drei Grundelemente von Microsoft Power BI sind die Desktop-App Power BI Desktop, die SaaS-Lösung Power BI-Dienst und die mobilen Power BI-Apps für Windows-, iOS- und Android-Geräte. Unter SaaS-Lösung ist eine über die Cloud bereitgestellte Software (SaaS = Software as a Service) zu verstehen. All diese Anwendungen ermöglichen die Zusammenführung, Analyse und Visualisierung von Daten.

 

Durch den Umfang und die Funktionen der verschiedenen Tools in Microsoft Power BI lassen sich Daten aus verschiedenen Datenquellen zusammenführen und durch Modellierung, Visualisierung, Berichterstellung und weitere Massnahmen ansprechend aufbereiten.

 

Um einige Beispiele für die Nutzung der Grundelemente in Microsoft Power BI zu nennen:

 

• Daten aus einem Excel-Dokument werden in die Desktop-App oder online in den Power BI-Dienst importiert.
• Über den im Power BI-Dienst enthaltenen Speicher sind die Daten für alle Mitarbeiter einsehbar.
• Mitarbeiter, die unterwegs sind, sehen die Daten auf dem Smartphone über eine der mobilen Power BI-Apps ein.

 

Die drei Stichpunkte zeigen, warum alle drei Grundelemente von Microsoft Power BI ihre Daseinsberechtigung haben. Durch die grosse Menge an Anwendungen können alle Nutzer – unabhängig vom Ort und Endgerät – bei einer vorhandenen Internetverbindung immer auf die Daten zugreifen. Die Nutzungsintensität der drei Komponenten Power BI Desktop, Power BI-Dienst und der Mobile Apps variiert dabei in Abhängigkeit von den Anwendern:

 

• Entwickler, Data Engineers und Analysten, die für die Datenermittlung, Datenvorbereitung und Datenanalysen zuständig sind, nutzen erfahrungsgemäss meist die Desktop-Anwendung.
• Führungskräfte und Entscheider in Unternehmen machen tendenziell vom Power BI-Dienst Gebrauch. Denn darin können sie die erstellten Berichte, Analysen, Dashboards und Visualisierungen in Echtzeit einsehen.
• Anwender aus der Vertriebsabteilung verwenden vorzugsweise die Mobile Apps, weil sie dadurch jederzeit auf dem Smartphone oder Tablet einen schnellen Einblick in relevante Daten bekommen, wenn sie unterwegs sind.

 

Mit Blick auf die verschiedenen Benutzer hat Microsoft auf seiner Learn-Plattform diverse Informationen bereitgestellt. Darunter finden sich separate Seiten mit Anwendungshinweisen zu Microsoft Power BI für Geschäftsbenutzer und Berichtersteller. Wer massgeschneiderte Hinweise zur individuellen Nutzung der Business Intelligence-Tools möchte, der kann sich auf den Seiten von Microsoft informieren.

 

Grundsätzlich erlauben die drei grundlegenden Komponenten jedem Anwender die Nutzung der Power Platform auf die Weise, die für ihn am besten ist und optimal zu seiner Rolle im Unternehmen passt. Zur Einsicht in die Power-BI-Dashboards und Berichte reicht ein gewöhnliches Abo von Power BI aus. Wenn es gewünscht ist, dass Mitarbeiter im Self-Service-Ansatz Berichte, Visualisierungen, Auswertungen und Analysen zu Daten erstellen dürfen, muss den Mitarbeitern das Abo Power BI Pro bereitgestellt werden.

 

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Weitere Komponenten von Microsoft Power BI

Über die vorgestellten drei Grundelemente hinaus bietet Power BI weitere Anwendungen und Lösungen zur Zusammenführung von Daten sowie ihre Verarbeitung und Analyse. Eines dieser Elemente ist der Power BI Report Builder für die Berichterstellung.

 

Zwar können Anwender auch mithilfe von Power BI Desktop Berichte erstellen. Jedoch ist der Power BI Report Builder eine spezielle Lösung zur Erstellung paginierter Berichte. Sie verdanken ihren Namen dem Umstand, dass sie auf eine Seite passen.

 

• Die im BI-Tool Power BI Report Builder erstellten Berichte zeichnen sich durch eine praktische Formatierung aus.
• Werden die Berichte nach dem Erstellen zum Beispiel per E-Mail verschickt oder im Power BI-Dienst geteilt, so können Nutzer sie sofort ausdrucken, da die Berichte in einem passenden Format vorliegen.
• Selbst wenn die Tabellen oder sonstigen Visualisierungen sehr umfangreich sind und sich über mehrere Seiten erstrecken, liegen sie im korrekten Format vor und können gedruckt werden, um physisch ausgehändigt zu werden.

 

Neben dem Power BI Report Builder gehört auch der Power BI-Berichtsserver zu den Tools von Microsoft Power BI. Auf diesem lokalen Server können Berichte nach dem Erstellen in den verschiedenen Power-BI-Apps veröffentlicht werden und sind für die anderen Benutzer der Power-Platform einsehbar. Das Besondere am Power BI-Berichtsserver ist, dass er kein Teil der Cloud ist, sondern von Unternehmen hinter ihrer eigenen Firewall betrieben wird.

 

Anwendungsmöglichkeiten für Microsoft Power BI: Schlüsselrolle im Data Engineering

In unserem Glossarbeitrag über das Data Engineering informieren wir über seine grosse Bedeutung für die Verarbeitung von Daten. Dateningenieure legen mit ihrer Arbeit, die die Zusammenführung, Kategorisierung und Visualisierung von Daten umfasst, den Grundstein für die Extraktion von Erkenntnissen aus den Daten. Dafür müssen Data Engineers die Daten aus verschiedenen Quellen miteinander verbinden und in ein zentrales Data Warehouse (deutsch: Datenlager) überführen.

 

Microsoft Power BI erleichtert die Zusammenführung der Daten und stellt die Infrastruktur für cloudbasierte sowie lokale Data Warehouses bereit. In digitalisierten Zeiten, in denen die Bedeutung von Big Data nicht mehr von der Hand zu weisen ist und stetig zunimmt, ist Microsoft Power BI ein wesentlicher Schlüssel für Unternehmen, um Daten richtig zu managen, im gesamten Betrieb bereitzustellen und daraus Erkenntnisse abzuleiten.

 

Aufgrund der Funktionen und Anwendungen in Power BI bestehen diverse Anwendungsmöglichkeiten für Unternehmen und einzelne Personen. Dies ist eine Übersicht mit drei Beispielen:

 

• Zentrale Datenbank: OneLake ist ein Ort, an dem sämtliche Daten aus einem Unternehmen zusammengeführt werden. OneLake verarbeitet als Data Warehouse teilweise automatisiert Daten aus den verschiedensten Datenquellen. Daten lassen sich in OneLake problemlos für andere Benutzer freigeben, ohne sie duplizieren oder verschieben zu müssen. Das ausgeprägte Datengeflecht macht die Bereitstellung von Analysen einfach.
• Bereitstellung von Daten für Kunden: Durch den Dienst Power BI Embedded ist es möglich, Kunden Daten mit personalisierten Dashboards zu zeigen. Dafür wird der Dienst in die eigenen Anwendungen implementiert. Dabei können Unternehmen ein eigenes Whitelabeling nutzen, um Power BI wie eine eigene Anwendung aussehen zu lassen. Die User Experience wird durch die fortschrittliche Art der Datenvisualisierung mittels eigener Power-BI-Whitelabel-Lösung verbessert.
• Unternehmensskalierung und inhaltsorientierte Zusammenarbeit: Der Besitz, die Verwaltung und die Übermittlung von Inhalten lassen sich in Power BI flexibel gestalten. Durch das Angebot „Team-BI“ können beispielsweise Daten und Erkenntnisse informell innerhalb kleinerer Teams geteilt werden, um so zum Beispiel die Arbeit an einzelnen Projekten zu erleichtern. Mit dem Angebot „Unternehmens-BI“ wird die Inhaltsverteilung an grosse Mengen an Benutzern problemlos organisiert. Dies ist auch im Zuge der Unternehmensskalierung hilfreich.

 

Neben diesen drei Beispielen für die Anwendung von Power BI gibt es weiterführende Einsatzmöglichkeiten. Gern beraten wir dazu im Rahmen eines individuellen Gesprächs. Eine besondere Qualität von Power BI ist neben dem hohen Grad an Automatisierung sowie der vereinfachten Einrichtung von Schnittstellen vor allem die Integration der KI von Microsoft, die Copilot heisst.

 

In dem Angebot Power BI Desktop kann der Microsoft Copilot bei der Generierung von Erkenntnissen aus den verschiedenen Datenquellen unterstützen. Entweder werden durch den Einsatz der KI bisher nicht bemerkte Zusammenhänge erkannt, oder die KI unterstützt bei den alltäglichen Arbeiten und entlastet die Mitarbeiter zum Beispiel in der Modellierung und dem Teilen von Daten.

 

Nutzer loben an Power BI vereinzelt die Ähnlichkeit zur Benutzeroberfläche von M365. Wer Microsoft 365 kennt, der dürfte sich somit auch in Power BI gut zurechtfinden. Microsoft wirbt auf seiner Website mit Verweis auf eine Studie von The Total Economic Impact übrigens damit, dass Unternehmen durch eine Kombination von Microsoft Power BI und Microsoft 365 eine höhere Produktivität erzielten und unter anderem von einem ROI in Höhe von 321 % über eine Dauer von drei Jahren profitierten.

 

Fazit: Was ist Microsoft Power BI?

Microsoft Power BI ist ein umfassendes Angebot für Unternehmen, um Daten aus verschiedenen Datenquellen zusammenzuführen. In einem teilweise automatisierten und flexibel nutzbaren Data Warehouse zusammengeführt, kann die Sammlung an Daten mithilfe der Tools in Power BI kategorisiert, visualisiert und in weiterer Weise verarbeitet werden.

 

Power BI liefert somit den Grundstein für genaue Analysen von umfassenden Datenmengen und lässt sich durch seine zahlreichen Funktionen und Dienste an die Anforderungen von Unternehmen anpassen.