Einführung eines DMS für kritische Core-Documents auf Basis von SharePoint und SAP.
Wir durften für die Schweizerischen Rheinhäfen ein mehrteiliges Projekt realisieren. Die Teilbereiche wurden im Januar 2020 definiert und wurden mit den Technologien Microsoft SharePoint und Nintex umgesetzt.
Über den Kunden
Das Projekt
Im Vorfeld hatten die Schweizerischen Rheinhäfen diverse Anforderungen, wie verbesserte Archivierungsmöglichkeiten und eine verbesserte Prozessdokumentation. Es hat sich gezeigt, dass ein grosser Bedarf für ein ECM-System vorhanden ist. Nebst der klassischen Dokumentenverwaltung mit verbesserten Suchmöglichkeiten sollten zukünftig auch doppelte Informationen reduziert werden.
Der Bedarf für ein Intranet / Wiki war ebenfalls sehr gross, da durch die zunehmende Digitale Transformation der beteiligten Geschäftsbereiche Informationen heute nicht nur innerhalb einer Abteilung, sondern abteilungsübergreifend ausgetauscht und genutzt werden.
Unsere Mitarbeitenden erkennen das Potenzial von SharePoint und merken, dass sie viele Prozesse mitgestalten können.
Interview mit Stefanie Saxer Projektleiterin bei den Schweizerischen Rheinhäfen
Wie seid Ihr auf innobit aufmerksam geworden?
Wir hatten vor ca. 3-4 Jahren bereits Kontakt mit der innobit ag im Zusammenhang mit SharePoint. Das Projekt wurde aber damals noch nicht realisiert, da wir für diesen Schritt noch nicht bereit waren. Im Jahre 2019 wurde das Thema mit erweiterten Anforderungen wieder aufgenommen.
Was war die Aufgabenstellung im Projekt?
Im Januar und Februar 2020 konnten wir die Teilprojekte konkret definieren. Oberste Priorität im Projekt SharePoint war unter anderem die Ablösung des ELO-Servers, da unsere Version der ELO-Software nicht mehr weiterentwickelt wird und aufgrund von fehlendem Support keine Software-Updates mehr installiert wurden.
Konkret waren diese definierten Teilprojekte:
- Kredit- / Investitionsantrag mit SharePoint und Nintex umsetzen (Formular mit Freigabe-Workflow)
- Abbildung der SGA’s (Standard Geschäftsabläufe) auf SharePoint Sites. Dies ist eine Art Wikipedia für den Bereich Schifffahrt und Hafenaufsicht.
- Datenverwaltung der Dokumente aus SAP, spezifisch für das SAP-Journal (Journalakte) und die Schiffstammdaten (Schiffsakte).
Wie lange dauerte das Projekt?
Die definierten Teilprojekte dauerten ca. 1 Jahr.
Das Teilprojekt 3 ging im Dezember 2020 live. Das Teilprojekt 2 wurde im Jahr 2020 auf SharePoint On-Premise aufgebaut und im Februar 2021 auf SharePoint Online migriert. Dies wurde im März 2021 den Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Das Teilprojekt 1 ist seit Januar 2021 in einer Testphase mit Key-Usern, dies wird schrittweise pro Bereich implementiert.
Als Nächstes haben wir die Hybrid-Systemlandschaft aufgebaut. Das heisst neben den SharePoint On-Premise-Applikationen auch SharePoint Online eingerichtet. Dies ermöglicht uns für 2021 weitere Projekte bzw. Prozesse zu optimieren. Ein Beispiel wäre die Nutzung von Teams für das SRH- Projektmanagement sowie im Bereich der Geschäftsleitung.
Wie ist die Akzeptanz den neuen Technologien innerhalb des Teams?
Seit dem Jahr 2020 liegt der Fokus vermehrt auf der Digitalisierung unserer Prozesse. Als wir mit dem Projekt starteten hatten die Mitarbeitenden keine oder sehr wenig Erfahrung mit SharePoint. Wir haben die Teams vorsichtig an das Vorhaben herangeführt und alles gut geplant und durchdacht. Jetzt erhalten wir firmenintern viel positives Feedback. Die Mitarbeitenden erkennen das Potenzial von SharePoint, sind proaktiv und merken, dass sie vieles mitgestalten können.
Was haben Sie für positive Erinnerung an das Projekt?
Ich habe es sehr geschätzt, dass wir während der gesamten Projektdauer immer dieselben Ansprechpartner hatten. Das Projekt war sehr gut organisiert. Das Projektteam erfreute uns mit proaktiven, wöchentlichen Updates. So waren wir immer informiert und Probleme konnten direkt angesprochen werden. Das ist Transparenz.
Das Projekt wurde mit einer kompetenten Schulung abgeschlossen. Ich hatte nie das Gefühl, irgendein Kunde zu sein. Mein Eindruck war, innobit arbeitet nur für uns und setzt den Fokus vollkommen auf unser Projekt.
Gab es denn während des Projektes auch Hürden zu überwinden?
Nein, wirkliche Probleme gab es nicht. Und wie gesagt, der regelmässige Austausch hat enorm geholfen, dass wir kleinere Projekthürden gut überwinden konnten.
Was zeichnet die innobit AG aus?
Für mich ist das Unternehmen technisch sehr versiert. Es ist unbestritten, das Team zeichnet sich durch viel Know-how und Kunden-Empathie aus. Ich denke, innobit hat eine gute und stimmige Firmenkultur und genau diese passt sehr gut mit den Schweizerischen Rheinhäfen zusammen. Ich empfinde das Unternehmen als unkompliziert, offen, und gut organisiert.
Kurz: Wir sind auf der berühmten gleichen Welle.
Ich hatte nie das Gefühl, irgendein Kunde zu sein. Mein Eindruck war, innobit arbeitet nur für uns und setzt den Fokus vollkommen auf unser Projekt.
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