Modul Collaboration
Governance für Microsoft Teams, SharePoint und kollaborative Workspaces
Das Modul Collaboration von SmartGovernance365 bietet Klare Regeln für Bereitstellung, Verwaltung und Lebensdauer von Microsoft Teams, SharePoint Sites und M365 Gruppen – von der sauberen Einführung bis zur automatisierten Governance. Vier aufeinander aufbauende Lösungen : Sie steigen dort ein, wo Ihre Organisation heute steht.
Kennen Sie diese Herausforderungen?
Teams und SharePoint Seiten in Microsoft 365 wachsen schnell, die Governance wird dabei oft nicht berücksichtigt. Diese Situationen sehen wir in Projekten immer wieder:
Wildwuchs an Teams und Sites
Neue Workspaces entstehen unkoordiniert – niemand hat den Überblick, was wofür existiert und wer dafür verantwortlich ist.
Verwaiste Workspaces
Projekte enden, die Teams bleiben: Inhalte veralten, Besitzer verlassen das Unternehmen, niemand räumt auf.
Uneinheitliche Benennungen
Ohne Namenskonventionen und Metadaten wird das Auffinden und Zuordnen von Arbeitsräumen zum Ratespiel.
Unklare Berechtigungen
Wer hat Zugriff worauf? Externe Gäste und Freigaben verbreiten sich ohne Systematik und Kontrolle.
Fehlende Genehmigungsprozesse
Workspaces entstehen ohne Antrag, Prüfung oder Dokumentation – Governance bleibt Theorie.
Compliance-Risiken
Vorgaben zu Lebenszyklus, Klassifizierung und Datenablage lassen sich manuell kaum durchsetzen.
Die vier Lösungen im Modul Collaboration
Je nach Ausgangslage bietet SmartGovernance365 Collaboration die passende Lösung.
Der strukturierte Einstieg
Schafft die technische und organisatorische Grundlage: Ersteinrichtung, Betriebsfähigkeit und Grundverständnis für Ihr Team.
ONBOARDING KIT
Standardisierte Workspaces mit Templates und Regeln
Erweitert die Basis um eine einsatzbereite Standardkonfiguration mit Templates, Formularen sowie Approval-, Notification-, Compliance- und Lifecycle-Regeln.
STARTER KIT
Bestehende Workspaces nachträglich integrieren
Erfasst bestehende Teams, Gruppen und Workspaces strukturiert und überführt sie in die Governance, damit auch gewachsene Räume profitieren.
IMPORT KIT
Individuelle Governance, Automatisierung und Integration
Für anspruchsvolle Anforderungen: individuelle Service Definitions, erweiterte Approval-Logiken, Webhooks, Power Automate und automatisierte End-to-End-Prozesse.
CUSTOM KIT
Was Sie mit dem Modul Collaboration erreichen
Das Modul Collaboration stellt Microsoft Teams, SharePoint-Arbeitsräume und M365 Gruppen kontrolliert und standardisiert bereit – auf einer bewährten technologischen Grundlage und mit der Einführungskompetenz von innobit.
- Signup, Setup und Wahl des Datacenter-Standorts
- Konten, Rollen und Berechtigungen angebunden
- Teams-Apps installiert, Kernteam geschult
Die Governance-Plattform ist produktivfähig eingerichtet und dokumentiert – Ihr Kernteam kann sie sicher betreiben.
Onboarding Kit
- Workspace-Typen und Templates
- Einheitliche Benennungs- und Metadatenvorgaben
- Wiederverwendbare Default-Konfiguration
Teams, Projekt- und Arbeitsgruppen entstehen einheitlich und kontrolliert, statt unkoordiniert und ad hoc.
Starter Kit
- Formulare für die Beantragung neuer Workspaces
- Approval-Templates mit definierten Verantwortlichen
- Notification-Templates für alle Beteiligten
Formulare, Genehmigungen und Benachrichtigungen machen jeden Workspace-Antrag nachvollziehbar.
Starter Kit
- Compliance-Policies je Workspace-Typ
- Lifecycle-Policies von der Erstellung bis zur Stilllegung
- Klassifizierung und Ablageregeln
Einheitliche Regeln steuern Workspaces über ihren gesamten Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung.
Onboarding Kit
- Export bestehender Teams, Gruppen und Sites
- Strukturierte Excel-Vorlage für die Importvorbereitung
- Qualitätsgesicherter Import mit fachlicher Begleitung
Auch bereits vorhandene Teams, Gruppen und Sites werden nachträglich in die Governance integriert.
Import Kit
- Webhooks zur Anbindung bestehender Systeme
- Power-Automate-Lösungen für Events und Requests
- Individuelle Service Definitions und Integrationen
Webhooks, Power Automate und individuelle Integrationen verbinden Governance mit Ihren Prozessen.
Custom Kit
Die vier Lösungen im Detail
Leistungsumfang, Mehrwert und Lieferobjekte
Onboarding Kit – der strukturierte Einstieg
Das Onboarding Kit schafft die technische und organisatorische Grundlage für den Einsatz von SmartGovernance365 in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Wir begleiten Sie bei der Ersteinrichtung, stellen die Betriebsfähigkeit her und vermitteln Ihrem Team das notwendige Grundverständnis für die weitere Nutzung.
Geeignet für: Unternehmen, die neu einsteigen und eine saubere, fachgerechte Inbetriebnahme sicherstellen möchten.
Leistungsumfang
- Begleitung beim Signup und initialen Setup
- Unterstützung bei der Auswahl des passenden Datacenter-Standorts
- Einrichtung der notwendigen Grundkonfiguration
- Anbindung relevanter Konten, Rollen und Berechtigungen
- Einrichtung der technischen Basis für Governance-relevante Funktionen
- Installation der relevanten Teams-Apps
- Onboarding-Schulung für Administratoren und Verantwortliche
Ihr Mehrwert
- Schneller und sauberer Start
- Reduzierung technischer Einführungsrisiken
- Belastbare Grundkonfiguration
- Wissensaufbau für den operativen Einsatz
Lieferobjekte
- Produktivfähige technische Basis
- Dokumentierte Grundkonfiguration
- Technisches Enablement für Ihr Kernteam
- Einführungs-Session / Admin-Onboarding
Starter Kit – standardisierte Workspaces mit Templates und Regeln
Das Starter Kit erweitert die technische Basis um eine einsatzbereite Standardkonfiguration für typische Kollaborationsszenarien. Gemeinsam definieren wir erste Service Definitions und schaffen einen kontrollierten Standard für die Bereitstellung neuer Workspaces – mit drei Workspace-Typen: Organisationseinheit, Projektgruppe und Arbeitsgruppe.
Geeignet für: Unternehmen, die nach der Einführung schnell in einen standardisierten Betrieb übergehen und erste Governance-Prozesse produktiv nutzen möchten.
Leistungsumfang
- Aufbau einer einsatzbereiten Default-Konfiguration
- Drei Workspace-Typen / Templates
- Formulare für die Beantragung neuer Workspaces
- Einrichtung von Approval- und Notification-Templates
- Einrichtung von Compliance- und Lifecycle-Policies
- Wissenstransfer und Go-Live-Begleitung
Ihr Mehrwert
- Einheitliche Erstellung neuer Teams und Sites
- Transparente Genehmigungsprozesse
- Wiederverwendbare Standards statt Einzellösungen
- Bessere Compliance und sauberere Governance ab dem ersten Request
Lieferobjekte
- Einsatzbereite Standardkonfiguration
- Drei produktive Workspace-Templates
- Aktivierte Governance-Regeln für neue Workspaces
- Enablement für den laufenden Betrieb
Import Kit – Bestehendes nachträglich integrieren
Viele Organisationen starten nicht auf der grünen Wiese. Mit dem Import Kit lassen sich bereits bestehende Teams, Gruppen oder Workspaces strukturiert erfassen und in die Governance überführen, damit auch vorhandene Kollaborationsräume von Governance-Prozessen profitieren.
Geeignet für: Unternehmen mit gewachsener Microsoft-365-Landschaft, die bestehende Workspaces konsolidieren und nachträglich verwalten möchten.
Leistungsumfang
- Export bestehender Workspaces
- Strukturierte Excel-Vorlage für die Importvorbereitung
- Definition relevanter Formular- und Metadatenfelder
- Unterstützung bei der Datenaufbereitung
- Import der aufbereiteten Daten
- Qualitätssicherung und fachliche Begleitung des Imports
Ihr Mehrwert
- Governance auch für bestehende Workspaces
- Bessere Übersicht über vorhandene Strukturen
- Grundlage für spätere Lifecycle- und Compliance-Regeln
- Reduktion von Schattenstrukturen und Altlasten
Leistungsumfang
- Importvorlage
- Strukturierte Erfassung bestehender Workspaces
- Durchgeführter, qualitätsgesicherter Import
- Transparente Ausgangsbasis für den weiteren Ausbau
Custom Kit – individuelle Governance und Automatisierung
Das Custom Kit richtet sich an Organisationen, die über Standardkonfigurationen hinausgehen und ihre Governance gezielt in bestehende Prozesse, Systeme und Architekturen integrieren möchten. Hier entstehen individuelle Lösungen auf Basis Ihrer Anforderungen.
Geeignet für: Unternehmen mit erweiterten Governance-Anforderungen, Integrationsbedarf oder dem Wunsch nach automatisierten End-to-End-Prozessen.
Mögliche Leistungsbausteine
- Individuelle Service Definitions und Formulare
- Erweiterte Approval- und Eskalationslogiken
- Webhooks zur Anbindung bestehender Systeme
- Power-Automate-Lösungen für Events und Requests
- Automatisierte Request-Prozesse aus Drittsystemen
- Individuelle Archiving-Szenarien
- Erweiterte Compliance- und Lifecycle-Konzepte
- Erweiterungen für Fachbereiche oder Betriebsmodelle
Ihr Mehrwert
- Höhere Automatisierung, weniger manuelle Aufwände
- Governance als integrierter Unternehmensprozess
- Passgenaue Abbildung Ihrer Organisationslogik
- Zukunftsfähige Erweiterbarkeit statt starrer Standardlösung
Typische Lieferobjekte
- Individuelles Solution Design
- Technische Umsetzung der Custom-Komponenten
- Dokumentation und Übergabe
- Begleitendes Consulting und Optimierung
Welche Lösung passt zu ihnen?
| Leistungsbereich | Onboarding Kit | Starter Kit | Import Kit | Custom Kit |
|---|---|---|---|---|
| Plattform-Einführung | Ja | Optional aufbauend | Optional aufbauend | Optional aufbauend |
| Technische Grundkonfiguration | Ja | Ja | Teilweise | Individuell |
| Standard-Templates | Nein | Ja | Optional | Individuell |
| Approval / Notification / Lifecycle | Basis | Ja | Optional | Erweitert |
| Import bestehender Workspaces | Nein | Nein | Ja | Ja |
| Webhooks / Power Automate | Nein | Nein | Nein | Ja |
| Individuelle Integrationen | Nein | Nein | Nein | Ja |
| Schulung / Enablement | Basis | Ja | Optional | Individuell |
Ein klarer Weg zu besserer Collaboration in Microsoft 365
SmartGovernance365 ist darauf ausgelegt, Governance nicht abstrakt zu diskutieren, sondern in konkrete, nutzbare Bausteine zu überführen.
1. Ausgangslage verstehen
Gemeinsam identifizieren wir, wo in Ihrer Microsoft-365-Umgebung der grösste Handlungsbedarf besteht – bei neuen Workspaces, bestehenden Strukturen oder Automatisierung.
2. Passende Lösung wählen
Sie starten mit der Lösung und dem Leistungsumfang, der zu Ihrer Organisation, Ihrem Reifegrad und Ihren Prioritäten passt.
3. Governance schrittweise etablieren
Auf dieser Basis entstehen klare Standards, bessere Transparenz und belastbare Prozesse, die sich mit Ihrer Umgebung weiterentwickeln.
Voraussetzungen für die Einführung
Für die Einführung von SmartGovernance365 Collaboration prüfen wir im Rahmen des Projekts gemeinsam die technischen Voraussetzungen in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Dazu gehören unter anderem administrative Berechtigungen, Service Accounts, Sicherheitsgruppen sowie notwendige App-Registrierungen für definierte Governance- und Automatisierungsfunktionen.
Erweiterbar mit passenden Zusatzleistungen
Das Modul Collaboration kann je nach Zielbild um weitere Leistungen ergänzt werden. So entsteht schrittweise eine Governance-Plattform, die nicht nur Standards setzt, sondern Prozesse aktiv steuert.
- Erweiterte Beratung für Governance, Compliance und Lifecycle
- Power-Automate-Solutions für Webhooks und Prozessintegration
- Unterstützung beim Rollout in weitere Fachbereiche
- Individuelle Weiterentwicklung bestehender Service Definitions
- Archiving-Szenarien und strukturierte Stilllegung von Workspaces
Optional übernehmen wir auch den laufenden Betrieb, die Betreuung und die Weiterentwicklung Ihrer Governance-Lösung im Rahmen unserer Managed Services.
Ihr Ansprechpartner
Melden Sie sich direkt bei Daniel Griener, Lead Delivery
