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Microsoft Viva: Was bietet die neue Plattform?

Microsoft Viva: Was Bietet die neue Plattform?

Microsoft positioniert sich am Markt mit einer wegweisenden Employee Experience Platform (EXP), welche sich an der fortschreitenden Digitalisierung und der Neuausrichtung des Marktes orientiert und speziell diese Anforderungen erfüllen soll. Aufbauend auf Microsoft Teams wird so eine Plattform geschaffen, die Kommunikation, Lernen, Wissen, Ressourcen und Insights in eine Erfahrungswelt integriert.


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Microsoft Viva Connections - Quelle: microsoft.com

Was ist Microsoft Viva?

Microsoft Viva ist die Reaktion des Technologieunternehmens auf eine stetig wachsende Nachfrage in Bezug auf eine integrierte Employee Experience. Diese neue Mitarbeitererfahrung soll in Microsoft Viva die Kommunikation, den Wohlfühlfaktor, den Wissens- und Lernzugang und Unternehmensprozesse vereinen und konsolidieren.

Neue Unternehmenswerte und Arbeitsweisen zollen der zunehmenden Digitalisierung ihren Tribut. Die wirtschaftlichen und gesellschaftspolitischen Entwicklungen fordern und fördern eine größtmögliche Einbindung der Belegschaft in die gelebte Unternehmenskultur. Diese neue Denkweise erfordert eine Lösung, die den Arbeitnehmer in den Mittelpunkt des Tagesgeschäfts stellt. Durch diese neue Unternehmensstrategie, die zumeist einen Change Management Prozess erfordert, wird die neue Arbeitsweise greifbarer und teilweise gläsern. Microsoft Viva hebt sich diesbezüglich von den bisher gängigen Employee Experience Platforms ab, da es erstmals keine fragmentierten oder komplexen Tools anbietet, sondern ein eigenständiges System innerhalb der Employee Experience. Microsoft Viva ist genau auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer abgestimmt und bietet eine völlig neue Anwendungserfahrung. Die persönliche und berufliche Wertschätzung und Entwicklung wird hierdurch bedeutsamer und bildet dies in einer visionären User-Experience ab. Durch die Zufriedenheitssteigerung und den erleichterten Workflow werden Fluktuationen im Unternehmen minimiert und somit der Unternehmenserfolg gestärkt. Die Arbeit mit einer fortschrittlichen Lösung wie Microsoft Viva fördert zudem die positive Sichtbarkeit im Innen- und Außenverhältnis maßgeblich.


Die vier Anwendungen in Microsoft Viva

Microsoft Viva vereint Usererfahrungen in den Bereichen Engagement, Lernen, Wohlbefinden und Wissen. Diese vier Grundpfeiler werden aufbauend auf Microsoft 365 und Microsoft Teams kombiniert, damit die Belegschaft im Tagesgeschäft bestmöglich gefördert und unterstützt wird. Microsoft Viva bietet ein flexibles und wachsendes System an, welches zu Beginn integrierte Lösungen bereitstellt, die Möglichkeit auf den Zugriff von Partner-Lösungen bietet und die Erweiterung der Plattform unterstützt. Bestehende Employee Experience-Applikationen werden in Microsoft Viva integriert und fügen sich leicht zugänglich in das System ein.

Folgende vier Säulen bilden Microsoft Viva:


Viva Insights

Microsoft Viva Insights

Die Digitalisierung lässt die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen. Homeoffice-Strategien lösen hybride Arbeitsmodelle ab und beschleunigen somit diesen Prozess und erfordern somit anpassbare Arbeitswelten. Diese neue Arbeitssituation wirkt sich auch auf das Wohlbefinden der Belegschaft aus. Aktuelle Studien zeigen auf, dass sich mindestens 30% der Arbeitnehmer überfordert und überanstrengt zeigen. Dieser negativen Entwicklung gilt es als Unternehmen entgegenzuwirken. Es müssen neue Arbeitsmodelle geschaffen werden, die eine gesunde Balance aus Arbeitswelt und dem Wohlfühlanspruch des Beschäftigten anbieten. Hier gilt es die richtigen Voraussetzungen zu schaffen und eine ausgewogene Unternehmenskultur zu garantieren. Viva Insights bietet hier den Problemlöser: Unternehmen und Einzelpersonen profitieren von Erkenntnissen und Empfehlungen. Datengestützte Einblicke helfen der Belegschaft Pausenzeiten zu nutzen, sich interne Blocker für zielgerichtetes Arbeiten einzurichten und gleichzeitig die Kommunikation und somit die Mitarbeiterbeziehungen zu stärken. Persönliche Einblicke sind nur für den Anwender sichtbar und somit entsteht keine Kontrollinstanz seitens der Führungsriege oder der IT-Abteilung. Alle nutzbaren Daten sind in Microsoft Viva umfassend geschützt. Informationen aus dem Mailverkehr, aus der Kalenderfunktion oder direkt aus Microsoft Teams enthalten keine identifizierbaren Text-, Anhang- oder Adressinformationen. Ist eine E-Mail als privat oder vertraulich gekennzeichnet, wird diese nicht verarbeitet und das interne Dashboard zeigt keine vertraulichen und persönlichen Daten an. Durch Viva Insights ist es somit Führungskräften möglich, einzelne Entwicklungen aus der Team- oder Organisationsebene zu erkennen und zu bewerten. Durch diese Informationen kann für angenehmere Arbeitsbedingung gesorgt werden. Diese wichtigen Informationen werden aus homogen definierten Einzelgrößen zu einer Gesamtgröße zusammengefasst und anonymisiert verwertet. Diese Vorgehensweise sichert die Privatsphäre der Belegschaft und Rückschlüsse auf einzelne Personen sind nicht auswertbar. Für eine aussagekräftige Datenanalyse benötigt Viva Insights eine Teammindestgröße von zehn Personen. Bestehende Unternehmensstrukturen werden von Viva Insights übernommen. Somit ist es möglich, LinkedIns Mitarbeiterbindungs-Plattform Glint anzubinden. Auch eine Integration von Tools wie Zoom und Slack sind jederzeit im Dashboard als öffentliche Vorschau verfügbar.


Live Webinar Microsoft Viva


Viva Topics

Microsoft Viva Topics

Viva Topics bietet nutzbares Wissen, ohne das der Mitarbeiter sich auf eine aktive Suche begeben muss. Erfahrungswerte zeigen auf, dass die Informationssuche den durchschnittlichen Mitarbeiter im Jahr etwa sieben Wochen Zeit kostet. Dieser Faktor erhöht sich bei neuen Mitarbeitern, die deutlich mehr Zeit für die Recherchearbeit benötigen. Bei dieser Thematik setzt Viva Topics auf menschliche Erfahrungswerte und künstliche Intelligenz (KI). Viva Topics zeigt Unternehmensinhalte und spezielles Fachwissen automatisiert auf und kann im Kundenverkehr, bei Projekten und Prozessen sowie bei dem Erlangen von Produktwissen genutzt werden. Automatisiert wird von Viva Topics eine Themenkarte angezeigt, die inhaltsbezogene Dokumente, Konversationen und Videos organisiert und auch den Kontakt zu Experten zulässt. Die Anwendung erfolgt in Microsoft 365 und Microsoft Teams. Viva Topics bietet somit die Möglichkeit das Unternehmenswissen für das Tagesgeschäft nutzbar zu machen – die genutzte Applikation muss bei diesem Vorgang nicht geschlossen werden. Nicht nur Informationen aus Microsoft 365 werden integriert, auch der Zugriff auf das Wissen von Drittanbietern wie Salesforce oder ServiceNow ist möglich. Als Add-on ist Viva Topics für die kommerzielle Nutzung innerhalb von Microsoft 365 verfügbar – vorerst aber nur für englischsprachige Inhalte.


Viva Learning

Microsoft Viva Learning

Viva Learning stellt einen zentralen Knotenpunkt dar, der das Lernen in Microsoft Teams ermöglicht. Inhalte werden durch künstliche Intelligenz (KI) empfohlen und zur passgenauen Zeit präsentiert. Durch dieses Feature kann ein Unternehmen eine eigene Lernphilosophie aufbauen und das Thema Weiterbildung zu einer selbstverständlichen und tragenden Säule aufbauen. In Viva Learning werden Trainingseinheiten und ganze Kurse angeboten, die der Mitarbeiter nutzen und auch empfehlen kann. Nicht nur Unternehmensinhalte werden in Viva Learning eingebunden, sondern die Einbeziehung von Microsoft Learn, Linkedin Learning oder Anbietern wie Skillsoft, Pluralsight, edX oder Coursera ist problemlos möglich. In der privaten Vorschau ist Viva Learning verfügbar und die Einführung für das Jahr 2021 geplant. Außerdem wird eine Verbindung zu Lernmanagementsystemen angeboten, die Saba, SAP SuccessFactors oder Cornerstone OnDemand integrieren.


Viva Connections

Microsoft Viva Connections

Nutzer von Microsoft Teams wird hier der eigentliche Einstiegspunkt am digitalen Arbeitsplatz angeboten. Am digitalen Arbeitsplatz können hier unternehmensseitige Informationen verwaltet werden. Dargestellt werden aktuelle Inhalte, Neuigkeiten, Unternehmensrichtlinien oder auch Leistungen des Arbeitgebers. Es ist möglich am Arbeitsplatz Communitys oder Lerngruppen beizutreten und sich mit diesen auszutauschen. Diese in Microsoft Teams integrierte App ist individuell anpassbar und auf den jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten. Die Verfügbarkeit für die Viva Connections App wird ab dem ersten Halbjahr 2021 vorhanden sein. Eine App für mobile Devices wird im 2. Halbjahr 2021 erwartet.


Fazit

Microsoft Viva präsentiert sich durchdacht und wegweisend. Als Unternehmensplattform bietet die Unternehmenssoftware eine völlig neue Employee Experience, die sich auf die Bedürfnisse und die Wertschätzung der Mitarbeiter einstellt. Durch den Digitalisierungsprozess werden einzelne Arbeitsplätze immer weiter fragmentiert, aber durch die gezielte Toolnutzung wird der Einzelplatz in das Unternehmen integriert und der Tagesablauf sinnvoll unterstützt.

Als offene und erweiterbare Plattform können Applikationen von Viva Partnern nahtlos integriert werden, was besonders bei bereits genutzten Tools einen entscheidenden Vorteil bietet. Ein Netzwerk aus globalen Partnern wird im Bereich Beratungsdienstleistungen die optimale Einbindung von bestehenden Investitionen im Bereich Employee Expercience unterstützen. Namhafte Dienstleistungspartner wie Accenture, EY, PwC und Avanade werden diesen Vorgang begleiten und für eine konsequente Zusammenführung mit Microsoft Viva sorgen. Microsoft Viva bietet eine Plattform, die die Zufriedenheit der Mitarbeiter berücksichtigt, für eine motivierte Belegschaft und somit auch eine gesunde Unternehmenskultur sorgt.

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Recap Webinar: Aus der Praxis – das müssen Sie bei der Einführung von Teams beachten

Recap Webinar: Aus der Praxis – das müssen Sie bei der Einführung von Teams beachten

– Die wichtigsten Takeaways –

Dieser Artikel erschien auch bei unserem Partner AvePoint.

 

Sie haben unser Webinar “Aus der Praxis - Das müssen Sie bei der Einführung von Microsoft Teams beachten” verpasst? Hier können Sie es sich kostenlos und On-Demand anschauen.


Microsoft Teams ist das mitunter beliebteste Werkzeug zur modernen Unternehmenskommunikation. Doch die Einführung und richtige Nutzung von Teams kann zu einer großen Herausforderung werden, vor allem wenn die Zeit drängt. Insbesondere die Vorbereitung der Mitarbeiter auf einen solchen Wandel, inklusive interner Kommunikation und strategischer Planung, hat einen großen Einfluss auf die spätere Akzeptanz und sollte gut geplant sein. In unserem Artikel erfahren Sie, was Sie bei der Einführung von Microsoft Teams beachten müssen, damit die Nutzung des Tools von Anfang an geordnet und kontrolliert verläuft.

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Voraussetzungen zur stressfreien Einführung von Microsoft Teams

Aktuell können Sie eine Microsoft Teams Freemium Version herunterladen, um Teams schnell und kostenlos in Ihrem Unternehmen einzuführen. Mit dem Customer Success Kit können Sie weitere Informationen sammeln, um den Start zu unterstützen.

Grundsätzlich sollten Sie sich aber, bevor Sie Ihr Migrationsprojekt angehen und in die Cloud wechseln, eine Strategie überlegen und ein paar Punkte beachten. Überlegen Sie sich, welchen Zweck diese Migration verfolgt und wie die Nutzung von Office 365 gestaltet werden soll. Im Rahmen einer Governance-Strategie ist einer der wichtigsten Punkte die Provisionierung: Wer darf Teams beantragen und erstellen bzw. wer darf bei Beantragung eines Teams die Erstellung freigeben?

Nicht nur der Prozess der Beantragung ist dabei wichtig, sondern auch die Usability. Denn wenn zu viele Teams erstellt werden, kann schnell Chaos entstehen und Ihre Mitarbeiter werden den Überblick verlieren. Vor lauter Teams werden sie nicht mehr wissen, in welchem Team was gepostet werden sollte, wo sie gesuchte Informationen finden können oder sie werden gar nicht mehr wissen, welche Teams es überhaupt gibt.

Um auch noch in Zukunft eine klare und geordnete Struktur zu haben, können Sie mit dem richtigen Lifecycle Management festlegen, wie lange ein Team bestehen soll und wann es gelöscht werden kann.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie an diese Punkte herangehen können.

Die Digital Journey der Manor AG

Jedes Unternehmen hat eigene Vorstellungen und Ansprüche an sein Intranet und die Gesamtheit des Digital Workplace und gerade mit einer grossen Belegschaft müssen viele Interessen vereinbart werden. Die Manor AG ist ein Paradebeispiel für die Bereitstellung einer modernen Arbeitsplattform, die sie mithilfe von AvePoint und innobit umsetzt.


Schon seit 2003 wurde SharePoint für Dokumentenmanagement und als Intranet genutzt. 2017 startete das Handelsunternehmen die Journey in die Cloud, zunächst für Emails und Collaboration (Zusammenarbeit). Erweitert wurde dies sukzessive mit der Integration von Umsystemen und einem Cloud Governance Konzept für die Provisionierung von SharePoint Sites. Anfang 2020 begann der Microsoft Teams Rollout – mit automatisierter Cloud Governance zur geregelten Verwaltung.

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Was bedeutet das konkret?

Cloud Governance beinhaltet für Manor durch die Vielfalt der Anwendungsfälle vor allem die Strukturierung und das Festlegen von Regelungen über Metadaten. So wird der Owner (Eigentümer) von einem Team laufend überprüft, um sicherzustellen, dass es immer einen Verantwortlichen für das Team gibt, selbst wenn ein Mitarbeiter die Abteilung oder Firma verlässt. Die Rollen und Befugnisse sind festgelegt, sodass beispielsweise Templates nur von IT-Verantwortlichen provisioniert werden können. Es ist klar definiert, welche Services genutzt werden können. Standardisierte Funktionalitäten machen die Anwendung aber auch die Verwaltung eingängiger.

Sollte nicht klar sein, welches Template für ein neues Team passend ist, kann ein Mitarbeiter über AvePoint My Hub direkt in Microsoft Teams eine Anfrage stellen, die über das intelligente System ausgewertet wird. Oft kann durch ein automatisiertes Verfahren der Mitarbeiter direkt zu seinem korrekten Team geleitet werden, ohne dass Mehraufwand für die IT-Abteilung entsteht.

Zudem werden neue Funktionen in Microsoft Teams oder auch neue Templates proaktiv auf einer Testumgebung geprüft, bevor sie für den laufenden Betrieb freigeschalten werden. Dies ist essenziell, um Verwirrung zu vermeiden und eine positive User Experience (UX) sicher zu stellen. Hinzu kommt eine moderne Oberfläche für eine intuitive Nutzung.

Das können andere Unternehmen von Manor lernen

Wenn es zu Intranet, Digital Workplace und vor allem Microsoft Teams kommt, sollten Sie die folgenden Punkte beachten, um langfristig Nutzen aus einem modernen Arbeitsumfeld zu ziehen.


Vielfalt an Funktionen ist ‘Fluch und Segen‘ zugleich

Oft ist das Ziel von digitalen Tools, Prozesse effizienter zu gestalten und das Leben von Mitarbeitern zu erleichtern. Die Möglichkeiten dafür sind nahezu unerschöpflich. Genau das ist der Knackpunkt: Nutzer sind oft überfordert, weswegen es imminent ist, die Digitalisierung im Unternehmen geplant und mit Voraussicht voran zu treiben.

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Prozesse definieren

Jeder mögliche Anwendungsfall in der Firma sollte hier berücksichtigt werden, um festzulegen, wie beispielsweise neue Teams oder auch Daten freigegeben werden. Sollte ein Manager ein neues Team aktiv bestätigen, bevor es provisioniert wird? Oder reicht ein automatischer Scan mit Alert an die IT?

Wie werden sensible Daten behandelt? Wie kann man externe Partner oder Lieferanten mit einbinden? Was passiert mit Daten und Teams, wenn sie nicht mehr aktiv genutzt werden?

Rollen & Verantwortlichkeiten

Es sollte klar sein, welche Befugnisse in welcher Rolle liegen und wer jeweils zuständig ist. Das ist im professionellen Umfeld keine neue Erkenntnis und doch wird dieser Punkt gerade in Bezug auf Microsoft Teams oft übersehen.

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Legen Sie Zuständigkeiten fest, um wichtige Themen voran zu treiben, z.B. Templates, Trainings, Change und Adoption, Verwaltung der Plattform sowie das Up-to-date-Bleiben mit neuen Funktionen.


Klassifizierung von Daten

Sensible Inhalte müssen geschützt werden und so sind auch in Microsoft Teams Security und Information Protection hochrelevant. Klassifizieren Sie Ihre Daten um sicherzustellen, dass diese adäquat behandelt werden. Wie und wo sollen welche Daten aufbewahrt werden? Wann werden sie gelöscht beziehungsweise archiviert? Was darf man extern teilen?

Auch Teams können nach einer ähnlichen Klassifizierung geordnet werden. Um eine Unterscheidung leichter zu machen, eignen sich Icons und Farbcodes, die den Typ des Teams (intern vs. extern; vertraulich; Projekt vs. Workspace) signalisieren.

Klarheit schaffen

Die besten Konzepte und Regelungen sind nichtig, wenn sie von den Betroffenen nicht wahrgenommen oder verstanden werden. Wir empfehlen daher eine offene Kommunikation, wenn möglich bereits in der Entwicklungsphase.

Stellen Sie klar, was angeboten wird und welche Tools für welche Zwecke zur Verfügung stehen. So vermeiden Sie Verwirrung und das Entstehen einer Schatten-IT (Drittanbietertools, die unkontrolliert in verschiedenen Teams eingesetzt werden). Entscheiden Sie ausserdem, ob beispielsweise nur Microsoft Standard Apps eingesetzt werden, oder ob auch persönliche Apps freigeschalten sind.

Haben Sie diese Punkte in Ihrer Governance-Strategie aufgestellt und umgesetzt, sind Sie vielen Firmen einen grossen Schritt voraus. Zugleich werden Sie und Ihre Mitarbeiter langfristig von einem aufgeräumten und geregelten Umfeld profitieren, in dem es Spass macht, zu arbeiten.

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Wie Sie Ihr IT-Team entlasten

Cloud Governance bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit Ihr Arbeitsumfeld zu strukturieren und zu ordnen, sondern etlastet gleichzeitig Ihr IT-Team.

Self Service Enablement

Mit der AvePoint Cloud Governance-Lösung haben Sie die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern innerhalb von Teams einen Request zur Verfügung zu stellen. Mithilfe von vorgegebenen Templates können Endbenutzer selber leicht Teams erstellen, wenn sie diese benötigen, jedoch erfolgt diese Erstellung innerhalb von Richtlinien, die Sie und Ihr Unternehmen festlegen. Durch einen Approval-Prozess bestimmen Sie, wann die IT eingreifen muss, um beispielsweise einen Request zu genehmigen. Indem Sie Ihren Endbenutzern so viel Verantwortung wie möglich übertragen, sparen Sie der IT viel Zeit und steigern damit ihre Effizienz.

Ongoing Governance

Um Teams immer aktuell und relevant zu halten, empfehlen wir Ihnen den Lebenszyklus eines Teams zu verwalten. Lassen Sie automatisch prüfen, ob die vorhandenen Mitglieder in einem Team noch aktive User sind oder ob beispielsweise Externe User, die nicht mehr am Projekt arbeiten, enthalten sind.

Managed Disposition und Backup

 Auch das Ende eines Teams kann automatisch eingeleitet werden. Dabei können Sie selber Regeln festlegen, wie beispielsweise: In einem Team wurde seit drei Monaten nichts mehr gepostet. In einem solchen Fall ist es wahrscheinlich, dass das Team nicht mehr verwendet wird. Das Ende des Teams kann entweder automatisch eingeleitet werden oder der Owner wird gefragt, ob das Team weiterhin benötigt wird. Dank eines Backups sind Sie abgesichert, wenn Sie nach Löschung des Teams feststellen, dass es wieder benötigt wird. 

Win-Win für IT und Enduser

Mit Cloud Governance entlasten Sie nicht nur Ihre IT, sondern auch Ihre Endbenutzer. Ihr IT Team hat weniger manuelle Tätigkeiten, wodurch es in seiner täglichen Arbeit weniger abgelenkt wird. Auch reduzieren Sie durch die Automatisierung das Fehler-Risiko und reduzieren zusätzlich die Verantwortung des IT-Teams.

Im Gegenzug steigern Sie durch Templates und einer einfachen Steuerung die Akzeptanz bei den Endusern. Durch die Automatisierung gewährleisten Sie schnellere Abläufe, was die Produktivität der Endbenutzer steigert.

So unterstützen AvePoint und innobit auf dem Weg zum Modern Workplace

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innobit & AvePoint Standard Teams Konfiguration

  • Vordefinierte Teams Templates und Self- Service Portal nach Best Practices
  • Cloud Governance 2 Monate kostenlos
  • Security & Compliance, Datenklassifizierung, Definitionen sind bei Design dabei
  • Life Cycle Management, Reporting & Auditing
  • Trainings und Einführung für IT Admins und Power Users/Champions
  • Fixpreis Angebot

Erfahren Sie mehr auf Anfrage bei michael.weiss@innobit.ch oder marketing_DE@avepoint.com.


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    Co-Autorin

    Emmanouela Kanakidou_avepoint_innobit partner

    Emmanouela Kanakidou

    Marketing Coordinator, AvePoint

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