Voraussetzungen zur stressfreien Einführung von Microsoft Teams

Aktuell können Sie eine Microsoft Teams Freemium Version herunterladen, um Teams schnell und kostenlos in Ihrem Unternehmen einzuführen. Mit dem Customer Success Kit können Sie weitere Informationen sammeln, um den Start zu unterstützen.

Grundsätzlich sollten Sie sich aber, bevor Sie Ihr Migrationsprojekt angehen und in die Cloud wechseln, eine Strategie überlegen und ein paar Punkte beachten. Überlegen Sie sich, welchen Zweck diese Migration verfolgt und wie die Nutzung von Office 365 gestaltet werden soll. Im Rahmen einer Governance-Strategie ist einer der wichtigsten Punkte die Provisionierung: Wer darf Teams beantragen und erstellen bzw. wer darf bei Beantragung eines Teams die Erstellung freigeben?

Nicht nur der Prozess der Beantragung ist dabei wichtig, sondern auch die Usability. Denn wenn zu viele Teams erstellt werden, kann schnell Chaos entstehen und Ihre Mitarbeiter werden den Überblick verlieren. Vor lauter Teams werden sie nicht mehr wissen, in welchem Team was gepostet werden sollte, wo sie gesuchte Informationen finden können oder sie werden gar nicht mehr wissen, welche Teams es überhaupt gibt.

Um auch noch in Zukunft eine klare und geordnete Struktur zu haben, können Sie mit dem richtigen Lifecycle Management festlegen, wie lange ein Team bestehen soll und wann es gelöscht werden kann.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie an diese Punkte herangehen können.

Die Digital Journey der Manor AG

Jedes Unternehmen hat eigene Vorstellungen und Ansprüche an sein Intranet und die Gesamtheit des Digital Workplace und gerade mit einer grossen Belegschaft müssen viele Interessen vereinbart werden. Die Manor AG ist ein Paradebeispiel für die Bereitstellung einer modernen Arbeitsplattform, die sie mithilfe von AvePoint und innobit umsetzt.

Schon seit 2003 wurde SharePoint für Dokumentenmanagement und als Intranet genutzt. 2017 startete das Handelsunternehmen die Journey in die Cloud, zunächst für Emails und Collaboration (Zusammenarbeit). Erweitert wurde dies sukzessive mit der Integration von Umsystemen und einem Cloud Governance Konzept für die Provisionierung von SharePoint Sites. Anfang 2020 begann der Microsoft Teams Rollout – mit automatisierter Cloud Governance zur geregelten Verwaltung.

Prozesse definieren

Jeder mögliche Anwendungsfall in der Firma sollte hier berücksichtigt werden, um festzulegen, wie beispielsweise neue Teams oder auch Daten freigegeben werden. Sollte ein Manager ein neues Team aktiv bestätigen, bevor es provisioniert wird? Oder reicht ein automatischer Scan mit Alert an die IT?

Wie werden sensible Daten behandelt? Wie kann man externe Partner oder Lieferanten mit einbinden? Was passiert mit Daten und Teams, wenn sie nicht mehr aktiv genutzt werden?

Rollen & Verantwortlichkeiten

Es sollte klar sein, welche Befugnisse in welcher Rolle liegen und wer jeweils zuständig ist. Das ist im professionellen Umfeld keine neue Erkenntnis und doch wird dieser Punkt gerade in Bezug auf Microsoft Teams oft übersehen.

Legen Sie Zuständigkeiten fest, um wichtige Themen voran zu treiben, z.B. Templates, Trainings, Change und Adoption, Verwaltung der Plattform sowie das Up-to-date-Bleiben mit neuen Funktionen.

Klassifizierung von Daten

Sensible Inhalte müssen geschützt werden und so sind auch in Microsoft Teams Security und Information Protection hochrelevant. Klassifizieren Sie Ihre Daten um sicherzustellen, dass diese adäquat behandelt werden. Wie und wo sollen welche Daten aufbewahrt werden? Wann werden sie gelöscht beziehungsweise archiviert? Was darf man extern teilen?

Auch Teams können nach einer ähnlichen Klassifizierung geordnet werden. Um eine Unterscheidung leichter zu machen, eignen sich Icons und Farbcodes, die den Typ des Teams (intern vs. extern; vertraulich; Projekt vs. Workspace) signalisieren.

Klarheit schaffen

Die besten Konzepte und Regelungen sind nichtig, wenn sie von den Betroffenen nicht wahrgenommen oder verstanden werden. Wir empfehlen daher eine offene Kommunikation, wenn möglich bereits in der Entwicklungsphase.

Stellen Sie klar, was angeboten wird und welche Tools für welche Zwecke zur Verfügung stehen. So vermeiden Sie Verwirrung und das Entstehen einer Schatten-IT (Drittanbietertools, die unkontrolliert in verschiedenen Teams eingesetzt werden). Entscheiden Sie ausserdem, ob beispielsweise nur Microsoft Standard Apps eingesetzt werden, oder ob auch persönliche Apps freigeschalten sind.

Haben Sie diese Punkte in Ihrer Governance-Strategie aufgestellt und umgesetzt, sind Sie vielen Firmen einen grossen Schritt voraus. Zugleich werden Sie und Ihre Mitarbeiter langfristig von einem aufgeräumten und geregelten Umfeld profitieren, in dem es Spass macht, zu arbeiten.

Wie Sie Ihr IT-Team entlasten

Cloud Governance bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit Ihr Arbeitsumfeld zu strukturieren und zu ordnen, sondern etlastet gleichzeitig Ihr IT-Team.

Self Service Enablement

Mit der AvePoint Cloud Governance-Lösung haben Sie die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern innerhalb von Teams einen Request zur Verfügung zu stellen. Mithilfe von vorgegebenen Templates können Endbenutzer selber leicht Teams erstellen, wenn sie diese benötigen, jedoch erfolgt diese Erstellung innerhalb von Richtlinien, die Sie und Ihr Unternehmen festlegen. Durch einen Approval-Prozess bestimmen Sie, wann die IT eingreifen muss, um beispielsweise einen Request zu genehmigen. Indem Sie Ihren Endbenutzern so viel Verantwortung wie möglich übertragen, sparen Sie der IT viel Zeit und steigern damit ihre Effizienz.

Ongoing Governance

Um Teams immer aktuell und relevant zu halten, empfehlen wir Ihnen den Lebenszyklus eines Teams zu verwalten. Lassen Sie automatisch prüfen, ob die vorhandenen Mitglieder in einem Team noch aktive User sind oder ob beispielsweise Externe User, die nicht mehr am Projekt arbeiten, enthalten sind.

Managed Disposition und Backup

 Auch das Ende eines Teams kann automatisch eingeleitet werden. Dabei können Sie selber Regeln festlegen, wie beispielsweise: In einem Team wurde seit drei Monaten nichts mehr gepostet. In einem solchen Fall ist es wahrscheinlich, dass das Team nicht mehr verwendet wird. Das Ende des Teams kann entweder automatisch eingeleitet werden oder der Owner wird gefragt, ob das Team weiterhin benötigt wird. Dank eines Backups sind Sie abgesichert, wenn Sie nach Löschung des Teams feststellen, dass es wieder benötigt wird. 

Win-Win für IT und Enduser

Mit Cloud Governance entlasten Sie nicht nur Ihre IT, sondern auch Ihre Endbenutzer. Ihr IT Team hat weniger manuelle Tätigkeiten, wodurch es in seiner täglichen Arbeit weniger abgelenkt wird. Auch reduzieren Sie durch die Automatisierung das Fehler-Risiko und reduzieren zusätzlich die Verantwortung des IT-Teams.

Im Gegenzug steigern Sie durch Templates und einer einfachen Steuerung die Akzeptanz bei den Endusern. Durch die Automatisierung gewährleisten Sie schnellere Abläufe, was die Produktivität der Endbenutzer steigert.

So unterstützen AvePoint und innobit auf dem Weg zum Modern Workplace

Co-Autorin

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