Gewusst? Strukturiertes Anlegen von Microsoft Teams

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben eine der informativsten Artikel-Serien zu Microsoft Teams in deutscher Sprache gefunden! Falls Sie nun eine simple Bulletpoint-Liste erwartet haben, werden Ihre Erwartungen noch übertroffen, denn ich stelle Ihnen viel tiefergehende Informationen zusammen.

 

Auf diese Themen können Sie sich in dieser mehrteiligen Serie über «Microsoft Teams» freuen:

In diesem dritten Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie die unternehmerischen Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams im Bereich vom strukturierten Erstellen von Microsoft Teams Arbeitsräumen realisieren können. 

 

Alle Teile dieser Serie finden Sie hier.

Warum eine Einführung von Microsoft Teams à la «FastAndFourios» aus meiner Sicht zu diversen Herausforderungen und schlussendlich zum Misslingen des nachhaltigen, erfolgreichen Einsatzes führen kann (und wird), können Sie hier lesen.
 

In diesem Blogbeitrag wollen wir uns vielmehr anschauen, wie das Unternehmen «Think&Act» an die Einführung von Microsoft Teams herangeht. Dabei tauchen Fragen auf, die sicher den meisten im Zusammenhang mit dieser Thematik bestens bekannt sind:

Wie kann ich aber als Unternehmen sicherstellen, dass ich nicht im Microsoft Teams Nirvana lande? Wie kann ich den Rollout von neuen virtuellen Teams bewusst steuern und dabei unternehmensrelevanten Regeln und Vorgaben von Governance und Compliance Richtlinien gerecht werden?
 

Wie bei ähnlich gelagerten Herausforderungen (u.a. dem Anlegen von SharePoint SiteCollections für die Zusammenarbeit) heissen die Zauberworte etwas technisch gesprochen «Self Service Dashboard», «Template Definition», «Request Form», «Provisioning», «Automation» und «Notifications».

Das Unternehmen «Think&Act» setzt hierfür auf einen Prozess, welcher von der Self Service Bestellung über die Genehmigung und die Erstellung alles Wichtige zusammenfasst. Der Anwender wird geführt, und muss sich nicht darum kümmern müssen, welches Template für seinen Anwendungsfall nun das Richtige ist. 

So erstellen Sie Microsoft Teams strukturiert & effizient

In der Praxis kann der Prozess dann so aussehen:


 

1. Self Service Portal für End-User

Der User startet das Self Service Portal. Dieses ist of prominent im Rahmen einer zentralen Landingpage (z. B. Intranet Startseite) in SharePoint eingebunden. Auf dem Portal hat der User die Möglichkeit, sich die verfügbaren Services anzuzeigen

Solche Services sind beispielsweise:

  • Projektraum bestellen (Collaboration Spaces zur Zusammenarbeit an einem Projekt)
  • Community Spaces bestellen (zum Informationsaustausch über ein bestimmtes Thema)

Die Services sind in einer verständlichen (nicht technischen) Sprache für den user aufgeführt und können ihm, bspw. abhängig von seiner Rolle, angezeigt werden.

2. Einfaches Antragsformular

Nach der Auswahl des gewünschten Services (z. B. das Bestellen eines “Projektraum”) wird der User durch ein Formular aufgefordert, die für den Service Request notwendigen Daten zu erfassen und auszuwählen. Für einen Projektraum kann dies bspw. Titel, Projektleiter, Projektmitglieder, Sicherheits-Klassifizierung und Projektart sein.

Sind alle notwendigen Daten erfasst, kann die Bestellung ausgelöst werden

3. Antragsgenehmigung

Je nach Situation und Bedarf ist eine Freigabe durch eine zentrale Stelle gewünscht. Diese wird über den Request informiert und kann die Details der Anfrage einsehen. Nach der Validierung wird die Anfrage durch die zentrale Stelle freigegeben oder abgeleht.

4. Automatisierte Teams-Erstellung

Ist die Anfrage freigegeben, wird automatisch, aufgrund der Service Definition und des Templates (nicht verpassen – in einem der nachfolgenden Artikeln erfahren Sie mehr zu diesem Thema) die Bestellung des virtuellen Arbeitsraumes ausgeführt. In Unserem Beispiel wird ein entsprechendes Microsoft Teams konfiguriert mit vordefinierten Einstellungen, Mitgliedern, Channels und Apps.

5. Benachrichtung des Bestellers

Wurde das automatisierte Erstellen des Microsoft Teams abgeschlossen, wird der Besteller (und ggf. weitere Personen) informiert, und der neue Projektraum kann genutzt werden.

 

Welche Vorteile ergeben sich für das Unternehmen “Think&Act” aus diesem Prozess? 

Es gibt gute Möglichkeiten, dem Microsoft Teams Nirvana entgegen zu wirken

Der oben gezeigte Prozess ist der richtige Schritt, um das Erstellen von Microsoft Teams zu steuern, und sowohl für den User als auch für die IT und schlussendlich das ganze Unternehmen die Hilfsmittel bereitzustellen, um sorgenfrei mit Microsoft Teams zu starten.
 

In folgenden Artikeln werden wir auf weitergehende Themen das Steuern des Lifecylces von Microsoft Teams, aber auch zu Themen wie Templates und Service Definitions und Service Portal, weiter eingehen. Sie sehen, es bleibt spannend!
 

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