# SmartGovernance365-Platform - Link: https://www.innobit.ch/smartgovernance365-platform/ - Published: 2026-08-03T06:57:09+00:00 - Author: Alexander Dietrich Modul Platform # Governance für Ihre gesamte Microsoft-365-Plattform – transparent, sicher und kosteneffizient Mit dem Modul **Platform** von **SmartGovernance365** schaffen Sie Klarheit darüber, wer auf welche Inhalte zugreifen kann, welche externen Personen Zugriff haben und wo Freigabelinks Sicherheits- oder Compliance-Risiken verursachen – und behalten zugleich Exchange, die Power Platform, Azure, Ihre Lizenzen und den Copilot-Einsatz im Blick. Auf Basis einer bewährten Audit- und Governance-Technologie und der Umsetzungskompetenz von innobit erhalten Sie strukturierte Auswertungen, klare Handlungsgrundlagen und gezielte Governance-Funktionen – vom ersten **Health Check** bis zu automatisierten Review-Prozessen. [ Beratung anfragen ](https://www.innobit.ch/smartgovernance365-platform/#gov_contact) ## Kennen Sie diese Herausforderungen? Zugriffe und Richtlinien in Microsoft 365 werden mit zunehmender Grösse oftmals unübersichtlich. Diese Situationen sehen wir in Projekten immer wieder: ### Unkontrollierte Berechtigungen Teams, Sites und OneDrive-Freigaben wachsen täglich – niemand weiss verlässlich, wer worauf zugreifen kann. ### Externe Zugriffe ohne Übersicht Gastkonten und Freigabelinks entstehen im Alltag schnell, werden aber selten überprüft oder wieder entfernt. ### Gewachsene Exchange-Strukturen Verwaiste Postfächer, alte Verteiler und unkontrollierte Weiterleitungsregeln sammeln sich über Jahre an. ### Schatten-IT in der Power Platform Apps und Flows aus den Fachbereichen laufen produktiv – ohne Inventar, klare Owner oder Kostenkontrolle. ### Steigende Lizenz- und Speicherkosten Ungenutzte Lizenzen, falsch zugewiesene Pläne und wachsender Speicher treiben die Kosten – oft unbemerkt. ### Copilot ohne saubere Grundlage KI macht Oversharing sichtbar: Ohne Governance tauchen vertrauliche Inhalte plötzlich in Copilot-Antworten auf. ### Was SmartGovernance365 Platform für Sie leistet Berechtigungen in Microsoft 365 wachsen oft unkontrolliert: Teams, SharePoint-Sites, externe Benutzer und Freigabelinks entstehen im Alltag schnell, werden aber selten systematisch überprüft. Dadurch entstehen Risiken für Sicherheit, Compliance und Nachvollziehbarkeit. Das Modul **Platform** hilft Ihnen, diese Risiken sichtbar und beherrschbar zu machen. Es verbindet Auswertung, Governance und Review-Prozesse in einem strukturierten Leistungsmodell. Dabei geht das Modul bewusst über SharePoint und Teams hinaus: Auch Exchange, die Power Platform, Entra ID und Azure, Ihre Lizenz- und Speicherkosten sowie der Copilot- Einsatz gehören zur Plattform-Governance, denn Wildwuchs folgt in allen Diensten derselben Dynamik.   **Das Modul unterstützt Sie dabei, folgende Fragen zu beantworten:**   * Wer hat heute Zugriff auf welche Workspaces, Sites und Inhalte? * Welche externen Benutzer sind in unserem Tenant aktiv? * Welche Freigabelinks bestehen und welche davon sind kritisch? * Wo gibt es Auffälligkeiten, veraltete Zugriffe oder unnötige Risiken? * Wie können Berechtigungen, Dienste und Kosten kontrollierter betrieben werden? ## Unsere Leistungen auf einen Blick Die Übersicht zeigt, wie die sechs Themenfelder in den drei Schritten abgedeckt werden – vom ersten Inventar über die Priorisierung bis zum dauerhaft governeten Betrieb. Themenfeld Schritt 1 Health Check & Inventarisierung Schritt 2 Auswertung & Priorisierung Schritt 3 Etablierung der Governance Berechtigungen, externe Zugriffe & Freigabelinks Berechtigungs- und Freigabe-Inventar über Teams, SharePoint und OneDrive Anonyme, veraltete und überprivilegierte Zugriffe bewertet und priorisiert Wiederkehrende Access Reviews und regelbasierte Bereinigung kritischer Freigaben Exchange & Kommunikation Inventar über Postfächer, Shared Mailboxes und Verteilerlisten Inaktive Postfächer, Weiterleitungsregeln und Delegierungen ausgewertet Bereinigungs- und Archivierungsregeln, laufende Überwachung Entra ID & Azure App-Registrierungen, Enterprise Applications und Rollen erfasst Privilegierte Zugriffe, inaktive Konten und ungenutzte Berechtigungen bewertet Gast-Lifecycle von der Einladung bis zur Deaktivierung Power Platform & Automatisierung Inventar über Power Apps, Flows und Umgebungen Owner, Konnektoren, Datenflüsse und Kosten transparent aufschlüsseln Owner-Zuweisung, Umgebungsrichtlinien und Bereinigung verwaister Apps Lizenzen, Speicher & Kosten Lizenz- und Speicherbestand je Dienst, Site, Team und Postfach Ungenutzte und falsch zugewiesene Lizenzen, Kostentreiber und Quick Wins Kontinuierliche Überwachung mit Schwellenwerten statt Einmalanalyse Copilot & KI-Governance Copilot-Readiness-Check: Oversharing und kritische Inhalte vor dem Rollout Copilot-Nutzung, Lizenzen und Adoption ausgewertet Regeln für Agents und KI-gestützte Workflows, laufende Reviews [ Beratung anfragen ](https://www.innobit.ch/smartgovernance365-platform/#gov_contact) ### Sechs Themenfelder für Platform Governance Das Modul Platform betrachtet Ihren Tenant als Ganzes. Je nach Ausgangslage und Zielbild vertiefen wir die Themenfelder, die für Sie den grössten Hebel haben:   * **Berechtigungen & Freigaben:** Wer hat Zugriff worauf – intern wie extern, inklusive aller Freigabelinks. * **Exchange & Kommunikation:** Postfächer, Verteiler und Weiterleitungen transparent und aufgeräumt. * **Entra ID & Azure:** App-Registrierungen, privilegierte Rollen und Gast-Lifecycle im Griff. * **Power Platform:** Apps, Flows und Umgebungen inventarisiert – Schatten-IT wird steuerbar. * **Lizenzen, Speicher & Kosten:** Kostentreiber erkennen und kontinuierlich überwachen. * **Copilot & KI-Governance:** Die Plattform bereit machen für den sicheren Einsatz von KI. Berechtigungen, externe Zugriffe & Freigabelinks Der Kern des Moduls: vollständige Transparenz darüber, wer in Ihrem Tenant worauf zugreifen kann. Strukturierte Auswertungen zeigen Berechtigungen über Teams, SharePoint- Sites und OneDrive hinweg – inklusive aller externen Benutzer und Freigabelinks. ### Typische Auswertungen & Funktionen * Berechtigungsübersicht über Teams, SharePoint und OneDrive hinweg * Inventar aller externen Benutzer und ihrer Zugriffe * Auswertung aller Freigabelinks – inklusive anonymer und organisationsweiter Links * Identifikation veralteter, verwaister oder überprivilegierter Zugriffe * Wiederkehrende Access Reviews mit den Verantwortlichen * Regelbasierte Bereinigung kritischer Freigaben ### Ihr Nutzen * Klare Antwort auf die Frage «Wer hat Zugriff worauf?» * Kontrollierte externe Zusammenarbeit statt Blindflug * Reduziertes Risiko durch anonyme und veraltete Links * Belastbare Grundlage für Audits und Zertifizierungen Exchange & Kommunikation Platform Governance endet nicht bei Dokumenten: Auch Postfächer, Verteiler und Regeln wachsen über Jahre – und werden selten systematisch aufgeräumt. ### Typische Auswertungen & Funktionen * Inventar über Postfächer, Shared Mailboxes und Verteilerlisten * Identifikation inaktiver oder verwaister Postfächer * Auswertung von Weiterleitungsregeln und Delegierungen * Transparenz über Postfachgrössen und Archivnutzung ### Ihr Nutzen * Aufgeräumte, nachvollziehbare Kommunikationsstrukturen * Weniger Sicherheitsrisiken durch unkontrollierte Weiterleitungen * Direkte Grundlage für Lizenz- und Speicheroptimierung Entra ID & Azure Identitäten, Rollen und App-Registrierungen bestimmen, was in Ihrem Tenant möglich ist – und bleiben ohne Governance oft jahrelang unbeobachtet. ### Typische Auswertungen & Funktionen * Übersicht über App-Registrierungen und Enterprise Applications inklusive Berechtigungen * Auswertung privilegierter Rollen und administrativer Zugriffe * Lifecycle für Gastkonten: von der Einladung bis zur Deaktivierung * Transparenz über inaktive Konten und ungenutzte Zugriffe ### Ihr Nutzen * Kontrollierte App-Landschaft statt unbemerkter Dauerberechtigungen * Sauberer Gast-Lifecycle über den gesamten Tenant * Reduzierte Angriffsfläche Ihrer Umgebung Power Platform & Automatisierung Power Apps, Flows und Bots entstehen im Fachbereich – schnell, nützlich und oft ausserhalb jeder Übersicht. Governance macht aus Schatten-IT einen steuerbaren Innovationskanal. ### Typische Auswertungen & Funktionen * Vollständiges Inventar über Power Apps, Flows und Umgebungen * Transparenz über Owner, verwendete Connectors und Datenflüsse * Identifikation verwaister oder fehlerhafter Apps und Flows * Auswertung von Premium-Lizenzen und Verbrauchskosten ### Ihr Nutzen * Schatten-IT wird sichtbar und steuerbar * Business-kritische Apps erhalten klare Verantwortlichkeiten * Kostenkontrolle bei Premium-Funktionen und Verbrauchsmodellen Lizenzen, Speicher & Kosten Microsoft-365-Kosten wachsen schleichend: ungenutzte Lizenzen, falsch zugewiesene Pläne und stetig wachsender Speicher summieren sich Jahr für Jahr. ### Typische Auswertungen & Funktionen * Auswertung ungenutzter und falsch zugewiesener Lizenzen * Transparenz über Speicherverbrauch je Site, Team und Postfach * Kostenreports für Stakeholder und Einkauf * Kontinuierliche Überwachung mit Schwellenwerten statt Einmalanalyse ### Ihr Nutzen * Erfahrungsgemäss deutliches Einsparpotenzial bei Lizenz- und Speicherkosten * Belastbare Zahlen für Budget- und Vertragsverhandlungen * Kostenbewusstsein als fester Bestandteil des Betriebs Copilot & KI-Governance Copilot macht Governance-Lücken sichtbar: Was zu breit freigegeben ist, taucht plötzlich in KI-Antworten auf. Wer KI produktiv nutzen will, braucht eine saubere Plattform. ### Typische Auswertungen & Funktionen * Copilot-Readiness-Check: Oversharing und kritische Inhalte vor dem Rollout identifizieren * Transparenz über Copilot-Nutzung und -Lizenzen * Governance für Agents und KI-gestützte Workflows * Adoption-Auswertungen für einen wirksamen Rollout ### Ihr Nutzen * Sicherer Copilot-Einsatz ohne ungewollte Datenabflüsse * KI-Investitionen, die messbar genutzt werden * Klare Regeln für Agents von Anfang an ## Ein klarer Weg zu mehr Kontrolle über Ihre Plattform SmartGovernance365 Platform ist darauf ausgelegt, Transparenz nicht als Einmalaktion, sondern als dauerhaften Prozess zu etablieren. ### 1. Health Check & Inventar Wir verbinden die Audit-Technologie mit Ihrem Tenant und erstellen ein vollständiges Inventar über alle relevanten Dienste. ### 2. Auswertung & Priorisierung Strukturierte Reports zeigen Risiken, Auffälligkeiten und Quick Wins – als klare Handlungsgrundlage für IT und Management. ### 3. Etablierung der Governance Richtlinien, Review-Prozesse und Automatisierungen sorgen dafür, dass Transparenz kein einmaliges Projekt bleibt. ### Der einfachste Einstieg: der Platform Health Check Sie möchten wissen, wo Ihre Umgebung heute steht? Mit dem Platform Health Check erhalten Sie in kurzer Zeit eine fundierte Standortbestimmung: ein Inventar Ihrer Plattform, die wichtigsten Risiken und Auffälligkeiten sowie konkrete Empfehlungen für die nächsten Schritte. Die Ergebnisse besprechen wir gemeinsam – verständlich aufbereitet für IT und Entscheidungsträger. Danach entscheiden Sie, welche Themenfelder Sie vertiefen möchten. Der Health Check eignet sich auch als Vorbereitung für einen geplanten Copilot-Rollout oder ein anstehendes Audit. ### Unsere massgeschneiderte Lösung ### SmartTenant365 Der Platform Health Check basiert auf SmartTenant365, unserem umfassenden Microsoft- 365-Tenant-Health-Check. Wir analysieren Konfiguration, Identitäten, Domänen, Lizenzen und Sicherheitseinstellungen Ihres Tenants, dokumentieren die Ergebnisse nachvollziehbar und besprechen die Empfehlungen gemeinsam mit Ihnen. So erhalten Sie eine belastbare Standortbestimmung und entscheiden anschliessend, welche Themenfelder des Moduls Platform Sie vertiefen möchten. [ Zum Tenant Health Check ](https://www.innobit.ch/it-loesungen/smarttenant365/) ## Was das Modul Platform im Ergebnis leistet Aus einzelnen Auswertungen entsteht ein dauerhaft steuerbarer Betrieb. ### Volle Transparenz Ein zentrales Bild über Berechtigungen, Zugriffe, Dienste und Kosten – statt verstreuter Admin-Center. ### Sicherheit & Compliance Risiken werden sichtbar, Reviews werden Routine, Audits verlieren ihren Schrecken. ### Kosten im Griff Lizenz- und Speicherkosten werden kontinuierlich überwacht statt jährlich geschätzt. ### Bereit für Copilot & KI Eine sauber governete Plattform ist die Voraussetzung für den sicheren Einsatz von KI. ## Häufige Fragen ## Antworten auf häufige Fragen zum Modul Collaboration Von Voraussetzungen über Regionen bis zur Übernahme bestehender Workspaces – die wichtigsten Punkte im Überblick. Was ist der Platform Health Check und wie schnell liegen Ergebnisse vor? Der Health Check verbindet eine bewährte Audit-Technologie mit Ihrem Tenant und liefert innert kurzer Zeit ein Inventar inklusive Risikoübersicht. Die Ergebnisse besprechen wir gemeinsam und leiten konkrete nächste Schritte ab. Welche Microsoft-365-Dienste werden ausgewertet? Neben SharePoint, Teams und OneDrive auch Exchange, Entra ID, die Power Platform sowie Lizenzen, Speicher und die Copilot-Nutzung. Der konkrete Umfang richtet sich nach Ihrem Zielbild. Brauchen wir dafür zusätzliche Software auf unseren Geräten? Nein. Die Auswertung erfolgt über eine cloudbasierte Technologie, die über definierte Berechtigungen mit Ihrem Tenant verbunden wird. Einrichtung und Berechtigungskonzept begleiten wir. Wie geht es nach der Analyse weiter? Je nach Handlungsbedarf etablieren wir Review-Prozesse, Richtlinien und Automatisierungen– und kombinieren das Modul bei Bedarf mit den Modulen Collaboration und Content Governance. ## Ihr Ansprechpartner Melden Sie sich direkt bei Sven Differt, Lead Architect  ![Sven Differt - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/2024/10/Sven- Differt-innobit-ag-800x1067-1.jpg) Sven Differt Wir freuen uns auf Ihren Anruf! * [ sven.differt@innobit.ch ](https://www.innobit.ch/smartgovernance365-platform/sven.differt@innobit.ch) * [ +41 61 695 98 00 ](https://www.innobit.ch/smartgovernance365-platform/+41%2061%20695%2098%2000) Vorname* Nachname* Telefon* Email* Ihre Nachricht Ja, ich habe die Hinweise zum Datenschutz zur Kenntnis genommen. 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