Auf einen Blick: So funktionieren Remote TeamWork, Home Office & mobiles Arbeiten

– Konzepte, Tipps & Infos –

Es gibt viele Gründe, warum Home Office und Remote Teamwork immer häufiger nachgefragt aber auch notwendig werden. In aktuell anspruchsvollen Zeiten mit COVID-19 stehen unsere Gesellschaft, die Wirtschaft, öffentliche Einrichtungen, Behörden und Schulen vor nie dagewesenen Herausforderungen.

Für viele Arbeitgeber geht es darum, trotz massiver Einschränkungen weiterhin am wirtschaftlichen Leben teilzunehmen, und die notwendigen Limitationen bestmöglich zu adaptieren. Das Arbeiten von zu Hause aus schafft eine starke Erleichterung und bietet die Chance, einen (einigermassen) normalen Arbeitsalltag aufrecht zu halten. Die Arbeit vom Home Office aus zu ermöglichen, wird für viele Organisationen eine kurzfristige Notwendigkeit.

Für die Erledigung diverser Arbeiten, sei es im Team oder alleine, wird keine physische Anwesenheit am Arbeitsplatz benötigt und die Infrastruktur für Remote Work steht schnell und einfach bereit!

Diverse Arbeiten können dank der Digitalisierung direkt von verschiedenen Endgeräten (Laptop, Tablet, Smartphone etc.) aus, zeit- und ortsunabhängig, durchgeführt werden.

Home Office Remote Office Mobile Working_innobit

Hier einige Beispiele, die von zuhause aus erledigt werden können:

  • Erfassen und Bearbeiten von Informationen
  • Bedienen von Fachapplikation (z. B. ERP, Finanzbuchhaltung, HR)
  • Durchführen von Meetings und Workshops (z. B. im Rahmen von Projekten und Organisationseinheiten)
  • Zusammenarbeit an Inhalten (Dokumente, Offerte, Präsenationen)
  • Online Socializing und informeller Austausch

Die Liste kann fast endlos erweitert werden – so lange sich die physischen Komponenten digitalisieren lassen oder digital steuerbar sind 😉.

Dieser Artikel ordnet verschiedene Arbeitsweisen im Home Office ein und soll Ihnen Aufschluss darüber geben, wie Sie sich organisieren können. Am Ende habe ich ein paar Links mit Tipps und weiteren Informationen zusammengestellt.

Direkt zu den Kapiteln:

  1. Remote Work (ich)
  2. Remote Teamwork (wir)
  3. Was, wenn es schnell gehen muss? (Speed)
  4. Tipps für erfolgreiches Remote Teamwork (FastTrack)
  5. Soziale Komponenten
  6. Aktuell: Kostenloses Consulting & schnelle Umsetzung einer Home Office Infrastruktur
  7. Weiterführende Links

Home Office Person ichRemote Work (ich)

Das mobile Arbeiten kann schnell bereitgestellt werden, die Voraussetzungen sind kleiner denn je. Was brauchen Sie dafür?

  • Ein Arbeitsgerät (PC, Laptop oder Tablet)
    • Tipp: Mit einem Touch-Bildschirm und einer eingebauten Videokamera macht es noch mehr Spass. So können sie bspw. an Online-Workshops gemeinsam Lösungen gestalten und auf dem Whiteboard schreiben, und haben einen persönlichen Touch dank der Videokamera.
  • Internetzugang
  • Einfacher Zugriff zu den zentralen Anwendungen (Software und Systemen) und Daten
  • Zuspruch von Arbeitgeber & Arbeitnehmer
  • Für das reine Konsumieren von Informationen reicht auch ein Smartphone

Wenn Sie mit speziellen Portalen und Applikationen arbeiten, kann auch hier der Zugriff zum Beispiel über oneklick gewährleistet werden. Von der Arbeitsweise her ändert sich nicht viel: Die Fachkenntnisse zu den einzelnen Anwendungen sind bereits vorhanden; diese bleiben gleich wie bei der Arbeit vor Ort im Geschäft.

Alles nicht ganz neu, und für einige seit Jahren (oder gar Jahrzehnten) ganz normal. Viele moderne Unternehmen erlauben und unterstützen das Home Office. Ein paar gute Hinweise, wie das Arbeiten im Home Office noch besser gelingt, finden sie in diesem NZZ Artikel.

Zusammenarbeit innobitRemote Teamwork (wir)

Neben der persönlichen Arbeit gibt es auch die virtuelle Zusammenarbeit in Teams (z. B. im Rahmen von Projekten, Arbeitsgruppen, Event-Vorbereitungen, Meetings). Auch dieses Modell ist nicht ganz neu. Die Technologien dafür haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und ermöglichen eine sehr gute Zusammenarbeit rein online-basiert mit verschiedenen Endgeräten.

Eine Herausforderung ergibt sich hier jedoch, selbst wenn Sie über alle Infrastruktur verfügen: wie bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich abzusprechen und gemeinsam zu arbeiten, auch wenn Sie sich nicht physisch sehen? Wie stellen Sie sicher, dass Absprachen eingehalten wurden? Kurz, wie halten Sie Ihr Team an verschiedenen Standorten weiterhin zusammen?

Verteilte Zusammenarbeit mit SCRUM

Im Rahmen von Softwareprojekten ist die verteilte Zusammenarbeit schon länger gefragt, da Fachspezialisten im Ausland oftmals besser verfügbar und günstiger sind. In der Softwareentwicklung werden oft die Regeln von SCRUM angewendet bzw. adaptiert. Dabei wird das Augenmerk auf verschiedene Artefakte und Ab-/Aussprachen gelegt, wie die Daily Meetings, kurze Sprints und das zentrale Backlog mit den priorisierten Anforderungen.

SCRUM Prozesse_innobit_uebersicht

Und das ist ein zentraler Punkt: Im Gegensatz zum “Einzel-Sport” (ich), wo jeder für sich mit seinen Systemen und Werkzeugen arbeitet, braucht es beim “Team-Sport” (wir) ein gemeinsames Verständnis, Toolset, Vorgehen und Regelwerk, um effizient die Ziele zu erreichen.

Nehmen wir die Analogie mit dem Fussball: Haben wir eine Mannschaft mit 11 perfekten Einzelkönnern und Stars (“ich-Sportler”), heisst das noch lange nicht, dass diese im Team erfolgreich sind.

Dazu braucht es weit mehr als Skills des einzelnen Spielers. Es braucht…

  • Einen Trainer, welcher die gemeinsame Taktik und die Strategie vorgibt
  • Regelmässiges Training und Disziplin
  • Einen starken Mannschaftskapitän und Coach auf dem Feld, welcher die Spieler unterstützt und die Umsetzung sicherstellt
  • Jeden einzelnen Spieler, welcher sich an die Vorgaben bzw. Absprachen hält

Das hört sich nun alles sehr streng und geregelt an. Aber glauben Sie mir: Sobald man die ersten Schritte gemacht hat und die dadurch gewonne Klarheit und Effizienz sieht, wird es zum natürlich Ablauf und macht richtig Spass!

Wollen Sie also ein Remote Teamwork erfolgreich machen, brauchen sie diese und weitere Komponenten. Die Erfolgsfaktoren aber auch warum Teams scheitern, finden Sie in diesem Artikel.

Generell empfehlen wir bei Unternehmen ab einer Grösse von ca. 100 Mitarbeitern vor der flächendeckenden Einführung mit einem gecoachten Microsoft Teams Pilottest (verschiedene “echte” Teams mit gemeinsamen Projekten oder Arbeitsgruppe) zu starten, Erfahrungen zu sammeln, IT Governance zu etablieren und von Best Practices zu profitieren.

icon Zeit innobitWas, wenn die Home Office Struktur kurzfristig & schnell eingerichtet werden muss? (Speed)

Wir empfehlen auch in diesem Fall – und trotz eines dringenden Bedürfnisses – nicht kopflos in das Abenteuer Home Office mit z.B. Microsoft Teams zu starten. Die Komplexität ist nicht zu unterschätzen und es ist niemandem geholfen, wenn jeder einzelne zuhause im Chaos versinkt.

Einige grundsätzliche Dinge können innerhalb von wenigen Tagen sichergestellt werden und helfen, nachhaltig erfolgreich zu sein. Schliesslich werden Sie diese Infrastruktur langfristig nutzen wollen, auch wenn Sie aus aktuellem Anlass imminent eine Lösung benötigen.

Tipps für erfolgreiches Remote Teamwork mit Microsoft Teams (Fast Track)

Das sollte gewährleistet sein

Link mit Informationen

Jedes Teammitglied (Mitarbeiter) hat mind. Basiskenntnisse zu Microsoft TeamsEndbenutzer Schulungen für Microsoft Teams
Die IT / Governance hat den Prozess für das Anlegen von Teams definiert. Die zentralen Grundeinstellungen zu Microsoft Teams sind vorgängig gesetzt und man ist sich deren Konsequenzen bewusst.IT Governance – Why and How am Beispiel von Intranet und Collaboration

Lösung für Teamwork Governance

Jedes virtuelle Team hat einen Kapitän & Coach, mit Expertise in der Teamarbeit auf Basis von Microsoft Teams, welche die Teamarbeit unterstützt und moderiert. Dieser kennt die optimalen Abläufe und bringt so das Team weiter.Lesen Sie demnächst in einem unserer nächsten Blog-Artikel über Good Practices bei der Arbeit mit Microsoft Teams. Abonnieren sie unsere Blog-Serie und bekommen so automatisch eine Benachrichtigung, wenn der Artikel erscheint.
All In! Nutzen Sie für die Kommunikation und Zusammenarbeit in diesem Kontext NUR noch Microsoft Teams und keine Emails mehr.

Per4sonen innobitSoziale Komponenten

Da die soziale Komponente verständlicherweise bei Online Meetings und Online Teamwork nicht vergleichbar ist wie bei physischen Treffen (dafür aber womöglich die Effizienz höher 😉), folgender Tipp:

Schalten Sie die Videokamera unbedingt ein. Es gibt dem Meeting den persönlichen Touch, man sieht seine Kollegen und deren Emotionen und das Online Meeting kommt dem realen Meeting noch ein gutes Stück näher. Auch online zusammen die Kaffee-Pause abhalten, wenn man sich physisch nicht treffen kann, ist durchaus eine Alternative. Probieren Sie es aus!

Das Einschalten der eigenen Kamera, auch bei 1:1 Call führt meistens (ungefragt) dazu, dass das Gegenüber auch seine Kamera aktiviert. Machen Sie den ersten Schritt!

Success Stories innobitAktuell: Kostenloses Consulting & schnelle Umsetzung einer Home Office Infrastruktur

Ich hoffe, dass die Informationen in diesem Artikel hilfreich für Sie sind. Mir ist jedoch auch bewusst, dass es für viele Unternehmen nicht einfach ist, sich schnell in der aktuellen Situation umzustellen und zurecht zu finden. Scheuen Sie sich daher nicht, in Kontakt zu treten und so viel Unterstützung in Anspruch zu nehmen, wie Sie bekommen können.

Brauchen Sie Starthilfe? Profitieren Sie von unseren langjährigen Erfahrungen im Home Office, die wir sowohl in unserer eigenen Arbeitsweise als auch gemeinsam mit Kunden gesammelt haben.

Um Sie zu unterstützen, bieten wir aktuell kostenloses Consulting an. Ausserdem stellen wir Lösungen bereit, um Ihre Fachapplikationen (wie ERM, CRM, SAP, Salesforce etc.) von zuhause aus abrufen zu können und helfen Ihnen mit Zusammenarbeit in Microsoft Teams. Besuchen Sie unsere Home-Office-Now Seite  mit weiteren Details.

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