# Prozessautomatisierung bei der Bell Food Group mit Nintex Workflow & Forms in SharePoint

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- Published: 2024-10-04T09:09:17+00:00
- Author: innobit

# Prozessautomatisierung bei der Bell Food Group mit Nintex Workflow & Forms in SharePoint

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren.
Eine davon ist die Prozessautomatisierung mit Nintex Workflow oder Nintex Forms 
in SharePoint. Wir haben bei der Bell Food Group die in SharePoint automatisierten
Prozesse analysiert, diese standardisiert und systemübergreifend optimiert.

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## Über den Kunden

Die Bell Food Group AG, mit dem Sitz in Basel wurde 1969 gegründet. Als Schweizer
Marktführer im Bereich der Verarbeitung von Fleisch und Convenience Food beschäftigt
die Bell Food Group AG an 64 Standorten in 15 europäischen Ländern ca. 12.000 Mitarbeitende.
Seit 2022 ist die Gruppe aufgeteilt in die Geschäftsbereiche Bell Schweiz, Bell 
International, Eisberg, Hilcona, Hügli sowie die Bereiche Finanzen/Services.

##  Das Projekt

Die Firma Bell Food Group hat uns beauftragt, ihre, in SharePoint automatisierten
Prozesse zu analysieren, zu standardisieren und systemübergreifend zu optimieren.
Neben der Optimierung der vorhandenen Prozesse sollen auch neue Prozesse in SharePoint
2013 mit Nintex Workflow & Forms neu umgesetzt und automatisiert werden. Die Lizenzierung
der Nintex Produkte wurde durch Bell abgedeckt. Bereits im Vorfeld wurden durch 
die Bell Food Group einige Anforderungen definiert, die anschliessend gemeinsam 
mit dem Kunden besprochen wurden.

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## Umgesetzte Anwendungsfälle und Lösungen

Innerhalb der vorhandenen SharePoint Umgebung der Bell Food Group sind in den letzten
Jahren einige Prozesse implementiert worden, welche die verschiedensten Anwendungsfälle
abdecken. Zusätzlich wurden neue Anforderungen in neuen oder bestehenden Workflows
umgesetzt. Einige der Anwendungsfälle oder Lösungen sind im Folgenden aufgeführt:

 

 * **Rechnungsstellung mittels Vorlagen:**
   Mitarbeiter können Rechnung einreichen
   oder Gutschriften erfassen. Über einen Genehmigungsprozess werden diese Rechnungen
   auf Plausibilität hin überprüft. Das Rechnungswesen kann aus diesen manuell eingereichten
   Rechnungen automatisch, digitale gebündelte Rechnungen erstellen und mit den 
   Belegen ablegen sowie ausducken. Weitere Anforderung, die in dieser Lösung umgesetzt
   wurden, sind:
       * Kontierung mittels vordefinierter Geschäftsfälle
       * Automatische Berechnung von Totalen und Mehrwertsteuern
       * Automatische Übersetzung / Faktura-Erstellung in mehreren Sprachen

 

 * **Beschaffung:**
   Unterstützung bei der Bell Food Group internen Beschaffung durch
   den Aufbau von Beschaffungsanträgen (verschiedene SharePoint Listen mit eigenen
   Nintex Forms) sowie der Automatisierung des Prozesses und Einbindung des Einkaufs
   zur Prüfung der Anträge.

 

 * **Verwaltung von Pendenzen:**
   Diese Lösung ermöglicht es den Mitarbeitern ihre
   Pendenzen zu verwalten. Mithilfe von Workflows können die zuständigen Mitarbeiter
   und Supporter die gewünschten Fristen zur Fertigstellung einhalten. Dabei werden
   verschiedene E-Mails versendet und Prozessschritte automatisiert verarbeitet (
   beispielsweise eine neue Frist beantragt oder bewilligt).

 

 * **Weitere Anwendungsfälle:**
    - Erinnerungsfunktion für die Veröffentlichung von Qualitäts- und Produktdokumente
      vor der Einführung.
    - Erfassung von Nutzerdaten: Personendaten wie Telefon, E-Mail-Adresse können
      über ein benutzerfreundliches Formular aufgenommen und verwaltet werden
    - Bearbeitung, Auswahl und Übernahme von relevanten Kundendaten (SAP-Stammdaten)

 

Die Zusammenarbeit mit der Firma Bell Food Group in unterschiedlichen Projekten 
mit verschiedenen Personen, macht den Job interessant und sympathisch. Wir geniessen
viel Vertrauen für Ideen und Vorschläge.

Daniel Griener

Senior Consultant, innobit ag

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Nintex Workflow & Nintex Forms

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