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Collaboration Mit SharePoint Online Modern TeamSites

Zusammenarbeit in moderner User Experience

Am Beginn des Projektes stand der Wunsch dieses Kunden, basierend auf der Office 365 Suite den Bereich Collaboration für Mitarbeiter digital bereitzustellen und erfolgreich einzuführen. 


Das Ziel war eine einfache und flexible Lösung, welche es Mitarbeitern ermöglicht, selbst virtuelle Räume für die Zusammenarbeit (Projekte, Arbeitsgruppen) strukturiert und kontrolliert zu erstellen und so die IT-Interaktionen zu minimieren.  Gleichzeitig sollte die Lösung so konzipiert sein, dass sie auch für zukünftige Entwicklungen (z.B. Einsatz von Microsoft Teams für Collaboration) optimiert und leicht anpassbar ist. 

Projekt_Ausgangslage

Ausgangslage

  • Unzureichende Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit
  • Wunsch nach Flexibilität und Unabhängigkeit der Mitarbeiter
  • Gleichzeitig Wunsch nach minimalem IT-Aufwand
Lösung_Solution

​Lösung

  • Ein automatisiertes Self-Service Portal, das die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens steigert
  • Integrative Umsetzung durch das Einbeziehen aller involvierten Abteilungen
  • Governance: Klare Festlegung von Prozessen & Lifecycle
Technologien_technology

​Technologien

MEILENSTEINE DES PROJEKTS

Fust-Meilensteine-innobit

Den Schwerpunkt der Lösung bilden die folgenden Bereiche

  • PnP-Template für die Definition der Struktur & Elemente einer SharePoint Modern Seite
  • Startseite (zusätzlich: Projektbeschreibung, Projektstatus, Projektleiter, stellv. Projektleiter)
  • Dokumentenbibliothek (mit automatisch angelegter Ordnerstruktur und Dokumenten-Templates)
  • Integration von Planner & Projekt-Status-Liste
  • Definition des Lifecycle (nach 1 Jahr wird nachgefragt, ob die SharePoint-Seite noch genutzt wird oder ob diese archiviert / gelöscht werden kann)
  • Bestellformular für neue Räume (siehe Abb. 2)
  • Freigabeprozess (bevor ein Linien-Arbeitsraum erstellt wird, wird dies von einer Gruppe geprüft und freigegeben)
  • Aufbau eines internen Office365 Dokumentationshub basierend auf SharePoint Online, zur Konsolidierung aller Schulungsvideos & Dokumentationen zu den Office365-Tools, welche bei diesem Kunden im Einsatz sind.

Eindrücke der Lösung

SelfService Portal Beantragung von SharePoint_Seiten innobit

Self-Service Portal für die Beantragung von SharePoint-Seiten – Teil 1

Self-Service Portal uebersicht SharePoint-Raeume (aktiv o. archiviert) innobit

Self-Service Portal mit der Übersicht über die eigenen SharePoint-Räume (aktiv o. archiviert)

SelfService Portal Beantragung von SharePoint-Seiten

Self-Service Portal für die Beantragung von SharePoint-Seiten – Teil 2

Startseite eines Projektraums beispiel

Beispiel für die Startseite eines Projektraums (inkl. Projektbeschreibung, Projektstatus, Projektleiter, stellv. Projektleiter, Nachrichten, Aktivitäten und Links)

Die Anforderungen dieses Projekts waren perfekt vereinbar mit den Möglichkeiten von SharePoint Online Modern Teamsites. Durch die Einbindung aller relevanten Teams und die enge, konstante Zusammenarbeit konnten Sonderwünsche von Anfang an klar formuliert und berücksichtigt werden.

- JULIA KÄHL, Projektleiterin, innobit ag -

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COLLABORATION MIT SHAREPOINT ONLINE MODERN TEAMSITES: Mehr Infos zum Projekt

Ein Projektteam bestehend aus Vertretern von IT, Projektmanagement und Business hat in den gemeinsamen Workshops mit innobit die Anforderungen und Funktionen diskutiert und priorisiert.  Basierend darauf wurde die bestmögliche Lösung konzipiert und iterativ umgesetzt, in regelmässigem Austausch mit dem Projektteam. 


Bei der Lösung wurde auf group-connected modern SharePoint Teamsites gesetzt, welche über ein Self-Service-Portal von jedem Mitarbeiter beantragt werden können. Die SharePoint-Seiten werden nach einer Freigabe automatisch, entsprechend vordefinierter Templates, angelegt und konfiguriert. Über einen Lifecycle-Prozess wird sichergestellt, dass Projekträume nach Ende der Laufzeit archiviert oder gelöscht werden.


Im Self-Service Portal auf Basis des Teamwork Boosterkits von innobit stehen den Mitarbeitern je nach Anwendungsfall unterschiedliche Templates zur Verfügung. So können sie entweder einen Projektraum, einen Themen- oder Linien-Arbeitsraum erstellen. Über das Bestellformular werden relevante Informationen, wie z.B. Projektleiter, Projektmitglieder, Freigabe der SharePoint-Seite für Externe abgefragt.


Die SharePoint-Seiten werden direkt mit einer angepassten Startseite und Dokumentenbibliothek (inkl. vordefinierter Ordnerstruktur & Dokumententemplates), sowie relevanter Listen und einem Planner erstellt.

Durch diese Lösung erhalten die Mitarbeiter eine höchstmögliche Flexibilität, sich schnell und ohne grossen Aufwand SharePoint-Räume für die Zusammenarbeit in einem Projekt oder in einer Arbeitsgruppe zu erstellen.


Ihnen steht darüber hinaus die Möglichkeit offen, auf einfache Art und Weise mit Personen ausserhalb des Unternehmens (z.B. Partner, Lieferanten) zusammenzuarbeiten und so Projekte möglichst effizient durchzuführen. Gleichzeitig behält die IT-Abteilung den Überblick über alle SharePoint-Seiten und deren Lifecycle, ohne dabei zusätzliche Aufwände in Kauf zu nehmen.


Mit Hilfe von anschaulichen Kurzvideos finden die Mitarbeiter einen schnellen Einstieg in die neue Collaborationslösung. Über das, für den Kunden eigens erstellte, Office365 Dokumentationshub in SharePoint Online können zudem Fragen gestellt werden und so direkt Tipps von anderen Mitarbeitern oder internen IT-Spezialisten eingeholt werden.


Sie können das auch! Melden Sie sich bei uns und wir begleiten Sie  von den ersten Schritten über die strategische Integration Ihres Intranets hin zum vollständigen Digital Workplace.


loesungen innobit


Dieser Kunde ist mit über 150 Verkaufsstellen in der ganzen Schweiz der führende Anbieter für Elektrohaushalt, Unterhaltungselektronik und Computer. 

Die grösste Service-Organisation bietet umfassende Dienstleistungen rund um den Kauf aller Produkte, wie Heimlieferung, Installation und Reparaturservice.