Smarte Integration und Automatisierung zwischen Salesforce und SharePoint Online

CRM automatisiert, integriert & benutzerfeundlich

Ausgangslage des Projekts

Unser Kunde ist ein Schweizer Unternehmen für die Herstellung und den Handel von hochwertigen Wohn- und Büromöbeln und beschäftigt weltweit über 2‘000 Mitarbeiter.

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Das Unternehmen nutzt für ihren Verkaufsprozess die CRM-Software von Salesforce. Bei der Generierung von neuen Businessmöglichkeiten (Opportunities) entstehen verschiedene Dateien (Projekt-/Produktunterlagen, Angebote, Pläne ), Dokumente und Informationen (Metadaten), welche im Kontext dieser auch erstellt, gepflegt und zugeordnet sein müssen.

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Die von Salesforce verfügbaren Optionen dazu waren für unseren Kunden nicht ausreichend und zu kostspielig. Aufgrund der weitreichenden neuen Möglichkeiten von Office365 und SharePoint Online wurde entschieden, eine schlanke, smarte Integration und Automatisierung zwischen den Systemen zu realisieren.

innobits Beitrag zum Erfolg

Die Lösung generiert automatisch – auf Wunsch des Erfassers – nach dem Anlegen einer Opportunity in Salesforce verschiedene Artefakte und Objekte in SharePoint Online:

  • konfigurierte Ablage-Struktur für Dateien und Dokumente
  • verbundene Metadaten (bspw. Name, Verantwortlicher, Projektvolumen, Status)
  • passende Zugriffsberechtigungen auf diese Elemente
  • eine bi-direktionale Verknüpfung zwischen den Systemen

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Wird die Opportunity und deren Daten angepasst, werden die relevanten Anpassungen automatisch in SharePoint Online nachgeführt.

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Das Unternehmen profitiert von den Funktionalitäten eines modernen Dokumenten-Systems mit SharePoint Online (Versionierung, Workflows, mobiler ortsungebundener Zugriff über App oder Browser, Berechtigungen, Synchronisation etc.) und pflegt die Daten zentral an einer Stelle: Informationen zur Opportunity in SalesForce CRM, Dokumente und Dateien in SharePoint Online.

Ausgangslage

  • Herausforderung, Dokumente und Dateien im Kontext von Sales Opportunities einfach und effizient zu verwalten

Technologien

  • Azure Functions
  • Microsoft Flow
  • Office 365
  • SharePoint Online
  • Salesforce CRM

Kennzahlen

  • Automatisierung von 60 Opportunities pro Monat
  • Weltweiter Rollout in 2 Ländern mit Option zur Erweiterung auf weltweit (16 Standorte)

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Der Leitgedanke unseres Kunden ist es, mit bedeutenden Designern innovative Produkte und Konzepte zu entwerfen. In der Schweiz entwickelt, finden diese Produkte weltweite Verbreitung. Architekten, Unternehmen und private Nutzer setzen sie ein, um inspirierende Arbeits- und Wohnräume sowie Verkaufsflächen und öffentliche Bereiche zu schaffen.