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Microsoft Viva: Was bietet die neue Plattform?

Microsoft Viva: Was Bietet die neue Plattform?

Microsoft positioniert sich am Markt mit einer wegweisenden Employee Experience Platform (EXP), welche sich an der fortschreitenden Digitalisierung und der Neuausrichtung des Marktes orientiert und speziell diese Anforderungen erfüllen soll. Aufbauend auf Microsoft Teams wird so eine Plattform geschaffen, die Kommunikation, Lernen, Wissen, Ressourcen und Insights in eine Erfahrungswelt integriert.


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Microsoft Viva Connections - Quelle: microsoft.com

Was ist Microsoft Viva?

Microsoft Viva ist die Reaktion des Technologieunternehmens auf eine stetig wachsende Nachfrage in Bezug auf eine integrierte Employee Experience. Diese neue Mitarbeitererfahrung soll in Microsoft Viva die Kommunikation, den Wohlfühlfaktor, den Wissens- und Lernzugang und Unternehmensprozesse vereinen und konsolidieren.

Neue Unternehmenswerte und Arbeitsweisen zollen der zunehmenden Digitalisierung ihren Tribut. Die wirtschaftlichen und gesellschaftspolitischen Entwicklungen fordern und fördern eine größtmögliche Einbindung der Belegschaft in die gelebte Unternehmenskultur. Diese neue Denkweise erfordert eine Lösung, die den Arbeitnehmer in den Mittelpunkt des Tagesgeschäfts stellt. Durch diese neue Unternehmensstrategie, die zumeist einen Change Management Prozess erfordert, wird die neue Arbeitsweise greifbarer und teilweise gläsern. Microsoft Viva hebt sich diesbezüglich von den bisher gängigen Employee Experience Platforms ab, da es erstmals keine fragmentierten oder komplexen Tools anbietet, sondern ein eigenständiges System innerhalb der Employee Experience. Microsoft Viva ist genau auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer abgestimmt und bietet eine völlig neue Anwendungserfahrung. Die persönliche und berufliche Wertschätzung und Entwicklung wird hierdurch bedeutsamer und bildet dies in einer visionären User-Experience ab. Durch die Zufriedenheitssteigerung und den erleichterten Workflow werden Fluktuationen im Unternehmen minimiert und somit der Unternehmenserfolg gestärkt. Die Arbeit mit einer fortschrittlichen Lösung wie Microsoft Viva fördert zudem die positive Sichtbarkeit im Innen- und Außenverhältnis maßgeblich.


Die vier Anwendungen in Microsoft Viva

Microsoft Viva vereint Usererfahrungen in den Bereichen Engagement, Lernen, Wohlbefinden und Wissen. Diese vier Grundpfeiler werden aufbauend auf Microsoft 365 und Microsoft Teams kombiniert, damit die Belegschaft im Tagesgeschäft bestmöglich gefördert und unterstützt wird. Microsoft Viva bietet ein flexibles und wachsendes System an, welches zu Beginn integrierte Lösungen bereitstellt, die Möglichkeit auf den Zugriff von Partner-Lösungen bietet und die Erweiterung der Plattform unterstützt. Bestehende Employee Experience-Applikationen werden in Microsoft Viva integriert und fügen sich leicht zugänglich in das System ein.

Folgende vier Säulen bilden Microsoft Viva:


Viva Insights

Microsoft Viva Insights

Die Digitalisierung lässt die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen. Homeoffice-Strategien lösen hybride Arbeitsmodelle ab und beschleunigen somit diesen Prozess und erfordern somit anpassbare Arbeitswelten. Diese neue Arbeitssituation wirkt sich auch auf das Wohlbefinden der Belegschaft aus. Aktuelle Studien zeigen auf, dass sich mindestens 30% der Arbeitnehmer überfordert und überanstrengt zeigen. Dieser negativen Entwicklung gilt es als Unternehmen entgegenzuwirken. Es müssen neue Arbeitsmodelle geschaffen werden, die eine gesunde Balance aus Arbeitswelt und dem Wohlfühlanspruch des Beschäftigten anbieten. Hier gilt es die richtigen Voraussetzungen zu schaffen und eine ausgewogene Unternehmenskultur zu garantieren. Viva Insights bietet hier den Problemlöser: Unternehmen und Einzelpersonen profitieren von Erkenntnissen und Empfehlungen. Datengestützte Einblicke helfen der Belegschaft Pausenzeiten zu nutzen, sich interne Blocker für zielgerichtetes Arbeiten einzurichten und gleichzeitig die Kommunikation und somit die Mitarbeiterbeziehungen zu stärken. Persönliche Einblicke sind nur für den Anwender sichtbar und somit entsteht keine Kontrollinstanz seitens der Führungsriege oder der IT-Abteilung. Alle nutzbaren Daten sind in Microsoft Viva umfassend geschützt. Informationen aus dem Mailverkehr, aus der Kalenderfunktion oder direkt aus Microsoft Teams enthalten keine identifizierbaren Text-, Anhang- oder Adressinformationen. Ist eine E-Mail als privat oder vertraulich gekennzeichnet, wird diese nicht verarbeitet und das interne Dashboard zeigt keine vertraulichen und persönlichen Daten an. Durch Viva Insights ist es somit Führungskräften möglich, einzelne Entwicklungen aus der Team- oder Organisationsebene zu erkennen und zu bewerten. Durch diese Informationen kann für angenehmere Arbeitsbedingung gesorgt werden. Diese wichtigen Informationen werden aus homogen definierten Einzelgrößen zu einer Gesamtgröße zusammengefasst und anonymisiert verwertet. Diese Vorgehensweise sichert die Privatsphäre der Belegschaft und Rückschlüsse auf einzelne Personen sind nicht auswertbar. Für eine aussagekräftige Datenanalyse benötigt Viva Insights eine Teammindestgröße von zehn Personen. Bestehende Unternehmensstrukturen werden von Viva Insights übernommen. Somit ist es möglich, LinkedIns Mitarbeiterbindungs-Plattform Glint anzubinden. Auch eine Integration von Tools wie Zoom und Slack sind jederzeit im Dashboard als öffentliche Vorschau verfügbar.


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Viva Topics

Microsoft Viva Topics

Viva Topics bietet nutzbares Wissen, ohne das der Mitarbeiter sich auf eine aktive Suche begeben muss. Erfahrungswerte zeigen auf, dass die Informationssuche den durchschnittlichen Mitarbeiter im Jahr etwa sieben Wochen Zeit kostet. Dieser Faktor erhöht sich bei neuen Mitarbeitern, die deutlich mehr Zeit für die Recherchearbeit benötigen. Bei dieser Thematik setzt Viva Topics auf menschliche Erfahrungswerte und künstliche Intelligenz (KI). Viva Topics zeigt Unternehmensinhalte und spezielles Fachwissen automatisiert auf und kann im Kundenverkehr, bei Projekten und Prozessen sowie bei dem Erlangen von Produktwissen genutzt werden. Automatisiert wird von Viva Topics eine Themenkarte angezeigt, die inhaltsbezogene Dokumente, Konversationen und Videos organisiert und auch den Kontakt zu Experten zulässt. Die Anwendung erfolgt in Microsoft 365 und Microsoft Teams. Viva Topics bietet somit die Möglichkeit das Unternehmenswissen für das Tagesgeschäft nutzbar zu machen – die genutzte Applikation muss bei diesem Vorgang nicht geschlossen werden. Nicht nur Informationen aus Microsoft 365 werden integriert, auch der Zugriff auf das Wissen von Drittanbietern wie Salesforce oder ServiceNow ist möglich. Als Add-on ist Viva Topics für die kommerzielle Nutzung innerhalb von Microsoft 365 verfügbar – vorerst aber nur für englischsprachige Inhalte.


Viva Learning

Microsoft Viva Learning

Viva Learning stellt einen zentralen Knotenpunkt dar, der das Lernen in Microsoft Teams ermöglicht. Inhalte werden durch künstliche Intelligenz (KI) empfohlen und zur passgenauen Zeit präsentiert. Durch dieses Feature kann ein Unternehmen eine eigene Lernphilosophie aufbauen und das Thema Weiterbildung zu einer selbstverständlichen und tragenden Säule aufbauen. In Viva Learning werden Trainingseinheiten und ganze Kurse angeboten, die der Mitarbeiter nutzen und auch empfehlen kann. Nicht nur Unternehmensinhalte werden in Viva Learning eingebunden, sondern die Einbeziehung von Microsoft Learn, Linkedin Learning oder Anbietern wie Skillsoft, Pluralsight, edX oder Coursera ist problemlos möglich. In der privaten Vorschau ist Viva Learning verfügbar und die Einführung für das Jahr 2021 geplant. Außerdem wird eine Verbindung zu Lernmanagementsystemen angeboten, die Saba, SAP SuccessFactors oder Cornerstone OnDemand integrieren.


Viva Connections

Microsoft Viva Connections

Nutzer von Microsoft Teams wird hier der eigentliche Einstiegspunkt am digitalen Arbeitsplatz angeboten. Am digitalen Arbeitsplatz können hier unternehmensseitige Informationen verwaltet werden. Dargestellt werden aktuelle Inhalte, Neuigkeiten, Unternehmensrichtlinien oder auch Leistungen des Arbeitgebers. Es ist möglich am Arbeitsplatz Communitys oder Lerngruppen beizutreten und sich mit diesen auszutauschen. Diese in Microsoft Teams integrierte App ist individuell anpassbar und auf den jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten. Die Verfügbarkeit für die Viva Connections App wird ab dem ersten Halbjahr 2021 vorhanden sein. Eine App für mobile Devices wird im 2. Halbjahr 2021 erwartet.


Fazit

Microsoft Viva präsentiert sich durchdacht und wegweisend. Als Unternehmensplattform bietet die Unternehmenssoftware eine völlig neue Employee Experience, die sich auf die Bedürfnisse und die Wertschätzung der Mitarbeiter einstellt. Durch den Digitalisierungsprozess werden einzelne Arbeitsplätze immer weiter fragmentiert, aber durch die gezielte Toolnutzung wird der Einzelplatz in das Unternehmen integriert und der Tagesablauf sinnvoll unterstützt.

Als offene und erweiterbare Plattform können Applikationen von Viva Partnern nahtlos integriert werden, was besonders bei bereits genutzten Tools einen entscheidenden Vorteil bietet. Ein Netzwerk aus globalen Partnern wird im Bereich Beratungsdienstleistungen die optimale Einbindung von bestehenden Investitionen im Bereich Employee Expercience unterstützen. Namhafte Dienstleistungspartner wie Accenture, EY, PwC und Avanade werden diesen Vorgang begleiten und für eine konsequente Zusammenführung mit Microsoft Viva sorgen. Microsoft Viva bietet eine Plattform, die die Zufriedenheit der Mitarbeiter berücksichtigt, für eine motivierte Belegschaft und somit auch eine gesunde Unternehmenskultur sorgt.