Microsoft Teams schnell gemeistert: die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die kommenden Wochen werden für uns alle eine Herausforderung darstellen. Da ist es essentiell, dass wir uns der Möglichkeiten bewusst sind, über die wir bereits verfügen. Wenn Sie Microsoft Teams bereits eingerichtet haben, wird dieser Artikel Ihnen helfen, schnell damit zurecht zu kommen und mit Ihrem Team zusammen zu arbeiten.

Sollte Ihr Unternehmen jedoch noch nicht für Home Office aufgestellt sein, sprechen Sie uns an! Aus aktuellem Anlass beraten wir Sie kostenlos und können für unsere Kunden ebenfalls (zeitweise) kostenlose Lizenzen für den Zugriff auf Fachapplikationen (wie ERPs, SAP, Salesforce & andere CRMs etc.) und Microsoft Teams von zuhause aus bereitstellen.

Noch ein neues Tool? – Warum Microsoft Teams mehr ist

«Noch ein neues Tool?» fragt sich vielleicht der ein oder andere, wenn im Unternehmen kommuniziert wird, dass man nun Microsoft Teams einführen wird.

Doch bei Microsoft Teams handelt es sich nicht einfach nur um ein neues Tool, welches die Zusammenarbeit im Unternehmen erleichtern soll. Es vereint vielmehr viele Anwendungen, welche wir tagtäglich verwenden und bringt diese mit den neuen Arbeitsweisen (any time – any place – any device) zusammen.

Das klingt anfangs vielleicht eher abschreckend, muss es aber gar nicht. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen die wichtigsten Funktionen von Teams und wie Sie diese ganz einfach nutzen können.

Die neue Arbeitsweise mit Microsoft Teams

1. Schnelle und flexible Kommunikation via Chat

Sie haben eine kurze Frage an einen Kollegen? Dieser sitzt aber in einem anderen Gebäude oder an einem anderen Standort (z.B. Home Office) als Sie?

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Kein Problem – anstatt ihm eine E-Mail zu schreiben oder ihn anzurufen, können Sie direkt in Microsoft Teams einen Chat starten. Ihr Kollege wird über die Chatnachricht informiert und kann darauf antworten.

Der Kollege weiss die Antwort auch gerade nicht und möchte einen anderen Kollegen zuerst noch fragen? Auch das ist kein Problem – fügen Sie diesen ebenfalls in den Chat hinzu.

Chatfunktionen_Microsoft Teams_innobitSie können aus einem Chat heraus auch direkt ein Online-Audio-Telefonat oder ein Video-Telefonat starten oder Ihren Bildschirm freigeben (analog TeamViewer), sodass Ihr Chatpartner Ihren gesamten Desktop oder einzelne, geöffnete Applikationen sehen kann. Diese Funktionen stehen Ihnen rechts oben im Chatfenster zur Verfügung.

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Tipp: Die Person, welche Sie anrufen / anchatten möchte, ist gerade nicht erreichbar oder in einem Meeting? – Lassen Sie sich einfach benachrichtigen, sobald sie wieder verfügbar ist.

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2. Effiziente Meetings unabhängig von Ort und Zeit

Nicht selten kommt es vor, dass bei vor-Ort-Meetings nicht immer alle Teilnehmer mit dabei sind, da sie z.B. gerade im Home Office oder an einem anderen Standort sind.

Um dennoch auch diese Mitarbeiter in Meetings zu integrieren bietet Microsoft Teams die Möglichkeit an, Online-Meetings durchzuführen.

Solche Meetings können ganz einfach in Outlook erstellt werden, gleich wie normale Kalendereinträge. Nur mit dem Unterschied, dass die Einladung noch einen Link enthält, mit welchem sich Teilnehmer online (oder je nach Lizenz auch telefonisch) hinzuschalten können.

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Online Meetings können Sie per Audio oder Video durchführen.
Während des Meetings haben Sie auch die Möglichkeit, mit den Teilnehmern zu chatten, Ihren Bildschirm freizugeben, Meetingnotizen zu erfassen oder gemeinsam an einem Whiteboard Ideen zu visualisieren.

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Tipp: Haben Sie Schwierigkeiten mit den Lautsprechern am Laptop, so dass die Meeting-Teilnehmer Sie nicht hören können oder Sie die anderen nicht hören können? – Sie können alternativ auch über die Microsoft Teams App auf Ihrem Smartphone am Meeting teilnehmen.

3. Teamarbeit mit Fokus auf Zusammenarbeit

Bei den neuen Arbeitsweisen im digitalen Arbeitsplatz geht es nicht länger darum, sich als Individuum zu profilieren und sich in einem Gebiet zu spezialisieren. Es geht vielmehr darum, gemeinsam als Team Informationen, Erkenntnisse, Fragen und Probleme zu teilen, um so schneller und erfolgreicher ein Ziel zu erreichen.

Microsoft Teams unterstützt bei dieser Art von Teamarbeit, indem es für jedes Team einen Bereich zusammenstellt, an dem Austausch stattfindet, Dokumente geteilt und weitere wichtige Informationen / Anwendungen direkt eingebunden werden können.

Dieser Bereich sind die sogenannten Teams. Teams können weiter untergliedert werden, passend zu den Themen des Projektes oder der Abteilung. Diese Ebenen werden Kanäle genannt.

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Alle Mitglieder eines Teams haben auf die Elemente in diesem Team, wie Beiträge und Dokumente Zugriff. Besitzer eines Teams können direkt in Teams bearbeiten, wer Mitglied des Teams sein soll.

Weitere Informationen zu Teams und Kanälen

Über das Kontextmenü (Microsoft Teams_Menu Punkte_innobit) rechts neben einem Teamnamen kann das Team verwaltet und Anpassungen vorgenommen werden.

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Tipp: Nutzen Sie das @-Zeichen in Beiträgen, um Ihre Arbeitskollegen zu erwähnen und ihnen eine Benachrichtigung zukommen zu lassen. So kommen wichtige Informationen auch bei den richtigen Personen an. (zum Video)

4. Dokumentenmanagement leicht gemacht

Nie war es leichter, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

Okay ich gebe zu, diese Aussage ist vielleicht ein bisschen hoch gegriffen. Aber dennoch stehen Ihnen in Microsoft Teams einige hilfreiche Funktionen für die Zusammenarbeit an Office Dokumenten zur Verfügung.

So können Sie beispielsweise gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und sehen in Echtzeit die Änderungen der Arbeitskollegen. (zum Video) Jeder arbeitet an der aktuellen Version des Dokuments und das interne Versenden und manuelle Zusammenfügen von Kopien entfällt.

Durch die automatische, regelmässige Speicherung entfällt auch die Sorge, ob nach einem plötzlichen Ausfall des Laptops noch die aktuelle Version eines Dokuments vorhanden ist. Zudem werden im Hintergrund automatisch Versionen eines Dokuments angelegt, so dass zu einem späteren Zeitpunkt wieder darauf zurückgegriffen werden kann.

Um Feedback zu einem Dokument von Ihren Teamkollegen abzuholen, können Sie, anstatt eine E-Mail zu schreiben und das Dokument anzuhängen, auch einfach direkt aus Teams heraus eine Unterhaltung starten und so das Dokument und Feedback dazu an einem Ort zu haben. Der Vorteil hier: Auch Ihre Kollegen können stets den neuesten Stand verfolgen und ein neues Teammitglied kann Gedankengänge und Änderungen auch im Nachhinein nachvollziehen.

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Weitere hilfreiche Infos und Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie hier.

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Tipp: Fügen Sie Dokumente, welche gerade häufig von mehreren Personen in Ihrem Team benötigt werden, als Tab im passenden Kanal hinzu. So ist das Dokument schnell und einfach für alle erreichbar. (zum Video)

5. Immer & überall erreichbar dank Mobiler App

Microsoft Teams lässt sich perfekt an Ihre Bedürfnisse anpassen und ermöglicht ein modernes, digitales Arbeiten unabhängig vom Ort oder dem zur Verfügung stehenden Gerät.

Sie können Microsoft Teams sowohl als Desktop-Anwendung auf Ihrem Geschäftslaptop nutzen, als auch als Mobile App (iOS / Android) oder im Browser.

Die Desktop-Anwendung ist sowohl für Windows, Mac als auch Linux verfügbar.

6. Flexibel anpassbar an Ihre Bedürfnisse

Microsoft Teams bietet nicht nur bereits viele hilfreiche Tools für die tägliche Arbeit sondern ist darüber hinaus noch flexibel erweiterbar.

Sie nutzen zum Beispiel Asana als Projektmanagementtool? Erweitern Sie Ihr Projekt-Teams einfach um diese App, so dass Sie alle hilfreichen Informationen an einem Ort haben.

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Tipp: Um eine Übersicht über alle Apps zu erhalten, schauen Sie entweder direkt im Teams-Client unter Apps oder hier vorbei.

Zum Schluss: Infos, Tutorials & Links

Die hier genannten Funktionen kennen Sie bestimmt schon aus dem ein oder anderen Tool, doch selten lassen sich Anwendungen finden, welche alle diese Funktionen beinhalten. Und das ist der grosse Vorteil von Microsoft Teams.

Ganz klar, es braucht etwas Zeit und Energie, um sich auf Microsoft Teams und diese neue Arbeitsweise einzustellen. Aber bleiben Sie dran und neugierig, immer wieder neue Funktionen zu entdecken.

Es stehen Ihnen viele verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die Microsoft Teams Funktionen weiter kennenzulernen.

Hier nur ein paar Möglichkeiten:

Sie verfügen noch nicht über Microsoft Teams oder andere Home Office Anwendungen? Sprechen Sie uns an!