Microsoft Office 365 ist lizenziert – und nun? 7 Anwendungen, von denen Sie profitieren sollten

Es geht vielen Unternehmen so: Office 365 wurde lizenziert und die Mails werden auch schon aus der Cloud (Exchange online und Outlook) verschickt. Oft ist hier die Integration des Digital Workplace abgeschlossen. Doch Sie werden gehört haben, dass Sie mit der O 365 Suite Zugang zu einer Reihe von Applikationen bekommen, die Ihre internen Arbeitsabläufe vereinfachen und effizienter gestalten können.

Viele unserer Beratungsgespräche führen zu überraschten und vor allem interessierten Gesichtern. Die Fragen, welche dann gestellt werden, sind typischerweise:

Welche Anwendungsfälle können wir weiter mit Office 365 lösen?

Welche nützlichen Services und Apps können Sie uns empfehlen?

Haben Sie sich das auch schon gefragt? Dieser Blogpost liefert klare Antworten.  Damit werden Sie eine Anleitung zur Hand haben, wie Sie Forderungen Ihrer Mitarbeiter nach Innovationen von Applikationen am besten managen.

Beratung Consulting innobit

Potenziale mit O 365 realisieren – Top-Anwendungen für Ihr Unternehmen

Es kann schwierig sein, im Dschungel von O 365 den Überblick zu behalten. Vielleicht verwirrt Sie die Fülle an Möglichkeiten; zumindest aber könnten Sie überfordert sein. Was können Sie mit SharePoint machen? Wofür nutzen Sie am besten Microsoft Teams? Ist OneDrive empfehlenswert?

Wie so oft ist das abhängig von Ihrer Unternehmensgrösse sowie Ihren Bedürfnissen und Zielen. Das ist das schöne und gleichzeitig schwierige am digitalen Arbeitsplatz – die Möglichkeiten zur Individualisierung kennen (fast) keine Grenzen!

Das ist natürlich keine zufriedenstellende Antwort. Also habe ich intensiv überlegt, analysiert und mit Kollegen diskutiert. Herausgekommen sind die folgenden 7 Anwendungsfälle die universell zu empfehlen sind.

1. Soziales Intranet mit SharePoint und Yammer

Die neuste Version von SharePoint mit dem Modern User Interface bietet sehr interessante Funktionalitäten für ein modernes Intranet. Dank der neuen „Home Site“ (personalisierte Startseite) können die Inhalte vom Intranet direkt und intelligent aggregiert werden: wählen Sie aus Unternehmens- und abteilungsspezifischen News, Events und Dokumenten sowie aus Informationen von Projekt- oder Arbeitsräumen auf Basis von Microsoft Teams oder SharePoint aus.

Die Erstellung von Inhalten kann dezentral vergeben werden, so dass Editoren aus unterschiedlichen Bereichen die Inhalte selbst erstellen und pflegen können. Dank einer guten Integration mit Yammer können Ihre Mitarbeiter zu News oder Inhaltsseiten direkt ihr Feedback posten oder auch Fragen stellen. Die neuen „Hub Sites“ ermöglichen eine offene und flexible Strukturierung und Reorganisation der Navigation.

2. Collaboration (intern & extern) mit Microsoft Teams

Microsoft Teams ist die zentrale App, um die Kollaboration innerhalb Ihres Unternehmens zu fördern. Stöbern Sie gerne in innobits Blogserie zu Microsoft Teams für umfassende Informationen zu dem Thema.

Was sicher noch interessant ist: Microsoft Teams ermöglicht eine einfache Einbindung von externen Geschäftspartnern. So haben Sie immer den Überblick über Konversationen und Dokumente und müssen nicht befürchten, aus Versehen mehr Berechtigungen an Externe vergeben zu haben als nötig. Was mich zudem sehr positiv beeindruckt ist die Integration von Geschäftsprozessen dank Konnektoren zu 3rd Party-Applikationen.

3. Communities mit Yammer

Viele unserer Kunden fragen immer wieder, wofür sie Yammer einsetzen können. Der primäre Use-Case ist das Bilden von Communities und der Austausch von Experten innerhalb dieser. Jede Ihrer Abteilungen verfügt über Fachexperten. Diese haben spezielles Know-how in Bereichen wie IT, Business-Prozessen, Marketing, Vertrieb und weiteren wichtigen Gebieten für Ihr Unternehmen.

Dank Yammer Communities ist es möglich, themenspezifische Communities anzulegen, aufzubauen und die Moderation an die Fachexperten zu delegieren. Mitarbeiter können die Communities durchsuchen, navigieren und situativ Fragen stellen. Experten können dann diese Fragen beantworten und jeder hat Zugriff auf diese Information. Damit fördern Sie nicht nur den Austausch von Informationen, sondern vermeiden auch ‘Silos’ ungenutzter und unverknüpfter Potenziale.

4. Personalverzeichnis / People Directory mit Delve

Gerade in grösseren Unternehmen benötigen Mitarbeiter die Möglichkeit zur einfachen, nahtlosen und intuitiven Personensuche. Delve bietet genau diese Funktionalität und noch viel mehr.

Dank der genutzten «Artificial Intelligence» auf Basis von Microsoft Graph werden persönlich relevante Informationen und Dokumente einfach zugängig gemacht.

5. Ablösung persönliches Laufwerk mit OneDrive for Business

OneDrive for Business bietet exzellente Funktionalitäten für die Verwaltung von persönlich-geschäftlichen Dateien. Im Vergleich mit einem klassischen File Server Laufwerk («Home-Drive») sind die Dateien von überall (nahtlos und ohne VPN!) verfügbar, sei es im Büro, Zuhause oder von unterwegs.

Die Informationen können mit allen Geräten (Smartphone, Tablet, PC, etc.) abgerufen und einfach geteilt werden. Sehr praktisch ist die Möglichkeit, online oder offline (wenn keine Internetverbindung vorhanden ist) zu arbeiten. Die Dateien werden automatisch synchronisiert, sobald das Gerät sich wieder ins Internet einwählt. Die Migration vom klassischen File Server hin zu OneDrive for Business ist einfach, dank des «Microsoft Migration Tool».

6. Gruppen-Laufwerke ablösen mit SharePoint und MicrosoftTeams

Wie beim persönlichen Laufwerk können Gruppen-Laufwerke nach SharePoint oder nach Microsoft Teams migriert werden. Das schon erwähnte «Microsoft Migration Tool» hilft die Dateien, Ordner und Gruppenberechtigungen zu analysieren, zu migrieren und neu aufzusetzen. SharePoint bietet eine langfristige Dateiablage. Microsoft Teams bietet die Plattform für die aktuelle projekt-, bereichs- oder themenbezogene Zusammenarbeit.

7. Application Innovation Management mit SharePoint, PowerApps und Power Automate (ehem. MS Flow)

Sehr wahrscheinlich werden Sie und Ihre Mitarbeiter Wünsche haben: sei es eine Funktion, die Automatisierung eines Arbeitsgangs oder eine individuelle Anpassung. Dies sollten Sie unbedingt beachten und einplanen, um die User Experience und Akzeptanz zu steigern und sicherzustellen, dass alle effektiv arbeiten können. Das schöne ist, dass Customizations innerhalb der O 365 Umgebung sehr gut möglich sind.

Wenn es um kleine Anwendungen und Änderungen geht (also nicht die komplette Neuentwicklung eines Tools), dann empfehlen wir die Einführung eines einfachen «Application Innovation Management». Der Prozess sieht wie folgt aus:

  1. Jeder Mitarbeiter kann seine Ideen oder Verbesserungsvorschläge erfassen (SharePoint oder PowerApps Formular).
  2. Diese Vorschläge werden zu einem Gremium per Push Notifikation oder E-Mail weitergeleitet.
  3. Die Vorschläge werden regelmässig evaluiert und bewertet.
  4. Die besten Ideen werden prioritisiert, ausgearbeitet, geplant.
  5. Diese Ideen erhalten internes Budget und werden umgesetzt.

Viele Ideen für Applikationen lassen sich mittels SharePoint, PowerApps Formularen und Workflows (Power Automate) einfach und schnell umsetzten. Probieren Sie es aus – es lohnt sich!

Das war nur die Spitze des Eisbergs

Sie sehen, mit Office 365 lässt sich wesentlich mehr machen, als E-Mails zu versenden und ein Word-Dokument zu bearbeiten. Die O 365 Suite ist eine faszinierende Welt mit unzähligen Möglichkeiten. Ich hoffe, ich konnte Sie inspirieren.

Welche ist Ihre Lieblingsanwendung in Microsoft Office 365? Tauschen Sie sich gerne in den Kommentaren aus!