Microsoft Future Collaboration – Quo Vadis?

Von mässig zu sexy

Microsoft Collaboration – wohin des Weges? In diesem Artikel möchte ich meine persönliche Sicht der Dinge darlegen. Ich würde mich sehr über Feedback freuen, ob Sie meine Meinung teilen oder nicht und wie Sie die Zukunft im Bereich «Collaboration» beurteilen.

SharePoint

Jahrelang war SharePoint der alleinige König, wenn es um moderne Zusammenarbeit (aka Collaboration) mit Microsoft Technologie ging. SharePoint bietet viele der wichtigen Enterprise Features, welche von Unternehmen gewünscht werden. Die zentrale Erstellung, Nutzung und Ablage von Dokumenten, Listen, Prozesse, Strukturen,  Metadaten, Suche, Kalender, Tasks und Co.

Ist die Nutzung von SharePoint (egal ob Online oder On-Premises) aber auch «sexy» für den Anwender, speziell für die aus dem Consumer-Umfeld geprägten und mit einfacher Handhabung verwöhnten User?

  • Mässig ist meine spontane Antwort! Speziell, wenn wir uns auf SharePoint Classic beziehen. Das ganze Erlebnis und die Handhabung sind doch eher gewöhnungsdürftig, nicht ganz einfach und auch eher träge und unnötig komplex.
  • Gut (Schulnote 5 in etwa in der Schweiz), wenn wir uns auf SharePoint Modern beziehen. Da hat Microsoft nebst einem Facelift, Responsive Design (gute Darstellung auf allen Displaygrössen) auch die User Experience (sprich die Bedienbarkeit) stark verbessert und durch die Vereinfachung der Oberfläche gute Arbeit geleistet.

Wer sich nicht viel unter dem Unterschied «Classic» und «Modern» im Kontext von SharePoint vorstellen kann, dem hilft sicher der folgende Artikel von Microsoft zu SharePoint classic and modern experiences.

Aber ist es so richtig «sexy»?

Microsoft Teams

Seit 2 Jahren hat Microsoft ihr neues Top Pferd im Stall im Bereich Collaboration: Microsoft Teams. Bewegung in den Markt gebracht hat Slack Technologies, ein Unternehmen mit gleichnamigem Produkt Slack, welches 2009 in Vancouver geboren wurde und erst vor wenigen Wochen den Schritt an die Börse gewagt hat. Das Unternehmen hat aktuell einen Börsenwert von gut 20 Milliarden USD. Slack hat aufgezeigt, dass auch Mitarbeiter eine mobile, einfach nutzbare Zusammenarbeit schätzen, und diese auch richtig «sexy» sein kann.

Microsoft Teams vereint nicht nur alle für die Collaboration wichtigen Elemente in einer zentralen Oberfläche (Tasks, Dokumente, Notizen etc.) sondern bietet auch alles, was für die Kommunikation von zentraler Bedeutung ist: Konversation (Chat, Voice), Conferencing und Co.

Und auch der mobile Client von Microsoft Teams gefällt und hat das Label «sexy» nun verdient aus Anwendersicht.

Nicht nur das, Microsoft Teams ist im grossen Unterschied zu Slack auch «Enterprise Sexy».

  • Die Basis der Microsoft Teams Platform bilden die über mehr als ein Dutzend Jahren entwickelten und etablierten Technologien von Exchange, SharePoint und Skype for Business.
  • Alle Nutzer von Microsoft Teams profitieren dadurch automatisch vom Zugang zu Funktionalitäten dieser Basistechnologien wie automatische Dokumenten-Versionierung, Synchronisationsmöglichkeiten der Daten, Video-Conferencing, Approval Workflows, Medien-Streaming etc. und den laufenden Weiterentwicklungen dieser Services.
  • Jedes Microsoft Teams kann (durch Labeling) gekennzeichnet und klassifiziert werden, bspw. als „High Confidential“, wenn darin mit sensiblen Daten gearbeitet wird.
  • Aufgrund dieses Labels kann über das Office 365 Compliance and Security sichergestellt werden, dass alle Daten und Dokumente, welche sich in einem Microsoft Teams mit diesem Label befinden, automatisch verschlüsselt und mit einer Retention Policy abgesichert werden (z. B. dass diese erst nach 7 Jahren vom System gelöscht werden dürfen).
  • Somit werden diese auch bei einem Löschen dieses Microsoft Teams in Hintergrund aufbewahrt und können nach Bedarf via eDiscovery wieder aufgefunden werden!

Das meine ich mit «Enterprise Sexy» – eine in sich geschlossene Sache, welchen auch den Ansprüchen an Compliance und Governance genügt, was für viele Kunden ein zentraler Faktor ist. Aus meiner Sicht das absolute Killer-Argument!

Welche «neue» Rolle ergibt sich für SharePoint, dem ehemaligen only-one Leader im Bereich von Collaboration?

SharePoint spielt weiterhin eine sehr zentrale Rolle in der Collaboration, mit Fokus auf Content- und Dokumenten-zentrierte Arbeiten.

Inner & Outer Loop Teamwork in Microsoft 365

Quelle: TechCommunity Microsoft

Für weitere Key-Elemente im Bereich von Collaboration haben (und werden) neue Office 365 Services wie Planner (für Aufgaben), Stream (für Videos und intelligente Analysen der Daten) sowie Drittanbieter-Anwendungen sorgen, welche bereits zahlreich in Microsoft Teams eingebunden werden.

SharePoint als Intranet & Digital Workplace

SharePoint wird seit einigen Monaten stark beflügelt und gestärkt von Investitionen im Bereich von Intranet und Digtial Workplace (im Zusammenspiel mit weiteren Office 365 Services). Microsoft hat in den letzten Monaten zahlreiche (wichtige Intranet) Funktionalitäten (z.B. Hubsites, Mega-Menü, Audience Targeting, UI Design Updates) nachgeliefert und weitere angekündigt. Diese waren in der Vergangenheit nur über zusätzliche Frameworks, Komponenten oder Eigenentwicklungen realisierbar. Diese bilden wichtige Elemente für ein attraktives, einfach nutzbares und persönliches Intranet.

Visualisierung von SharePoint Intranet

Quelle: SharePoint Look Book

Es bleibt spannend, wie sich SharePoint OOB (out of the box) im Bereich Intranet entwickeln wird.

Aktuell wird der Bereich Intranet auf Basis von SharePoint meist mit 3th Party Frameworks ergänzt und erweitert, welche deutlichen Mehrwer zu SharePoint Online bieten. Wichtige Funktionalitäten wie zentrales (visuelles) Management von Sites und Template, Vereinfachung im Bereich Mehrsprachigkeit, intelligentes Tagging, für Intranet optimierte Mobile App etc. wie dies Powell 365 und Wizdom anbieten.

Wird es hier wieder in Zukunft wieder zum Umschwung kommen? Kann Microsoft die geforderten Anforderung im Bereich Intranet in Zukunft OOB wirklich abdecken?

It depends“ wird wohl die richtige Antwort lauten. Ich glaube nicht daran, dass es den allen Ansprüchen genügen kann, welche wir öfters antreffen – jedoch wird es weit mehr abdecken als in der Vergangenheit, und viele Unternehmen erfreuen und eine gute Lösung sein.

Teilen Sie diese Meinung? Welche Erfahrungen haben Sie mit SharePoint und Microsoft Teams oder Drittanbieter-Programmen wie Slack gemacht?  Ich freue mich über Ihren Kommentar!

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