An wen richtet sich dieser Artikel?
Sie als IT-Entscheider oder HR-Professional sollen Einblicke in die Möglichkeiten eines integrierten Learning Management Systems (LMS) bekommen. Dabei gehe ich auf die meistgefragten Funktionalitäten ein. Und wer weiss, vielleicht liefere ich Ihnen hier auch die ausschlaggebenden Argumente, um Ihren Vorgesetzten für Ihr LMS-Vorhaben zu gewinnen.
Nach dieser technisch-user-gerichteten Auseinandersetzung lesen Sie gerne weiter über die Vorteile eines integrierten eLearning Management Systems aus Business-Sicht. Oder schreiben Sie mir direkt für einen offenen und unverbindlichen Austausch zum Thema.
Sollten Sie keine Zeit für langes Lesen haben…
…merken Sie sich einfach folgendes:- Mit einem integrierten LMS wie LMS365 erleichtern Sie User Management und sparen aufwendige Installationen.
- LMS365 ist vollständig in Microsoft Teams integriert – Sie können sowohl von hier als auch von SharePoint auf Kurse zugreifen.
- Automatisieren Sie Prozesse mit einem Flow. So verringern Sie Unterbrüche an den Schnittstellen von verschiedenen Systemen.
- Stellen Sie Inhalte automatisch bereit – auch gestaffelt nach User Berechtigungen, Verantwortungsbereiche u.v.m.
- Greifen Sie auf SharePoint Templates zu – Kompromisse zum Company Design sind nicht nötig
- Integrieren Sie Forms für Feedback-Bögen und automatische Benachrichtigungen an die Kursleiter
Die Punkte dieser schnellen Übersicht werden im Folgenden tiefergehend diskutiert. Dabei bleibe ich so ‘untechnisch’ wie möglich, denn es geht um die praktische Anwendung. Natürlich beantworte ich aber auch gerne Ihre Fragen zur technischen Integration – lassen Sie einfach einen Kommentar auf der Pinnwand!
Integration mit Microsoft 365
Ganz grundsätzlich profitieren Sie bei einer in Microsoft 365 integrierten Lösung (wie LMS365) von Vorteilen, welche Sie mit herkömmlichen Systemen nicht haben.
1. User Management
Die Informationen der User sind bereits zentral im Azure Active Directory gespeichert und werden automatisch verwendet. Ebenso wird das gleiche Login benutzt. So müssen Sie sich keine Gedanken um neue User-Profile und Berechtigungen machen – eine erhebliche Zeitersparnis.
2. Installation
Statt einer herkömmlichen Installation auf separaten Systemen ist LMS365 modular sehr einfach zu installieren und kann innert Kürze bereitgestellt werden.
Neben diesen grundsätzlichen Vorteilen ergeben sich auf Basis der in der Microsoft 365 Suite beinhalteten Tools weitere und umfassende Möglichkeiten.
Integration mit Microsoft Teams
Ob der Einstiegspunkt Ihrer Mitarbeiter zu LMS365 in Microsoft Teams (MS Teams) oder in SharePoint ist, ist Ihnen freigestellt. LMS365 bietet Ihnen die komplette Integration in Teams. Das heisst, in MS Teams können sämtliche Informationen dargestellt werden.
Exkurs: Microsoft Teams?
Microsoft Teams ist die zentrale Collaboration und Communication Plattform, die vor allem den zentralen und zielgerichteten Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens ermöglicht. Neben dieser zentralen Funktion können auch Gruppen- und Einzelmeetings organisiert und ganze Projekte über die Anwendung realisiert werden. Damit ist MS Teams ein zentraler Bestandteil auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz.
Unterhaltung / Conversation
Seien Sie mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt und kommunizieren Sie neue Kurse oder Training Pläne aktiv über die Unterhaltungen in MS Teams. Zusätzlich eignet sich ein solcher Kanal auch ideal, um Mitarbeiter Ideen für Kurse posten zu lassen.
Course Catalog
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern in MS Teams das gesamte Angebot Ihrer Kurse, ob E-Learnings, Webinars oder Classroom Kurse. Sämtliche Kurse sind zentral einsehbar und suchbar.
Dashboard
Ihre Mitarbeiter sehen in MS Teams jederzeit ihr Dashboard mit den für sie relevanten Informationen wie zum Beispiel bereits durchgeführte Kurse, zu absolvierende Kurse, Zertifikate und Qualifikationen. Für alle Linienvorgesetzten ist zusätzlich das Manager Dashboard ersichtlich, in welchem sie eine Ansicht zu ihren Mitarbeitern erhalten.
Integration mit Flow
Oftmals ist LMS365 nur ein Produkt, welches innerhalb der Kundenumgebung verwendet wird. In einer solchen Landschaft sind vielmals auch Tools aus HR und IT verankert. Die grosse Frage stellt sich nun: Wie bringt man die diversen Tools dazu, miteinander zu kommunizieren? Mit Microsoft Flow aus der Office 365 Suite haben Sie Zugang zu einem Tool, mit welchem sich die Produkte verknüpfen lassen.
Aus der Praxis: So können Prozesse mit einem Flow automatisiert werden.
Beispiel 1: Compliance Dokumente (Standard Operational Procedure/SOP)
Es gibt viele Dokumente, welche an alle Mitarbeiter oder an gewisse Bereiche übermittelt werden müssen. Meistens muss der Mitarbeiter bestätigen, dass das Dokument gelesen und verstanden wurde. Herkömmlich wurden solche Themen extrem mühsam mit Excel-Listen und einer Vielzahl von E-Mails gelöst.
Mit einem Flow kann ein solcher Prozess vereinfacht werden und bietet zudem den grossen Vorteil, dass die Auswertungen zentral eingesehen werden können und jederzeit einem Audit standhalten kann.
Beispiel 2: Onboarding neuer Mitarbeiter
Wir alle kennen das Thema von neuen Mitarbeitern. Ein Einführungsplan wird erstellt und an die beteiligten Personen kommuniziert. Der Mitarbeiter durchläuft (meist physisch) den Plan und gelangt am Ende zu den Informationen, welche vermittelt werden müssen. In den meisten Fällen ist der Inhalt dieser Einführung bei allen neuen Mitarbeitern identisch. Es lohnt sich also, diese Themen innerhalb von eLearnings den neuen Mitarbeitern als Trainingsplan zur Verfügung zu stellen.
Mit einem Flow kann zusätzlich ein solcher Einführungsplan automatisch beim Eintritt zugewiesen werden, ohne das dabei noch Aufwand für HR oder die IT entstehen. Zudem kann gewährleistet werden, dass jeder neue Mitarbeiter die identischen Informationen erhält.
Integration mit SharePoint
SharePoint ist die Basis von LMS365 und so liegt der Vorteil auf der Hand. SharePoint ist den meisten Benutzern bereits bekannt und kann so mit LMS365 auch als Learning Management System verwendet werden. Zusätzlich ergeben sich neben den Basisfunktionalitäten auch weitere Features, welche das Leben vereinfachen:
Dokumentablage
Die Dokumente, welche in den Kursen als Content verwendet werden, können entweder dem Kurs hinzugefügt oder auf einer zentralen Document Library abgelegt werden. Die zentrale Ablage von Dokumenten macht insbesondere Sinn, damit innerhalb der Kurse immer die aktuellsten Informationen hinterlegt werden, ohne den Kurs anpassen zu müssen.
Site Templates
Wenn Sie die Kurs-Seiten selbst gestalten möchten, stehen Ihnen in LMS365 die Funktionalitäten von SharePoint zur Verfügung. Das heisst, Sie erstellen in SharePoint ein Site-Template und passen dieses auf Ihre Bedürfnisse an (Header, Style, etc.). Im Anschluss können Sie dieses Template in LMS365 beim Erstellen eines neuen Kurses verwenden. Durch diese Flexibilität passen Sie mühelos Ihr Learning Management System auf Ihr Unternehmensdesign an.
Integration mit Forms
Microsoft Forms ist ein intuitiv zu bedienendes Tool, welches sich optimal für Formulare innerhalb eines Kurses eignet. Für den Kursleiter ist es sehr hilfreich, wenn er am Ende eines Kurses, sei dies eLearning, Webinar oder Classroom Kurs, Feedback der Teilnehmer abfragen kann. Für solche Use Cases ist Forms sehr geeignet.
Innerhalb von Microsoft Forms kann beispielsweise ein Feedbackformular erstellt und innerhalb eines Kurses via Drag-and-Drop eingefügt werden.
Die Teilnehmer können nun bequem Ihr Feedback als Teil des Kurses geben, ohne die Umgebung verlassen zu müssen. Durch einen Flow wird der Schulungsleiter automatisch benachrichtigt und ist so immer um den aktuellen Stand informiert.
Fazit
Sie sehen, es gibt ein vielfältiges Bild rund um ein Learning Management System, denn es lohnt sich, ein System nicht als Einzelanwendung zu betrachten. Die hier angesprochenen Themen sind häufig die Hauptanliegen unserer Kunden, mit denen wir bereits ihr digitales Potenzial ausschöpfen.
Erfahren Sie mehr darüber im direkten Gespräch oder bei einer kostenlosen, unverbindlichen Demo von LMS365. Gerne evaluieren wir für Sie auch die Stärken und Schwächen von LMS365 im direkten Vergleich anderer Anwendungen, die Sie in Betracht ziehen. Machen Sie den ersten Schritt, um das schon vorhandene Potenzial Ihres Unternehmens zu realisieren!
