# Digitales Dokumentenmanagement - Link: https://www.innobit.ch/it-loesungen/digitales-dokumentenmanagement/ - Published: 2024-10-08T11:48:53+00:00 - Author: innobit Dokumentenmanagement # Digitales Dokumentenmanagement Was ist ein digitales Dokumentenmanagement? Unter dem Begriff „Digitales Dokumentenmanagement“ versteht man die softwareunterstützte Verwaltung von sämtlichen Dokumenten der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Von der Angebotslegung über die Rechnung bis zur Aufbewahrung von technischen Zeichnungen, Verkaufskatalogen, Marketingdokumenten, Vertragsdokumenten u. v. m. [ Whitepaper sichern ](https://www.innobit.ch/webinare-downloads/effizientes-dokumentenmanagement-mit-microsoft-365-und-sharepoint/) ## Welche Eigenschaften hat ein DMS? Ein digitales DMS-System bietet Ihnen wichtige Funktionen, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können: ![Digitales Archiv - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/2024/ 10/Digitales-Archiv-innobit-ag-1.webp) ### Erfassung und Speicherung Sie erhalten ein digitales Archiv, indem Sie alle Dokumente zentral speichern. Somit sind alle Dokumente jederzeit auffindbar. ![Digitale Belegerfassung - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/ 2024/10/Digitale-Belegerfassung-innobit-ag.webp) ### Digitale Belegerfassung Belege werden volldigital erfasst und automatisch abgespeichert. Hierbei entfällt der lästige manuelle Schritt der Digitalisierung von Belegen. ![eMail Archivierung - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/2024/ 10/eMail-Archivierung-innobit-ag.webp) ### E-Mail⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Archivierung Kommunikationsprotokolle lassen sich mit einem DMS-Tool einfach erstellen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit den Überblick über die Kommunikation per E-Mail. ![Weltweiter Dokumentenzugriff - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/ 2024/10/Weltweiter-Dokumentenzugriff-innobit-ag-1024x512-1.jpg) ### Dokumentenzugriff und Sicherung Der Zugriff auf die Dokumente kann von überall auf der Welt erfolgen, sofern man die Berechtigung dazu erhalten hat. Das beschleunigt die Arbeit mit Dokumenten enorm. ![Indexierung von Dokumenten - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/ 2024/10/Indexierung-von-Dokumenten-innobit-ag.webp) ### Indexierung und Abrufen Die automatische Indexierung und Verschlagwortung ist eines der wesentlichen Vorteile eines digitalen Dokumentenmangementsystems. So werden Inhalte für jeden Mitarbeiter leicht auffindbar.   ![Digitale Zusammenarbeit 2 - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/ 2024/10/Digitale-Dokumente-teilen-innobit-ag.webp) ### Dokumente teilen Mit dem digitalen DMS lassen sich Dokumente auch ganz einfach und sicher mit anderen Kollegen teilen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit deutlich. ![Digitale Zusammenarbeit - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/ 2024/10/Digitale-Zusammenarbeit-innobit-ag.webp) ### Zusammenarbeit an Dokumenten Zudem können Ihre Mitarbeiter sehr leicht an denselben Dokumenten arbeiten. Somit steigern Sie mit einer DMS-Lösung die Produktivität und Effizienz von Teamleistungen. ![Automatisierung - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/2024/10/ Automatisierung-von-Prozessen-innobit-ag.webp) ### Automatisierung von Prozessen Allgemein gilt Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems steigert den Grad der Automatisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen. ### Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen? Ein digitales DMS bietet Unternehmen eine Reihe von wertvollen Vorteilen. Neben der Kostenreduktion verschafft das Dokumentenmanagement Ihrem Unternehmen mehr Effizienz und Rechtssicherheit. Tägliche Arbeitsabläufe lassen sich mit deutlich weniger Aufwand automatisieren. Durch die lückenlose digitale Ablage erhöhen Sie die Auffindbarkeit Ihrer Dokumente und sorgen dafür, dass alle Dokumente im Sinne der Compliance bearbeitet und gespeichert werden. Sämtliche Prozesse lassen sich flexibel handhaben und passen sich somit flexibel in bestehende Prozesse ein. Zudem kann ein DMS-Programm auch mit anderen Programmen verknüpft werden (u.a. mit Mastersysteme wie ERP oder CRM). Sie steigern aber nicht nur die Produktivität in Ihrem Unternehmen, sondern sparen auch eine enorme Menge Papier. Mit einem digitalen DMS ist das papierlose Büro auf jeden Fall möglich. ### Wo kommt ein DMS⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Tool zum Einsatz? Das DMS wird heutzutage in vielen Bereichen erfolgreich eingesetzt. Zum Beispiel im Bereich Personalwesen. Die Führung digitaler Mitarbeiterakten erleichtert die zügige Bearbeitung von Recruiting- und Personalverwaltungsprozessen enorm. So haben Sie alle relevanten Daten rechtssicher an einem Ort gespeichert und können die Daten jederzeit abrufen. Von der Verschwiegenheitserklärung über den Arbeitsvertrag bis zum Arbeitszeugnis. Im Finanz- und Rechnungswesen unterstützt Sie ein digitales Dokumentenmanagement- System bei der effizienten Verwaltung Ihrer Finanzprozesse. Von der Rechnungslegung über die Erfassung von Zahlungseingängen bis zur vorbereitenden Buchhaltung. Auch im Bereich Marketing- und Vertrieb ist ein digitales Dokumentenmanagement-System eine wahre Bereicherung. Viele Prozesse im Bereich der Kollaboration lassen sich durch ein Dokumentenmanagementsystem einfach und effizient gestalten. Von der Angebotslegung über die Festlegung von Vertriebsstrategien bis zur Erstellung von Marketingunterlagen. Und das auch über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg. ### Wie funktioniert die DMS⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Lösung mit Microsoft Teams und Microsoft SharePoint? Das Management von Dokumenten ist auch mit SharePoint möglich. Microsoft hat SharePoint als eine Art Baukastensystem entwickelt, mit dem sich Unternehmen die für sie sinnvollen Funktionen zusammenstellen können. Um die DMS-Lösung mit SharePoint zu nutzen, benötigen Sie lediglich Ihre Microsoft Lizenz. Der Speicherplatz für die Kollaboration Ihrer Mitarbeiter wird über OneDrive oder den SharePoint bereitgestellt. Daneben ist es noch wichtig die Microsoft Apps zu benutzen, die eine gemeinsame Dokumentenerstellung zulassen. Alle Versionen ab Office 2010 unterstützen die gemeinsame Dokumentenerstellung. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter in der Lage den Versionsverlauf von Dokumenten jederzeit nachvollziehen zu können. Sofern Sie MS Teams als Kommunikationstool im Unternehmen einsetzen, bietet das Dokumentenmanagement mit SharePoint die Möglichkeit, eine geordnete Struktur für die ausgetauschten Dateien anzulegen. Dies verbessert die Übersichtlichkeit der Ablage enorm. ![Digitales Archiv - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/2024/ 10/Digitales-Archiv-innobit-ag-1.webp) ### Dokumentenmanagement mit System Gemeinsam mit unserem Partner Portal Systems und dessen Lösung Shareflex setzen wir für unsere Kunden leistungsstarke DMS Lösungen auf Basis von SharePoint um. [ mehr über Shareflex erfahren. ](https://www.innobit.ch/technologien/portal-systems/) ![Weltweiter Dokumentenzugriff - innobit ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/ 2024/10/Weltweiter-Dokumentenzugriff-innobit-ag-1024x512-1.jpg) ### Dokumentenmanagement mit SharePoint und Microsoft 365 (ehemals Office 365) Natürlich ist es möglich SharePoint als DMS zu nutzen. Zwar fehlen ein paar Funktionen, diese können jedoch einzeln nachgerüstet werden – **daher ist Shareflex die optimale Ergänzung!** Microsoft hat die SharePoint Plattform von Beginn an als eine Art Baukasten entworfen. Unternehmen sollten daraus die für sie sinnvollste und beste Lösung entwickeln. [ mehr über SharePoint erfahren. ](https://www.innobit.ch/it-loesungen/microsoft-sharepoint-beratung/) ### Dokumentenmanagement in der Cloud – wie sicher ist das System? Durch eine Cloud-Lösung sparen sich die Administration eines eigenen Servers und greifen stattdessen auf die Expertise erfahrener Dienstleister zurück. Verglichen mit dem eigenen Server ist eine Cloud-Lösung genauso sicher. Denn auch ein unternehmenseigener Server ist potenziellen Angriffen ausgesetzt, sobald er mit dem Internet verbunden ist. Darum kommt es bei der Auswahl der Cloud-Lösung vor allem auf die Gewährleistung der IT-Sicherheit an. Ein hoher Standard bei der Einhaltung von IT-Sicherheit sowie die rechtskonforme Speicherung von Daten garantiert Ihnen ausschliesslich eines Hostings in der Schweiz. Nur hier können Sie sich sicher sein, dass sämtliche in der Schweiz gültigen IT- und Datenschutzgesetze eingehalten werden. Das ermöglicht Ihnen nahezu 100 % Kontrolle über Ihre Dokumente und Daten. ## Ihr Ansprechpartner Melden Sie sich direkt bei Alexander Dietrich ![Alexander-Dietrich - innobit-ag](https://www.innobit.ch/wp-content/uploads/2025/ 04/Alexander-Dietrich3-innobit-ag.jpg) Alexander Dietrich Wir freuen uns auf Ihren Anruf! * [ alexander.dietrich@innobit.ch ](https://www.innobit.ch/it-loesungen/digitales-dokumentenmanagement/alexander.dietrich@innobit.ch) * [ +41 61 695 98 00 ](https://www.innobit.ch/it-loesungen/digitales-dokumentenmanagement/+41616959800) Vorname* Nachname* Telefon* Email* Ihre Nachricht Ja, ich habe die Hinweise zum Datenschutz zur Kenntnis genommen. [ ⌊Logo innobit - innobit ag⌉ ](https://www.innobit.ch) * [ kontakt@innobit.ch ](https://www.innobit.ch/it-loesungen/digitales-dokumentenmanagement/kontakt@innobit.ch) * [ +41 61 695 98 00 ](https://www.innobit.ch/it-loesungen/digitales-dokumentenmanagement/+41616959800) * [ Rebgasse 21a, 4058 Basel ](https://maps.app.goo.gl/GY89aBkqB4aQgXx96)