Intranet, Collaboration & Connection – Der Digitale Arbeitsplatz von Microsoft

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Mitarbeiter auf dem neuesten Stand von Informationen zu halten, eine flexible Arbeitsweise zu ermöglichen und gleichzeitig effektiv zu sein. Aufgrund des antizipierten Aufwands gehen Neuerungen in Digitalisierung und die Integration des Arbeitsplatzes jedoch nur schleppend voran.
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Microsoft bietet innerhalb der Office 365 Suite eine Vielzahl an Möglichkeiten, den Digital Workplace zu realisieren:
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Traditionelle Services wie Messaging (Email, Chat) und klassische Kommunikation (Telefonie, Videokonferenz) aber auch viele Services im Bereich von Produktivität: Zusammenarbeit, Planung, Task Management, Videoportal, Office für die Herstellung von Inhalten – die Liste geht fast endlos weiter.
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Eine gute Übersicht bietet der Office Circle:


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Dieser Artikel beleuchtet wichtige Aspekte von Collaboration (Teamwork) und Intranet (Communication) sowie das Verbinden (Connection) von relevanten Systemen zum «Digital Workplace».
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Was beinhalten die einzelnen Bereiche?

Collaboration (Teamwork)

Der Bereich Collaboration ermöglicht es, Mitgliedern einer Arbeitsgruppe oder eines Projektteams gemeinsam an Projektergebnissen zu arbeiten, eine Veranstaltung planen, die relevanten Informationen gemeinsam zu bearbeiten, den Status der Arbeiten jederzeit von überall her zur verfolgen und spontan Ideen austauschen.

Intranet (Communication)

Dank eines Intranets können Sie Neuigkeiten und Informationen publizieren, Abteilungen, Teams und Personen vorstellen, offizielle Dokumente und Vorlagen bereitstellen, Arbeitsprozesse beschreiben und vieles mehr.

Connection

In der Praxis werden für die Umsetzung von Collaboration und Intranet sehr oft Microsoft Technologien verwendet. Die passende Plattform dazu bildet Office 365. Durch verschiedene gemeinsame Elemente können die beiden Bereiche komplementär verbunden werden und mit der Anbindung an unternehmensspezifische Umsystem werden diese zu einem kompletten digitalen Arbeitsplatz ausgebaut.

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Dabei gibt es weitere wichtige Unterscheidungsmerkmale, welche für das Unternehmen primär aus organisatorischer Sicht sehr wichtig sind. Die folgende Tabelle fasst diese zusammen; je nach Unternehmensstrukturen pflegen Sie eine Collaboration-Kultur oder unterhalten Sie ein Intranet.

Die Gemeinsamkeiten von Digital Workplace und Intranet

Das Intranet – oder vielmehr der Digital Workplace – ist in der Praxis oft eine Kombination von Intranet (Communication) und Teamwork (Collaboration) und hat somit viele verbindende Elemente.

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Die beiden zentralen Teile – das Intranet und die Collaboration-Elemente – erhalten ein gemeinsames Design, eine übergeordnete, intelligente Suche und eine zentrale, dynamische Navigation. Die einzelnen Komponenten haben zusätzlich dezidierte Aufgaben, um den Workflow reibungslos zu gestalten.

In der Abbildung als Inhalts-Rollup dargestellt, werden Inhalte von allen Teilen oftmals aggregiert (News aus verschiedenen Bereichen, aktuelle Projekträume wo ein Mitarbeiter Mitglied ist, Liste der Tasks aus allen Bereichen).

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Der LifeCycle von Inhalten und Arbeitsräumen (wer ist zuständig, wann muss ein Inhalt aktualisiert werden, wann wird Inhalt archiviert oder gelöscht etc.) ist von grosser Bedeutung, um die Qualität, die Hygiene und die regulatorischen (internen und externen) Vorgaben sicherzustellen.

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Governance, speziell in Bezug auf Inhalte ist im Bereich Intranet von grosser Bedeutung. Jeder Inhalt braucht einen Besitzer, welcher die inhaltliche Richtigkeit und Aktualität sicherstellt. Verlässt dieser das Unternehmen oder wechselt die Rolle, muss das System darauf hinweisen, dass ein neuer Besitzer hinterlegt wird. Ebenfalls hilft ein gutes System, die Besitzer zu benachrichtigen, wenn Inhalte veraltet sein können oder für welche Inhalte eine Person zuständig ist.

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Und «last but not least» ein Self Service-Bereich. Hier können die Mitarbeiter auf einfache Art und Weise neue Projekträume beantragen, welche automatisiert (mit oder ohne Freigabe-Prozess) bereitgestellt werden.

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All diese Komponenten tragen zu einem ausgeglichenen und effektiven Arbeitsplatz bei, der Nutzern selbstständiges und teamorientiertes Arbeiten gleichermassen ermöglicht. Der Digital Workplace sollte in modernen Unternehmen zur Priorität werden, um Innovation zu fördern und Talente langfristig zu binden.

innobit bietet jetzt ein Starterpaket für die einfache Realisierung des Digital Workplace auch in Ihrem Unternehmen.