Erfahrungsbericht: Der Weg zur Telefonie mit Microsoft Teams

Die Innovationen im digitalen Arbeitsplatz schreiten mit grossen Schritten voran, und vor allem im Bereich Integration tut sich aktuell viel. Mit der Einführung von Microsoft Teams vor gut drei Jahren haben sich in der Office 365-Welt einige Möglichkeiten eröffnet. Natürlich bringt jede Neuerung auch Änderungen mit sich. Im Kontext von Microsoft Teams betrifft das einige Bereiche; unter anderem auch die Telefonie. innobit hat nun Skype for Business abgelöst und ist vollständig auf Microsoft Teams umgestiegen. Unsere Erfahrungen dazu möchte ich hier mit Ihnen teilen.

Die Vorgeschichte

Skype for Business verrichtet seit nun fast 10 Jahren in verschiedenen Versionen auch als  Telefonielösung seinen Dienst für innobit. Bedingt durch den Bedarf an Festnetznummern aus der Schweiz gab es praktisch keine andere Möglichkeit, als die Server lokal in der eigenen Infrastruktur zu betreiben.

2019 hat Microsoft das Ende für Skype for Business – zumindest für die Nutzung in Office 365 – verkündet. Dazu kommt, dass wir unsere eigene Infrastruktur komplett in die Cloud verlagern und somit alle lokalen Lösungen ersetzen müssen.

Warum der Umstieg?

Wir nutzen bereits seit Beginn des Erscheinens Microsoft Teams. Durch Erweiterungen und Integrationsmöglichkeiten wurde es ein immer zentralerer Bestandteil unserer täglichen Arbeit.

Dadurch keimte natürlich der Wunsch alles, auch die Telefonie, über Microsoft Teams abzuwickeln – vollständig integriert mit Präsenzinformationen und Chat. Befeuert durch die Verfügbarkeit der direkten Anbindung an Microsoft Teams (Teams Direct Routing) bei verschiedenen Anbietern wie z.B. Swisscom fassten wir den Entschluss, die Umstellung zu forcieren. Der grosse Vorteil liegt auf der Hand: wir benötigen keine eigene Infrastruktur mehr dafür.

Vorbereitungen für die Umstellung

Grundlegende Voraussetzung ist eine passende Office 365 Lizenz, die als AddOn (Phone System) oder im Rahmen von Office 365 E5 erthältlich ist.

Die notwendige Schnittstelle ins lokale Festnetz stellt der sog. Session Border Controller (SBC) dar. Dieser wird meist in virtueller Form durch den Telefonieanbieter oder als Hardware fürs eigene Rechenzentrum zur Verfügung gestellt. Telefonnummern für Test und Pilot können i.d.R. einzeln umgestellt werden (dies hängt vom Aufbau der Umgebung ab).

Dies ermöglicht das Testen und sammeln von ersten Erfahrungen. Zunächst wird der bereitgestellte SBC mit dem eigenen Office 365 Tenant verbunden. Nach der kurzen Grundkonfiguration kann bereits die Portierung einzelner Telefonnummern auf Teams erfolgen.

Der Migrationsablauf von Skype for Business zu Microsoft Teams

Im Grunde genommen ist die eigentliche Umstellung recht einfach. Es braucht einfach nur etwas Geduld, da bis zur Aktivierung der Telefonnummer in Microsoft Teams mitunter Stunden vergehen können.

Die eigentliche Herausforderung steckt in den Besonderheiten: Wie setze ich die Zentralenfunktion um? Wie realisiere ich Service-Rufnummern mit verschiedenen Teilnehmern? Benötige ich Hardphones oder Geräte im Sitzungszimmer, die an Microsoft Teams angebunden werden müssen? Welche Funktionen sind für mich essentiell und kann Microsoft Teams den Bedarf decken?

Microsoft Teams ist dem Funktionsumfang einer klassischen Telefonanlage deutlich unterlegen, allerdings lässt sich vieles mit etwas Umdenken auch anders lösen. All das lässt sich am Einfachsten in einer Test- / Pilotphase ermitteln.

Als IT-Administrator sehen Sie: der Aufwand in Vorbereitungen und Schaffung der nötigen Voraussetzungen um zur Telefonie mit Microsoft Teams umzusteigen, hält sich in Grenzen. Allerdings sollten Sie sich bereits zu Anfang eine Strategie zurecht legen, um Details wie Konferenzräume etc. kreativ anzugehen. Dazu kommen natürlich die Nutzer, die sich auf etwaige Neuerungen einstellen müssen.

Genau diese Thematik gehen wir im nächsten Teil an. Hier werden Sie mehr über die produktive Umstellung für alle unsere Mitarbeiter erfahren.

Wie weit sind Sie auf Ihrer Reise mit Microsoft Teams? Haben Sie Fragen zur Telefonie? Schreiben Sie mir gerne in den Kommentaren.