Qualitätsmanagementsystem (QMS)

Kurz und knapp: Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?

Ein Qualitätsmanagementsystem (kurz: QMS; engl.: Quality Management System) dient der Sammlung und Analyse qualitätsrelevanter digitaler Daten. Auf Basis der Erkenntnisse aus den Daten können Entscheidungen zur Optimierung der Produkt- und Dienstleistungsqualität vorgenommen werden.

 

Die Digitalisierung des Qualitätsmanagements durch QM-Systeme wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus, da sie im Vergleich zu einem analogen Qualitätsmanagement von einem geringeren Arbeitsaufwand und einer einfacheren Kommunikation profitieren.

 

Digitalisiertes und automatisiertes Qualitätsmanagement

Sämtliche Unternehmen, Institutionen, Behörden und Organisationen weiterer Art befinden sich in einem umfassenden Transformationsprozess. Er führt von einer analogen in eine immer stärker digitalisierte Arbeitswelt. Auch wenn die digitale Transformation mit Herausforderungen einhergeht, so bietet sie zahlreiche Chancen. Dies gilt unter anderem für das Qualitätsmanagement (QM).

 

Das Qualitätsmanagement betrifft alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Es umfasst somit beispielsweise die Produktion, die Betreuung von Kunden und die betriebsinterne Zusammenarbeit. Die im Zuge der Digitalisierung generierten grossen Datenmengen (engl. Big Data) werden in einem Qualitätsmanagementsystem zusammengeführt, harmonisiert und analysiert. Aus den Analysen lassen sich Rückschlüsse ziehen, mit denen bessere Entscheidungen zur Steigerung der Qualität getroffen werden.

 

Je nachdem, wie professionell und individualisiert das genutzte QM-System ist, trägt es zur weitreichenden Verbesserung der Abläufe innerhalb einer Organisation bei. Zur professionellen Umsetzung ist es erforderlich, ein den Normen entsprechendes QM-System zu verwenden und an die Programme und Prozesse einer Organisation anzupassen. Als professioneller Dienstleister bieten wir von innobit Unternehmen und anderen Organisationen eine professionelle und massgeschneiderte QM-Lösung für die Microsoft-365-Umgebung an.

 

 

QM-System: Übersicht über Vorteile und Funktionen

Die Digitalisierung des Qualitätsmanagements entlastet Mitarbeiter aus allen Abteilungen. Statt zahlreicher Akten und Papierberge greifen Mitarbeiter digital und bei vorhandener Internetverbindung von jedem Ort der Welt auf das Qualitätsmanagementsystem zu. Doch ein umfassendes QM-System ist weitaus mehr als ein digitalisiertes Qualitätsmanagement. Es ist eine ganzheitliche Lösung.

 

• Die Lage: Es gibt Unternehmen, die verschiedene Tools wie Microsoft Excel und Microsoft Power BI nutzen und darüber die Qualität ihrer Prozesse auswerten und optimieren.
• Das Problem: Die Nutzung einzelner Programme ist vergleichbar mit Insellösungen, bei denen die Mitarbeiter längst nicht alle relevanten Daten auf einen Blick haben. Sie müssen manchmal zwischen den Programmen wechseln, um Daten zusammenhängend zu analysieren.
• Die Lösung: Ein hocheffizientes QM-System ist eine ganzheitliche Anwendung, die eine abteilungs- und prozessübergreifende Dokumentation sowie Analyse von Prozessen ermöglicht. Solch eine Lösung digitalisiert das Qualitätsmanagement nicht nur, sondern steigert seine Präzision.

 

Ein leistungsstarkes QM-System (wie es im letzten Stichpunkt beschrieben ist) entspricht den Grundsätzen des modernen systemischen Managements. In einem abteilungs- und prozessübergreifenden QM-System werden auch die Zusammenhänge zwischen Abteilungen und Prozessen berücksichtigt. Somit lassen sich die Kernursachen von Fehlern oder Ineffizienzen genauestens analysieren und Probleme an der Wurzel beheben, um die Qualität in der Organisation nachhaltig zu steigern.

 

Bei einem Qualitätsmanagementsystem profitieren Unternehmen darüber hinaus von zahlreichen weiteren Vorteilen und Funktionen. Wir stellen im Folgenden exemplarisch fünf Vorteile und Funktionen vor.

 

Verbesserung der Kommunikation und Kollaboration

Eine solide QM-Lösung bildet alle relevanten Informationen zum Qualitätsmanagement in Echtzeit ab. Die zentralisierte Abbildung aller Qualitätsdaten in einem Programm und auf einen Blick vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern. Durch die Verknüpfung mit Apps zur Kollaboration sind die Mitarbeiter mit dem QM-System vernetzt und können barrierefrei und effizient kommunizieren.

 

Hohe Effizienz durch automatisiertes Big Data Management

Mit einem digitalen Qualitätsmanagement gehen enorme Datenmengen einher. Je mehr Qualitätsdaten verfügbar sind, desto differenziertere Entscheidungen können getroffen werden. Ein solides QM-System zentralisiert alle qualitätsrelevanten Daten, kategorisiert und analysiert sie. Mitarbeiter sparen somit Zeit für die Verarbeitung von Qualitätsdaten und können sich zügig der effizienten Verbesserung von Prozessen widmen.

 

Bessere Ergebnisse durch ganzheitliche Analysen

Die Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen fällt unter der Verwendung eines QM-Systems umfangreicher aus. Dies liegt daran, dass auf digitalem Wege mehr Daten zu Fehlern und Ineffizienzen gesammelt werden. Folglich lassen sich bessere und ganzheitliche Verbesserungsmassnahmen ableiten, in denen auch die Wechselwirkungen zwischen Prozessen berücksichtigt werden.

 

Kostenreduzierung durch Vorbeugung von Fehlern

Mängel im Qualitätsmanagement machen sich in den Kosten bemerkbar. Beispielsweise führt ein mangelhaftes QM zu Fehlern bei der Produktion oder der Einführung von Produkten. Diese Fehler wirken sich negativ auf die Qualität der Produkte und die Kundenzufriedenheit aus. Sie müssen im Nachhinein behoben werden, was Aufwand und Geld kostet. Mit einem soliden Qualitätsmanagement lassen sich Risiken und Fehler umgehen.

 

Entwicklung von Schulungen für Mitarbeiter

Unter Anwendung eines QM-Systems werden auch Qualitätsdaten über die Aktivitäten von Mitarbeitern gesammelt. Da Mitarbeiter Menschen sind und Menschen Fehler machen, stellt die Komponente Mensch einen nicht zu unterschätzenden Faktor des Qualitätsmanagements dar.

 

Die aus dem QM-System gewonnenen Informationen über die Aktivitäten und die Arbeit der Mitarbeiter können immenses Potenzial zur Qualitätsverbesserung offenlegen. Bei besonders häufigen Fehlern oder Ineffizienzen können Unternehmen entsprechende Schulungen für Mitarbeiter entwickeln, um die generelle Qualität der Mitarbeiterleistungen zu fördern. Beispielsweise lassen sich auf Basis des festgestellten Schulungsbedarfs massgeschneiderte Kurse fürs E-Learning.

 

Anforderungen an die Qualität eines QM-Systems: DIN-Norm ISO 9001 und Individualisierung

Die Basis für solide QM-Systeme bilden die beiden DIN-Normen ISO 9001 und ISO 9000. Dabei orientiert sich ISO 9001 an den in ISO 9000 aufgeführten Grundsätzen des Qualitätsmanagements. Die sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements sind:

 

• Kundenorientierung
• Führung
• Einbeziehung von Personen
• Prozessorientierter Ansatz
• Verbesserung
• Faktengestützte Entscheidungsfindung
• Beziehungsmanagement

 

In der DIN-Norm ISO 9001 werden auf Basis dieser Grundsätze klare Regeln formuliert, die bei der Entwicklung und Einführung von QM-Systemen zu berücksichtigen sind. Demnach sollten sich QM-Systeme stets am Kontext der Organisation orientieren. Darunter ist zu verstehen, dass unter anderem die in verschiedenen Branchen variierenden Kundenanforderungen und rechtlichen Vorschriften in dem für die Organisation relevanten Ausmass berücksichtigt werden.

 

Des Weiteren ist in der DIN-Norm ISO 9001 vorgesehen, dass QM-Systeme nicht entlang der Ziele, sondern entlang der Prozesse ausgerichtet werden. Durch die daraus resultierende Prozessorientierung lassen sich Ressourcen effizienter bündeln und Zusammenhänge zwischen den Prozessen und Abteilungen besser überblicken, um daraufhin die Qualität akkurat zu managen.

 

Ganz im Sinne der Konkurrenzfähigkeit verlangt ISO 9001 eine kontinuierliche Verbesserung von Prozessen. Da die Neugründung und Skalierung von Unternehmen im digitalen Zeitalter wesentlich einfacher ist als zuvor und Unternehmen durch den ständigen Konkurrenzkampf innovativ sein müssen, um sich auf dem Markt durchzusetzen, ist die kontinuierliche Verbesserung eine wesentliche Komponente der Qualität der Produkte und Dienstleistungen.

 

In ISO 9001 sind ausserdem das Risikomanagement, die Formulierung klarer Aufgaben und Verantwortlichkeiten für die gemeinsame Arbeit in und an Qualitätsmanagementsystemen sowie die Bereitstellung aller erforderlichen Ressourcen zur Einführung und Erhaltung des QM-Systems als Anforderungen aufgeführt.

 

Wie man sämtliche Anforderungen aus der ISO 9001 umsetzt? Dies erfordert die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister. Er greift zur Implementierung von QM-Systemen auf bewährte Prinzipien zurück. Idealerweise stimmt der Dienstleister das Qualitätsmanagement auf die Strategie zum Product Lifecycle Management (PLM) ab.

 

Wir von innobit gehen bei der Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems beispielsweise wie folgt vor:

 

1. Erarbeitung einer Liste an Funktionen und Vorteilen, die das QM-System bieten soll – basierend auf den Eigenschaften der Produkte und Dienstleistungen sowie dem Kontext des Unternehmens
2. Proof of Concept: Erprobung des Konzepts im Unternehmen und gegebenenfalls Verbesserung der Software
3. Installation und Konfiguration der Qualitätsmanagement-Software sowie Einrichtung von Schnittstellen zu anderen Programmen im Unternehmen
4. Training der Mitarbeiter in der Nutzung des QM-Systems
5. Bereitstellung, Nutzung, Kontrolle und Messung des QM-Systems im Arbeitsalltag
6. Stetige Erweiterung und kontinuierliche Verbesserung des QM-Systems (z. B. Einbindung von Prozessvisualisierungen mithilfe von Software-Lösungen wie Visio von Microsoft)

 

Diese Schritte bieten lediglich eine rudimentäre Übersicht über die Entwicklung und Einführung eines QM-Systems. In der Praxis richten wir uns noch mehr an den individuellen Anforderungen unserer Kunden aus. Beispielsweise bieten wir Lösungen an, in deren Rahmen wir Geschäftspartner und Kunden in das Qualitätsmanagementsystem einbeziehen.

 

Durch die Integration von Geschäftspartnern und Kunden sowie weiterer Anspruchsberechtigter kann Feedback zur Qualität der Produkte und der Zusammenarbeit eingeholt werden. Dies öffnet das Qualitätsmanagement und die Innovation nach aussen und bietet bessere Möglichkeiten zur Qualitätsverbesserung.

Fazit: Durch QM-System Qualitätsziele schneller erreichen

In analogen QM-Systemen und erst recht ohne QM-System werden viele Datenströme und Arbeitsabläufe übersehen, die zur Gewährleistung der Qualitätsstandards im Unternehmen essenziell sind. Zur bestmöglichen Optimierung von Produkten und Dienstleistungen gibt es daher digitale Qualitätsmanagementsysteme.

 

Sie führen Daten aus qualitätsrelevanten Prozessen zusammen und tragen zur ganzheitlichen Analyse der Abläufe in Unternehmen bei. Mitarbeiter werden auf diese Weise entlastet und erzielen durch die grossen Datenmengen und aufschlussreichen Analysen bessere Ergebnisse im Qualitätsmanagement, was die effiziente Erreichung der Qualitätsziele fördert.