Schon gewusst? Diese 5 Funktionen in Microsoft Teams machen Ihr Leben leichter

Ich nutze Microsoft Teams nun schon einige Zeit und entdecke immer wieder neue Funktionen, welche mir bei meiner täglichen Arbeit helfen. Ein paar Tipps & Tricks daraus möchte ich heute mit Ihnen teilen. Wie nutzen Sie aktuell Teams? Gibt es noch andere Funktionen, die Sie täglich nutzen? Schreiben Sie mir dazu gerne in den Kommentaren! 

1. Schluss mit Suchen – Speichern Sie wichtige Nachrichten

Oft bekomme ich wichtige Infos in einem Teams Chat oder Post geschickt und noch viel öfter passiert es mir, dass ich nach einiger Zeit überlege, wer mir nochmal diese Infos geschickt hatte? Und wann genau? So fängt dann das grosse Suchen an… 

Zum Glück hat Teams hier eine super Funktion, die mir das erheblich erleichtert – Nachrichten können gespeichert werden. 

Das bedeutet, ich kann eine Nachricht auswählen, diese speichern und anschliessend auf einfache Art und Weise wieder darauf zugreifen, direkt im ursprünglichen Kontext. 

MicrosoftTeams_SaveMessage - innobit

2. Der Kurzen Rede langer Sinn – Verschicken Sie direkte Links zu einem Post

Dank dem Speichern von Nachrichten finde ich leicht wichtige Infos wieder und mit einer weiteren coolen Eigenschaft – dem Senden von Links zu Posts – kann ich diese ganz einfach mit meinen Kollegen teilen. 

Was bisher so geklungen hat:

«Hey, wo finde ich die Infos zu unserem nächsten Event?» – «Die hat XY vor ein paar Woche im Team «Marketing» in den Channel «Events» gepostet. Schau mal ob du es findest» 🤪🤯 

Klingt jetzt so:

«Hey, wo finde ich die Infos zu unserem nächsten Event?» – «Moment, ich schick dir kurz den Link zum Post» 🤗 

Microsoft Teams-copy link-event-innobit

3. Aufräumen & Überblick behalten – Pinnen Sie Channels an (inkl. cooler Anzeigen/Verbergen-Funktion)

Mit der Zeit haben sich bei mir die Teams gehäuft und noch mehr die Channels. Doch wie oft sind zu einem bestimmten Zeitpunkt wirklich alle Channels eines Teams relevant für mich? Eher selten. 

Deshalb habe ich mir angewöhnt, einmal pro Monat durch meine Teams und Channels zu gehen. Diejenigen, welche aktuell für mich relevant sind, lasse ich anzeigen und alle anderen werden ausgeblendet. Das ist für mich ein grosser Vorteil, da ich so nicht mit unrelevanten Benachrichtigungen überhäuft werde. Natürlich habe ich mit ein paar Klicks trotzdem weiterhin Zugang zu allen Channels, sie werden mir nur nicht mehr direkt im Menu angezeigt. 

Die Channels, in welchen ich aktuell besonders aktiv arbeite, pinne ich mir zudem, sodass ich direkt auf sie zugreifen kann und einfacher sehe, wo es Neuigkeiten gibt. 

Teams_PinChannel_innobit

4. Spread the Word – Eine Nachricht in mehrere Channels posten

Wenn ich eine Ankündigung oder einen Post habe, der zu mehreren Themen gehört und den ich somit in mehrere Teams / Channels kopieren müsste, nutze ich gerne die Möglichkeit, eine Nachricht in mehrere Kanäle posten zu können.  

Microsoft Teams-multi-channel-posting-innobit

5. Hilfe, da wo Sie sie brauchen

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen verschiedenen Funktionen in Teams.  

Zum Schluss möchte ich deshalb noch kurz auf die super Such-Funktion sowie die vielen hilfreichen Kurzvideos direkt in Teams hinweisen. 

In Teams ist ganz oben durchgehend die Suchbox eingeblendet. Sie bietet zum einen die Möglichkeit, Inhalte basierend auf Suchbegriffen zu finden, hat darüber hinaus aber auch weitergehende Funktionen (Shortcuts). So kann ich dort z.B. direkt eine Chat-Nachricht verschicken oder meinen Status ändern. 

Wer näher in die Shortcuts der Teams-Suche eintauchen möchte, kann einfach mal / in das Suchfeld eingeben oder sich hier erst einen Überblick verschaffen. Es lohnt sich 😉 

 

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Für alle, die neu in Teams sind, ist auch der Bereich unter Hilfe > Schulung ein Besuch wert. Dort werden die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams in kurzen Videos einfach und verständlich erklärt. 

Ich hoffe, dass Sie nun noch mehr Freude an Microsoft Teams haben werden. Gerne lerne ich auch etwas von Ihnen: welche sind Ihre Tipps und Tricks beim täglichen Arbeiten mit Microsoft Teams?