Darum haben Unternehmen die Cloud nicht im Griff



Montagmorgen: Mein Postfach ist voll mit aufgeregten Emails eines Kunden, bei dem sich Verwirrung breit gemacht hat. Ein Softwareupdate des Cloud-Anbieters hat neue Features eingespielt und Funktionalitäten im Interface verändert. Diese waren zwar angekündigt, wurden aber intern nicht weiter beachtet und schnell wieder vergessen. Die ‘Plötzlichkeit’ der neuen Anzeige und Funktionen entstand rein durch mangelnde interne Kommunikation und kostete einige Stunden, die leicht auf wichtigere Aufgaben hätten verwendet werden können.

Generell verbirgt der strategische Wechsel in die Cloud einige Stolperfallen, auf welche Unternehmen oft unterwartet treffen. So sind die kurzen Lifecyles der Cloud-Applikationen und die damit verbundenen Betriebsrisiken oft nicht im Bewusstsein von Verantwortlichen oder Managern. Verwirrung und Unverständnis wie in meinem Beispiel sind die leichtesten Folgen; wenn Updates nicht proaktiv gemanaged werden, können diese zu Verzögerungen in Projekten führen, bis hin zu Verlusten in Arbeitszeit und Kapital.

Woher kommt das mangelnde Bewusstsein?

Ein kurzer Exkurs in die Softwaregeschichte: On-premise-Lösungen (also solche, die auf internen oder externen Servern gespeichert werden) beinhalten fest installierte Softwarekomponenten. Bis vor einigen Jahren war es also üblich, Softwareupdates gebündelt durchzuführen und zwar zu einem Zeitpunkt, an dem es für das Unternehmen passend war.

Beispiel: Office 2003 wird bei der Firma SoftwareHelden von allen Mitarbeitern verwendet. Das Update von 2007 stösst auf breite Skepsis, da einige Neuerungen möglicherweise nicht kompatibel mit einem internen Tool sind. Es wird erst einmal abgewartet, das Update wird geprüft, bis man sich schliesslich 2008 gegen die Installation entscheidet. Das Update von 2010 hingegen wird weitgehend als passend und fehlerfrei befunden und so laufen wenige Monate nach der Herausgabe alle Rechner von SoftwareHelden mit Office 2010.

Ganz anders verhält sich die Vorgehensweise in der Cloud. Die Analyse, Bewertung und Genehmigung ob z.B. ein Software-Update durchgeführt werden kann, fällt in der Cloud weitgehend weg. Dies bedeutet, dass Software-Updates von businesskritischen Cloud-Applikationen wie E-Mail, Office-Suiten oder Drittanbieter-Apps aus Unternehmenssicht prinzipiell als „unmanaged“ eingestuft werden. Denn Neuerungen werden in der Cloud einfach eingespielt. Dies geschieht oft in zeitlich kurzen Intervallen und ohne die Möglichkeit einer Einflussnahme durch den Kunden.

Beispiel: Unsere Freunde von SoftwareHelden haben mittlerweile auf Office 365 umgerüstet, um flexiblere, effizientere und vielfältigere Arbeitsweisen zu nutzen. Dabei freuen sie sich auch über die verschiedenen Funktionalitäten, die im Paket enthalten sind. Eines Tages fällt Urs Müller jedoch auf, dass in seiner persönlichen Übersicht plötzlich nicht nur seine Projekte und Teams angezeigt werden, sondern ein zweiter Tab mit allen Teams einsehbar ist. Urs ist verwirrt, da er keine Anträge zur Änderung gestellt hat. Nach kurzer Recherche findet er heraus, dass es sich dabei nicht um eine individuelle Änderung, sondern ein generelles Update handelt. Und er staunt nicht schlecht: seit der Umstellung auf die Office Suite wurde bereits eine lange Liste von Updates installiert, die er bisher noch gar nicht wahrgenommen hat!

Was tun?

Grundsätzlich ist es wichtig, Neuerungen im Blick zu behalten und betroffene Teams zu informieren, um Planungen und Arbeitsabläufe zeitnah anpassen zu können. Nicht nur die Schnelllebigkeit von Software hat Auswirkungen, sondern auch die zunehmende Komplexität von Tools und deren Zusammenspiel im Digitalen Arbeitsplatz. Cloud Lösungen bieten eine Vielzahl an Vorteilen, die ein proaktives Management der Dienste voraussetzen. Jeder Anbieter veröffentlicht eine Roadmap für Updates, wie zum Beispiel Microsoft für Office 365.

Es kann natürlich sein, dass Sie keine Kapazitäten haben, um die 443 Updates, die aktuell 2019 allein für diesen Part Ihres digitalen Arbeitsplatzes vorgesehen sind, zu monitoren. innobit bietet daher proaktives Change Management für Cloud Dienste an. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

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