Intranet und Collaboration

Was jeder bei Change und für Adoption falsch macht

Phase 0 - Adoption und Change Management vor der Einführung Ihrer Digitalen Arbeitsplatzlösungen

Die Einführung moderner Arbeitsplatzlösungen stellen für viele Unternehmen eine grosse Veränderung dar. Die technische Realisierung ist heutzutage schnell und unkompliziert. Vordefinierte Bausteine und bewährte Lösungen garantieren eine verlässliche Projektdurchführung und Anwendbarkeit für das Business. Das Business braucht effektiv Zeit für die Anwendung und genau dabei setzen wir in der Phase 0 an. Neben der technischen Realisierung aktivieren wir mit Stakeholder Engagement und multidimensionaler Kommunikation wichtige Hebel für eine reibungslose Anwendung der moderner Arbeitsplatzlösungen vor, während und nach dem Einführungsprojekt. Die innobit hat über 160 Kunden in ihrer Business Transformation Journey begleitet. Wir kennen die klassischen Erfolgsfaktoren und Transformationsfallen der Veränderung auf technischer wie auch auf zwischenmenschlicher Ebene und fassen diese Erfahrungen in Besten Praktiken vor der Einführung für Sie zusammen.

Die Kosten einer falschen Transformationsreise bilden sich bereits vor dem Einführungsprojekt

Das Scheitern von Transformationsvorhaben begründet sich nebst einer schlechten Realisierung (siehe Blogbeitrag Augen auf bei der Wahl Ihres IT-Partners) in Fehldiagnosen durch blinde Flecke auf Managementebene. In einer lernenden Organisation ist die Fehlerkultur zentral und der konstruktive Umgang mit Fehlern wird vom Management vorgelebt. Gleichzeitig bilden diese blinden Flecke und Fehldiagnosen vor und zu Projektbeginn erhebliche Kosten der falschen Transformationsreise und müssen unbedingt minimiert werden.

Ein zentraler Erfolgsbestandteil findet sich in der Beurteilung Ihrer Veränderungskompetenz im Unternehmen und dem projektbasierten Risikomanagement. Als Vorbereitung auf die Business Transformation und Cloud Journey ist es daher wichtig, bestehende Probleme und Projekte mit zu berücksichtigen und das Business frühzeitig für diese Veränderung abzuholen und zu engagieren. Die sogenannten Phase 0 beschäftigt sich sowohl mit den Motiven und Risiken einer Veränderung als auch mit der organisatorischen und technischen Veränderungsbereitschaft im Unternehmen. Um den Erfolg der Veränderung vorzubereiten und zu kommunizieren, werden bestenfalls relevante Informationen bereits operativ erhoben und projektrelevant einbezogen.


Transformationsfallen im Change Management VOR dem Einführungsprojekt

  • Mangelnder Fokus und Klarheit von unternehmerischer Mission und transformationsbegründeter Vision
  • Risiken durch Fehldiagnosen und blinde Flecken im Management
    • Zugrunde liegende Probleme bestehen oder verschlechtern sich 
    • Neue Probleme treten auf
    • Engagementverlust bei Mitarbeitern für zukünftige Initiativen des Führungsteams 
  • Schlechte Ausführung in der technischen und / oder organisatorischen Umsetzung 
  • Risiken durch Unterdrückung von Fehlern bei Management und Mitarbeitern 
  • Mangelndes Engagement bei Management und Mitarbeitern

Der operative oder projektbasierte Einsatz von Change Management beispielsweise in Form von Change Agents ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren vor, während und nach dem Einführungsprojekt. Die Change Agents überstützen das Management bei der Entscheidungsfindung, kennen die laufenden Veränderungsprojekte in der Organisationengagieren die Mitarbeiter und beugen Risiken beispielsweise bei Fehlerkultur und Fehldiagnosen im Mittel- und Topmanagement vor. Mit einem integrativen Change Management Ansatz minimieren Sie die Kosten einer falschen Transformationsreise und gewährleisten beispielsweise die Zusammenarbeit zwischen Business und Management.


Für das Management ist es entscheidend zu verstehen, dass die zwischenmenschliche Transformationsreise wesentlich mehr Zeit beansprucht als die technische Realisierung. Während die technische Umsetzung mit Standard-Lösungen kurzfristig zur Verfügung gestellt werden kann, brauchen die Anpassungen im Business mehr Zeit. Das operative und das projektbasierte Change Management stellen den Menschen in den Mittelpunkt der Veränderung und entwickeln wichtige Massnahmen zur Vorbeugung der Kosten einer falschen Transformationsreise. Eine integrative Kommunikation in einer lernenden Organisation ist hierbei der beste Zustand den ein Unternehmen für die Business Transformation mitbringen kann. Die Mitarbeiter entwickeln die Transformationsreise frühzeitig mit, und wirken wechselseitig wie auch positiv auf die Anwendung und die Lerndynamiken in Ihrem Unternehmen. 


Erfolgsfaktoren im Change Management VOR dem Einführungsprojekt 

✓ Operatives und emergentes Change Management  

✓ Aufbau der Veränderungskompetenz im Unternehmen 

✓ Entwicklung Extended + Core Team Auswahl an Power und Pilot-Usern (Extreme Anwender + Experten) 

✓ Engagement des Führungsteams und der Sponsoren 

✓ Mitarbeiterkommunikation und Mitsprachemöglichkeiten 

✓ Lernende Organisation statt organisatorischen Lernens 


Readiness Assessments im Management und Discovery oder Experience Workshops mit dem Business wirken unmittelbar auf die erfolgreiche Anwendung Ihrer modernen Arbeitsplatzlösung und wenden frühzeitig jegliche Erfolgsrisiken und Kosten einer falschen Transformationsreise ab. Kennen Sie Ihren Fokus, finden Sie die Erfolgsfaktoren und Transformationsfallen Ihrer Veränderung und entwickeln Sie die richtigen Ansätze, um diese Extreme miteinander in Einklang zu bringen. Wir kennen die besten Lösungen für Ihre Herausforderungen und befähigen Sie, ihr digitales Potenzial auszuschöpfen. Zögern Sie nicht uns anzusprechen. 

Wer hat an dem Teams Meeting teilgenommen

Microsoft Teams: Wer war im Meeting dabei?

Microsoft Teams Online Meeting: Report zu den Meeting Teilnehmern

Ende Oktober 2020 verkündete Microsoft im Rahmen der Quartalsergebnisse 115 Millionen aktive Microsoft Teams Users pro Tag. Im April 2020 waren es noch 75 Millionen, 15 Monate zuvor “nur” 13 Millionen.


Wie viele Minuten Teams Online Meeting finden weltweit pro Tag statt? 


Die nachfolgende Grafik zeigt den Wert 2.7 Milliarden Minuten pro Tag Ende März 2020, unterdessen sind es sicher deutlich mehr.

Anzahl der Minuten die in Microsoft Teams Meetings pro Tag stattfinden

Wer hat noch nie an einem Teams Meeting teilgenommen? Wohl kaum jemand, nicht mal die eigenen Kinder. Teams Meeting finden immer mehr statt, in kleinen aber auch in grossen Runden.


Wäre es nicht schön, in einem einfachen Report zu sehen, wer effektiv am Meeting dabei war?


Ja die Möglichkeit steht zur Verfügung! Der Meeting Organisator kann einen solchen Report einfach beziehen:

Wer hat an einem Microsoft Teams Meeting teilgenommen

Es müssen aber ein paar Dinge dabei beachet werden.

Hier auch die offizielle Dokumentation von Microsoft zu dem Thema “Meeting Attendance Report Download”.


  • Die Export-Datei hat das CSV Format und kann somit bspw. mit Excel geöffnet werden
  • Der Report beinhaltet
    • Namen des Teilnehmers (Full Name)
    • Aktion (User Action: Joined, Left)
    • Datum und Zeitpunkt (Timestamp)

WICHTIG: 

  • Der Report kann nun von Meeting Owner bezogen werden UND muss während der Session heruntergeladen werden. 
  • Sobald die Session vom Owner verlassen wird, steht der Report nicht mehr zu Verfügung (kein Witz!)

Hier ein Muster von einem solchen Report in Excel aufbereitet:

Musterreport Microsoft Teams

Damit die Funktionalität zur Verfügung steht, muss diese vom Teams Administrator via Powershell aktiviert werden.

Standardmässig ist diese Funktionalität nicht eingeschaltet.

Weiterhin viel Spass und effiziente, ergebnisvolle, Microsoft Teams Meetings.



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    Teams Blog

    Microsoft Teams Display – Next Generation Phone & Personal Assistent

    MICROSOFT TEAMS DISPLAY - NEXT GENERATION PHONE & PERSONAL ASSISTENT


    In unserem neusten Blog Beitrag möchten wir die neuen Microsoft Teams Displays und einen ersten Praxistest vorstellen. 


    Ich bin nicht der Typ, der immer das neuste Gadget braucht.


    Klar mag ich Technologie. Wenn diese mipotenziell das Leben erleichtert, mich verbessert oder effizienter macht, dann her damit! Viele Technologien bringen nur marginale Vorteile, deshalb suche ich den echten realen Mehrwert, bevor ich mir was anschaffe.


    Online Treffen und Chats sind omnipräsent in der Geschäftswelt und im privaten Umfeld.


    Zahlreiche Unternehmen, welche noch bis vor kurzer Zeit diese Optionen kaum oder gar nicht eingesetzt oder Ihren Mitarbeitern, Partner und Kunden zur Kommunikation anboten habennutzen diese aktuell mit einer grossen Selbstverständlichkeit. Home Office wird zum neuen Normal und entsprechende Werkzeuge für Zusammenarbeit und Austausch erreichen Spitzenwerte bei der Nutzung.


    Remote Work mit MS Teams Display

    COVID hat die digitale Transformation sprunghaft in Unternehmens-Bereichen ermöglicht, welche zuvor über Jahre hinweg erfolgreich ausgeblendet oder verdrängt wurden. Eines der zentralen Elemente daraus sind Remote Work und Home Office, um nicht nur das Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen sondern auch die Zusammenarbeit, den Austausch und das Interagieren mit Kollegen einfach zur Verfügung zu stellen.


    Seit April hat die Online Kommunikation und Kollaboration einen Anstieg wie nie zuvor erlebt. Microsoft hat mit Microsoft Teams vor gut 3 Jahren einen Online Service lanciert, welche die zentralen Anforderungen abgedeckt.

      

    Sowohl der interne als auch der externe Online Austausch findet in Unternehmen über Microsoft Teams statt. Teams hat bei mir - und sicher auch bei vielen anderen - Outlook als häufigste verwendete Anwendung während des Tages abgelöst.


    Immer mehr Anwendungen und Services werden Bestandteil vom Teams Service, Teams wird zur Plattform für die Digitalisierung.

    Microsoft Teams

    Divide et impera - teile und herrsche

    Teams dominiermeinen Arbeitsplatz und steht im Zentrum für den Austausch von Informationen. Teams bringt rasch neue Funktionalität, welche uns allen die Zusammenarbeit und in der Produktivität helfen. Es kombiniert verschiedene ehemals separate Tools in einen zentralen Service: Telefonie, Video Conferencing, Online Collaboration, Group Conversation, Business Notifications und vieles mehr.


    In komplexen Situationen hilft es, einen Schritt zurück zu gehen und sich eine Übersicht über die Situation zu schaffen, diese zu strukturieren und zu beurteilen. Das Aufteilen in verdaubare Häppchen bringt die Chance, klar zu sehen und die Situation erfolgreich zu meistern.


    Diese Herangehensweise hat mir schon oft geholfen, wenn ich vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr gesehen habe. Sei es im Rahmen eines Projektes, einer technischen Fragestellung oder auch im privaten Umfeld. 


    Und etwas Aufteilen am eigenen persönlichen digialen Arbeitsplatz wäre gerade jetzt – in der so intensiven Home Office Zeit doch sehr angenehm und willkommen? 


    Microsoft Teams Devices

    Um die Kommunikations- und Kollaborations-Tätigkeiten mit Microsoft Teams weiter zu vereinfachen, gibt es eine laufend wachsende Anzahl von Teams Devices, welche eine grosse Bandbreite von Bedürfnissen adressieren. Diese reichen von

    • Teams-optimierten Desktop Phones 
    • Teams Displays (mehr dazu gleich)
    • raum-optimierten Teams Room Sets
    • Collaboration bars, All-In-One Hardware für Sitzungszimmer
    • Teams Panels, Eingangs-Displays mit Meeting Raum Übersicht und Verfügbarkeit

    Hier eine kleine Übersicht. Weitere Details hier. 

    Teams Panels

    Microsoft Teams Display – the Personal Assistant 

    Microsoft hat im Sommer 2020 eine neue Devices Kategorie lanciert, die sogenannten Teams Displays. Seit kurzem ist nun das erste Teams Display Modell verfügbar, das Lenovo ThinkSmart View. Der Verkaufspreis liegt knapp unter 400 CHF. Das Gerät ist always-on (ohne Akku, direkt am Storm) und wacht auf, sobald ein Sensor Bewegungen in unmittelbarer Nähe des Displays wahrnimmt. Muss es mal neu gestartet werden, bootet es extrem schnell in unter 10 Sekunden basiert auf Android 8.1 AOSP Betriebssystem. 


    Weitere Teams Displays folgen in der nächsten Zeit.  

    Was ist ein Teams Display und wie hilft mir das?

     

    • Ein Next-Generation intelligent Desktop Phone  
    • Ein autonomes, voll auf die Nutzung von Microsoft Teams und den damit verbundenen Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten ausgerichtetes Gerät für den persönlich-geschäftlichen Gebrauch.  
      • Modernste, kompakte all-in-one Hardware für moderne Zusammenarbeit (Kamera, Lautsprecher oder Bluetooth Headset, Mikrofon, Touch Screen, Movement Sensoren, Auto-Rotate 
      • Personalisierbares Always-on-Display mit spezifischen Teams AnsichtenTeams Notfications und Anzeige kommender Meetings 
      • Neben Touch auch Voice Steuerung dank Cortana (aktuell nur im US Market) 

    Kooperiert nahtlos mit dem Hauptgerät (z. B. Laptop) 


    - Dank dem Companion Mode kann parallel mit dem Desktop in die gleiche Teams Session verbunden

    werden (z. B. als extended Bildschirm) 


    - via Connect verbunden wird das Teams Display automatisch gestartet und gelockt, wenn das Hauptgerät dies tut 


    Enterprise ready: Das Management des Teams Displays erfolgt zentral über den Microsoft Teams Admin. Über Richtlinien werden Updates gesteuert, die Geräte abgesichert  (u.a. Pin Lock) und geupdated.  Authentication erfolgt wie gewohnt und gesichert über Azure Active Directory Credentials.

    Microsoft Teams - Teams displays

    Fazit und erste Praktische Erfahrungen mit Microsoft Teams Display

    Teams ist dominierend und wichtig für meine Arbeit.


    Dank dem Teams Display erreiche ich genau diese Aufsplittung, dass ich die Kommunikations-Bedürfnisse nun seit mehreren Wochen erfolgreich aus meinem überlasteten Laptop extrahiert habe und über meinen aufmerksamen und smarten Helfer abwickeln kann.


    Ich geniesse die neu gewonnene Übersicht und Erleichterung auf meinem Bildschirm. Weiter schätze ich das Head-Set Free telefonieren mit bester Audio Qualität zuhause (oder auch im Büro über Bluetooth Headset, für alle die im Office und bei der Remote Work nicht ganz so viel Ruhe um sich haben). 

    Noch ein kleiner Tipp: Die Firmware wird regelässig aktualisiert. Es lohnt sich, hier aktiv auf den letzten Release zu pushen um von den neuesten Funktionalitäten zu profitieren.


    Für mich ein absoluter Gewinn. Ich gebe mein Team Display nicht mehr her!


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      Antrag ausfuellen_microsoft cloud_innobit

      Microsoft Datacenter Location – Move to Switzerland beantragen

      Noch bis 30. Juni 2020 möglich: Microsoft Datacenter Location - Move to Switzerland beantragen


      Bisher galt die Regel, dass im Laufe der Zeit alle bestehenden Schweizer O365-Kunden (jetzt M365-Kunden) automatisch in das letzten Sommer neu eröffnete Schweizer Datacenter migriert werden. Doch das hat sich nun geändert.


      Microsoft Cloud Switzerland_innobit


      NEU IST:


      Die Migration von Microsoft Cloud Umgebungen in die Schweizer Datacenter muss explizit beantragt werden.


      Dies muss spätestens bis zum 30.6.2020 geschehen! 





      Alle Informationen und Vorgehen dazu finden Sie hier:

      Warum ist der Move in die Schweizer Cloud wichtig für Schweizer Unternehmen?

      Zunächst ist es immer sinnvoll, Datencenter zu verwenden, die möglichst nah am eigenen Standort angesiedelt sind. Viel ausschlaggebener ist jedoch, dass Ihre Daten in der Schweizer Cloud nach den GDPR-Richtlinien der Schweiz behandelt werden. Gerade für den Umgang mit sensiblen Daten ist dies imminent wichtig.


      Diesen Umstand haben viele Entscheidungsträger früh erkannt: Bereits in den ersten 100 Tagen nach dem Launch der Cloud wurden mehr als 150 Schweizer Grossunternehmen, KMUs und Start-Ups verschiedener Industrien in die lokalen Datacenter gehoben. Mit der Modernisierung der digitalen Infrastruktur in hiesigen Unternehmen ist die Frage weniger, OB die Cloud verwendet wird, sondern WIE.


      Generell werden die Schweizer Datacenter von Microsoft als Türöffner gerade in regulierten Branchen gesehen: Finanzdienstleister und Vertreter des Gesundheitswesens sehen nun die Möglichkeit, den Weg der Digitalisierung mit zu beschreiten. Denn die Daten bleiben nun garantiert in der Schweiz.


      Wir empfehlen, den Umzug in die Schweizer Cloud bis Ende des Monats zu beantragen, falls Sie das noch nicht gemacht haben. Gerne unterstützen wir Sie dabei! Kontaktieren Sie uns gerne schriftlich oder per Telefon.


      Banner overview innobit- von O365 zu M365

      Bye bye Office 365 Suite – Alles was Sie zu Microsoft 365 wissen müssen

      Bye bye Office 365 Suite – Alles was Sie zu Microsoft 365 wissen müssen 

      Banner innobit- von O365 zu M365

      Die einzige Konstante bei Microsoft ist der Wandel. Dieses Motto gilt in diesem Jahr nebenMicrosoft Teams auch für den neuen Namen unserer Office 365 Suite. Seit dem 21. April 2020 läuft nun alles unter dem Namen Microsoft 365. 

      Warum ein neuer Name?

      Die Frage lautet eher: warum nicht? 😉  


      Scherz beiseite – der Grund ist simpel. In der Schweiz und auch in anderen Regionen waren die verschiedenen Namen und Bezeichnungen der Produkte oft verwirrend. Da gab es zwei Versionen von Office 365 Business (Essentials und Premium) und auch schon Microsoft 365 Business. Auch die Apps liefen unter Office 365 Business oder ProPlus.  


      Da ist es also nicht verwunderlich, wenn Kunden angestrengt das Gesicht verziehen: was beinhaltet nun welche Komponenten? 

      M365 – die neue Einheit 

      Ob die neue Namensinitiative alles einfacher macht, wird sich zeigen. Fakt ist, dass nun alle Produkte unter Microsoft 365 laufen, mit verschiedenen Abstufungen für Business Pakete und der hilfreichen Bezeichnung Microsoft 365 Apps für – logischer Weise cloud-connected Desktop Apps. 


      So gibt es nun Abstufungen innerhalb von M365 für den privaten Gebrauch (Personal/Family), für KMUs (Business) und für Grossunternehmen (Enterprise)Gerade für kleinere und mittelständische Firmen hilft die neue Namensbezeichnung, die beinhalteten Features auseinander zu halten: 

      Microsoft 365 Packages-innobit erklaert

      Grafik by Microsoft

      M365 Business Basic beinhaltet alles rund um Cloud ServiceDazu zählen SharePoint, Exchange, OneDrive und Teams, die Grundlage für ein funktionierendes Intranet & eine umfassende Speicherplattform in der Microsoft Welt. 


      Beim M365 Business Standard wird das Basic Paket um die Desktop Apps erweitertIhre Mitarbeiter können nun also E-Mails via Outlook empfangen und senden, Dokumente erstellen (Excel, Word, PowerPoint), Vorlagen in Publisher designen oder via Access die Verwaltung Ihrer Daten optimieren. 


      M365 Business Premium setzt auf das Standard Paket wichtige Security Features, die Ihre Umgebung sicherer machen. So können Sie auf Defender, Intune, Conditional Access, Azure Information Protection und Windows Virtual Desktop zurückgreifen.


      Diese Einteilung macht durchaus Sinn und wird es Vertretern mittelständischer Unternehmen vereinfachen, die für sie passende Option zu finden. Schliesslich müssen Sie nun keine 3-4 verschiedenen Produktnamen im Kopf behalten, sondern können einfach pauschal nach Microsoft 365 Business suchen!  

      Nicht sicher, welche Microsoft Lizenzen für Sie passen?

      ​Mit innobit​ ​rein ins digitale Zeitalter - realize your digital potential! ​

      Bedeutet der neue Name höhere Preise? 

      Eine wichtige Frage, auf die Microsoft eine knackig kurze Antwort hat: Nein. 


      Für Schweizer Kunden und solche, die es noch werden möchten, bleiben die aktuellen Preise bestehen (Stand April 2020). Auch die beinhalteten Leistungen ändern sich nicht.  


      Wenn Sie die Einführung oder Weiterentwicklung Ihrer Intranetumgebung erwägen, ist nun ein guter Zeitpunkt. Die neuen Strukturen machen die Microsoft Pakete verständlicher und es Ihnen somit einfacher, eine Entscheidung zu treffen. Aktuell bieten zudem viele Anbieter Microsoft-kompatible Lösungen kostenlos an, die Sie in Ruhe testen können. Einige Angebote unserer Partner wie oneclick oder Powell Software haben wir gelistet.


      Sollte hier nichts Passendes dabei sein, sprechen Sie uns an! Wir finden eine passende Lösung für Sie.