Wer hat an dem Teams Meeting teilgenommen

Microsoft Teams: Wer war im Meeting dabei?

Microsoft Teams Online Meeting: Report zu den Meeting Teilnehmern

Ende Oktober 2020 verkündete Microsoft im Rahmen der Quartalsergebnisse 115 Millionen aktive Microsoft Teams Users pro Tag. Im April 2020 waren es noch 75 Millionen, 15 Monate zuvor “nur” 13 Millionen.


Wie viele Minuten Teams Online Meeting finden weltweit pro Tag statt? 


Die nachfolgende Grafik zeigt den Wert 2.7 Milliarden Minuten pro Tag Ende März 2020, unterdessen sind es sicher deutlich mehr.

Anzahl der Minuten die in Microsoft Teams Meetings pro Tag stattfinden

Wer hat noch nie an einem Teams Meeting teilgenommen? Wohl kaum jemand, nicht mal die eigenen Kinder. Teams Meeting finden immer mehr statt, in kleinen aber auch in grossen Runden.


Wäre es nicht schön, in einem einfachen Report zu sehen, wer effektiv am Meeting dabei war?


Ja die Möglichkeit steht zur Verfügung! Der Meeting Organisator kann einen solchen Report einfach beziehen:

Wer hat an einem Microsoft Teams Meeting teilgenommen

Es müssen aber ein paar Dinge dabei beachet werden.

Hier auch die offizielle Dokumentation von Microsoft zu dem Thema “Meeting Attendance Report Download”.


  • Die Export-Datei hat das CSV Format und kann somit bspw. mit Excel geöffnet werden
  • Der Report beinhaltet
    • Namen des Teilnehmers (Full Name)
    • Aktion (User Action: Joined, Left)
    • Datum und Zeitpunkt (Timestamp)

WICHTIG: 

  • Der Report kann nun von Meeting Owner bezogen werden UND muss während der Session heruntergeladen werden. 
  • Sobald die Session vom Owner verlassen wird, steht der Report nicht mehr zu Verfügung (kein Witz!)

Hier ein Muster von einem solchen Report in Excel aufbereitet:

Musterreport Microsoft Teams

Damit die Funktionalität zur Verfügung steht, muss diese vom Teams Administrator via Powershell aktiviert werden.

Standardmässig ist diese Funktionalität nicht eingeschaltet.

Weiterhin viel Spass und effiziente, ergebnisvolle, Microsoft Teams Meetings.

Teams Blog

Microsoft Teams Display – Next Generation Phone & Personal Assistent

MICROSOFT TEAMS DISPLAY - NEXT GENERATION PHONE & PERSONAL ASSISTENT


In unserem neusten Blog Beitrag möchten wir die neuen Microsoft Teams Displays und einen ersten Praxistest vorstellen. 


Ich bin nicht der Typ, der immer das neuste Gadget braucht.


Klar mag ich Technologie. Wenn diese mipotenziell das Leben erleichtert, mich verbessert oder effizienter macht, dann her damit! Viele Technologien bringen nur marginale Vorteile, deshalb suche ich den echten realen Mehrwert, bevor ich mir was anschaffe.


Online Treffen und Chats sind omnipräsent in der Geschäftswelt und im privaten Umfeld.


Zahlreiche Unternehmen, welche noch bis vor kurzer Zeit diese Optionen kaum oder gar nicht eingesetzt oder Ihren Mitarbeitern, Partner und Kunden zur Kommunikation anboten habennutzen diese aktuell mit einer grossen Selbstverständlichkeit. Home Office wird zum neuen Normal und entsprechende Werkzeuge für Zusammenarbeit und Austausch erreichen Spitzenwerte bei der Nutzung.


Remote Work mit MS Teams Display

COVID hat die digitale Transformation sprunghaft in Unternehmens-Bereichen ermöglicht, welche zuvor über Jahre hinweg erfolgreich ausgeblendet oder verdrängt wurden. Eines der zentralen Elemente daraus sind Remote Work und Home Office, um nicht nur das Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen sondern auch die Zusammenarbeit, den Austausch und das Interagieren mit Kollegen einfach zur Verfügung zu stellen.


Seit April hat die Online Kommunikation und Kollaboration einen Anstieg wie nie zuvor erlebt. Microsoft hat mit Microsoft Teams vor gut 3 Jahren einen Online Service lanciert, welche die zentralen Anforderungen abgedeckt.

  

Sowohl der interne als auch der externe Online Austausch findet in Unternehmen über Microsoft Teams statt. Teams hat bei mir - und sicher auch bei vielen anderen - Outlook als häufigste verwendete Anwendung während des Tages abgelöst.


Immer mehr Anwendungen und Services werden Bestandteil vom Teams Service, Teams wird zur Plattform für die Digitalisierung.

Microsoft Teams

Divide et impera - teile und herrsche

Teams dominiermeinen Arbeitsplatz und steht im Zentrum für den Austausch von Informationen. Teams bringt rasch neue Funktionalität, welche uns allen die Zusammenarbeit und in der Produktivität helfen. Es kombiniert verschiedene ehemals separate Tools in einen zentralen Service: Telefonie, Video Conferencing, Online Collaboration, Group Conversation, Business Notifications und vieles mehr.


In komplexen Situationen hilft es, einen Schritt zurück zu gehen und sich eine Übersicht über die Situation zu schaffen, diese zu strukturieren und zu beurteilen. Das Aufteilen in verdaubare Häppchen bringt die Chance, klar zu sehen und die Situation erfolgreich zu meistern.


Diese Herangehensweise hat mir schon oft geholfen, wenn ich vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr gesehen habe. Sei es im Rahmen eines Projektes, einer technischen Fragestellung oder auch im privaten Umfeld. 


Und etwas Aufteilen am eigenen persönlichen digialen Arbeitsplatz wäre gerade jetzt – in der so intensiven Home Office Zeit doch sehr angenehm und willkommen? 


Microsoft Teams Devices

Um die Kommunikations- und Kollaborations-Tätigkeiten mit Microsoft Teams weiter zu vereinfachen, gibt es eine laufend wachsende Anzahl von Teams Devices, welche eine grosse Bandbreite von Bedürfnissen adressieren. Diese reichen von

  • Teams-optimierten Desktop Phones 
  • Teams Displays (mehr dazu gleich)
  • raum-optimierten Teams Room Sets
  • Collaboration bars, All-In-One Hardware für Sitzungszimmer
  • Teams Panels, Eingangs-Displays mit Meeting Raum Übersicht und Verfügbarkeit

Hier eine kleine Übersicht. Weitere Details hier. 

Teams Panels

Microsoft Teams Display – the Personal Assistant 

Microsoft hat im Sommer 2020 eine neue Devices Kategorie lanciert, die sogenannten Teams Displays. Seit kurzem ist nun das erste Teams Display Modell verfügbar, das Lenovo ThinkSmart View. Der Verkaufspreis liegt knapp unter 400 CHF. Das Gerät ist always-on (ohne Akku, direkt am Storm) und wacht auf, sobald ein Sensor Bewegungen in unmittelbarer Nähe des Displays wahrnimmt. Muss es mal neu gestartet werden, bootet es extrem schnell in unter 10 Sekunden basiert auf Android 8.1 AOSP Betriebssystem. 


Weitere Teams Displays folgen in der nächsten Zeit.  

Was ist ein Teams Display und wie hilft mir das?

 

  • Ein Next-Generation intelligent Desktop Phone  
  • Ein autonomes, voll auf die Nutzung von Microsoft Teams und den damit verbundenen Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten ausgerichtetes Gerät für den persönlich-geschäftlichen Gebrauch.  
    • Modernste, kompakte all-in-one Hardware für moderne Zusammenarbeit (Kamera, Lautsprecher oder Bluetooth Headset, Mikrofon, Touch Screen, Movement Sensoren, Auto-Rotate 
    • Personalisierbares Always-on-Display mit spezifischen Teams AnsichtenTeams Notfications und Anzeige kommender Meetings 
    • Neben Touch auch Voice Steuerung dank Cortana (aktuell nur im US Market) 

Kooperiert nahtlos mit dem Hauptgerät (z. B. Laptop) 


- Dank dem Companion Mode kann parallel mit dem Desktop in die gleiche Teams Session verbunden

werden (z. B. als extended Bildschirm) 


- via Connect verbunden wird das Teams Display automatisch gestartet und gelockt, wenn das Hauptgerät dies tut 


Enterprise ready: Das Management des Teams Displays erfolgt zentral über den Microsoft Teams Admin. Über Richtlinien werden Updates gesteuert, die Geräte abgesichert  (u.a. Pin Lock) und geupdated.  Authentication erfolgt wie gewohnt und gesichert über Azure Active Directory Credentials.

Microsoft Teams - Teams displays

Fazit und erste Praktische Erfahrungen mit Microsoft Teams Display

Teams ist dominierend und wichtig für meine Arbeit.


Dank dem Teams Display erreiche ich genau diese Aufsplittung, dass ich die Kommunikations-Bedürfnisse nun seit mehreren Wochen erfolgreich aus meinem überlasteten Laptop extrahiert habe und über meinen aufmerksamen und smarten Helfer abwickeln kann.


Ich geniesse die neu gewonnene Übersicht und Erleichterung auf meinem Bildschirm. Weiter schätze ich das Head-Set Free telefonieren mit bester Audio Qualität zuhause (oder auch im Büro über Bluetooth Headset, für alle die im Office und bei der Remote Work nicht ganz so viel Ruhe um sich haben). 

Noch ein kleiner Tipp: Die Firmware wird regelässig aktualisiert. Es lohnt sich, hier aktiv auf den letzten Release zu pushen um von den neuesten Funktionalitäten zu profitieren.


Für mich ein absoluter Gewinn. Ich gebe mein Team Display nicht mehr her!

Yammer vs Microsoft Teams Vergleich Comparison

Teams & Yammer im direkten Vergleich – brauchen Sie Yammer mit Microsoft Teams überhaupt noch?

Vor einiger Zeit habe ich eine Infografik zu org-wide Teams hier veröffentlicht. Mit dieser Funktion ist es möglich, alle Mitarbeiter in ein Team einzubinden und wichtige Informationen schnell zu verbreiten. Nun kann man sich natürlich die Frage stellen: hat Yammer gegenüber Microsoft Teams überhaupt noch eine Daseinsberechtigung?


Die Unternehmensnews, welche ich früher vielleicht in der All Company Gruppe von Yammer kommuniziert habe, kann ich doch jetzt auch einfach in einem org-wide Teams posten, oder?


Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, schauen wir uns ein bisschen genauer an, welche Vorteile Teams und Yammer im Community-Kontext bieten und wo sie vielleicht auch schwächeln.

Teams vs. Yammer – kurz & knackig verglichen

Ganz allgemein gesprochen liegt der Fokus bei Teams auf der täglichen Arbeit, dem Austausch mit meiner Abteilung, meinen Projektmitgliedern etc.


Yammer hingegen verfolgt den Community-Ansatz, bei dem unternehmensweit Personen mit den gleichen Interessen zusammen kommen, um sich darüber auszutauschen. Gleichzeitig bietet es auch durch die «All company» Gruppe die Möglichkeit, Unternehmensnews zu veröffentlichen.

Yammer Design New June 2020

Yammer hat in den letzten Wochen übrigens einen neuen Anstrich von Microsoft bekommen und passt nun auch vom Erscheinungsbild besser zu den restlichen Microsoft 365 Apps. Yammer wird also weiterhin optimiert, weiterentwickelt und gerne genutzt.

Im Detail: Yammer und Teams im Community Kontext

Um entscheiden zu können, welches Tool im Unternehmen am besten zum Einsatz kommen sollte, lohnt es sich, die Möglichkeiten von Yammer und Teams genauer zu vergleichen.

Yammer

Microsoft Teams

Verfügbarkeit

Gruppen sind meist öffentlich und Personen können bei Interesse beitreten

Teams bietet ebenfalls die Möglichkeit von öffentlichen Teams, welchen man freiwillig beitreten kann

Strukturierung der Gruppe

Es gibt einen Feed pro Gruppe, in welchem alle Themen behandelt werden

Mehrere Channels können pro Team eingerichtet werden, um spezifische Themenrichtungen voneinander zu trennen

Berechtigungen

  • Admin und Mitglieder
  • Admins können zusätzlich Ankündigungen veröffentlichen
  • Besitzer und Mitglieder
  • Berechtigungseinstellung auf Channel-Ebene möglich, z.B. wer Beiträge erstellen kann
  • Zusätzliche Auswahloption auf Beiträgen, wer antworten kann (Jeder oder nur Moderatoren)

Erstellung von Inhalten

Inhalte werden von den Teilnehmern erstellt (oder ggf. nur von den Admins in der All Company Gruppe)

Inhalte werden von den Teilnehmern erstellt (oder ggf. nur von den Moderatoren in bestimmten Channels)

Post-Typen

  • Beitrag
  • Frage
  • Loben
  • Umfrage
  • Beitrag
  • Ankündigung
  • Loben
  • Forms

Integration in SharePoint

Integration in SharePoint als Webpart möglich (z.B. im Intranet-Kontext)

Aktuell keine Integration in SharePoint als Webpart

Tagging

Tagging auf Beiträgen. Teilnehmer können Tags folgen und sich alle Beiträge zu einem Tag anzeigen lassen

Teammitglieder können vom Teambesitzer mit Begriffen getagged werden. Diese Begriffe können in Beiträgen via @mention verwendet werden und die entsprechenden Teammitglieder werden über die Beiträge benachrichtigt

Feed

Home Feed, der neue und interessante Beiträge anzeigt, welche der Benutzer noch nicht gelesen hat.

Activity-Feed zu den Beiträgen, bei welchen die jeweilige Person erwähnt wurde

Beiträge verschieben

Ein Beitrag kann leicht in eine andere Community verschoben werden

  • Beiträge können initial in mehreren Channels (auch teamübergreifend) gepostet werden
  • Kein Verschieben von Beiträgen möglich

Integration externer Informationen (z.B. RSS-Feed)

Integration von externen Informationen via Flow

Einfache Integration z.B. von externen Feeds via Bots & Konnektoren

Vorteil: können in einen separaten Channel gepostet werden

Events

  • Live-Events
  • Können von Admins erstellt werden
  • Live Events sind bei öffentlichen Gruppen sowohl im Community-Feed als auch im All Company Feed sichtbar

Live Events (sind keinem Team / Channel zugeordnet) oder Channel Meetings (über zusätzliche Einstellungen kann ebenfalls definiert werden, wer präsentieren darf etc.)

Zusatzfunktionalitäten

  • Unterhaltung schliessen & beste Antwort markieren
  • Unterhaltung pinnen
  • Verwandte Communities verlinken

Unterhaltung automatisch übersetzen

Individuelle Kommunikation

Private Nachrichten

Privater Chat oder Gruppenchat

Benachrichtigungen

  • Yammer Inbox mit ungelesenen Nachrichten
  • Benachrichtigung via E-Mail
  • Benachrichtigung kann auf einzelne Gruppen eingeschränkt werden
  • Benachrichtigung via Banner, Feed oder E-Mail
  • Benachrichtigungseinstellungen auf 2 Ebenen:
  • Global in Microsoft Teams
  • Channel Benachrichtigungen

Erreichbarkeit des gesamten Unternehmens

  • All Company Community
  • Keine Beschränkung bei der Mitgliederzahl in der All Company Gruppe
  • Berechtigung zum Erstellen von Inhalten kann auf Admins beschränkt werden
  • Org-wide Teams (aktuell noch begrenzt auf 5’000 Mitglieder & 5 org-wide Teams pro Tenant)
  • Berechtigung zum Erstellen von Inhalten kann auf Besitzer & zusätzliche Moderatoren in bestimmten Channels beschränkt werden

Diese Tabelle ist nicht abschliessend und nur eine Momentaufnahme von Juli 2020. Beide Tools werden laufend weiterentwickelt. Die Möglichkeiten können in ein paar Monaten also schon ganz anders aussehen.

Soll ich nun Yammer & Teams oder nur Teams in meinem Unternehmen nutzen?

Die eigentliche Frage, die man sich hier stellen sollte, ist:

«Welche Tools nutzen wir aktuell und wie etabliert sind diese?»

Darauf aufbauend kann eine Entscheidung bezüglich Teams und Yammer getroffen werden.

Ist Yammer bereits im Einsatz und wird gerne genutzt, sollte für Communities und Unternehmensnews sicherlich weiter auf Yammer gesetzt werden. Yammer-Beiträge aus einzelnen Gruppen oder zu bestimmten Themen können über das Yammer Community Webpart auch direkt auf SharePoint Modern Seiten eingefügt werden und integrieren sich damit zum Beispiel super in ein SharePoint Online Intranet oder die SharePoint Seite einer Arbeitsgruppe.


Sollte Yammer noch nicht im Einsatz sein, dafür aber Teams bereits gut etabliert sein, sollte zuerst geprüft werden, ob die Anforderungen nicht ebenfalls mit Teams abgedeckt werden können.


Ist noch keines der beiden Tools im Einsatz, kann diese Einteilung hilfreich sein:

  • Für grössere Unternehmen empfiehlt sich die Nutzung beider Tools
  • Hierbei ist es wichtig, den jeweiligen Einsatzbereich eindeutig voneinander abzugrenzen.
  • Der Fokus von Yammer kann somit klar auf dem Community-Aspekt und dem Bilden von abteilungsübergreifenden Wissensgruppen liegen. Private Nachrichten zum Beispiel aber sollten lieber in Teams in Form von Chats verschickt werden. 
  • Teams hingegen soll für die tägliche Arbeit und die konkrete Zusammenarbeit in einem geschlossenen Team oder Projekt genutzt werden.

Eine Integration von Yammer in Teams ist auf vielfältige Art möglich:

Mobile App Broadcast
Intranet_Screen
Content icon innobit

Als App

Als Tab

Als Connector

Die Yammer App in Teams bietet einen annähernd gleichen Funktionsumfang wie im Browser. Neue Beiträge können darüber direkt erfasst werden. Ein Wechsel zwischen den Communities innerhalb eines Tenant ist möglich.

Yammer-Feeds zu bestimmten Themen oder Gruppen können direkt als Tab in einen Channel hinzugefügt werden. Yammer-Posts können im jeweiligen Teams-Kanal geteilt werden, um dort z.B. weiter über eine Frage zu diskutieren (Beiträge im Teams-Channel werden nicht in Yammer übernommen!)

Neue Beiträge in einer Gruppe oder zu einem Thema werden automatisch als Beiträge in den Channel gepostet. (Antworten zu diesen Beiträgen im Teams-Channel werden nicht in Yammer übernommen!)

Mein Tipp: Für kleinere Unternehmen empfiehlt sich der Fokus auf Microsoft Teams

Zum einen müssen die Mitarbeitenden sich nicht an zwei neue Tools und deren Funktionsweise gewöhnen, zum anderen ist es für die IT-Administratoren leichter, nur ein Tool für Community, Unternehmensnews und Arbeitsgruppen zu verwalten.


Die Unternehmenskommunikation kann über ein org-wide Team sichergestellt werden, bei dem z.B. nur eine bestimmte Gruppe von Personen Inhalte erfassen darf, aber alle diese lesen und kommentieren können. Org-wide Teams sind aktuell noch auf 5’000 Mitglieder begrenzt und deshalb für grössere Unternehmen nicht geeignet.


Für den abteilungsübergreifenden Wissensaustausch können öffentliche Teams erstellt werden, die für jeden im Unternehmen bei Interesse zugänglich sind. Arbeits- & Projektgruppen hingegen sollten geschlossene Teams sein. Und für eher private Gruppen, wie bspw. die Fitness-Gruppe o.Ä. eignet sich ein Gruppenchat super.

Fazit: Teams und Yammer – auf die Strategie kommt es an!

Bei der Frage Teams vs. Yammer gibt es kein ‘entweder oder’. Beide Tools haben ihre Daseinsberechtigung sowie ihre Vorteile und Nachteile.


Ich hoffe, dass Ihnen dieser Beitrag und besonders die Gegenüberstellung der Funktionen hilft, die richtige Strategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln und zu entscheiden, welche Tools Sie benötigen. Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, kommunizieren Sie diese klar im Unternehmen, sodass alle Beteiligten wissen, wie sie die verfügbaren Tools nutzen können. In vielen Workshops, die ich gegeben habe, war dies die grösste Problemstellung innerhalb eines Teams.


Wie kombinieren Sie Teams und Yammer? Lassen Sie mich Ihre Erfahrungen in einem Kommentar wissen oder melden Sie sich gerne für einen unverbindlichen Austausch.


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Infografik: Intranet war gestern, Digital Workplace ist heute

Intranet war gestern, Digital Workplace ist heute

Wenn Sie eine Umfrage machen würden, was ein gutes Intranet ausmacht, bekämen Sie eine Reihe verschiedener Anforderungen. Von interner Unternehmenskommunikation über Anbindung von Partnern bis hin zu fachübergreifender, ortsunabhängiger Zusammenarbeit und automatisierten Prozessen würden viele Wünsche in einem Topf landen. 


Diese werden im Begriff 'Digital Workplace' vereint - die Vision eines rundum integrierten, digitalen Arbeitsplatzes. Wie dieser umgesetzt werden kann, haben wir in unserem Frühlings-Webinar mit Powell Software illustriert. Sehen Sie sich jetzt das Video an.


Die folgende Infografik fasst anschaulich einen möglichen Ansatz zusammen, wie Sie das Projekt 'Digital Workplace' angehen können, mit dynamischer Ausrichtung und langfristigem Nutzen. 

Intranet zu Digital Workplace Digitaler Arbeitsplatz Infografik_Powell innobit_May2020