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Recap Webinar: Aus der Praxis – das müssen Sie bei der Einführung von Teams beachten

Recap Webinar: Aus der Praxis – das müssen Sie bei der Einführung von Teams beachten

– Die wichtigsten Takeaways –

Dieser Artikel erschien auch bei unserem Partner AvePoint.

 

Sie haben unser Webinar “Aus der Praxis - Das müssen Sie bei der Einführung von Microsoft Teams beachten” verpasst? Hier können Sie es sich kostenlos und On-Demand anschauen.


Microsoft Teams ist das mitunter beliebteste Werkzeug zur modernen Unternehmenskommunikation. Doch die Einführung und richtige Nutzung von Teams kann zu einer großen Herausforderung werden, vor allem wenn die Zeit drängt. Insbesondere die Vorbereitung der Mitarbeiter auf einen solchen Wandel, inklusive interner Kommunikation und strategischer Planung, hat einen großen Einfluss auf die spätere Akzeptanz und sollte gut geplant sein. In unserem Artikel erfahren Sie, was Sie bei der Einführung von Microsoft Teams beachten müssen, damit die Nutzung des Tools von Anfang an geordnet und kontrolliert verläuft.

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Voraussetzungen zur stressfreien Einführung von Microsoft Teams

Aktuell können Sie eine Microsoft Teams Freemium Version herunterladen, um Teams schnell und kostenlos in Ihrem Unternehmen einzuführen. Mit dem Customer Success Kit können Sie weitere Informationen sammeln, um den Start zu unterstützen.

Grundsätzlich sollten Sie sich aber, bevor Sie Ihr Migrationsprojekt angehen und in die Cloud wechseln, eine Strategie überlegen und ein paar Punkte beachten. Überlegen Sie sich, welchen Zweck diese Migration verfolgt und wie die Nutzung von Office 365 gestaltet werden soll. Im Rahmen einer Governance-Strategie ist einer der wichtigsten Punkte die Provisionierung: Wer darf Teams beantragen und erstellen bzw. wer darf bei Beantragung eines Teams die Erstellung freigeben?

Nicht nur der Prozess der Beantragung ist dabei wichtig, sondern auch die Usability. Denn wenn zu viele Teams erstellt werden, kann schnell Chaos entstehen und Ihre Mitarbeiter werden den Überblick verlieren. Vor lauter Teams werden sie nicht mehr wissen, in welchem Team was gepostet werden sollte, wo sie gesuchte Informationen finden können oder sie werden gar nicht mehr wissen, welche Teams es überhaupt gibt.

Um auch noch in Zukunft eine klare und geordnete Struktur zu haben, können Sie mit dem richtigen Lifecycle Management festlegen, wie lange ein Team bestehen soll und wann es gelöscht werden kann.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie an diese Punkte herangehen können.

Die Digital Journey der Manor AG

Jedes Unternehmen hat eigene Vorstellungen und Ansprüche an sein Intranet und die Gesamtheit des Digital Workplace und gerade mit einer grossen Belegschaft müssen viele Interessen vereinbart werden. Die Manor AG ist ein Paradebeispiel für die Bereitstellung einer modernen Arbeitsplattform, die sie mithilfe von AvePoint und innobit umsetzt.


Schon seit 2003 wurde SharePoint für Dokumentenmanagement und als Intranet genutzt. 2017 startete das Handelsunternehmen die Journey in die Cloud, zunächst für Emails und Collaboration (Zusammenarbeit). Erweitert wurde dies sukzessive mit der Integration von Umsystemen und einem Cloud Governance Konzept für die Provisionierung von SharePoint Sites. Anfang 2020 begann der Microsoft Teams Rollout – mit automatisierter Cloud Governance zur geregelten Verwaltung.

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Was bedeutet das konkret?

Cloud Governance beinhaltet für Manor durch die Vielfalt der Anwendungsfälle vor allem die Strukturierung und das Festlegen von Regelungen über Metadaten. So wird der Owner (Eigentümer) von einem Team laufend überprüft, um sicherzustellen, dass es immer einen Verantwortlichen für das Team gibt, selbst wenn ein Mitarbeiter die Abteilung oder Firma verlässt. Die Rollen und Befugnisse sind festgelegt, sodass beispielsweise Templates nur von IT-Verantwortlichen provisioniert werden können. Es ist klar definiert, welche Services genutzt werden können. Standardisierte Funktionalitäten machen die Anwendung aber auch die Verwaltung eingängiger.

Sollte nicht klar sein, welches Template für ein neues Team passend ist, kann ein Mitarbeiter über AvePoint My Hub direkt in Microsoft Teams eine Anfrage stellen, die über das intelligente System ausgewertet wird. Oft kann durch ein automatisiertes Verfahren der Mitarbeiter direkt zu seinem korrekten Team geleitet werden, ohne dass Mehraufwand für die IT-Abteilung entsteht.

Zudem werden neue Funktionen in Microsoft Teams oder auch neue Templates proaktiv auf einer Testumgebung geprüft, bevor sie für den laufenden Betrieb freigeschalten werden. Dies ist essenziell, um Verwirrung zu vermeiden und eine positive User Experience (UX) sicher zu stellen. Hinzu kommt eine moderne Oberfläche für eine intuitive Nutzung.

Das können andere Unternehmen von Manor lernen

Wenn es zu Intranet, Digital Workplace und vor allem Microsoft Teams kommt, sollten Sie die folgenden Punkte beachten, um langfristig Nutzen aus einem modernen Arbeitsumfeld zu ziehen.


Vielfalt an Funktionen ist ‘Fluch und Segen‘ zugleich

Oft ist das Ziel von digitalen Tools, Prozesse effizienter zu gestalten und das Leben von Mitarbeitern zu erleichtern. Die Möglichkeiten dafür sind nahezu unerschöpflich. Genau das ist der Knackpunkt: Nutzer sind oft überfordert, weswegen es imminent ist, die Digitalisierung im Unternehmen geplant und mit Voraussicht voran zu treiben.

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Prozesse definieren

Jeder mögliche Anwendungsfall in der Firma sollte hier berücksichtigt werden, um festzulegen, wie beispielsweise neue Teams oder auch Daten freigegeben werden. Sollte ein Manager ein neues Team aktiv bestätigen, bevor es provisioniert wird? Oder reicht ein automatischer Scan mit Alert an die IT?

Wie werden sensible Daten behandelt? Wie kann man externe Partner oder Lieferanten mit einbinden? Was passiert mit Daten und Teams, wenn sie nicht mehr aktiv genutzt werden?

Rollen & Verantwortlichkeiten

Es sollte klar sein, welche Befugnisse in welcher Rolle liegen und wer jeweils zuständig ist. Das ist im professionellen Umfeld keine neue Erkenntnis und doch wird dieser Punkt gerade in Bezug auf Microsoft Teams oft übersehen.

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Legen Sie Zuständigkeiten fest, um wichtige Themen voran zu treiben, z.B. Templates, Trainings, Change und Adoption, Verwaltung der Plattform sowie das Up-to-date-Bleiben mit neuen Funktionen.


Klassifizierung von Daten

Sensible Inhalte müssen geschützt werden und so sind auch in Microsoft Teams Security und Information Protection hochrelevant. Klassifizieren Sie Ihre Daten um sicherzustellen, dass diese adäquat behandelt werden. Wie und wo sollen welche Daten aufbewahrt werden? Wann werden sie gelöscht beziehungsweise archiviert? Was darf man extern teilen?

Auch Teams können nach einer ähnlichen Klassifizierung geordnet werden. Um eine Unterscheidung leichter zu machen, eignen sich Icons und Farbcodes, die den Typ des Teams (intern vs. extern; vertraulich; Projekt vs. Workspace) signalisieren.

Klarheit schaffen

Die besten Konzepte und Regelungen sind nichtig, wenn sie von den Betroffenen nicht wahrgenommen oder verstanden werden. Wir empfehlen daher eine offene Kommunikation, wenn möglich bereits in der Entwicklungsphase.

Stellen Sie klar, was angeboten wird und welche Tools für welche Zwecke zur Verfügung stehen. So vermeiden Sie Verwirrung und das Entstehen einer Schatten-IT (Drittanbietertools, die unkontrolliert in verschiedenen Teams eingesetzt werden). Entscheiden Sie ausserdem, ob beispielsweise nur Microsoft Standard Apps eingesetzt werden, oder ob auch persönliche Apps freigeschalten sind.

Haben Sie diese Punkte in Ihrer Governance-Strategie aufgestellt und umgesetzt, sind Sie vielen Firmen einen grossen Schritt voraus. Zugleich werden Sie und Ihre Mitarbeiter langfristig von einem aufgeräumten und geregelten Umfeld profitieren, in dem es Spass macht, zu arbeiten.

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Wie Sie Ihr IT-Team entlasten

Cloud Governance bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit Ihr Arbeitsumfeld zu strukturieren und zu ordnen, sondern etlastet gleichzeitig Ihr IT-Team.

Self Service Enablement

Mit der AvePoint Cloud Governance-Lösung haben Sie die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern innerhalb von Teams einen Request zur Verfügung zu stellen. Mithilfe von vorgegebenen Templates können Endbenutzer selber leicht Teams erstellen, wenn sie diese benötigen, jedoch erfolgt diese Erstellung innerhalb von Richtlinien, die Sie und Ihr Unternehmen festlegen. Durch einen Approval-Prozess bestimmen Sie, wann die IT eingreifen muss, um beispielsweise einen Request zu genehmigen. Indem Sie Ihren Endbenutzern so viel Verantwortung wie möglich übertragen, sparen Sie der IT viel Zeit und steigern damit ihre Effizienz.

Ongoing Governance

Um Teams immer aktuell und relevant zu halten, empfehlen wir Ihnen den Lebenszyklus eines Teams zu verwalten. Lassen Sie automatisch prüfen, ob die vorhandenen Mitglieder in einem Team noch aktive User sind oder ob beispielsweise Externe User, die nicht mehr am Projekt arbeiten, enthalten sind.

Managed Disposition und Backup

 Auch das Ende eines Teams kann automatisch eingeleitet werden. Dabei können Sie selber Regeln festlegen, wie beispielsweise: In einem Team wurde seit drei Monaten nichts mehr gepostet. In einem solchen Fall ist es wahrscheinlich, dass das Team nicht mehr verwendet wird. Das Ende des Teams kann entweder automatisch eingeleitet werden oder der Owner wird gefragt, ob das Team weiterhin benötigt wird. Dank eines Backups sind Sie abgesichert, wenn Sie nach Löschung des Teams feststellen, dass es wieder benötigt wird. 

Win-Win für IT und Enduser

Mit Cloud Governance entlasten Sie nicht nur Ihre IT, sondern auch Ihre Endbenutzer. Ihr IT Team hat weniger manuelle Tätigkeiten, wodurch es in seiner täglichen Arbeit weniger abgelenkt wird. Auch reduzieren Sie durch die Automatisierung das Fehler-Risiko und reduzieren zusätzlich die Verantwortung des IT-Teams.

Im Gegenzug steigern Sie durch Templates und einer einfachen Steuerung die Akzeptanz bei den Endusern. Durch die Automatisierung gewährleisten Sie schnellere Abläufe, was die Produktivität der Endbenutzer steigert.

So unterstützen AvePoint und innobit auf dem Weg zum Modern Workplace

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innobit & AvePoint Standard Teams Konfiguration

  • Vordefinierte Teams Templates und Self- Service Portal nach Best Practices
  • Cloud Governance 2 Monate kostenlos
  • Security & Compliance, Datenklassifizierung, Definitionen sind bei Design dabei
  • Life Cycle Management, Reporting & Auditing
  • Trainings und Einführung für IT Admins und Power Users/Champions
  • Fixpreis Angebot

Erfahren Sie mehr auf Anfrage bei michael.weiss@innobit.ch oder marketing_DE@avepoint.com.

Co-Autorin

Emmanouela Kanakidou_avepoint_innobit partner

Emmanouela Kanakidou

Marketing Coordinator, AvePoint

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Banner 4 Erfolgsfaktoren Digital Workplace

Infografik: Die 4 Erfolgsfaktoren eines Digital Workplace

Die 4 Erfolgsfaktoren eines Digital Workplace

Der Digitale Arbeitsplatz ist mehr als nur die Möglichkeit, Emails auch von zuhause aus abrufen zu können. Er ist auch mehr als eine neuere Bezeichnung für ‚Intranet‘. Er integriert Arbeitsabläufe in der Zusammenarbeit, zum Daten- bzw. Informationsaustausch sowie im Zugriff auf andere Applikationen und bietet die Möglichkeit, sich auch sozial mit Kollegen zu vernetzen.


Dabei wird oft ein höheres Mass an Effizienz in Aussicht gestellt. Doch dieses wird oft genug nicht erreicht, wenn entscheidende Faktoren fehlen… Was braucht es, um den Digital Workplace auch in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu machen? Wir haben die Antwort in unserer Infografik für Sie zusammen gefasst!

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Infografik: Intranet war gestern, Digital Workplace ist heute

Intranet war gestern, Digital Workplace ist heute

Wenn Sie eine Umfrage machen würden, was ein gutes Intranet ausmacht, bekämen Sie eine Reihe verschiedener Anforderungen. Von interner Unternehmenskommunikation über Anbindung von Partnern bis hin zu fachübergreifender, ortsunabhängiger Zusammenarbeit und automatisierten Prozessen würden viele Wünsche in einem Topf landen. 


Diese werden im Begriff 'Digital Workplace' vereint - die Vision eines rundum integrierten, digitalen Arbeitsplatzes. Wie dieser umgesetzt werden kann, haben wir in unserem Frühlings-Webinar mit Powell Software illustriert. Sehen Sie sich jetzt das Video an.


Die folgende Infografik fasst anschaulich einen möglichen Ansatz zusammen, wie Sie das Projekt 'Digital Workplace' angehen können, mit dynamischer Ausrichtung und langfristigem Nutzen. 

Intranet zu Digital Workplace Digitaler Arbeitsplatz Infografik_Powell innobit_May2020
Cloud Cost Management Optimierung innobit

Kosten in der Cloud – so holen Sie das Optimum heraus


Kosten in der Cloud so holen Sie das Optimum heraus 

Jetzt in die Cloud wechseln und Kosten sparen! Wirklich? 

 

So oder so ähnlich bewerben viele Anbieter ihre Cloud-Dienste. Das Motto ‚höher, schneller, weiter‘ wird hier umgemünzt auf ‚flexibler, effizienter, kostengünstiger‘. Die Cloud ist das ultimative virtuelle Medium, auf das Sie immer und überall Zugriff haben, wodurch Ihre Teams besser arbeiten und mit dem Sie auch noch Kosten sparen werden!

 

Mit diesem Mythos möchte ich etwas aufräumen, denn obwohl diese Versprechungen richtig sein können, gelten sie nicht per se. Falls Sie überlegen, Ihr Unternehmen ganz oder teilweise in die Cloud zu ziehen, wird dieser Artikel Ihnen einige Überlegungen mitgeben, um eine informierte Entscheidung treffen zu können. Wenn Sie bereits in der Cloud sind, interessiert Sie gewiss die Checkliste, mithilfe derer Sie die Stellschrauben überprüfen können, die Ihre Nutzung und Auslastung der Cloud optimiert. 


Cloud – was bedeutet das eigentlich?  

 

Bis in die 00er Jahre waren firmeneigene Server Standard. Dies brachte erheblichen Aufwand mit sich, da die Hardware vor Ort Platz finden musste, und man oft eigens ein Team einstellte, um die Server zu betreuen und zu warten. Updates waren oft ein grösserer Aufwand und wurden nur nach Bedarf durchgeführt. Dies führte oft zu Blöcken, die viel Zeit und Nerven aller Beteiligten in Anspruch nahmen und allgemein war man froh, wenn die Update-Phase wieder rum war und alles einigermassen reibungslos funktionierte. 


Mit der Einführung von Cloud Diensten wie z.B. Office 365 oder Azure, reduzierte sich dieser Aufwand, da nun Anbieter die Server zentral verwalten. Updates werden in kleineren Päckchen und auch kürzeren Abständen durchgeführt, was sicherstellt, dass alle Systeme stets auf dem neuesten Stand sind. Während dies grosse Auswirkungen auf die Aufgaben in IT-Abteilungen haben kann, ändert sich für den Nutzer im wesentlichen nichts (ausser dass Design und Funktionen öfter geändert bzw. erweitert werden können) 


Bevor Sie in die Cloud wechseln: das sollten Sie beachten 

Nicht jeder Cloud-Anbieter ist gleich. Der Teufel steckt hier bekanntlich im Detail. Um die richtige Entscheidung in Bezug auf Ihre Cloud Kosten zu treffen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen und intern prüfen.  


  • Wie gross ist der Umfang der Speicherkapazität? 

  • Wie viele Office 365 Lizenzen sind in einem Paket enthalten und wie viele brauche ich wirklich? (Beachten Sie: wie viele Mitarbeiter haben einen eigenen digitalen Arbeitsplatz? Dies kann von Ihrer gesamten Mitarbeiterzahl abweichen. Auch wichtig: nicht jeder Mitarbeiter benötigt das gleiche Mass an Zugriff und Lizenzen.) 

  • Wie flexibel kann ich meinen Office 365 Plan bei Bedarf erweitern oder reduzieren? 

  • Wie flexibel sind die Laufzeiten?  

  • Habe ich einen direkten Ansprechpartner für Support oder gibt es nur ein generelles Kundenmanagement? 

  • Welche Anforderungen habe ich an den Ort des Cloud Datacenters? (Viele Anbieter betreiben unterschiedliche Standorte. Hier gibt es oft Unterschiede in Kosten je nach Land, allerdings auch Unterschiede in Standards, z.B. in Bezug auf Datenschutz) 

Sie sehen, es gibt schon einiges im Vorhinein zu berücksichtigen und dabei habe ich nur das grundlegende Thema Kosten berücksichtigt. Erweiterte Security, Governance und technische Komponenten kommen bei dieser Vorrunde noch dazu.  



Das Problem: Darum haben Sie Ihre Cloud-Kosten nicht im Griff 

 

Wenn Sie nun schon in der Cloud sind, haben Sie die obigen Überlegungen mit in Ihre Entscheidung einbezogen. Oder nicht? Keine Sorge, Sie können trotzdem Ihre Cloud-Nutzung optimieren und wahrscheinlich einiges an Kosten einsparen.  


Die Hauptstellschraube heisst: Lizenzen!  


Viele Unternehmen kaufen Cloud Pakete, ohne auch nur einen groben Plan. Es wird ungefähr abgeschätzt, ob die Anzahl der Lizenzen grob auf die Mitarbeiter passt und zur Sicherheit noch etwas aufgeschlagen. Das Resultat: eine ungeordnete Mischung aus zu vielen und unpassenden Lizenzen. 


Wenn Sie sich Ihre Umgebung genauer ansehen, werden Sie schnell feststellen: da sind ungenutzte Lizenzen, die nie aktiviert wurden; Lizenzen von ehemaligen Mitarbeitern, die nicht neu verteilt wurden; oder auch zugeteilte Admin-Lizenzen, für Nutzer die eigentlich keine brauchen. 


Wie stellen Sie also sicher, dass Sie a) die richtigen Lizenzen zur Verfügung haben und b) falsch zugeteilte Lizenzen ablösen? Die Checkliste im nächsten Kapitel gibt Ihnen die nötigen Anhaltspunkte. 

Checkliste: So holen Sie das Optimum aus Ihrer Cloud

Das brauchen Sie, um diesen Check durchführen zu können:  
  • Jemanden aus der IT, der Zugriff auf Admin Center/Backend der Cloud hat
  • Folgende Checkliste:

Gehen Sie diese Punkte durch und erstellen Sie eine Übersicht zu jedem Mitarbeiter. So werden Sie schnell merken, welche Lizenzen Sie umverteilen oder neu vergeben können. Mit grosser Wahrscheinlichkeit kommen Sie in diesem Prozess auch zu dem Schluss, dass die aktuellen Lizenzen nicht auf Ihren Bedarf passen und so können Sie gezielt reagieren.


​Übrigens: beim Stichwort Lizenzen geht es nicht nur um Cloud-Zugriffe. Schöpfen Sie die Anwendungen Ihrer Microsoft Lizenzen schon voll aus? 



Cloud Analyse 4.0 – automatisierter Health Check für Ihre Umgebung 

 

Zurück zum Thema. Cloud Kosten. Als kleineres Unternehmen können Sie die obige Checkliste durchgehen und manuell alle Lizenzen überprüfen. Wenn Sie aber hunderte von Mitarbeitern einzeln analysieren müssen, wird das ein langwieriges, teures und bestimmt auch frustrierendes Unterfangen. Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, warum im Blog einer IT-Firma eine manuelle Checkliste vorgeschlagen wird.  


Touché! Aber auch wir sind ab und an nostalgisch. 


Natürlich gibt es heutzutage auch automatische Analysetools, die in kürzester Zeit Licht ins Dunkel bringen. Denn die eigentliche Arbeit für Sie sollte es nicht sein, sich durch Ihre Lizenzen zu wühlen, sondern gründlich aufzuräumen und so die Nutzung Ihrer Cloud zu optimieren. Ja, auch in der IT gibt es den Frühjahrsputz. 


Wir bei innobit haben das Verfahren noch erweitert, denn Daten allein nützen wenig, wenn man keinen Nutzen daraus zieht. In unserem Health Check kombinieren wir daher Mensch und Maschine – die automatisch generierten Daten aus Ihrer Umgebung werden in enger Zusammenarbeit analysiert, interpretiert und in anwendbare Actionpoints übersetzt. 


Ein Health Check Ihrer Umgebung analysiert neben Lizenzauslastung ausserdem mögliche Sicherheitslücken und gibt Hinweise darauf, welche Bereiche Sie dringend angehen sollten, um eine reibungslose Funktionsweise zu sichern.  


Sind Sie interessiert, aber noch unsicher? Dann schicken Sie uns gerne eine Email mit Ihren Fragen, oder tragen Sie sich in das unten stehende Formular ein, um kostenlos und unverbindlich einen Beispielreport zu erhalten. 



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