Yammer vs Microsoft Teams Vergleich Comparison

Teams & Yammer im direkten Vergleich – brauchen Sie Yammer mit Microsoft Teams überhaupt noch?

Vor einiger Zeit habe ich eine Infografik zu org-wide Teams hier veröffentlicht. Mit dieser Funktion ist es möglich, alle Mitarbeiter in ein Team einzubinden und wichtige Informationen schnell zu verbreiten. Nun kann man sich natürlich die Frage stellen: hat Yammer gegenüber Microsoft Teams überhaupt noch eine Daseinsberechtigung?


Die Unternehmensnews, welche ich früher vielleicht in der All Company Gruppe von Yammer kommuniziert habe, kann ich doch jetzt auch einfach in einem org-wide Teams posten, oder?


Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, schauen wir uns ein bisschen genauer an, welche Vorteile Teams und Yammer im Community-Kontext bieten und wo sie vielleicht auch schwächeln.

Teams vs. Yammer – kurz & knackig verglichen

Ganz allgemein gesprochen liegt der Fokus bei Teams auf der täglichen Arbeit, dem Austausch mit meiner Abteilung, meinen Projektmitgliedern etc.


Yammer hingegen verfolgt den Community-Ansatz, bei dem unternehmensweit Personen mit den gleichen Interessen zusammen kommen, um sich darüber auszutauschen. Gleichzeitig bietet es auch durch die «All company» Gruppe die Möglichkeit, Unternehmensnews zu veröffentlichen.

Yammer Design New June 2020

Yammer hat in den letzten Wochen übrigens einen neuen Anstrich von Microsoft bekommen und passt nun auch vom Erscheinungsbild besser zu den restlichen Microsoft 365 Apps. Yammer wird also weiterhin optimiert, weiterentwickelt und gerne genutzt.

Im Detail: Yammer und Teams im Community Kontext

Um entscheiden zu können, welches Tool im Unternehmen am besten zum Einsatz kommen sollte, lohnt es sich, die Möglichkeiten von Yammer und Teams genauer zu vergleichen.

Yammer

Microsoft Teams

Verfügbarkeit

Gruppen sind meist öffentlich und Personen können bei Interesse beitreten

Teams bietet ebenfalls die Möglichkeit von öffentlichen Teams, welchen man freiwillig beitreten kann

Strukturierung der Gruppe

Es gibt einen Feed pro Gruppe, in welchem alle Themen behandelt werden

Mehrere Channels können pro Team eingerichtet werden, um spezifische Themenrichtungen voneinander zu trennen

Berechtigungen

  • Admin und Mitglieder
  • Admins können zusätzlich Ankündigungen veröffentlichen
  • Besitzer und Mitglieder
  • Berechtigungseinstellung auf Channel-Ebene möglich, z.B. wer Beiträge erstellen kann
  • Zusätzliche Auswahloption auf Beiträgen, wer antworten kann (Jeder oder nur Moderatoren)

Erstellung von Inhalten

Inhalte werden von den Teilnehmern erstellt (oder ggf. nur von den Admins in der All Company Gruppe)

Inhalte werden von den Teilnehmern erstellt (oder ggf. nur von den Moderatoren in bestimmten Channels)

Post-Typen

  • Beitrag
  • Frage
  • Loben
  • Umfrage
  • Beitrag
  • Ankündigung
  • Loben
  • Forms

Integration in SharePoint

Integration in SharePoint als Webpart möglich (z.B. im Intranet-Kontext)

Aktuell keine Integration in SharePoint als Webpart

Tagging

Tagging auf Beiträgen. Teilnehmer können Tags folgen und sich alle Beiträge zu einem Tag anzeigen lassen

Teammitglieder können vom Teambesitzer mit Begriffen getagged werden. Diese Begriffe können in Beiträgen via @mention verwendet werden und die entsprechenden Teammitglieder werden über die Beiträge benachrichtigt

Feed

Home Feed, der neue und interessante Beiträge anzeigt, welche der Benutzer noch nicht gelesen hat.

Activity-Feed zu den Beiträgen, bei welchen die jeweilige Person erwähnt wurde

Beiträge verschieben

Ein Beitrag kann leicht in eine andere Community verschoben werden

  • Beiträge können initial in mehreren Channels (auch teamübergreifend) gepostet werden
  • Kein Verschieben von Beiträgen möglich

Integration externer Informationen (z.B. RSS-Feed)

Integration von externen Informationen via Flow

Einfache Integration z.B. von externen Feeds via Bots & Konnektoren

Vorteil: können in einen separaten Channel gepostet werden

Events

  • Live-Events
  • Können von Admins erstellt werden
  • Live Events sind bei öffentlichen Gruppen sowohl im Community-Feed als auch im All Company Feed sichtbar

Live Events (sind keinem Team / Channel zugeordnet) oder Channel Meetings (über zusätzliche Einstellungen kann ebenfalls definiert werden, wer präsentieren darf etc.)

Zusatzfunktionalitäten

  • Unterhaltung schliessen & beste Antwort markieren
  • Unterhaltung pinnen
  • Verwandte Communities verlinken

Unterhaltung automatisch übersetzen

Individuelle Kommunikation

Private Nachrichten

Privater Chat oder Gruppenchat

Benachrichtigungen

  • Yammer Inbox mit ungelesenen Nachrichten
  • Benachrichtigung via E-Mail
  • Benachrichtigung kann auf einzelne Gruppen eingeschränkt werden
  • Benachrichtigung via Banner, Feed oder E-Mail
  • Benachrichtigungseinstellungen auf 2 Ebenen:
  • Global in Microsoft Teams
  • Channel Benachrichtigungen

Erreichbarkeit des gesamten Unternehmens

  • All Company Community
  • Keine Beschränkung bei der Mitgliederzahl in der All Company Gruppe
  • Berechtigung zum Erstellen von Inhalten kann auf Admins beschränkt werden
  • Org-wide Teams (aktuell noch begrenzt auf 5’000 Mitglieder & 5 org-wide Teams pro Tenant)
  • Berechtigung zum Erstellen von Inhalten kann auf Besitzer & zusätzliche Moderatoren in bestimmten Channels beschränkt werden

Diese Tabelle ist nicht abschliessend und nur eine Momentaufnahme von Juli 2020. Beide Tools werden laufend weiterentwickelt. Die Möglichkeiten können in ein paar Monaten also schon ganz anders aussehen.

Soll ich nun Yammer & Teams oder nur Teams in meinem Unternehmen nutzen?

Die eigentliche Frage, die man sich hier stellen sollte, ist:

«Welche Tools nutzen wir aktuell und wie etabliert sind diese?»

Darauf aufbauend kann eine Entscheidung bezüglich Teams und Yammer getroffen werden.

Ist Yammer bereits im Einsatz und wird gerne genutzt, sollte für Communities und Unternehmensnews sicherlich weiter auf Yammer gesetzt werden. Yammer-Beiträge aus einzelnen Gruppen oder zu bestimmten Themen können über das Yammer Community Webpart auch direkt auf SharePoint Modern Seiten eingefügt werden und integrieren sich damit zum Beispiel super in ein SharePoint Online Intranet oder die SharePoint Seite einer Arbeitsgruppe.


Sollte Yammer noch nicht im Einsatz sein, dafür aber Teams bereits gut etabliert sein, sollte zuerst geprüft werden, ob die Anforderungen nicht ebenfalls mit Teams abgedeckt werden können.


Ist noch keines der beiden Tools im Einsatz, kann diese Einteilung hilfreich sein:

  • Für grössere Unternehmen empfiehlt sich die Nutzung beider Tools
  • Hierbei ist es wichtig, den jeweiligen Einsatzbereich eindeutig voneinander abzugrenzen.
  • Der Fokus von Yammer kann somit klar auf dem Community-Aspekt und dem Bilden von abteilungsübergreifenden Wissensgruppen liegen. Private Nachrichten zum Beispiel aber sollten lieber in Teams in Form von Chats verschickt werden. 
  • Teams hingegen soll für die tägliche Arbeit und die konkrete Zusammenarbeit in einem geschlossenen Team oder Projekt genutzt werden.

Eine Integration von Yammer in Teams ist auf vielfältige Art möglich:

Mobile App Broadcast
Intranet_Screen
Content icon innobit

Als App

Als Tab

Als Connector

Die Yammer App in Teams bietet einen annähernd gleichen Funktionsumfang wie im Browser. Neue Beiträge können darüber direkt erfasst werden. Ein Wechsel zwischen den Communities innerhalb eines Tenant ist möglich.

Yammer-Feeds zu bestimmten Themen oder Gruppen können direkt als Tab in einen Channel hinzugefügt werden. Yammer-Posts können im jeweiligen Teams-Kanal geteilt werden, um dort z.B. weiter über eine Frage zu diskutieren (Beiträge im Teams-Channel werden nicht in Yammer übernommen!)

Neue Beiträge in einer Gruppe oder zu einem Thema werden automatisch als Beiträge in den Channel gepostet. (Antworten zu diesen Beiträgen im Teams-Channel werden nicht in Yammer übernommen!)

Mein Tipp: Für kleinere Unternehmen empfiehlt sich der Fokus auf Microsoft Teams

Zum einen müssen die Mitarbeitenden sich nicht an zwei neue Tools und deren Funktionsweise gewöhnen, zum anderen ist es für die IT-Administratoren leichter, nur ein Tool für Community, Unternehmensnews und Arbeitsgruppen zu verwalten.


Die Unternehmenskommunikation kann über ein org-wide Team sichergestellt werden, bei dem z.B. nur eine bestimmte Gruppe von Personen Inhalte erfassen darf, aber alle diese lesen und kommentieren können. Org-wide Teams sind aktuell noch auf 5’000 Mitglieder begrenzt und deshalb für grössere Unternehmen nicht geeignet.


Für den abteilungsübergreifenden Wissensaustausch können öffentliche Teams erstellt werden, die für jeden im Unternehmen bei Interesse zugänglich sind. Arbeits- & Projektgruppen hingegen sollten geschlossene Teams sein. Und für eher private Gruppen, wie bspw. die Fitness-Gruppe o.Ä. eignet sich ein Gruppenchat super.

Fazit: Teams und Yammer – auf die Strategie kommt es an!

Bei der Frage Teams vs. Yammer gibt es kein ‘entweder oder’. Beide Tools haben ihre Daseinsberechtigung sowie ihre Vorteile und Nachteile.


Ich hoffe, dass Ihnen dieser Beitrag und besonders die Gegenüberstellung der Funktionen hilft, die richtige Strategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln und zu entscheiden, welche Tools Sie benötigen. Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, kommunizieren Sie diese klar im Unternehmen, sodass alle Beteiligten wissen, wie sie die verfügbaren Tools nutzen können. In vielen Workshops, die ich gegeben habe, war dies die grösste Problemstellung innerhalb eines Teams.


Wie kombinieren Sie Teams und Yammer? Lassen Sie mich Ihre Erfahrungen in einem Kommentar wissen oder melden Sie sich gerne für einen unverbindlichen Austausch.


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Recap Webinar: Aus der Praxis – das müssen Sie bei der Einführung von Teams beachten

Recap Webinar: Aus der Praxis – das müssen Sie bei der Einführung von Teams beachten

– Die wichtigsten Takeaways –

Dieser Artikel erschien auch bei unserem Partner AvePoint.

 

Sie haben unser Webinar “Aus der Praxis - Das müssen Sie bei der Einführung von Microsoft Teams beachten” verpasst? Hier können Sie es sich kostenlos und On-Demand anschauen.


Microsoft Teams ist das mitunter beliebteste Werkzeug zur modernen Unternehmenskommunikation. Doch die Einführung und richtige Nutzung von Teams kann zu einer großen Herausforderung werden, vor allem wenn die Zeit drängt. Insbesondere die Vorbereitung der Mitarbeiter auf einen solchen Wandel, inklusive interner Kommunikation und strategischer Planung, hat einen großen Einfluss auf die spätere Akzeptanz und sollte gut geplant sein. In unserem Artikel erfahren Sie, was Sie bei der Einführung von Microsoft Teams beachten müssen, damit die Nutzung des Tools von Anfang an geordnet und kontrolliert verläuft.

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Voraussetzungen zur stressfreien Einführung von Microsoft Teams

Aktuell können Sie eine Microsoft Teams Freemium Version herunterladen, um Teams schnell und kostenlos in Ihrem Unternehmen einzuführen. Mit dem Customer Success Kit können Sie weitere Informationen sammeln, um den Start zu unterstützen.

Grundsätzlich sollten Sie sich aber, bevor Sie Ihr Migrationsprojekt angehen und in die Cloud wechseln, eine Strategie überlegen und ein paar Punkte beachten. Überlegen Sie sich, welchen Zweck diese Migration verfolgt und wie die Nutzung von Office 365 gestaltet werden soll. Im Rahmen einer Governance-Strategie ist einer der wichtigsten Punkte die Provisionierung: Wer darf Teams beantragen und erstellen bzw. wer darf bei Beantragung eines Teams die Erstellung freigeben?

Nicht nur der Prozess der Beantragung ist dabei wichtig, sondern auch die Usability. Denn wenn zu viele Teams erstellt werden, kann schnell Chaos entstehen und Ihre Mitarbeiter werden den Überblick verlieren. Vor lauter Teams werden sie nicht mehr wissen, in welchem Team was gepostet werden sollte, wo sie gesuchte Informationen finden können oder sie werden gar nicht mehr wissen, welche Teams es überhaupt gibt.

Um auch noch in Zukunft eine klare und geordnete Struktur zu haben, können Sie mit dem richtigen Lifecycle Management festlegen, wie lange ein Team bestehen soll und wann es gelöscht werden kann.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie an diese Punkte herangehen können.

Die Digital Journey der Manor AG

Jedes Unternehmen hat eigene Vorstellungen und Ansprüche an sein Intranet und die Gesamtheit des Digital Workplace und gerade mit einer grossen Belegschaft müssen viele Interessen vereinbart werden. Die Manor AG ist ein Paradebeispiel für die Bereitstellung einer modernen Arbeitsplattform, die sie mithilfe von AvePoint und innobit umsetzt.


Schon seit 2003 wurde SharePoint für Dokumentenmanagement und als Intranet genutzt. 2017 startete das Handelsunternehmen die Journey in die Cloud, zunächst für Emails und Collaboration (Zusammenarbeit). Erweitert wurde dies sukzessive mit der Integration von Umsystemen und einem Cloud Governance Konzept für die Provisionierung von SharePoint Sites. Anfang 2020 begann der Microsoft Teams Rollout – mit automatisierter Cloud Governance zur geregelten Verwaltung.

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Was bedeutet das konkret?

Cloud Governance beinhaltet für Manor durch die Vielfalt der Anwendungsfälle vor allem die Strukturierung und das Festlegen von Regelungen über Metadaten. So wird der Owner (Eigentümer) von einem Team laufend überprüft, um sicherzustellen, dass es immer einen Verantwortlichen für das Team gibt, selbst wenn ein Mitarbeiter die Abteilung oder Firma verlässt. Die Rollen und Befugnisse sind festgelegt, sodass beispielsweise Templates nur von IT-Verantwortlichen provisioniert werden können. Es ist klar definiert, welche Services genutzt werden können. Standardisierte Funktionalitäten machen die Anwendung aber auch die Verwaltung eingängiger.

Sollte nicht klar sein, welches Template für ein neues Team passend ist, kann ein Mitarbeiter über AvePoint My Hub direkt in Microsoft Teams eine Anfrage stellen, die über das intelligente System ausgewertet wird. Oft kann durch ein automatisiertes Verfahren der Mitarbeiter direkt zu seinem korrekten Team geleitet werden, ohne dass Mehraufwand für die IT-Abteilung entsteht.

Zudem werden neue Funktionen in Microsoft Teams oder auch neue Templates proaktiv auf einer Testumgebung geprüft, bevor sie für den laufenden Betrieb freigeschalten werden. Dies ist essenziell, um Verwirrung zu vermeiden und eine positive User Experience (UX) sicher zu stellen. Hinzu kommt eine moderne Oberfläche für eine intuitive Nutzung.

Das können andere Unternehmen von Manor lernen

Wenn es zu Intranet, Digital Workplace und vor allem Microsoft Teams kommt, sollten Sie die folgenden Punkte beachten, um langfristig Nutzen aus einem modernen Arbeitsumfeld zu ziehen.


Vielfalt an Funktionen ist ‘Fluch und Segen‘ zugleich

Oft ist das Ziel von digitalen Tools, Prozesse effizienter zu gestalten und das Leben von Mitarbeitern zu erleichtern. Die Möglichkeiten dafür sind nahezu unerschöpflich. Genau das ist der Knackpunkt: Nutzer sind oft überfordert, weswegen es imminent ist, die Digitalisierung im Unternehmen geplant und mit Voraussicht voran zu treiben.

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Prozesse definieren

Jeder mögliche Anwendungsfall in der Firma sollte hier berücksichtigt werden, um festzulegen, wie beispielsweise neue Teams oder auch Daten freigegeben werden. Sollte ein Manager ein neues Team aktiv bestätigen, bevor es provisioniert wird? Oder reicht ein automatischer Scan mit Alert an die IT?

Wie werden sensible Daten behandelt? Wie kann man externe Partner oder Lieferanten mit einbinden? Was passiert mit Daten und Teams, wenn sie nicht mehr aktiv genutzt werden?

Rollen & Verantwortlichkeiten

Es sollte klar sein, welche Befugnisse in welcher Rolle liegen und wer jeweils zuständig ist. Das ist im professionellen Umfeld keine neue Erkenntnis und doch wird dieser Punkt gerade in Bezug auf Microsoft Teams oft übersehen.

Herausforderungen_Teams - innobit

Legen Sie Zuständigkeiten fest, um wichtige Themen voran zu treiben, z.B. Templates, Trainings, Change und Adoption, Verwaltung der Plattform sowie das Up-to-date-Bleiben mit neuen Funktionen.


Klassifizierung von Daten

Sensible Inhalte müssen geschützt werden und so sind auch in Microsoft Teams Security und Information Protection hochrelevant. Klassifizieren Sie Ihre Daten um sicherzustellen, dass diese adäquat behandelt werden. Wie und wo sollen welche Daten aufbewahrt werden? Wann werden sie gelöscht beziehungsweise archiviert? Was darf man extern teilen?

Auch Teams können nach einer ähnlichen Klassifizierung geordnet werden. Um eine Unterscheidung leichter zu machen, eignen sich Icons und Farbcodes, die den Typ des Teams (intern vs. extern; vertraulich; Projekt vs. Workspace) signalisieren.

Klarheit schaffen

Die besten Konzepte und Regelungen sind nichtig, wenn sie von den Betroffenen nicht wahrgenommen oder verstanden werden. Wir empfehlen daher eine offene Kommunikation, wenn möglich bereits in der Entwicklungsphase.

Stellen Sie klar, was angeboten wird und welche Tools für welche Zwecke zur Verfügung stehen. So vermeiden Sie Verwirrung und das Entstehen einer Schatten-IT (Drittanbietertools, die unkontrolliert in verschiedenen Teams eingesetzt werden). Entscheiden Sie ausserdem, ob beispielsweise nur Microsoft Standard Apps eingesetzt werden, oder ob auch persönliche Apps freigeschalten sind.

Haben Sie diese Punkte in Ihrer Governance-Strategie aufgestellt und umgesetzt, sind Sie vielen Firmen einen grossen Schritt voraus. Zugleich werden Sie und Ihre Mitarbeiter langfristig von einem aufgeräumten und geregelten Umfeld profitieren, in dem es Spass macht, zu arbeiten.

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Wie Sie Ihr IT-Team entlasten

Cloud Governance bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit Ihr Arbeitsumfeld zu strukturieren und zu ordnen, sondern etlastet gleichzeitig Ihr IT-Team.

Self Service Enablement

Mit der AvePoint Cloud Governance-Lösung haben Sie die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern innerhalb von Teams einen Request zur Verfügung zu stellen. Mithilfe von vorgegebenen Templates können Endbenutzer selber leicht Teams erstellen, wenn sie diese benötigen, jedoch erfolgt diese Erstellung innerhalb von Richtlinien, die Sie und Ihr Unternehmen festlegen. Durch einen Approval-Prozess bestimmen Sie, wann die IT eingreifen muss, um beispielsweise einen Request zu genehmigen. Indem Sie Ihren Endbenutzern so viel Verantwortung wie möglich übertragen, sparen Sie der IT viel Zeit und steigern damit ihre Effizienz.

Ongoing Governance

Um Teams immer aktuell und relevant zu halten, empfehlen wir Ihnen den Lebenszyklus eines Teams zu verwalten. Lassen Sie automatisch prüfen, ob die vorhandenen Mitglieder in einem Team noch aktive User sind oder ob beispielsweise Externe User, die nicht mehr am Projekt arbeiten, enthalten sind.

Managed Disposition und Backup

 Auch das Ende eines Teams kann automatisch eingeleitet werden. Dabei können Sie selber Regeln festlegen, wie beispielsweise: In einem Team wurde seit drei Monaten nichts mehr gepostet. In einem solchen Fall ist es wahrscheinlich, dass das Team nicht mehr verwendet wird. Das Ende des Teams kann entweder automatisch eingeleitet werden oder der Owner wird gefragt, ob das Team weiterhin benötigt wird. Dank eines Backups sind Sie abgesichert, wenn Sie nach Löschung des Teams feststellen, dass es wieder benötigt wird. 

Win-Win für IT und Enduser

Mit Cloud Governance entlasten Sie nicht nur Ihre IT, sondern auch Ihre Endbenutzer. Ihr IT Team hat weniger manuelle Tätigkeiten, wodurch es in seiner täglichen Arbeit weniger abgelenkt wird. Auch reduzieren Sie durch die Automatisierung das Fehler-Risiko und reduzieren zusätzlich die Verantwortung des IT-Teams.

Im Gegenzug steigern Sie durch Templates und einer einfachen Steuerung die Akzeptanz bei den Endusern. Durch die Automatisierung gewährleisten Sie schnellere Abläufe, was die Produktivität der Endbenutzer steigert.

So unterstützen AvePoint und innobit auf dem Weg zum Modern Workplace

Microsoft Teams Recap Webinar_innobit_avepoint_partner offering

innobit & AvePoint Standard Teams Konfiguration

  • Vordefinierte Teams Templates und Self- Service Portal nach Best Practices
  • Cloud Governance 2 Monate kostenlos
  • Security & Compliance, Datenklassifizierung, Definitionen sind bei Design dabei
  • Life Cycle Management, Reporting & Auditing
  • Trainings und Einführung für IT Admins und Power Users/Champions
  • Fixpreis Angebot

Erfahren Sie mehr auf Anfrage bei michael.weiss@innobit.ch oder marketing_DE@avepoint.com.

Co-Autorin

Emmanouela Kanakidou_avepoint_innobit partner

Emmanouela Kanakidou

Marketing Coordinator, AvePoint

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Der Digitale Arbeitsplatz ist mehr als nur die Möglichkeit, Emails auch von zuhause aus abrufen zu können. Er ist auch mehr als eine neuere Bezeichnung für ‚Intranet‘. Er integriert Arbeitsabläufe in der Zusammenarbeit, zum Daten- bzw. Informationsaustausch sowie im Zugriff auf andere Applikationen und bietet die Möglichkeit, sich auch sozial mit Kollegen zu vernetzen.


Dabei wird oft ein höheres Mass an Effizienz in Aussicht gestellt. Doch dieses wird oft genug nicht erreicht, wenn entscheidende Faktoren fehlen… Was braucht es, um den Digital Workplace auch in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu machen? Wir haben die Antwort in unserer Infografik für Sie zusammen gefasst!

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Infografik: Intranet war gestern, Digital Workplace ist heute

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Wenn Sie eine Umfrage machen würden, was ein gutes Intranet ausmacht, bekämen Sie eine Reihe verschiedener Anforderungen. Von interner Unternehmenskommunikation über Anbindung von Partnern bis hin zu fachübergreifender, ortsunabhängiger Zusammenarbeit und automatisierten Prozessen würden viele Wünsche in einem Topf landen. 


Diese werden im Begriff 'Digital Workplace' vereint - die Vision eines rundum integrierten, digitalen Arbeitsplatzes. Wie dieser umgesetzt werden kann, haben wir in unserem Frühlings-Webinar mit Powell Software illustriert. Sehen Sie sich jetzt das Video an.


Die folgende Infografik fasst anschaulich einen möglichen Ansatz zusammen, wie Sie das Projekt 'Digital Workplace' angehen können, mit dynamischer Ausrichtung und langfristigem Nutzen. 

Intranet zu Digital Workplace Digitaler Arbeitsplatz Infografik_Powell innobit_May2020
Cloud Cost Management Optimierung innobit

Kosten in der Cloud – so holen Sie das Optimum heraus


Kosten in der Cloud so holen Sie das Optimum heraus 

Jetzt in die Cloud wechseln und Kosten sparen! Wirklich? 

 

So oder so ähnlich bewerben viele Anbieter ihre Cloud-Dienste. Das Motto ‚höher, schneller, weiter‘ wird hier umgemünzt auf ‚flexibler, effizienter, kostengünstiger‘. Die Cloud ist das ultimative virtuelle Medium, auf das Sie immer und überall Zugriff haben, wodurch Ihre Teams besser arbeiten und mit dem Sie auch noch Kosten sparen werden!

 

Mit diesem Mythos möchte ich etwas aufräumen, denn obwohl diese Versprechungen richtig sein können, gelten sie nicht per se. Falls Sie überlegen, Ihr Unternehmen ganz oder teilweise in die Cloud zu ziehen, wird dieser Artikel Ihnen einige Überlegungen mitgeben, um eine informierte Entscheidung treffen zu können. Wenn Sie bereits in der Cloud sind, interessiert Sie gewiss die Checkliste, mithilfe derer Sie die Stellschrauben überprüfen können, die Ihre Nutzung und Auslastung der Cloud optimiert. 


Cloud – was bedeutet das eigentlich?  

 

Bis in die 00er Jahre waren firmeneigene Server Standard. Dies brachte erheblichen Aufwand mit sich, da die Hardware vor Ort Platz finden musste, und man oft eigens ein Team einstellte, um die Server zu betreuen und zu warten. Updates waren oft ein grösserer Aufwand und wurden nur nach Bedarf durchgeführt. Dies führte oft zu Blöcken, die viel Zeit und Nerven aller Beteiligten in Anspruch nahmen und allgemein war man froh, wenn die Update-Phase wieder rum war und alles einigermassen reibungslos funktionierte. 


Mit der Einführung von Cloud Diensten wie z.B. Office 365 oder Azure, reduzierte sich dieser Aufwand, da nun Anbieter die Server zentral verwalten. Updates werden in kleineren Päckchen und auch kürzeren Abständen durchgeführt, was sicherstellt, dass alle Systeme stets auf dem neuesten Stand sind. Während dies grosse Auswirkungen auf die Aufgaben in IT-Abteilungen haben kann, ändert sich für den Nutzer im wesentlichen nichts (ausser dass Design und Funktionen öfter geändert bzw. erweitert werden können) 


Bevor Sie in die Cloud wechseln: das sollten Sie beachten 

Nicht jeder Cloud-Anbieter ist gleich. Der Teufel steckt hier bekanntlich im Detail. Um die richtige Entscheidung in Bezug auf Ihre Cloud Kosten zu treffen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen und intern prüfen.  


  • Wie gross ist der Umfang der Speicherkapazität? 

  • Wie viele Office 365 Lizenzen sind in einem Paket enthalten und wie viele brauche ich wirklich? (Beachten Sie: wie viele Mitarbeiter haben einen eigenen digitalen Arbeitsplatz? Dies kann von Ihrer gesamten Mitarbeiterzahl abweichen. Auch wichtig: nicht jeder Mitarbeiter benötigt das gleiche Mass an Zugriff und Lizenzen.) 

  • Wie flexibel kann ich meinen Office 365 Plan bei Bedarf erweitern oder reduzieren? 

  • Wie flexibel sind die Laufzeiten?  

  • Habe ich einen direkten Ansprechpartner für Support oder gibt es nur ein generelles Kundenmanagement? 

  • Welche Anforderungen habe ich an den Ort des Cloud Datacenters? (Viele Anbieter betreiben unterschiedliche Standorte. Hier gibt es oft Unterschiede in Kosten je nach Land, allerdings auch Unterschiede in Standards, z.B. in Bezug auf Datenschutz) 

Sie sehen, es gibt schon einiges im Vorhinein zu berücksichtigen und dabei habe ich nur das grundlegende Thema Kosten berücksichtigt. Erweiterte Security, Governance und technische Komponenten kommen bei dieser Vorrunde noch dazu.  



Das Problem: Darum haben Sie Ihre Cloud-Kosten nicht im Griff 

 

Wenn Sie nun schon in der Cloud sind, haben Sie die obigen Überlegungen mit in Ihre Entscheidung einbezogen. Oder nicht? Keine Sorge, Sie können trotzdem Ihre Cloud-Nutzung optimieren und wahrscheinlich einiges an Kosten einsparen.  


Die Hauptstellschraube heisst: Lizenzen!  


Viele Unternehmen kaufen Cloud Pakete, ohne auch nur einen groben Plan. Es wird ungefähr abgeschätzt, ob die Anzahl der Lizenzen grob auf die Mitarbeiter passt und zur Sicherheit noch etwas aufgeschlagen. Das Resultat: eine ungeordnete Mischung aus zu vielen und unpassenden Lizenzen. 


Wenn Sie sich Ihre Umgebung genauer ansehen, werden Sie schnell feststellen: da sind ungenutzte Lizenzen, die nie aktiviert wurden; Lizenzen von ehemaligen Mitarbeitern, die nicht neu verteilt wurden; oder auch zugeteilte Admin-Lizenzen, für Nutzer die eigentlich keine brauchen. 


Wie stellen Sie also sicher, dass Sie a) die richtigen Lizenzen zur Verfügung haben und b) falsch zugeteilte Lizenzen ablösen? Die Checkliste im nächsten Kapitel gibt Ihnen die nötigen Anhaltspunkte. 

Checkliste: So holen Sie das Optimum aus Ihrer Cloud

Das brauchen Sie, um diesen Check durchführen zu können:  
  • Jemanden aus der IT, der Zugriff auf Admin Center/Backend der Cloud hat
  • Folgende Checkliste:

Gehen Sie diese Punkte durch und erstellen Sie eine Übersicht zu jedem Mitarbeiter. So werden Sie schnell merken, welche Lizenzen Sie umverteilen oder neu vergeben können. Mit grosser Wahrscheinlichkeit kommen Sie in diesem Prozess auch zu dem Schluss, dass die aktuellen Lizenzen nicht auf Ihren Bedarf passen und so können Sie gezielt reagieren.


​Übrigens: beim Stichwort Lizenzen geht es nicht nur um Cloud-Zugriffe. Schöpfen Sie die Anwendungen Ihrer Microsoft Lizenzen schon voll aus? 



Cloud Analyse 4.0 – automatisierter Health Check für Ihre Umgebung 

 

Zurück zum Thema. Cloud Kosten. Als kleineres Unternehmen können Sie die obige Checkliste durchgehen und manuell alle Lizenzen überprüfen. Wenn Sie aber hunderte von Mitarbeitern einzeln analysieren müssen, wird das ein langwieriges, teures und bestimmt auch frustrierendes Unterfangen. Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, warum im Blog einer IT-Firma eine manuelle Checkliste vorgeschlagen wird.  


Touché! Aber auch wir sind ab und an nostalgisch. 


Natürlich gibt es heutzutage auch automatische Analysetools, die in kürzester Zeit Licht ins Dunkel bringen. Denn die eigentliche Arbeit für Sie sollte es nicht sein, sich durch Ihre Lizenzen zu wühlen, sondern gründlich aufzuräumen und so die Nutzung Ihrer Cloud zu optimieren. Ja, auch in der IT gibt es den Frühjahrsputz. 


Wir bei innobit haben das Verfahren noch erweitert, denn Daten allein nützen wenig, wenn man keinen Nutzen daraus zieht. In unserem Health Check kombinieren wir daher Mensch und Maschine – die automatisch generierten Daten aus Ihrer Umgebung werden in enger Zusammenarbeit analysiert, interpretiert und in anwendbare Actionpoints übersetzt. 


Ein Health Check Ihrer Umgebung analysiert neben Lizenzauslastung ausserdem mögliche Sicherheitslücken und gibt Hinweise darauf, welche Bereiche Sie dringend angehen sollten, um eine reibungslose Funktionsweise zu sichern.  


Sind Sie interessiert, aber noch unsicher? Dann schicken Sie uns gerne eine Email mit Ihren Fragen, oder tragen Sie sich in das unten stehende Formular ein, um kostenlos und unverbindlich einen Beispielreport zu erhalten. 



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