Die Wahrheit über Microsoft 365⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Backup: Warum es unverzichtbar ist, Ihre Daten zu schützen

Anders als oft angenommen, sind Ihre Daten in der Cloud nicht vor Verlust geschützt. Sie unterliegen denselben Risiken wie lokale Daten. Daher ist es nicht nur eine nachträgliche Überlegung, sondern vielmehr eine geschäftskritische Notwendigkeit, Ihre Microsoft 365-Daten zu sichern. Insbesondere da die Bedeutung von Anwendungen wie SharePoint Online und Microsoft Teams kontinuierlich wächst, steigt auch der Bedarf an Datensicherung. Die Tatsache, dass Microsoft eine eigene Backup-Lösung für Microsoft 365 entwickelt, verdeutlicht bereits, wie groß diese Priorität ist.

Warum ist das also von solch großer Bedeutung, schliesslich gibt es doch den Nativen Backup Schutz von Microsoft 365? Tatsächlich bietet Microsoft eine Reihe von Compliance-Tools, die sicherstellen, dass Ihre Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Auch die Verfügbarkeit der Infrastruktur und der Microsoft Dienste wird sichergestellt. Dennoch gilt es, den Unterschied zwischen diesen Funktionen und einer umfassenden Backup-Lösung zu erkennen.

Letztendlich liegt die Verantwortung für den Schutz Ihrer Daten bei Ihnen und nicht nur bei Microsoft.

Microsoft hat ein Modell der geteilten Verantwortung entwickelt (Shared-Responsibility-Modell), um seinen Kunden aufzuzeigen, wo die Verantwortung von Microsoft endet und die der Kunden beginnt. Dieses Modell verdeutlicht, dass der Schutz Ihrer Daten letztlich in Ihren Händen liegt und nicht in denen von Microsoft.

Der Schutz von Microsoft 365-Daten geht über die Wiederherstellung von verlorenen oder gelöschten Dateien hinaus. Wir erläutern Ihnen sieben wichtige Gründe, warum eine Sicherung von Microsoft 365-Daten unerlässlich ist:

1. Versehentliches Löschen

Menschliches Versagen ist im Allgemeinen die Hauptursache für viele Katastrophen, die zu einem irreversiblen Datenverlust führen. Einer der Gründe dafür ist das unbeabsichtigte Löschen von Daten. Dabei kann es sich um kleine „Löschungen“ wie einzelne Dateien oder E-Mails handeln. Im schlimmsten Fall kann es zu einer unbeabsichtigten Löschung der gesamten Daten kommen. Und obwohl Microsoft 365 einen Aufbewahrungszeitraum garantiert, innerhalb dessen diese Daten wieder abgerufen werden können, kann der Zugriff auf die gelöschten Informationen nach Ablauf dieser Frist sehr schwierig, wenn nicht sogar unmöglich sein. Die Datenwiederherstellung dauerhaft gelöschter Informationen stellt dann eine kritische Herausforderung dar, die nicht immer gelöst werden kann.

2. Malware und Ransomware

Cyberangriffe wie Ransomware und Malware nehmen ständig an Zahl und Komplexität zu. Ein erfolgreicher Ransomware-Angriff kann Ihre gesamte Infrastruktur infizieren, Ihre Daten verschlüsseln und Ihren Betrieb komplett lahmlegen. Leider können selbst die fortschrittlichsten Schutzmaßnahmen versagen, sodass Sie den Cyberkriminellen ausgeliefert sind, die im Gegenzug für die Herausgabe Ihrer Daten normalerweise ein Lösegeld verlangen. Darüber hinaus besteht keine Garantie dafür, dass Sie auch nach Zahlung des geforderten Lösegelds auf die Ihre verschlüsselten Daten wieder Zugriff erlangen. Die wirksamste Methode, den Risiken von Cyberangriffen entgegenzuwirken, ist ein ein umfangreiches Microsoft 365-Backup. Mehr Infos finden Sie hier.

3. Interne Sicherheitsbedrohungen

Während externe Bedrohungen wie Malware, Ransomware und Hackerangriffe eine grosse Gefahr darstellen, sind auch die internen Bedrohungen nicht zu unterschätzen. Abgesehen von einer versehentlichen Löschung können Mitarbeitende Ihres Unternehmens Ihre Daten auch auf andere Weise gefährden. In manchen Situationen beschliesst ein verärgerter Mitarbeiter möglicherweise, Chaos anzurichten und einige der Daten zu löschen, auf die er noch Zugriff hat. Wenn Ihre IT-Infrastruktur über ein ordnungsgemäßes Backup verfügt, können diese Gefahren entschärft werden und eine Datenwiederherstellung ist fast immer möglich.

4. Lücken in der Aufbewahrungsrichtlinie und den Compliance-Anforderungen

Der Hauptzweck das Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien besteht darin, anzugeben, wie lange Sie bestimmte Arten von Informationen aufbewahren sollten, um den Standards, Vorschriften und Gesetzen Ihrer Branche zu entsprechen. Um finanzielle und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollten Sie jederzeit in der Lage sein, diese Daten bei Bedarf abzurufen.Darüber hinaus umfasst Microsoft 365 die eDiscovery-Funktion, die es Ihnen ermöglicht, die Daten zu finden und abzurufen, die Sie zur Erfüllung gesetzlicher Compliance-Anforderungen benötigen.

Es ist wichtig zu bedenken, dass Aufbewahrungsrichtlinien kein sinnvoller Ersatz für Backups sind.

Die Aufbewahrungsfunktionen von Microsoft 365 sind begrenzt, da Daten nur für einen relativ kurzen Zeitraum gespeichert werden und nicht gut geschützt sind.

Aus rechtlicher und regulatorischer Sicht können die Folgen einer fehlenden Sicherung Ihrer Daten ein finanzielles Risiko für Ihr Unternehmen sein. Glücklicherweise ermöglichen Ihnen moderne Backup-Lösungen, Daten so lange wie nötig und an verschiedenen Orten zu speichern.

Darüber hinaus können Sie die erweiterten Suchfunktionen verwenden, um die benötigten Daten zu finden und eine granulare Wiederherstellung durchzuführen, um schnell nur die Dateien und Ordner wiederherzustellen, die Sie benötigen.

5. Teams-Datenstruktur

Microsoft Teams ist die am meisten genutzte Applikation, wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 für seine Remote-Arbeit verwendet. Allerdings werden die zum Betrieb von Teams notwendigen Daten häufig in anderen Anwendungen gespeichert und enthalten neben den bei der Nutzung der App generierten Daten auch viele verschiedene Parameter, die zum Betrieb von Microsoft Teams notwendig sind. Dazu gehören wichtige Einstellungen, Benutzerdaten und andere Konfigurationen. Ein Microsoft 365 Backup kann die innerhalb von Teams angelegten Projekte sowie alle verschiedenen Einstellungen sichern, die im Falle eines Datenverlusts möglicherweise auch wiederhergestellt werden müssen.

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Microsoft 365 bietet zwar eine grundlegende Datensicherungsfunktion, jedoch reicht diese oft nicht aus, um sämtliche Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Geschäftskontinuität zu erfüllen. Die folgenden Punkte sind zu berücksichtigen, wenn es um die Auswahl einer Backup Lösung für Ihre Microsoft 365 Umgebung geht:

• Schutz vor Datenverlust
• Sicherung kritischer Daten
• das Erfüllen von Compliance Anforderungen
• Schutz vor Cyberangriffen
• Flexibilität und Kontrolle

Insgesamt ist eine externe Backup-Lösung für Microsoft 365 ein entscheidendes Element für die Sicherheit, Kontinuität und Compliance Ihres Unternehmens. Investieren Sie in eine solche Lösung, um Ihre geschäftskritischen Daten zu schützen und sich vor unerwarteten Datenverlusten zu schützen. Wir unterstützen Ihr Unternehmen beim Sichern Ihrer Microsoft 365-Daten mit unserem Backup-Dienst SmartProtection365.