Microsoft Teams ist eines der grossen Themen, denen wir momentan bei Unternehmen begegnen. Obwohl es oft “nur” als Tool angesehen wird, haben viele Unternehmen eine echte Herausforderung mit der Einführung. Einigen Bedenken und Schwierigkeiten sind wir beim Event am 18.6.19 in Wallisellen auf den Grund gegangen. Die Kernpunkte zu den Themen Product Features, Einführung & Adoption und Governance habe ich Ihnen in diesem Beitrag zusammengefasst.
Nils Eigenbrod, Modern Workplace Customer Success Manager, Microsoft Schweiz, stellte essenzielle Produktfeatures vor und erläuterte einige wichtige grundlegende Punkte zu Microsoft Teams. Dabei stand vor allem die zentrale Rolle bei den verschiedenen Teamwork Szenarien im Vordergrund, z.B. durch die Integration mit Planner in der Projektarbeit oder mit speziellen Funktionen für Mitarbeiter in Service und Produktion.
Laufende Updates tragen zudem zu grossen Verbesserungen in Nutzerfreundlichkeit und Funktionalitäten bei. Kommende Neuerungen im Jahr 2019 werden unter anderem Live-Untertitel und das manuelle Einstellen des Hintergrunds während der Telefonie beinhalten, sowie die Funktion privater Channels innerhalb eines Teams. Für mehr Details steht die Office 365 Roadmap zur Verfügung.
Judith Schütz, Collaboration Coach, OSN Open System Network AG, verwies auf die Wichtigkeit, Nutzer für eine erfolgreiche Einführung adäquat zu begleiten. Adoption ist kein Selbstläufer, weswegen schon in der Pilotphase einige Komponenten vorsichtig abgewogen werden müssen. Dazu zählen beispielsweise die Pilotteams (ob und wie diese zusammenarbeitet; bzw. ob Microsoft Teams für jede Anwendergruppe geeignet ist) sowie die Offenheit der Teams auch nur testweise neue Arbeitsweisen zu erproben. Ohne Unterstützung und Best Practices passiere es oft, dass Microsoft Teams auf ein Chat- und Meetingtool reduziert würde, da Unsicherheit zwischen Microsoft Teams und der SharePoint–Ablage und anderen Apps aufkomme.
Dies sei jedoch sehr eingängig, wenn man sich folgendes vor Augen führt: «Microsoft Teams und SharePoint sind wie Ihr Büro: Auf Ihrem Schreibtisch haben Sie immer aktuelle Dokumente und das, was Sie für das Tagesgeschehen brauchen. Das ist Microsoft Teams; die Channel können Sie sich als einzelne Mappen für jedes Thema vorstellen. SharePoint ist der Rollschrank hinter Ihnen, wo Sie alles ablegen, auf das Sie eventuell mal wieder Zugriff brauchen.» (Judith Schütz)
Als weiteres wichtiges Thema griff Patrick Spieler, Digital Innovation Lead, innobit ag, Governance und Steuerung in Microsoft Teams auf. Er zeigte auf, wie wichtig das aktive Verwalten von Microsoft Teams ist, und welche Folge es haben kann, wenn dieser Aufgabe keine Priorität gegeben wird und keine adäquaten Hilfsmittel dafür bereitgestellt werden. Sowohl die IT als auch der Endanwender kann so schnell “vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen”.
Um dem vorzubeugen, sollten die Verantwortlichen Strukturen und Berechtigungen im Vorhinein festlegen. Dabei bieten Erweiterungen wie das Teamwork BoosterKit von innobit die Möglichkeit, den Erstellungsprozess eines neuen Teams zu standardisieren und je nach Projekt oder Aufgabenfeld Templates bereit zu stellen. Zum LifeCycle Management gehört auch, ungenutzte Channels und Teams zu archivieren oder ganz zu löschen, was oft vernachlässigt wird und ein weiterer Grund für Nutzungsmüdigkeit sein kann.
Diskutieren Sie mit: Haben Sie Microsoft Teams schon eingeführt? Stossen Sie auf eines der beschriebenen Probleme? Oder vielleicht ein anderes? Schreiben Sie gerne Ihre Fragen in das Kommentarfeld und ich werde mich bemühen, sie zeitnah zu beantworten.
