Achtung! Warum Microsoft Teams scheitern kann

Auf diese Themen können Sie sich in dieser mehrteiligen Serie über «Microsoft Teams» freuen:

• Wie sich der «Hub für Teamwork» in den ersten 2 Jahren entwickelt hat,
• Welche Chancen und Herausforderungen Sie im Enterprise Umfeld bei Kundenprojekten antreffen und
• Wie diese zielführend adressiert werden.

In diesem zweiten Beitrag bekommen Sie vielfältige Tipps was für eine erfolgreiche Einführung von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen beachtet und berücksichtigt werden muss.

Absolut, Microsoft Teams macht Spass und bietet viele großartige Möglichkeiten im Bereich von Collaboration und Communication. Auch investiert Microsoft laufend in den weiteren Ausbau dieses Office 365 Services. Top!

Der Appetit auf Unternehmensseite ist geweckt – vor allem im Business – & Anwenderbereich – viele Ideen und mögliche Potentiale schweben im Raum. Jetzt soll es schnell gehen… Der Wunsch (bzw. der Druck) der Business-Anwender und der Geschäftsleitung auf die entsprechenden IT-Verantwortlichen ist hoch, das geniale «Tool» schnell für die gesamte Belegschaft bereitzustellen, sodass es jeder «einfach» nutzen kann.

Das Aktivieren von Microsoft Teams und die vielen Highlights und Möglichkeiten werden verführerisch einfach gemacht. Grundsätzlich werden viele neue Features bereits standardmässig aktiviert, ohne dass etwas gemacht werden muss. Jeder Anwender kann nach Belieben Microsoft Teams anlegen, einladen, ändern, löschen, testen. Cool oder? Oder doch nicht?

Typische Verhaltensweisen mit Microsoft Teams

Nach meiner persönlichen Erfahrung und Wahrnehmung gibt es verschiedene Verhalten, wie Unternehmen mit dieser Anfrage umgehen.

• Unternehmen «Fast&Furious» rollt Microsoft Teams aus und gibt den Anwendern noch knapp den Hinweis, dass es jetzt da ist. Alles andere bleibt den Usern überlassen.
• Unternehmen «Listen&Block» fürchtet sich vor der Komplexität von Microsoft Teams aufgrund von Hören-Sagen und Halbwissen und will deshalb aktuell keine weiteren Schritte machen.
• Unternehmen «Think&Act» informiert sich kompetent und setzt die wichtigen Eckpunkte und Artefakte ein, um die Einführung nachhaltig erfolgreich zu gestalten.

Offensichtlich vereinfache und polarisiere ich mit dieser Auflistung. Es gibt viele Faktoren (Kultur, Budget, Ressourcen, technische Umgebung etc.), welche wichtige Rollen spielen. Dennoch spiegeln diese Stereotype generelle Haltungen gegenüber Microsoft Teams wider, die ich immer wieder in Unternehmen beobachte.

Es gibt jedoch auch Aspekte, die unabhängig der Verhaltensweisen auftreten und oft zu ausschlaggebenden Faktoren für oder wider die Nutzung von Microsoft Teams werden. Im Folgenden fokussiere ich mich deshalb auf die generellen Herausforderungen, welche jedes Unternehmen betreffen.

Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Einführung von Microsoft Teams?

Gerne würde ich Ihnen an dieser Stelle sagen: kein Problem, das Ding läuft von allein. So ein tolles Tool kann nur begeistern!

Dem ist aber leider nicht so. Wenn man sich dessen aber bewusst ist, steht der erfolgreichen Nutzung von Microsoft Teams nichts im Weg. Die oft auftretenden Herausforderungen lassen sich generell in 3 Hauptbereiche einteilen:

Sich dieser Bereiche bewusst zu sein und aktiv die Verantwortlichen der jeweiligen Domäne zu bestimmen und mit einzubinden, ist ein wichtiger Schritt, um mit Microsoft Teams sattelfest zu werden.

Die nachfolgende Checkliste können Sie nutzen, um Lücken in der Organisation um Microsoft Teams festzustellen und die wichtigsten Fragen in den verschiedenen Bereichen anzugehen:

Leider verpassen es viele Unternehmen, VOR der Einführung von Microsoft Teams, sich diese wichtigen Gedanken zu machen und die entsprechenden Fragen zu klären. Zudem bietet Microsoft keine Werkzeuge und Checklisten, um die Governance passend steuern zu können. Das Bewusstsein um mögliche Problematiken ist daher im Vorhinein eher gering.

Ich hoffe, dass Sie mit dieser Checkliste einigen Hindernissen entgegensteuern können. Der nächste Teil in dieser Serie wird sich intensiv mit Hilfsmitteln und Lösungsansätzen beschäftigen, um Microsoft Teams erfolgreich einzuführen.

Wie geht es unterdessen Unternehmen «Fast&Furious» 6 Monate nach dem Rollout?

 Die Situation aus Anwender-Sicht:

• Das Outlook Adressbuch ist überladen mit unzähligen Microsoft Teams Postfächern, und niemand weiss genau, wer dahintersteckt und ob diese überhaupt gebraucht werden…
• Die Abgrenzung zu anderen / bereits bestehenden Werkzeugen und Services im Unternehmen ist unklar und jeder macht irgendwie mit, ohne zu wissen, wann man was benutzt.
• Unzählige Teams sind nur für Testzwecke angelegt worden und werden nie wieder gelöscht. Denn niemand traut sich ein vermeintliches “Test Team” zu löschen. Die Inhalte könnten ja schliesslich Business-kritisch sein.
• Die fehlenden Regeln, Konventionen und Trainings führen zu Unklarheiten, Unauffindbarkeit von Teams und grosser Unzufriedenheit bei den Endanwendern.
• Die Gefahr ist gross, dass business-kritische Inhalte auch von externen Personen eingesehen werden, da sich die Team Mitglieder des externen Zugriffs nicht bewusst sind.
• Die User Akzeptanz leidet stark und es entsteht Verwirrung

Die Situation aus IT Sicht:

• «Wir haben keine Kontrolle, jeder macht, was er will!»
• Es «schwirren» diverse Office 365 Objekte zu den jeweiligen Microsoft Teams (bzw. der damit verbundenen Office 365 Groups) herum, welche unbewusst generiert werden (SharePoint Site, Planner, Power BI, Yammer Gruppe, Email Adresse, Kalender…). Chaos!

Es fehlen die Steuerungsmöglichkeiten mit Microsoft Teams, welche es einfach ermöglichen, das Anlegen von neuen Microsoft Teams, die Ownership von Teams (auch im Falle eines Mitarbeiter-Wechsels) und den LifeCycle von Teams sicher zu stellen.

Fazit:

• Niemand ist so wirklich glücklich.
• Die Adoption lässt zu wünschen übrig.
• User und IT sind frustriert.

In den nächsten Artikeln dieser Serie gebe ich Ihnen Lösungsansätze und Hilfsmittel, mit denen die Einführung erfolgreich gestaltet werden kann. Weiter sehen wir uns an, wie es Unternehmen «Think&Act» unterdessen geht.

Übrigens: Unternehmen «Listen&Block» ist noch immer nicht losgelaufen. Das Unternehmen ist stolz, dass es keinen Schnellschuss mit den damit verbundenen Fehlern gemacht hat, klebt aber weiterhin vor der Startlinie fest…