Mit Microsoft Copilot durchstarten – Strategien und Tipps für effizienteres Arbeiten im KI⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Workshop

Microsoft 365 Copilot – Ein leistungsstarkes KI-Tool, das die Bewältigung alltäglicher Aufgaben in der Microsoft Office-Umgebung erleichtert. Copilot optimiert Prozesse in Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook durch intelligente Automatisierung und personalisierte Unterstützung.

Im folgenden Beitrag gehen wir auf die Voraussetzungen für den Einsatz in unterschiedlichen Unternehmensgrössen ein, beleuchten spezifische Anwendungsfälle und stellen die Lizenzmodelle vor. Darüber hinaus zeigen wir anhand von Praxisbeispielen, wie Copilot Arbeitsabläufe vereinfachen kann und geben Tipps, wie Sie dieses innovative Tool am effektivsten nutzen können.

Erfahren Sie mehr über die Integration von künstlicher Intelligenz in Ihren Arbeitsalltag und wie Sie mit Copilot Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig den administrativen Aufwand reduzieren können.

Bei der Lizenzierung lassen sich die Anwendungen in zwei Lizenzgruppen einteilen. Bei der ersten Lizenzgruppe handelt es sich um die Anwendungen, die keine zusätzliche Lizenz benötigen und die Anwendungslizenz ausreicht. Zu diesen Anwendungen gehören folgende Anwendungen:

• Copilot for Windows
• Copilot for Web (Basis-Version)
• Designer
• Dynamics Copilot
• Power BI (je nach Basis-Lizenz)
• Power Plattform

Bei der zweiten Lizenzgruppe handelt es sich um die Anwendungen, welche zusätzlich noch eine monatliche Lizenz benötigen, um Copilot nutzen zu können. Zu diesen Anwendungen gehören die folgenden:

• Copilot for M365
• Copilot for Web (Pro-Version)
• GitHub Copilot

Um Copilot für Microsoft 365 nutzen zu können, benötigen Kundinnen und Kunden eine Lizenz für Microsoft 365 Business Standard oder Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 E3 oder Microsoft 365 E5 bzw. Office 365 E3 oder Office 365 E5 oder eine Version dieser Suiten, die Microsoft Teams nicht enthält.

Für die in Teams integrierten Features ist eine Teams-Lizenz erforderlich.

Copilot in Microsoft Word ist in der Lage, einen initialen Entwurf für ein Dokument zu generieren. Dabei berücksichtigt es bestehende Dateien wie OneNote-Notizen oder andere Word-Dokumente. Weiterhin ermöglicht es Copilot das Ausführen von Befehlen, beispielsweise das Anpassen des Layouts eines Dokuments an ein anderes oder das Einbinden von Bildern aus unterschiedlichen Dateien.

Copilot in Excel ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Daten in Ihren Tabellenkalkulationen auf viele verschiedene Arten visualisieren, analysieren und transformieren können. Hier ein Auszug, was man alles machen kann:

Copilot schaut sich Ihre Tabellen an und rückt wichtige Informationen in den Fokus. Entdecken Sie interessante Erkenntnisse aus Ihren Daten, wie z. B. Trends, Ausreisser oder Korrelationen zwischen verschiedenen Teilen. Sie können dann tiefer in die Analyse eintauchen, indem Sie Copilot spezifisch befragen.

KI hilft Ihnen bei der Erstellung von Diagrammen und Grafiken, um Ihre Daten klar und verständlich zu visualisieren.

Copilot unterstützt Sie beim Schreiben von Formeln für Ihre Berechnungen und macht die Erstellung komplexer Formeln einfacher und zugänglicher.

Copilot kann unübersichtliche Daten schnell für Sie bereinigen. Es kann zusätzliche Leerzeichen entfernen, Werte aus verschiedenen Spalten zusammenführen, Duplikate hervorheben, sortieren, filtern und vieles mehr. Zudem erhalten Sie intelligente Empfehlungen für Formeln, Funktionen und Aktionen basierend auf Ihrem Kontext.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Copilot in Excel ein sehr praktischer Helfer sein kann. Er übernimmt knifflige Aufgaben und hilft Ihnen so, viel Zeit einzusparen.

Copilot leistet gute Arbeit bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, indem es relevante Bilder und Texte einfügt und für ein ansprechendes Design sorgt. Allerdings wirken die Bilder oft generisch und das Foliendesign weist gelegentlich Inkonsistenzen in der Formatierung auf. Trotz seiner Rolle als kreativer Assistent für ansprechende und überzeugende Präsentationen zeigt Copilot Bereiche auf, in denen noch Verbesserungen möglich sind. Dennoch ist Copilot als Unterstützung und Kreativitätshilfe eine wertvolle Hilfe.

Copilot in Outlook bietet praktische Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Posteingangs helfen. Zwar werden E-Mails nicht automatisch durch Hervorhebung priorisiert, doch können Sie mit Copilot Informationen aus Ihren E-Mails abrufen und nach bestimmten Inhalten suchen. Mit Copilot können Sie auch E-Mail-Antworten formulieren, die Ihren Anforderungen entsprechen. Dabei berücksichtigt das Tool Dateiverweise und passt die Länge und den Stil der Nachricht an Ihre Vorgaben an.

Innerhalb von Microsoft Teams unterstützt Copilot dabei, die Inhalte von Meetings zusammenzufassen. Es erfasst die besprochenen Punkte, die Sprecher, offene Fragen sowie getroffene Entscheidungen. Sollten Sie an einem Meeting nicht teilnehmen können, bietet Copilot eine umfassende Zusammenfassung desselben an. Diese beinhaltet eine Auflistung der behandelten Themen, geteilten Inhalten sowie potenzielle Notizen oder Aufgaben, die sich aus dem Meeting ergeben haben könnten.

Falls Sie zu einem Meeting eingeladen sind, das mit einem anderen, bereits vereinbarten Meeting kollidiert, bietet Copilot eine praktische Lösung.

Der Organisator startet dazu entweder die Aufzeichnung des Meetings oder das Meeting-Transkript. Während und nach dem Meeting kann der Nutzer konkrete Fragen zum Meeting an Copilot stellen und sich Zusammenfassungen und relevante Handlungsempfehlungen erstellen lassen.

Diese Funktion kann sich als sehr nützlich erweisen, um über Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben, verpasste Besprechungen nachzuholen und relevante Handlungsempfehlungen von Copilot zu nutzen, um die nächsten Schritte nahtlos in den Arbeitsablauf zu integrieren.

Die Möglichkeit, das Verfassen und Versenden von E-Mails in Outlook an Copilot zu delegieren, war seit der ersten Ankündigung im März ein viel diskutiertes Feature. Dennoch gab es Zweifel daran, wie menschlich und persönlich eine KI E-Mails gestalten kann, die oft unterschiedliche Abstufungen von Feingefühl, Wichtigkeit und Humor erfordern.

Ein Feature von Copilot, das letzte Woche besonders im Mittelpunkt stand, war die „Klinge wie ich“-Funktion in Outlook, die sicherstellt, dass eine persönliche Note beibehalten wird, indem der Stil früherer E-Mails eines Nutzers analysiert wird, um den Entwurf der KI anzupassen.

„Copilot kann jede E-Mail personalisieren, um sie an Ihren einzigartigen Stil und Tonfall anzupassen“, sagte Colette Staullbaumer, General Manager von Microsoft 365 und Future of Work. „Es beachtet sogar subtile Details, wie die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mails beenden.“

In unserem KI-Workshop «Copilot» erhalten Sie eine Einführung mit wichtigen grundlegenden Infos zu Künstlicher Intelligenz und wie die dahinterliegende Technologie funktioniert.

Mehr Infos zum KI-Workshop

Die Fragen die im Workshop ausführlich ausgearbeitet werden haben wir hier zusammengefasst:

• Was kann das Produkt – Ein Ausblick in die Praxis?
• Wie sieht es mit der Lizensierung aus – Welches Modell passt für Sie?
• Wie sieht die umfassende Produktlandschaft aus und welche Arten von Copilots gibt es?

Mittlerweile gibt es viele Anwendungen, in denen Copilot integriert ist. Im Folgenden werden die Anwendungen aufgezeigt, welche bereits jetzt schon Copilot beinhalten:

• Copilot for M365
• Copilot for Windows
• Copilot for Web (ehemals Bing Chat)
• Designer
• Security Copilot
• Dynamics Copilot
• Power BI
• Power Plattform
• GitHub Copilot
• Ganz konkret – Was ist der Nutzen für Ihr Unternehmen?
• Wie verwende ich das Produkt am effektivsten?

Wie schon erwähnt, kann Microsoft M365 Copilot Mitarbeitenden im Alltag in vielen verschiedenen Bereichen helfen und wertvolle Zeit einsparen, welche dann in weitere gewinnbringende Aufgaben fliesen kann. Dies ist jedoch nur möglich, wenn man auch weiss wie man allgemein mit KI-Produkten und insbesondere mit dem M365 Copilot effektiv umgeht.

Wir arbeiten täglich mit Copilot und betreuen viele Kunden im Einsatz. Daher können wir bewährte Best Practices weitergeben und teilen diese mit Ihnen!

• Wie vermeide ich häufige Fehler & Stolpersteine?

Microsoft stellt Richtlinien zum Umgang mit AI bereit, die Anwenderfehler verhindern sollen und den Usern wichtige Best Practices vermitteln. Copilot dient als Unterstützer als «Zuarbeiter», nicht als Ersatz für die eigene Arbeitskraft, und daher muss auf einige Dinge geachtet werden, um Copilot mit maximaler Effizienz nutzen zu können.

• Blick in die Zukunft – Was sind die nächsten Schritte?

Die Identifizierung der konkreten Use-Cases in Ihrem Unternehmen stellen einen wichtigen Schritt in der Transformation Ihrer Arbeitsweise dar. Wo können Sie selbst AI gewinnbringend nutzen?

• Wie kann ich Change und Adoption in diesem Thema vorantreiben?

Die innobit ag kann Sie als kompetenter und erfahrener Partner auf Ihrem Weg in die AI-getriebene Zukunft unterstützen. Change und Adoption ist als einer unserer Grundpfeiler von keinem erfolgreichen IT-Projekt wegzudenken. Am Ende sind es Ihre Mitarbeitenden, die von der Implementierung und dem Erfolg profitieren.