Vom Intranet zum intelligenten Workplace

Unternehmen ab einer bestimmten Grösse – in der Regel ab 50 Mitarbeitern – nutzen dafür eine zentrale IT Plattform («Intranet»), um Ihre Mitarbeiter zu informieren und die tägliche Arbeit zu erleichtern, indem diese wichtige Informationen wie offizielle Dokumente, Listen, Formulare, News und Wissen bereitstellt.

Das Intranet ist ein zentrales Element um die Mitarbeiter virtuell zu informieren, anzusprechen, den Wissensaustausch zu fördern und diese zu befähigen, Ihre Aufgaben noch besser erledigen zu können – eine digitale Plattform für so vieles. Oft mit einer eigenen Identität und Namen («MyCompanyNet») hat es sich über die letzten rund 20 Jahren schrittweise etabliert und entwickelt sich immer mehr zur intelligenten Plattform weiter.

Das traditionelle Intranet beschäftigte sich primär mit dem Thema interne Kommunikation. Es wurden dabei unternehmensweit – meist in kontrollierter Form – verschiedene Informationen bereitgestellt, so beispielsweise offizielle Dokumente, Prozessbeschreibungen, Personalinformationen und News. Es diente primär dazu, Information zum Mitarbeiter zu bringen. Es gab nur wenige (oft gar keine) Interaktions-Möglichkeiten mit dem System bzw. anderen Mitarbeitern. 

Im Rahmen des modernen Intranets ist der Mitarbeiter immer mehr ins Zentrum gerückt. Die Zusammenarbeit durch gemeinsame Arbeitsräumen, die soziale Interaktion (Kommentieren von Artikeln und Inhalten) oder auch Prozess-Digitalisierung (z. B. die Automatisierung von internen Bestellungen) wurden Teil des Intranets und erhöhten dessen Mehrwert immens. 

Moderne Intranets bieten 

• Digitale Abbildung und Automatisierung von Prozessen
• Virtuelle Zusammenarbeit innerhalb von Projekten, Teams, Arbeitsgruppen
• Mitarbeiter-Profile und Experten-Suche
• Wissensmanagement und Wiki
• Communities und themenorientierter Austausch
• E-Learning und Online-Trainings
• Instant Chats
• Anbindung an Kommunikation (Telefonie, Anwesenheitsstatus, Video-Konferenz)

Das moderne Intranet hat viele wichtige Aspekte für ein Unternehmen adressiert. Nun verändert sich aber das Verhalten der Anwender laufend, so auch durch Einflüsse wie das mobile Arbeiten, der Flut an Informationen, neue technologische Möglichkeiten (Cloud), regulatorische Vorgaben etc. 

Das Intranet muss flexibel, integriert und verbunden, intelligent, erweiterbar, skalierbar und personalisiert sein. Das ehemalige Intranet wird immer vielseitiger und wird mehr und mehr zum intelligenten Arbeitsplatz, welcher verschiedenste Anforderungen vereint. 

• Personalisierung und Relevanz der Information für spezifische Users 
• Zusammenführung von verschiedenen Services zu ganzheitlichen digitalen Prozessen 
• Intelligente Suche aufgrund des User-Verhaltens 
• Benachrichtigungen bei Ereignissen (Push-Notifications) 
• Governance- Dashboards und Lifecylce Management von Content 
• Mobiler Zugriff durch Apps 
• Assistenz durch Bots