Kosten in der Cloud: So holen Sie das Optimum heraus

Bis in die 00er Jahre waren firmeneigene Server Standard. Dies brachte erheblichen Aufwand mit sich, da die Hardware vor Ort Platz finden musste, und man oft eigens ein Team einstellte, um die Server zu betreuen und zu warten. Updates waren oft ein grösserer Aufwand und wurden nur nach Bedarf durchgeführt. Dies führte oft zu Blöcken, die viel Zeit und Nerven aller Beteiligten in Anspruch nahmen und allgemein war man froh, wenn die Update-Phase wieder rum war und alles einigermassen reibungslos funktionierte.

Mit der Einführung von Cloud Diensten wie z.B. Office 365 oder Azure, reduzierte sich dieser Aufwand, da nun Anbieter die Server zentral verwalten. Updates werden in kleineren Päckchen und auch kürzeren Abständen durchgeführt, was sicherstellt, dass alle Systeme stets auf dem neuesten Stand sind. Während dies grosse Auswirkungen auf die Aufgaben in IT-Abteilungen haben kann, ändert sich für den Nutzer im wesentlichen nichts (ausser dass Design und Funktionen öfter geändert bzw. erweitert werden können).

Nicht jeder Cloud-Anbieter ist gleich. Der Teufel steckt hier bekanntlich im Detail. Um die richtige Entscheidung in Bezug auf Ihre Cloud Kosten zu treffen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen und intern prüfen.

• Wie gross ist der Umfang der Speicherkapazität?
• Wie viele Office 365 Lizenzen sind in einem Paket enthalten und wie viele brauche ich wirklich? (Beachten Sie: wie viele Mitarbeiter haben einen eigenen digitalen Arbeitsplatz? Dies kann von Ihrer gesamten Mitarbeiterzahl abweichen. Auch wichtig: nicht jeder Mitarbeiter benötigt das gleiche Mass an Zugriff und Lizenzen.)
• Wie flexibel kann ich meinen Office 365 Plan bei Bedarf erweitern oder reduzieren?
• Wie flexibel sind die Laufzeiten?
• Habe ich einen direkten Ansprechpartner für Support oder gibt es nur ein generelles Kundenmanagement?
• Welche Anforderungen habe ich an den Ort des Cloud Datacenters? (Viele Anbieter betreiben unterschiedliche Standorte. Hier gibt es oft Unterschiede in Kosten je nach Land, allerdings auch Unterschiede in Standards, z.B. in Bezug auf Datenschutz)

Sie sehen, es gibt schon einiges im Vorhinein zu berücksichtigen und dabei habe ich nur das grundlegende Thema Kosten berücksichtigt. Erweiterte Security, Governance und technische Komponenten kommen bei dieser Vorrunde noch dazu.

Wenn Sie nun schon in der Cloud sind, haben Sie die obigen Überlegungen mit in Ihre Entscheidung einbezogen. Oder nicht? Keine Sorge, Sie können trotzdem Ihre Cloud-Nutzung optimieren und wahrscheinlich einiges an Kosten einsparen.

Die Hauptstellschraube heisst: Lizenzen!

Viele Unternehmen kaufen Cloud Pakete, ohne auch nur einen groben Plan. Es wird ungefähr abgeschätzt, ob die Anzahl der Lizenzen grob auf die Mitarbeiter passt und zur Sicherheit noch etwas aufgeschlagen. Das Resultat: eine ungeordnete Mischung aus zu vielen und unpassenden Lizenzen.

Wenn Sie sich Ihre Umgebung genauer ansehen, werden Sie schnell feststellen: da sind ungenutzte Lizenzen, die nie aktiviert wurden; Lizenzen von ehemaligen Mitarbeitern, die nicht neu verteilt wurden; oder auch zugeteilte Admin-Lizenzen, für Nutzer die eigentlich keine brauchen.

Wie stellen Sie also sicher, dass Sie a) die richtigen Lizenzen zur Verfügung haben und b) falsch zugeteilte Lizenzen ablösen? Die Checkliste im nächsten Kapitel gibt Ihnen die nötigen Anhaltspunkte.

Das brauchen Sie, um diesen Check durchführen zu können:

• Jemanden aus der IT, der Zugriff auf Admin Center/Backend der Cloud hat
• Folgende Checkliste:

Gehen Sie diese Punkte durch und erstellen Sie eine Übersicht zu jedem Mitarbeiter. So werden Sie schnell merken, welche Lizenzen Sie umverteilen oder neu vergeben können. Mit grosser Wahrscheinlichkeit kommen Sie in diesem Prozess auch zu dem Schluss, dass die aktuellen Lizenzen nicht auf Ihren Bedarf passen und so können Sie gezielt reagieren.

Übrigens: beim Stichwort Lizenzen geht es nicht nur um Cloud-Zugriffe. Schöpfen Sie die Anwendungen Ihrer Microsoft Lizenzen schon voll aus?

Zurück zum Thema. Cloud Kosten. Als kleineres Unternehmen können Sie die obige Checkliste durchgehen und manuell alle Lizenzen überprüfen. Wenn Sie aber hunderte von Mitarbeitern einzeln analysieren müssen, wird das ein langwieriges, teures und bestimmt auch frustrierendes Unterfangen. Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, warum im Blog einer IT-Firma eine manuelle Checkliste vorgeschlagen wird.

Touché! Aber auch wir sind ab und an nostalgisch.

Natürlich gibt es heutzutage auch automatische Analysetools, die in kürzester Zeit Licht ins Dunkel bringen. Denn die eigentliche Arbeit für Sie sollte es nicht sein, sich durch Ihre Lizenzen zu wühlen, sondern gründlich aufzuräumen und so die Nutzung Ihrer Cloud zu optimieren. Ja, auch in der IT gibt es den Frühjahrsputz.

Wir bei innobit haben das Verfahren noch erweitert, denn Daten allein nützen wenig, wenn man keinen Nutzen daraus zieht. In unserem Health Check kombinieren wir daher Mensch und Maschine – die automatisch generierten Daten aus Ihrer Umgebung werden in enger Zusammenarbeit analysiert, interpretiert und in anwendbare Actionpoints übersetzt.

Ein Health Check Ihrer Umgebung analysiert neben Lizenzauslastung ausserdem mögliche Sicherheitslücken und gibt Hinweise darauf, welche Bereiche Sie dringend angehen sollten, um eine reibungslose Funktionsweise zu sichern.

Sind Sie interessiert, aber noch unsicher? Dann schicken Sie uns gerne eine Email mit Ihren Fragen, oder tragen Sie sich in das unten stehende Formular ein, um kostenlos und unverbindlich einen Beispielreport zu erhalten.