Einer der prägnantesten Vorteile der Cloud ist garantiert die Skalierbarkeit: ohne grossen Aufwand lässt sich der benötigte Umfang erweitern oder reduzieren. Gleichzeitig entfällt der schwerfällige Betrieb von Hardwarelösungen wie Servern im Zusammenhang von On-Premises-Lösungen. Auch die Endnutzer sind schnell überzeugt: Daten sind leicht sowohl von verschiedenen Standorten als auch von verschiedenen Geräten verfügbar.
Man ist fast versucht zu sagen: «Steig um auf die Cloud und du bist alle Sorgen los!» Fast. So überzeugend und stark die Argumente für die Cloud sind; Risiken gibt es dennoch. Da diese jedoch häufig in internen Strukturen liegen, sind sie kontrollierbar, sobald Sie sich derer bewusst sind. Oft lassen sich mögliche Hindernisse sogar in Vorteile und Chancen umwandeln. Sehen Sie selbst!
1. Chance: Kostenstruktur
Ein grosser Vorteil der Cloud ist die flexible Anpassung an Ressourcenüberschuss oder Ressourcenmangel. Mit On-Premises Lösungen müssen Sie Hardware nachkaufen, sobald Sie mehr Ressourcen benötigen. Dies kann zu punktuell hohen Investitionen führen. Verfügen Sie hingegen über ungenutzte Ressourcen können Sie diese nur bedingt kostentechnisch reduzieren. Mit der Cloud steigt die Nutzbarkeit Ihrer Infrastruktur, ohne dass für Sie vehemente Mehrkosten entstehen oder Sie Einbussen in der Security haben.
Leider ist die Kostenstruktur der Cloud nicht immer leicht ersichtlich. Wird der anfänglich kalkulierte Nutzenumfang der Cloud unterschätzt, kann dies zu einer Ressourcenauslaustung führen und den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen. Eine zu grosszügige Schätzung der benötigten Ressourcen hingegen führt zu überproportionalen Kosten. Laut einer Flexera Studie (State of the Cloud 2019), könnten im Schnitt 35% der Cloudbetreibungskosten eingespart werden.
Beispiel: Die Firma DataKing beschliesst, den Schritt in die Cloud zu gehen und beauftragt die interne IT-Abteilung dafür. Der Ablauf geht problemlos über die Bühne und die Mitarbeiter freuen sich über die neugewonnene Agilität der Cloudlösung. Leider hat die IT-Abteilung von DataKing dabei die Nutzung durch die Mitarbeiter unterschätzt und die Ressourcen zu knapp kalkuliert. Schnell treffen Beschwerden ein, dass seit der Migration die üblichen Prozesse langsamer laufen: Öffnen, Speichern und Bearbeiten von Daten finden verzögert statt. Aus Kostengründen kann jedoch vorerst kein Upgrade erworben werden, wodurch beide Seiten sehr unzufrieden werden – das alltägliche Arbeitsklima verschlechtert sich extrem. Nach einer monatelangen Hängephase werden erfahrene Cloud-Experten dazu geholt, um die benötigten Ressourcen einzuschätzen und das Budget bestmöglich zu planen.
2. Chance: Datenlandschaft
Durch das zentrale Ablegen der Daten in der Cloud wird die Zusammenarbeit (Collaboration) innerhalb eines Teams oder einer Organisation gefördert. Der Zugriff auf die Daten gestaltet sich so schnell und flexibel, da mehrere Personen gleichzeitig diese nutzen können. Zusätzlich sind die Daten nicht mehr an ein Gerät gebunden. Sollte einmal eins abstürzen oder Ihnen der Akku ausgehen, sind die Daten synchronisiert und in der Cloud gespeichert. So geht Ihnen keine Änderungen verloren. Ihre Daten können auch in Form eines automatischen Backups gesichert werden, sodass sie bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Gleichermassen lassen sich auch Ihre VMs bequem in der Cloud sichern.
Allerdings gibt es auch hier wieder Stolpersteine, denen Sie sich bewusst sein sollten. Schnell sammelt sich eine Vielzahl von Daten in der Cloud an. Hier ist es wichtig, eine einheitliche Administration festzulegen, damit die Nutzung bequem und die Verwaltung übersichtlich bleibt. Dies wird übrigens oft auch bei On-Premises Lösungen übergangen.
Eine klare Kategorisierung der Daten nach Vertraulichkeit ist essenziell. Wird diese vernachlässigt, können Sie den Schutz Ihrer Daten nicht garantieren. Gleichzeitig können hier Mehrkosten entstehen, wenn Daten als vertraulich gehandhabt und geschützt werden, diesem Kriterium jedoch nicht entsprechen. Deshalb stehen Lösungen für das Ordnen und die eingängige Datenverwaltung an oberster Stelle vieler innobit-Projekte.
Beispiel: Nachdem DataKing die Cloud implementiert hat, nutzen ihre Angestellten die Cloud fleissig weiter. Das Problem der fehlenden Ressourcen konnte behoben worden. Allerdings erstellen die Mitarbeiter frei ihre eigenen Ordner und legen Dokumente nach Belieben ab. Schnell kommt es zur Verwirrung: aktuelle Versionen werden nicht mehr gefunden oder mehrmals respektive falsch abgelegt. Entsprechend kommt es zu einer überproportionalen Datenmenge und auch die üblichen Geschäftsabläufe ziehen sich in die Länge. Der Emailverkehr steigt wieder unnötig an, da dies schneller und einfacher erscheint. Obendrein entstehen regelmässig Supportanfragen bei der IT, was auch hier den Tagesablauf verlangsamt.
3. Chance: Enduser & Plattform
Ausgehend von Dokumenten und Daten können Sie mit der Cloud noch einen Schritt weiter gehen und Projekte gemeinsam planen. Durch eine Cloudlösung haben Ihre Angestellte die Möglichkeit sich weltweit einzuloggen und zu arbeiten. Auch auf verschiedenen Geräten kann gearbeitet werden, frei nach dem Motto: Bring your own Device (BYOD).
An dieser Stelle sei auf die Herausforderung schlecht informierten Enduser verwiesen: Ob beabsichtigt oder ungewollt, das Leaken von Daten oder ein unvorsichtiger Umgang mit Zugangsdaten können ein grosses Risiko für Ihr Unternehmen darstellen, welches finanzielle und/oder rechtliche Folgen mit sich tragen kann. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter eine entsprechende Einführung in die neue Umgebung und Arbeitsweisen erhalten und sich ihrer Verantwortung bewusst sind.
Beispiel: Nachdem die IT von DataKing eine einheitliche Namensgebung und Verwaltung der Daten in ihrer Cloud eingeführt hat, läuft alles wie geschmiert. So gut sogar, dass die Mitarbeiter die Agilität völlig geniessen und von der Möglichkeit Gebrauch machen, ausserhalb des Büros zu arbeiten. Während ein Mitarbeiter im Café sitzt und arbeitet, muss er dringend die Toilette nutzen. Versunken in Gedanken, lässt er sein Notebook unversperrt und öffentlich zugänglich am Tisch. Glücklicherweise hat niemand von dieser kritischen Situation Nutzen genommen; nicht auszudenken, was geschehen wäre, wenn jemand die vertraulichen Tabellen, an denen er gerade arbeitete, kopiert hätte!
So nutzen Sie alle Chancen der Cloud
Sie konnten mittlerweile bestimmt den Kernpunkt meines Artikels herausziehen: Seien Sie sich der möglichen Hürden bewusst und ziehen Sie Experten hinzu, wo zusätzliches Wissen gefragt ist. Ein gutes Beispiel ist die Datenverschlüsselung, welche in vielen Branchen essenziell ist. Wendet man beispielsweise eine mehrstufige Verschlüsselung an, kann es sowohl zu Verzögerungen bei der Übertragung als auch bei der Wiederherstellung von verloren gegangenen Daten kommen. Insofern ist es wichtig, eine gute Balance zwischen Agilität und Sicherheit zu finden.
Mein Tipp: Garantieren Sie einen reibungslosen Übergang in die Cloud-Umgebung, dann werden nicht nur Sie, sondern auch Ihre Mitarbeiter die Möglichkeiten der Cloud nicht mehr missen wollen!
Gehen Sie dieser Thematik mit uns auf den Grund. Wir beraten Sie unverbindlich zu Ihrem Cloud-Anliegen und allen Fragen rund um Digital Workplace. Tragen Sie sich bequem nach Ihrer Verfügbarkeit zu einem Beratungsgespräch bei einem unserer Experten ein – wir freuen uns auf Sie!
