Was Ihre Mitarbeitenden tatsächlich ablenkt

Dass unsere Aufmerksamkeit hin und wieder von der eigentlichen Arbeit abgelenkt wird, ist im hektischen Arbeitsalltag nicht ungewöhnlich. Obwohl wir uns vornehmen, konzentriert und fokussiert zu arbeiten, ist es manchmal einfach nicht zu vermeiden, dass wir abgelenkt werden. Doch was sind die eigentlichen Ursachen für die Ablenkung? Sind es die offensichtlichen Störfaktoren, wie zum Beispiel laute Geräusche oder Unterbrechungen durch Kolleginnen und Kollegen, oder gibt es andere, subtilere Einflüsse, die uns von der eigentlichen Aufgabe ablenken, ohne dass wir es merken?

In diesem Blogbeitrag blicken wir hinter die Kulissen und gehen der Frage nach, was Ihre Mitarbeitenden wirklich ablenkt. Von den Verlockungen der digitalen Welt bis hin zu internen Organisationsstrukturen werden wir eine Vielzahl von Faktoren beleuchten, die für den Verlust der Konzentration Ihrer Mitarbeitenden verantwortlich sein können.

Darüber hinaus werden in unserem kostenlosen Whitepaper wirksame Strategien und Lösungsansätze vorgestellt, um Ablenkungen zu minimieren und die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.

Es gibt verschiedene Ursachen, wie Ablenkung am Arbeitsplatz entstehen kann. Die Konzentration kann durch externe Störquellen wie Lärm, Unterbrechungen durch Kollegen, Telefonate oder Besprechungen beeinträchtigt werden. Dazu kommen die bekannten digitalen Ablenkungen wie die Nutzung von Social Media, E-Mail, Instant Messaging oder das Surfen im Internet. Aber auch subtilere Einflüsse wie unklare Ziele und Prioritäten können zu Unsicherheit und Ablenkung führen. Ein unordentliches Arbeitsumfeld oder ineffiziente Arbeitsabläufe sind weitere Ursachen.

Auch das Erledigen mehrerer Aufgaben gleichzeitig (Multitasking) kann eine Ursache für Überforderung und Ablenkung sein. Darüber hinaus können persönliche Sorgen oder Probleme wie Stress oder persönliche Konflikte die Konzentration beeinträchtigen. Es ist wichtig, diese Ablenkungsursachen zu erkennen und entsprechende Massnahmen zu ergreifen, um die Konzentration und Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern.

So wie sich Arbeitsweisen, Möglichkeiten und Unternehmensstrukturen verändert haben, so haben sich auch die wichtigsten Ablenkungsfaktoren verändert. Spannend ist jedoch, dass der Hauptablenkungsfaktor heute ein Muss ist.

Der Work Trend Index von Microsoft zeigt Überraschendes: Der grösste Ablenkungsfaktor für Ihre Mitarbeitenden sind ineffiziente Meetings. Die Flut von E-Mails, Meetings und Benachrichtigungen überfordert unsere Verarbeitungskapazität und der eigene Arbeitsalltag wird zur grössten Ablenkung.

Die Kommunikation ist heutzutage einfacher geworden, aber das Mithalten mit dem Tempo der Kommunikation wird immer mehr zu einer Herausforderung. Eine genauere Betrachtung der Zeitverwendung zeigt, dass der Mangel an ungestörter Arbeitszeit, die Suche nach Informationen und das Ausmass der ständigen Kommunikation einen Opportunitätskostenfaktor darstellen.

Rund 68 Prozent der Befragten geben an, dass sie während ihrer Arbeitszeit zu wenig ungestörte Zeit haben, um sich zu konzentrieren. Weitere 62 Prozent der Befragten berichten, dass sie im täglichen Arbeitsablauf zu viel Zeit für die Informationssuche aufwenden müssen.

Seit Februar 2020 hat sich die Teilnahme an Teammeetings und Telefonaten pro Woche fast verdreifacht, und häufig wird festgestellt, dass ineffiziente Besprechungen die Produktivität am stärksten beeinträchtigen. Eine Mehrheit der Befragten gibt an, dass es schwierig ist, ein Brainstorming in einem virtuellen Meeting durchzuführen (58%) oder den Überblick zu behalten, wenn man zu spät zu einem Meeting kommt (57%). Darüber hinaus sind die nächsten Schritte am Ende eines Meetings oft unklar und stellen eine Herausforderung dar.

• Zeitverschwendung:

Wenn eine Besprechung nicht effizient durchgeführt wird, kann sie für alle Beteiligten zu einer erheblichen Zeitverschwendung werden. Dies wirkt sich wiederum negativ auf die Produktivität aus, da diese Zeit für produktivere Aufgaben hätte genutzt werden können.

• Produktivitätsverlust:

Ineffiziente Besprechungen können sich negativ auf die Produktivität auswirken. Wenn Mitarbeiter ständig aus ihrer Arbeit herausgerissen werden, um an unproduktiven Besprechungen teilzunehmen, kann dies ihre Fähigkeit beeinträchtigen, ihre Arbeit effizient zu erledigen.

• Frustration und Demotivation:

Ineffiziente Besprechungen können auch zu Frustration und Demotivation unter den Mitarbeitern führen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Zeit nicht geschätzt wird oder dass ihre Beiträge in Besprechungen nicht berücksichtigt werden, kann dies zu Unzufriedenheit und einem Rückgang der Mitarbeitermotivation führen.

• Kosten:

Ineffiziente Besprechungen verursachen auch erhebliche Kosten. Wenn man bedenkt, dass die Zeit der Mitarbeiter Geld kostet, sind die Kosten für unproduktive Besprechungen hoch.

• Verpasste Gelegenheiten:

Ineffiziente Besprechungen können dazu führen, dass Gelegenheiten verpasst werden. Wenn die Teilnehmer zu viel Zeit in unnötigen oder schlecht geführten Besprechungen verbringen, fehlt ihnen die Zeit, sich auf strategischere und wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.

• Kommunikationsprobleme:

Ineffiziente Besprechungen können auch zu Kommunikationsproblemen führen. Wenn Besprechungen nicht gut strukturiert sind, können wichtige Informationen falsch oder gar nicht übermittelt werden.

Obwohl Meetings ineffizient sein können, sind sie aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken. Häufig werden Besprechungen jedoch ohne klare Ziele und Struktur abgehalten, was zu Ablenkungen und Effizienzverlusten führt. Es gibt jedoch Massnahmen, die ergriffen werden können, um diese Probleme anzugehen und die Produktivität zu steigern.

Bevor ein Meeting stattfindet, sollten die Ziele und der Zweck des Meetings klar definiert und eine detaillierte Tagesordnung erstellt werden. Wählen Sie die Teilnehmer sorgfältig aus und laden Sie nur diejenigen ein, die tatsächlich einen Beitrag leisten können, und versuchen Sie, die Sitzungen so kurz wie möglich zu halten. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie diese und andere Faktoren umgesetzt werden können und was sie bewirken, um die Produktivität zu steigern, laden Sie unser kostenloses Whitepaper herunter.

Ablenkung am Arbeitsplatz entsteht also nicht nur durch offensichtliche Störfaktoren wie Lärm und Unterbrechungen, sondern vor allem durch ineffiziente Meetings. Dennoch sollten Meetings nicht einfach abgeschafft werden. Es ist wichtig, effiziente Kommunikations- und Arbeitsstrukturen zu etablieren, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern und hilfreiche Massnahmen zu ergreifen, um die Arbeitsumgebung effektiver und konzentrierter zu gestalten.