Highlevel Change & Adoption - Warum Schulungen und Trainings so wichtig sind!

In den folgenden Abschnitten werden wir die sechs häufigsten Herausforderungen bei der Einführung neuer IT-Lösungen beleuchten und aufzeigen, warum gezielte Schulungen einen massgeblichen Einfluss auf den Erfolg des Implementierungsprozesses haben. Es ist unser Ziel, Ihnen ein tieferes Verständnis für die essenzielle Bedeutung dieser Massnahmen zu vermitteln.

Wir laden Sie ein, uns auf dieser Reise zu begleiten und gemeinsam die Schlüsselrolle von Schulungen und Trainings im Kontext des Highlevel Change & Adoption zu erkunden.

1. Was sind die 6 grössten Fehler beim Rollout von neuen IT⁠⁠-⁠⁠Lösungen wie MS Teams und SharePoint?

Beispiel: In einem Unternehmen wurde die Einführung von MS Teams angekündigt, jedoch wurden die genauen Ziele und Erwartungen erst kurz vor dem Rollout kommuniziert. Wenn die genauen Absichten und Vorteile der Implementierung nicht rechtzeitig und deutlich kommuniziert werden, entstehen Unsicherheiten und Verwirrung bei den Mitarbeitenden. Dies kann zu einem Mangel an Vertrauen in die Veränderungen führen und möglicherweise sogar zu einem Widerstand gegen die Nutzung der neuen Technologie.

Eine klare Kommunikation, von Beginn an, ist von entscheidender Bedeutung, um die Mitarbeitenden mit einzubeziehen und ihnen die notwendige Klarheit zu geben, wie die neue IT-Lösung ihren Arbeitsalltag verbessern wird.

Untersuchungen von Grammarly und Harris zeigen, dass US-Unternehmen jährlich 1,2 Billionen US-Dollar durch schlechte Kommunikation verlieren.

Beispiel: Bei der Einführung von SharePoint gab es zwar Schulungen, diese waren jedoch zu allgemein gehalten und gingen nicht auf die spezifischen Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen ein. Dies kann zu erheblichen Ängsten und Widerständen gegenüber der neuen Technologie führen.

Wenn Mitarbeitende nicht ausreichend geschult werden, fühlen sie sich möglicherweise überfordert und unsicher im Umgang mit der neuen Software. Dieses Gefühl der Unsicherheit kann leicht zu einer Ablehnung der Veränderung führen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, angemessene Schulungsprogramme bereitzustellen, die den Mitarbeitenden die notwendigen Fähigkeiten und das Vertrauen vermitteln, um die neue IT-Lösung effektiv nutzen zu können.

Beispiel: Ein weiteres gravierendes Defizit kann in mangelnder Unterstützung vor, während und nach dem Rollout liegen, wie beispielsweise das Fehlen von „Ask-me-Anything“ Sessions. Diese direkte Interaktionsmöglichkeit zwischen den Mitarbeitenden und den Experten während des Rollout-Prozesses ist von unschätzbarem Wert. Fehlt diese Anlaufstelle, können aufkommende Fragen oder Unsicherheiten unbeantwortet bleiben.

Eine solide Support-Struktur vor, während und nach dem Rollout ist daher unverzichtbar. Sie schafft nicht nur Vertrauen und Sicherheit bei den Mitarbeitenden, sondern ermöglicht auch eine reibungslose Integration der neuen IT-Lösungen in den Arbeitsalltag.

In einer Deloitte-Studie wurde festgestellt, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden und fast sieben von zehn Führungskräften „ernsthaft erwägen, für einen Job mit mehr Unterstützung zu kündigen“.

Beispiel: Nach der Einführung von MS Teams stellte sich heraus, dass die Integration mit dem bestehenden Dokumentenmanagementsystem unzureichend war. Dies führte zu Problemen bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten und verlangsamte die Arbeitsabläufe.

Beispiel: Und jetzt zu einem weiteren Punkt, der gerne mal übersehen wird: die fehlende langfristige Planung zur Orientierung für jede/n Anwender. Das ist so, als ob man eine Landkarte nur für den Anfang der Reise hat, aber den Rest des Weges im Dunkeln tappt. Ohne eine klare Richtung und Orientierung für die Mitarbeitenden, wie sie die neuen Lösungen langfristig in ihren Arbeitsalltag integrieren können, sind Verwirrung und ineffiziente Arbeitsprozesse vorprogrammiert.

Eine gut durchdachte langfristige Planung ist daher entscheidend, um den Mitarbeitenden die nötige Sicherheit und den Fahrplan für eine erfolgreiche Nutzung der neuen IT-Lösungen zu bieten. Das ist der Weg, um sicherzustellen, dass wir nicht im Dunkeln tappen, sondern unsere Reise mit klarem Ziel vor Augen antreten!

Beispiel: Da gibt es noch einen weiteren Klassiker: Die unterschätzten Kosten für die Auflösung von Widerständen und Ängsten während eines mangelhaften Rollout-Prozesses! Das ist so ähnlich wie wenn man einen Marathon startet und erst auf halber Strecke merkt, dass man die Laufschuhe zu Hause gelassen hat – es könnte teuer werden!

Wenn nicht genug Ressourcen für die Bewältigung von Bedenken und Widerständen eingeplant werden, dann kann das richtig ins Geld gehen. Mitarbeitenden, die sich gegen die Veränderung sträuben, benötigen Unterstützung und oft auch individuelle Lösungen, um an Bord zu kommen. Also, Leute, lasst uns diese potenziellen „Hindernisläufer“ nicht unterschätzen und in die Budgetplanung mit einbeziehen. Das ist nicht nur vernünftig, sondern erspart auch so manche Überraschung auf der Zielgeraden!

2. Welche Vorteile bieten Schulungen und Trainings während eines Rollouts?

Beispiel: Schulungen und Trainings während eines Rollouts fungieren als wichtige Plattform, um mögliche Bedenken und Unsicherheiten der Mitarbeitenden anzusprechen.

Ein anschauliches Beispiel hierfür bietet die Einführung von SharePoint: Während der Schulungen äusserten einige Mitarbeitenden anfängliche Bedenken bezüglich der Dateiverwaltung. Dieser kritische Punkt wurde nicht nur aufgegriffen, sondern auch direkt behandelt. Dadurch erlangten die Mitarbeitenden ein tieferes Verständnis und Vertrauen in die neue Technologie.

Es ist erheblich, dass Raum für offenen Dialog geschaffen wird, denn so können Hindernisse frühzeitig erkannt und aus dem Weg geräumt werden. Dieses offene Kommunikationsklima stärkt nicht nur die Bindung zwischen Mitarbeitenden und Technologie, sondern fördert auch eine effektive und reibungslose Integration.

Beispiel: Während eines Rollouts ist ein fliessender Übergang von der vertrauten zur neuen Lösung von grösster Bedeutung. Stellen Sie sich vor, Sie wechseln von einem vertrauten Auto zu einem topmodernen Elektrofahrzeug – da ist es entscheidend, sich mit den neuen Funktionen vertraut zu machen!

Nehmen wir als Beispiel die Einführung eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM): Einige Mitarbeitenden äusserten Bedenken hinsichtlich der Umstellung von manuellen Dateneingaben auf automatisierte Prozesse. Diese wurden jedoch während der Schulungen umfassend behandelt und ausgeräumt. Das Ergebnis? Die Mitarbeitenden konnten sich schnell an die optimierten Arbeitsabläufe anpassen und begannen, die Vorteile des effizienteren Systems zu erkennen. Eine klare Anleitung und gezielte Schulungen sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Übergang in die neue Ära der Technologie.

Beispiel: Während eines Rollouts sind Schulungen und Trainings unsere Frühwarnsysteme für mögliche Herausforderungen. Sie sind wie Probefahrten vor einer langen Reise, bei denen wir mögliche Stolpersteine aufspüren, noch bevor sie uns den Weg versperren. Stellen Sie sich vor, wir testen ein neues Kochrezept und entdecken kleine Anpassungen, die den Geschmack perfektionieren – das ist der Schlüssel zur kulinarischen Meisterleistung!

Als Beispiel sei die Einführung eines cloudbasierten Projektmanagement-Tools genannt: Während der Schulungen äusserten einige Teammitglieder Bedenken hinsichtlich der Benutzeroberfläche und des Reportings. Diese Rückmeldungen ermöglichten es uns, sofort anzupassen und zusätzliche Schulungsmaterialien bereitzustellen. Auf diese Weise konnten mögliche Engpässe direkt beseitigt werden. Es ist wie ein Navigator, der uns den Weg zeigt, bevor wir überhaupt in das Abenteuer starten.

Beispiel: Gut geschulte Mitarbeitenden nutzten die erweiterten Funktionen von SharePoint effektiver, was zu einer schnelleren Umsetzung von Projekten führte und die Produktivität steigerte. Mit klaren Anleitungen und praktischen Übungen ausgestattet, sind die Mitarbeitenden in der Lage, die neuen Tools und Plattformen schnell in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Dadurch wird die Lernkurve verkürzt und die Produktivität wie bereits erwähnt gesteigert. Es ist wie der Unterschied zwischen einem gemütlichen Spaziergang und einem flotten Sprint in Richtung des Ziels.

Beispiel: Dank umfassender Schulungen konnten viele Mitarbeitenden ihre Probleme selbstständig lösen, was zu einer Entlastung des Servicedesks führte. Dies ermöglichte es dem Team, sich auf komplexere Anfragen zu konzentrieren. Mit den richtigen Kenntnissen ausgestattet, können Ihre Mitarbeitenden kleinere Hürden eigenständig nehmen. Das bedeutet weniger Unterbrechungen für Ihren Servicedesk und mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Beispiel: Schulungen und Trainings während eines Rollouts sind nicht nur eine Investition in Technologie, sondern auch in die DNA Ihres Unternehmens. Sie ermöglichen es, eine Kultur des lebenslangen Lernens zu etablieren, in der sich Mitarbeitende motiviert fühlen, ihr Wissen zu erweitern. Das schafft nicht nur Experten, sondern auch ein Gemeinschaftsgefühl, in dem Wissen geteilt und Zusammenarbeit gefördert wird.

Es ist vergleichbar mit einem Garten, der durch gezielte Pflege und Aufmerksamkeit zu blühen beginnt. Indem Sie Ihren Mitarbeitenden die Werkzeuge zur Verfügung stellen, um sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, schaffen Sie ein Umfeld, in dem Innovation und Wachstum gedeihen können.