9 Tipps für eine erfolgreiche Governance⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Strategie

Eine Governance Strategie bezieht sich auf die Implementierung von Regeln, Richtlinien und Prozessen, die sicherstellen, dass die Nutzung von z.B. SharePoint- und Teams-Funktionen den Unternehmensstandards und -zielen entspricht.

Eine effektive Governance Strategie hilft dabei, Wildwuchs wie unkontrollierte Teams und Sites zu vermeiden, Datenintegrität zu gewährleisten, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu ermöglichen.

Eine Governance Strategie umfasst typischerweise die Identifizierung von Stakeholdern, die Festlegung von Regeln und Standards für die Nutzung von SharePoint und Teams, die Schulung von Mitarbeitern und die Implementierung von Tools und Technologien für die Überwachung und Prüfung.

Die Nutzung von Microsoft 365 setzt neue Standards für die Teamarbeit und vereinfacht die gemeinsame Nutzung von Ressourcen über verschiedene Anwendungen hinweg. Es stehen Kollaborationstools wie SharePoint Team Sites, Microsoft Teams, Outlook Gruppenkalender und OneNote zur Verfügung, die auf eine optimale Nutzererfahrung ausgerichtet sind.

Allerdings kann es zu einem unkontrollierten Wildwuchs kommen, wenn Unternehmen keine durchdachte Governance Strategie implementieren. Die Folge sind eine unübersichtliche Dokumentenablage, die Entstehung von Datensilos und ein fehlender Überblick über die Arbeit mit Dateien. Eine effektive Governance Strategie bei der Implementierung von Microsoft 365-Anwendungen wie Teams ist daher unerlässlich, um diesen Herausforderungen zu bewältigen.

Die Entwicklung einer soliden Governance Strategie erfordert eine sorgfältige Planung. Folgende Fragen sollten daher vor der Ausarbeitung von Richtlinien geklärt werden.

• Welche Microsoft 365 Apps und Technologien sollen eingesetzt und wie sollen diese verwaltet werden?
• Lässt sich die Office-Suite effizient mit der bestehenden Infrastruktur oder geplanten Änderungen kombinieren (z.B. in einem Hybrid-Setup)?
• Welche Auswirkungen hat die Einführung von Microsoft 365 auf die Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Ziele des Unternehmens?
• Verfügt die IT-Abteilung über die notwendigen Tools und Kompetenzen?

Darauf aufbauend können Sie sich ein genaueres Bild davon machen, was Sie mit der Einführung von Microsoft 365 mit Teams und SharePoint erreichen wollen und wie Sie Ihre Daten generieren und verwalten möchten.

Der nächste Schritt besteht darin, konkrete Entscheidungen zu treffen.

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Von der Identifizierung von Stakeholdern bis hin zur Implementierung von Automatisierungstools bieten unsere Tipps wertvolle Hinweise und Anregungen, die Unternehmen dabei helfen, eine reibungslose und kontrollierte Nutzung der Microsoft 365-Anwendungen sicherzustellen.

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Mit SmartPortal365 können Sie dem Wildwuchs vorbeugen und klare Regeln für das Erstellen von Gruppen (MS Teams), SharePoint Sites, OneNote-Notizbüchern etc. definieren sowie einen robusten Genehmigungsworkflow umsetzen. Wir zeigen Ihnen worauf Sie achten müssen.

Das Einrichten von standardisierten Arbeitsbereichen bedeutet für den IT-Verantwortlichen in der Regel eine Menge Arbeit, die er mühsam von Hand erledigen muss. Oftmals wird vergessen, das eine oder andere Feature einzurichten oder eine bestimmte Konfigurationseinstellung vorzunehmen. Das alles ist nicht nur zeitraubend und fehleranfällig, sondern kann auch dazu führen, dass Benutzer tagelang auf ihre Kollaborationsumgebung warten müssen.

Diese Probleme lassen sich mit SmartPortal365 ganz einfach bewältigen.

Durch eine geeignete Governance Strategie schützen Sie nicht nur Ihre Daten, sondern fördern auch die Akzeptanz der neuen Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Eine strukturierte Implementierung verhindert von Anfang an das Entstehen unkontrollierbarer Teams, Gruppen und Dateien. Auf diese Weise nutzen Sie die Kollaborationsplattform optimal für Ihr Unternehmen.