Einträge von Nadja Rauscher

Bye bye Office 365 Suite – Alles was Sie zu Microsoft 365 wissen müssen

Bye bye Office 365 Suite – Alles was Sie zu Microsoft 365 wissen müssen 

Banner innobit- von O365 zu M365

Die einzige Konstante bei Microsoft ist der Wandel. Dieses Motto gilt in diesem Jahr nebenMicrosoft Teams auch für den neuen Namen unserer Office 365 Suite. Seit dem 21. April 2020 läuft nun alles unter dem Namen Microsoft 365. 

Warum ein neuer Name?

Die Frage lautet eher: warum nicht? 😉  

Scherz beiseite – der Grund ist simpel. In der Schweiz und auch in anderen Regionen waren die verschiedenen Namen und Bezeichnungen der Produkte oft verwirrend. Da gab es zwei Versionen von Office 365 Business (Essentials und Premium) und auch schon Microsoft 365 Business. Auch die Apps liefen unter Office 365 Business oder ProPlus.  

Da ist es also nicht verwunderlich, wenn Kunden angestrengt das Gesicht verziehen: was beinhaltet nun welche Komponenten? 

M365 – die neue Einheit 

Ob die neue Namensinitiative alles einfacher macht, wird sich zeigen. Fakt ist, dass nun alle Produkte unter Microsoft 365 laufen, mit verschiedenen Abstufungen für Business Pakete und der hilfreichen Bezeichnung Microsoft 365 Apps für – logischer Weise cloud-connected Desktop Apps. 

So gibt es nun Abstufungen innerhalb von M365 für den privaten Gebrauch (Personal/Family), für KMUs (Business) und für Grossunternehmen (Enterprise)Gerade für kleinere und mittelständische Firmen hilft die neue Namensbezeichnung, die beinhalteten Features auseinander zu halten: 

Microsoft 365 Packages-innobit erklaert

Grafik by Microsoft

M365 Business Basic beinhaltet alles rund um Cloud ServiceDazu zählen SharePoint, Exchange, OneDrive und Teams, die Grundlage für ein funktionierendes Intranet & eine umfassende Speicherplattform in der Microsoft Welt. 

Beim M365 Business Standard wird das Basic Paket um die Desktop Apps erweitertIhre Mitarbeiter können nun also E-Mails via Outlook empfangen und senden, Dokumente erstellen (Excel, Word, PowerPoint), Vorlagen in Publisher designen oder via Access die Verwaltung Ihrer Daten optimieren. 

M365 Business Premium setzt auf das Standard Paket wichtige Security Features, die Ihre Umgebung sicherer machen. So können Sie auf Defender, Intune, Conditional Access, Azure Information Protection und Windows Virtual Desktop zurückgreifen.

Diese Einteilung macht durchaus Sinn und wird es Vertretern mittelständischer Unternehmen vereinfachen, die für sie passende Option zu finden. Schliesslich müssen Sie nun keine 3-4 verschiedenen Produktnamen im Kopf behalten, sondern können einfach pauschal nach Microsoft 365 Business suchen!  

Nicht sicher, welche Microsoft Lizenzen für Sie passen?

​Mit innobit​ ​rein ins digitale Zeitalter - realize your digital potential! ​

Bedeutet der neue Name höhere Preise? 

Eine wichtige Frage, auf die Microsoft eine knackig kurze Antwort hat: Nein. 

Für Schweizer Kunden und solche, die es noch werden möchten, bleiben die aktuellen Preise bestehen (Stand April 2020). Auch die beinhalteten Leistungen ändern sich nicht.  

Wenn Sie die Einführung oder Weiterentwicklung Ihrer Intranetumgebung erwägen, ist nun ein guter Zeitpunkt. Die neuen Strukturen machen die Microsoft Pakete verständlicher und es Ihnen somit einfacher, eine Entscheidung zu treffen. Aktuell bieten zudem viele Anbieter Microsoft-kompatible Lösungen kostenlos an, die Sie in Ruhe testen können. Einige Angebote unserer Partner wie oneclick oder Powell Software haben wir gelistet.

Sollte hier nichts Passendes dabei sein, sprechen Sie uns an! Wir finden eine passende Lösung für Sie. 

Infografik: Intranet war gestern, Digital Workplace ist heute

Intranet war gestern, Digital Workplace ist heute

Wenn Sie eine Umfrage machen würden, was ein gutes Intranet ausmacht, bekämen Sie eine Reihe verschiedener Anforderungen. Von interner Unternehmenskommunikation über Anbindung von Partnern bis hin zu fachübergreifender, ortsunabhängiger Zusammenarbeit und automatisierten Prozessen würden viele Wünsche in einem Topf landen. 

Diese werden im Begriff 'Digital Workplace' vereint - die Vision eines rundum integrierten, digitalen Arbeitsplatzes. Wie dieser umgesetzt werden kann, haben wir in unserem Frühlings-Webinar mit Powell Software illustriert. Sehen Sie sich jetzt das Video an.

Die folgende Infografik fasst anschaulich einen möglichen Ansatz zusammen, wie Sie das Projekt 'Digital Workplace' angehen können, mit dynamischer Ausrichtung und langfristigem Nutzen. 

Intranet zu Digital Workplace Digitaler Arbeitsplatz Infografik_Powell innobit_May2020

Kosten in der Cloud – so holen Sie das Optimum heraus

Kosten in der Cloud so holen Sie das Optimum heraus 

Jetzt in die Cloud wechseln und Kosten sparen! Wirklich? 

 

So oder so ähnlich bewerben viele Anbieter ihre Cloud-Dienste. Das Motto ‚höher, schneller, weiter‘ wird hier umgemünzt auf ‚flexibler, effizienter, kostengünstiger‘. Die Cloud ist das ultimative virtuelle Medium, auf das Sie immer und überall Zugriff haben, wodurch Ihre Teams besser arbeiten und mit dem Sie auch noch Kosten sparen werden!

 

Mit diesem Mythos möchte ich etwas aufräumen, denn obwohl diese Versprechungen richtig sein können, gelten sie nicht per se. Falls Sie überlegen, Ihr Unternehmen ganz oder teilweise in die Cloud zu ziehen, wird dieser Artikel Ihnen einige Überlegungen mitgeben, um eine informierte Entscheidung treffen zu können. Wenn Sie bereits in der Cloud sind, interessiert Sie gewiss die Checkliste, mithilfe derer Sie die Stellschrauben überprüfen können, die Ihre Nutzung und Auslastung der Cloud optimiert. 

Cloud – was bedeutet das eigentlich?  

 

Bis in die 00er Jahre waren firmeneigene Server Standard. Dies brachte erheblichen Aufwand mit sich, da die Hardware vor Ort Platz finden musste, und man oft eigens ein Team einstellte, um die Server zu betreuen und zu warten. Updates waren oft ein grösserer Aufwand und wurden nur nach Bedarf durchgeführt. Dies führte oft zu Blöcken, die viel Zeit und Nerven aller Beteiligten in Anspruch nahmen und allgemein war man froh, wenn die Update-Phase wieder rum war und alles einigermassen reibungslos funktionierte. 

Mit der Einführung von Cloud Diensten wie z.B. Office 365 oder Azure, reduzierte sich dieser Aufwand, da nun Anbieter die Server zentral verwalten. Updates werden in kleineren Päckchen und auch kürzeren Abständen durchgeführt, was sicherstellt, dass alle Systeme stets auf dem neuesten Stand sind. Während dies grosse Auswirkungen auf die Aufgaben in IT-Abteilungen haben kann, ändert sich für den Nutzer im wesentlichen nichts (ausser dass Design und Funktionen öfter geändert bzw. erweitert werden können) 

Bevor Sie in die Cloud wechseln: das sollten Sie beachten 

Nicht jeder Cloud-Anbieter ist gleich. Der Teufel steckt hier bekanntlich im Detail. Um die richtige Entscheidung in Bezug auf Ihre Cloud Kosten zu treffen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen und intern prüfen.  

  • Wie gross ist der Umfang der Speicherkapazität? 

  • Wie viele Office 365 Lizenzen sind in einem Paket enthalten und wie viele brauche ich wirklich? (Beachten Sie: wie viele Mitarbeiter haben einen eigenen digitalen Arbeitsplatz? Dies kann von Ihrer gesamten Mitarbeiterzahl abweichen. Auch wichtig: nicht jeder Mitarbeiter benötigt das gleiche Mass an Zugriff und Lizenzen.) 

  • Wie flexibel kann ich meinen Office 365 Plan bei Bedarf erweitern oder reduzieren? 

  • Wie flexibel sind die Laufzeiten?  

  • Habe ich einen direkten Ansprechpartner für Support oder gibt es nur ein generelles Kundenmanagement? 

  • Welche Anforderungen habe ich an den Ort des Cloud Datacenters? (Viele Anbieter betreiben unterschiedliche Standorte. Hier gibt es oft Unterschiede in Kosten je nach Land, allerdings auch Unterschiede in Standards, z.B. in Bezug auf Datenschutz) 

Sie sehen, es gibt schon einiges im Vorhinein zu berücksichtigen und dabei habe ich nur das grundlegende Thema Kosten berücksichtigt. Erweiterte Security, Governance und technische Komponenten kommen bei dieser Vorrunde noch dazu.  

Das Problem: Darum haben Sie Ihre Cloud-Kosten nicht im Griff 

 

Wenn Sie nun schon in der Cloud sind, haben Sie die obigen Überlegungen mit in Ihre Entscheidung einbezogen. Oder nicht? Keine Sorge, Sie können trotzdem Ihre Cloud-Nutzung optimieren und wahrscheinlich einiges an Kosten einsparen.  

Die Hauptstellschraube heisst: Lizenzen!  

Viele Unternehmen kaufen Cloud Pakete, ohne auch nur einen groben Plan. Es wird ungefähr abgeschätzt, ob die Anzahl der Lizenzen grob auf die Mitarbeiter passt und zur Sicherheit noch etwas aufgeschlagen. Das Resultat: eine ungeordnete Mischung aus zu vielen und unpassenden Lizenzen. 

Wenn Sie sich Ihre Umgebung genauer ansehen, werden Sie schnell feststellen: da sind ungenutzte Lizenzen, die nie aktiviert wurden; Lizenzen von ehemaligen Mitarbeitern, die nicht neu verteilt wurden; oder auch zugeteilte Admin-Lizenzen, für Nutzer die eigentlich keine brauchen. 

Wie stellen Sie also sicher, dass Sie a) die richtigen Lizenzen zur Verfügung haben und b) falsch zugeteilte Lizenzen ablösen? Die Checkliste im nächsten Kapitel gibt Ihnen die nötigen Anhaltspunkte. 

Checkliste: So holen Sie das Optimum aus Ihrer Cloud

Das brauchen Sie, um diesen Check durchführen zu können:  
  • Jemanden aus der IT, der Zugriff auf Admin Center/Backend der Cloud hat
  • Folgende Checkliste:

Gehen Sie diese Punkte durch und erstellen Sie eine Übersicht zu jedem Mitarbeiter. So werden Sie schnell merken, welche Lizenzen Sie umverteilen oder neu vergeben können. Mit grosser Wahrscheinlichkeit kommen Sie in diesem Prozess auch zu dem Schluss, dass die aktuellen Lizenzen nicht auf Ihren Bedarf passen und so können Sie gezielt reagieren.

​Übrigens: beim Stichwort Lizenzen geht es nicht nur um Cloud-Zugriffe. Schöpfen Sie die Anwendungen Ihrer Microsoft Lizenzen schon voll aus? 

Cloud Analyse 4.0 – automatisierter Health Check für Ihre Umgebung 

 

Zurück zum Thema. Cloud Kosten. Als kleineres Unternehmen können Sie die obige Checkliste durchgehen und manuell alle Lizenzen überprüfen. Wenn Sie aber hunderte von Mitarbeitern einzeln analysieren müssen, wird das ein langwieriges, teures und bestimmt auch frustrierendes Unterfangen. Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, warum im Blog einer IT-Firma eine manuelle Checkliste vorgeschlagen wird.  

Touché! Aber auch wir sind ab und an nostalgisch. 

Natürlich gibt es heutzutage auch automatische Analysetools, die in kürzester Zeit Licht ins Dunkel bringen. Denn die eigentliche Arbeit für Sie sollte es nicht sein, sich durch Ihre Lizenzen zu wühlen, sondern gründlich aufzuräumen und so die Nutzung Ihrer Cloud zu optimieren. Ja, auch in der IT gibt es den Frühjahrsputz. 

Wir bei innobit haben das Verfahren noch erweitert, denn Daten allein nützen wenig, wenn man keinen Nutzen daraus zieht. In unserem Health Check kombinieren wir daher Mensch und Maschine – die automatisch generierten Daten aus Ihrer Umgebung werden in enger Zusammenarbeit analysiert, interpretiert und in anwendbare Actionpoints übersetzt. 

Ein Health Check Ihrer Umgebung analysiert neben Lizenzauslastung ausserdem mögliche Sicherheitslücken und gibt Hinweise darauf, welche Bereiche Sie dringend angehen sollten, um eine reibungslose Funktionsweise zu sichern.  

Sind Sie interessiert, aber noch unsicher? Dann schicken Sie uns gerne eine Email mit Ihren Fragen, oder tragen Sie sich in das unten stehende Formular ein, um kostenlos und unverbindlich einen Beispielreport zu erhalten. 

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